Die meisten Methoden der Bestellmengen-Rechnung taugen nur für eine ideale Welt.
In der Ersatzteil-Disposition sind sie nicht wirklich anwendbar.

Trotzdem muss jeder Ihrer Disponenten tagtäglich damit umgehen.

Doch es gibt Losgrößen-Verfahren, die sich auch für ein praxistaugliches Vorgehen gerade für Teile des After Sales Service eignen.

Wenn Sie die ansetzen, ersparen Sie Ihren Mitarbeitern Arbeit. Und alle können sich endlich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern, statt immer nur Fehlteil-Feuerwehr zu spielen

Das zugehörige Whitepaper finden Sie am Ende dieses Beitrags

Wahrscheinlich bietet auch Ihr ERP-System sogar mehrere Verfahren zur Optimierung der Losgrößen. Das Grundkonzept aller Verfahren beinhaltet eine Optimierung aus Kosten für Lagerhaltung und Beschaffung. Im Detail sind dies insbesondere die Kosten für

Das Grundprinzip der Losgrößen-Berechnung wahlweise nach

• Andler (Equal-Order-Quantity),
• Wagner-Within, Groff,
• Silver-Mean

besteht in der Minimierung der Summe aller Kosten. Da sie aber alle mit einer Fülle von Annahmen daherkommen, bieten auch alle Bestellmengen-Formeln ein anderes Optimum. Zumindest in der Theorie. Die realen Probleme fangen aber schon mit der Ermittlung der obigen Kostenarten an. Diese sind bereits

• für eine Organisation
• im Durchschnitt

nur selten bekannt. Darüber hinaus variieren sie oft von Teil zu Teil, oder von Teile-Gruppe zu Teilegruppe. Und natürlich ändern sie sich auch von Zeit zu Zeit.

Nicht nur für die Ermittlung der optimalen Bestellmenge ist es interessant, die Kosten pro Bestellposition zu kennen. Vielmehr taugt dieser Wert auch für eine Ordnung und Priorisierung im operativen Einkauf. So kann sehr schnell deutlich werden, warum C-Teile möglichst schlank bestellt und bevorratet werden müssen. Denn der Fokus bei Verfügbarkeit und Lagerreichweite muss auf den werthaltigen Positionen liegen.

Eigentlich ist die Formel einfach (beide Werte sollten jedenfalls einfach zu beschaffen sein):
(Kosten der operativen Beschaffung) dividiert durch (Anzahl der Bestellpositionen)

Wenn Sie Bestellverfahren mit sehr unterschiedlichem Aufwand anwenden (automatisierte Abruf-Bestellungen, Einzel-Bestellungen, verhandelte Bestellungen, ...), kann ein eigenständiges Projekt Sinn machen. Dann müssen Sie

• die beschafften Ersatzteile entsprechend clustern,
• die jeweiligen mittleren Aufwände abschätzen,
• sowie die Größen einander zuordnen.

Ob Sie Nebenzeiten, wie Stammdaten-Pflege, Rechnungsprüfung, Klärungen im Wareneingang usw. separieren, bleibt dem Einzelfall überlassen. Entscheidend wird letztlich nicht Ihr Grad der Detaillierung sein, sondern die oft verblüffenden ungefähren Kosten je Bestellposition. Dieser Wert macht auch klar, warum viel Raum für automatisierte Prozesse vorhanden ist.

Niemand von uns kennt die Zukunft. Also brauchen wir ein Maß dafür, mit welcher Güte wir sie vorausahnen. Denn unsere Bestellmenge sollte doch zur Prognose der zukünftigen Bedarfe passen. Schon seit langem kennen wir die Klassifizierung nach ABC und XYZ. Diese Einteilungen sind jedoch für Ersatzteile allenfalls eine Notlösung. Wir brauchen doch einige Klassen mehr. Daher greifen wir auf das spezifisch für Ersatzteile verwendete Klassen-System in 2 Dimensionen zu.

Die Wert-Klassen sind im Gegensatz zur Gängigkeit firmenspezifisch. Hier steht nicht die Prognosegüte im Mittelpunkt, sondern das gebundene Kapital. Es leuchtet sofort ein, dass es einen Unterschied geben muss zwischen Unterlegscheiben und Getriebe-Motoren. Aus Sicht der Bestandshöhe spielt die Bestellmenge bei einem Stückpreis von unter einem Cent pro Scheibe keine Rolle. Ganz anders als beim Getriebemotor.

Wie schön wäre die Welt, wenn sich alles automatisieren ließe. Die Ersatzteil-Disposition kennt allerdings eine Reihe von Ausnahmen:

Ist Ihr Ersatzteillager schnell? So schnell, dass zum Beispiel Kits im Rahmen des Auftragsdurchlaufs zusammengestellt werden können? Dann sieht die Losgrößen-Berechnung denkbar einfach aus: Sie fertigen exakt die gewünschte Menge.

Allerdings sollten Sie die Teile für den Make-to-Order Prozess immer wieder prüfen. Denn bei hohem Aufkommen macht eine Bündelung gleich mehrfach Sinn. Sie reduzieren damit die Durchlaufzeit im Lager. Hierdurch verbessern Sie zumindest ansatzweise auch Ihre Liefertreue.
Gleichzeitig reduzieren Sie die Rüstzeiten. Was sich positiv auf die Kosten für das Ersatzteillager auswirkt.

Manchmal werfen Obsoleszenzen ihre Schatten voraus. Ein Lieferant kündigt ein Bauteil ab, gibt aber vorher noch einmal die Chance zu einer Bestellung. Der Lieferant kann durchaus auch die eigene Fertigung sein. Damit haben wir die gleiche Situation wie bei Serien-Auslauf. Und damit auch die gleichen Ansätze zur Bestellmenge, wie im Blog zu End-of-Production (EOP)beschrieben.

Deutlich weniger kritisch ist die Situation bei Serienanlauf. Allerdings ist hier die Datenbasis denkbar schlechter. Der Blick in den Rückspiegel des Verbrauchs bringt keine Erkenntnisse.
Bei Anlauf existiert noch keine Maschinenpopulation. Daher können Bedarfe allenfalls sporadisch auftreten. Dann sollte es bei der Stückzahl 1 bleiben. In diesem Fall sollte das Ersatzteilwesen sich folglich unmittelbar aus der Produktion bedienen können.

Diese Sondersituation finden Sie unter Start-of-Production (SOP) detailliert beschrieben.

Mit den ersten Vergangenheitsdaten können Sie eine Schätzung der Bestellmenge wagen. Allerdings noch manuell, denn hier muss der ansteigende Trend einfließen. Und dann steht auch der Wechsel des Lieferanten an.

Bei Saisonware kommt zum Risiko kleiner Ersatzteil-Mengen auch noch ein zeitliches Ende des Absatzes hinzu. Damit sollten die zu beschaffenden Mengen aus einer Vertriebsplanung abgeleitet werden. Mir ist jedoch bewusst, dass vertrieblich genannte Absatz-Prognosen nicht selten eine gewisse euphorische Dimension beinhalten. Hier hilft nur eine offene Diskussion über das dabei gebundene Kapital. Auch die am Ende der Saison liegengebliebenen Artikel sollten Sie klar adressieren. Genauso übrigens, wie Lieferengpässe. Alles, damit die nächste Saison besser verläuft.

Die Empfehlung, Bestellmengen an Reichweiten zu orientieren, stößt bei Strukturbrüchen an ihre Grenzen. Denn dann ist zumindest die jüngere Vergangenheit kaum aussagekräftig. Das tangiert dann sowohl das Demand Planning, wie auch die Bestellmengen-Rechnung. Eine Bildung von Modellen erwarteter Bedarfsverläufe kann hier Abhilfe verschaffen. Allerdings erfordert dieses Vorgehen regelmäßige Maßnahmen des Bestandscontrollings. Sonst führen falsche Modelle schnell zu Überbeständen oder Fehlteilen.

Das ganz normale Leben durchkreuzt indes manchmal unsere optimierenden Überlegungen. Gerade bei in großer Stückzahl verkauften Ersatz- und Serviceteilen hilft der Blick über den Zaun.

In einer gut ausgestalteten Supply Chain liefert der Lieferant in Transportbehältern passgenau bis in das Regal. Dann wäre ein anderer als der maximale Füllgrad der Behälter wenig sinnvoll. Daher heißt es demzufolge in vielen Fällen, die Transport- und Lagerbehälter aufeinander abzustimmen. Und natürlich damit auch die Bestellmengen. Um dann bei rückläufigen Verbräuchen nicht auf Ladenhütern sitzen zu bleiben, sollten Sie diese Mindestmengen und Rundungsfaktoren zumindest gelegentlich prüfen.

Daneben wird es eine Reihe von Artikeln geben, die nur bei ausgewählten Lieferanten in beliebiger Stückzahl zu haben sind. Normteile sind hier das klassische Beispiel. Der Wechsel zu einem Spezialisten, der auch einzelne Schrauben verkauft, will wohl überlegt sein. Denn wer achtet schon auf den Wechsel des Lieferanten, wenn die Stückzahl ansteigt?