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Ersetzungen: Teil des Lebenszyklus von Ersatzteilen

Ersetzungen: Teil des Lebenszyklus von Ersatzteilen

5. April 2018
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Ende und Anfang des Lebenszyklus von Ersatzteilen

Eigentlich ist es ganz einfach. Ein Ersatzteil wird ersetzt. Sei es, dass die Entwicklung eine Verbesserung erdacht hat. Oder ein Lieferant stellt ein Teil nicht mehr her. Oder eine Dublette wurde identifiziert. Damit endet der Lebenszyklus des einen Teils. Ein neues oder bereits vorhandenes wird eingesetzt.
Doch ganz so einfach ist es gerade im Ersatzteilgeschäft dann doch nicht.


Welche Ersetzungen kennen wir?

Die "ganz normale" Ersetzung kennt jeder von uns. Der Fall "ABC wird ersetzt durch XYZ" wird auch durch die meisten ERP-Systeme abgebildet. Es geht jedoch auch komplexer:

Ersetzung 1 zu 1

Meist kommt es so, wie oben beschrieben: ein Ersatzteil wird durch ein anderes ersetzt.

Ersetzung 1 zu n

Es geht auch komplizierter. Ein Bauteile, zum Beispiel eine Baugruppe, wird durch zwei oder ganz viele einzelne Teile ersetzt.

Ersetzung n zu 1

Doch wie sieht es aus, wenn ein Ersatzteil durch eine ganze Baugruppe ersetzt wird? Dann endet für mehrere Ersatzteile deren Lebenszyklus, allerdings nicht zwingend für alle. Einige Teile werden weiter bestehen.

Ersetzung 1 zu "manchmal"

Und schließlich gibt es noch den Fall der teilweisen Ersetzung. In diesem Fall bedarf es bestimmter Voraussetzungen für die Änderung des Lebenszyklus:
  • das bisherige Teil wird nur für einen Maschinentyp ersetzt,
  • das neue Teil kommt erst ab einer bestimmten Maschinen-Seriennummer zum Einsatz,
oder auch
  • nur in bestimmten Einsatz-Bereichen wird ersetzt.
Mit dieser Fülle gehen durchaus unterschiedliche Abbildungen im ERP einher. Bilden die meisten ERP-Systeme noch die 1 zu 1 Ersetzungen ab, wird es bei allen anderen Fällen durchaus komplexer. Und natürlich individueller.

Stammdaten sind das A und O

Die hohen Anforderungen an das Stammdatenmanagement im Ersatzteilgeschäft machen auch vor Ersetzungen nicht halt. Die Ersatzteilbücher wollen gepflegt sein, sowohl in elektronischer Form, wie auch in der mitzuliefernden Druckversion. Hier hilft nur ein hohes Maß integrierter Prozesse. Die Pflege der Ersatzteilbücher im ERP als Stückliste ist ein wesentlicher Baustein.
Hinzu kommt die Anpassung von Erstbevorratungsvorschlägen an die nächste Stufe der Lieferkette, oder eben den Kunden. Auch hier vereinfacht deren Abbildung als Stückliste im ERP die Übersicht.

Wie Ersetzungen abbilden?

Wie oben beschrieben ermöglichen wohl die meisten ERP Systeme Ersetzungen. Damit unterstützen sie die vom Lebenszyklus getriebenen Prozesse, zumindest in der 1 zu 1 Fassung. Doch das reicht nicht.
Nicht alle am Prozess Beteiligten arbeiten online. Häufig müssen die Informationen auf Papieren in solchen Fällen helfen. Denn stellen wir uns den Monteur vor, der ABC bestellt hat, aber XYZ geliefert bekommt. Der ist über einen Text "ersetzt ABC" zum Beispiel in der Bezeichnung dankbar.
Ähnliches gilt für das ersetzte Teil, hier ABC. Ein "ersetzt durch XYZ" hilft in der zukünftigen Datenpflege ungemein.
Eine Anwendung ist die Bereinigung von Ketten-Ersetzungen. Gerade Unternehmen mit einem hohen Gleichteile-Einsatz sind hierfür anfällig:
ABC wird ersetzt durch XYZ. Später ersetzt KLM XYZ. Noch etwas später wird auch KLM ersetzt. Das kommt vor. Spätestens, wenn Sie einige Male durch eine solche Kette aufgehalten wurden, erkennen Sie den Handlungsbedarf.

Die Stückliste erlaubt komplexe Ersetzungen

Logisch zeigt eine Stückliste die Zusammensetzung eines Endprodukts oder einer Baugruppe auf. Eine Stückliste kann jedoch auch dazu genutzt werden, komplexe Ersetzungen darzustellen. Gerade 1 zu n Ersetzungen ähneln dem Aufbau einer Stückliste so sehr, dass sie sich vortrefflich einsetzen lassen. Allerdings selten im Standard...
Ganz nebenbei verfügen moderne Stücklisten für jede Position über einen Gültigkeitszeitraum. Hierdurch können Sie auch komplexen Anforderungen abbilden.
Abschließend noch ein Hinweis auf die schwierigste Form der Ablösung. Wenn die Ersetzung nur in speziellen Fällen zutrifft, muss menschlicher Verstand zum Einsatz kommen. Häufig erlauben Stücklisten statt einer Komponente als Artikel auch eine Text-Position. Über diesen "Umweg" ist es zum Beispiel möglich, im Webshop dem Erfasser einer exotisch ersetzten Position einen Hinweis-Text zurückzumelden. Gerade in SAP kann hierdurch ein Auftrag abgeschlossen werden, obwohl eine einzelne Auftragspositionen wegen Ersetzungen eigentlich so nicht gebucht werden können.

Der Materialstatus kennzeichnet den Lebenszyklus

Zusätzlich zur Ersetzung selbst kann und sollte der Materialstatus Hinweise geben. Die Unterscheidung nach allgemein gültigen und lokalen (im Bild "Werk") Regeln ermöglicht ein flexibles Handeln lokal bei gleichzeitig unmittelbar transparenter Verteilung der Ersetzungs-Information.
Da ein einmal festgelegtes Modell der Materialstatus im Nachhinein nicht zu ändern ist, sollten die Anforderungen des Ersatzteilwesens in der Frühphase eines ERP-Systems Berücksichtigung finden. Insofern ist das Bild durchaus auch mangelhaft: zwischen einzelnen Status ist kein Platz mehr für zukünftige Anpassungen. Abhilfe schaffen die "Gruppen", die allerdings auch sprechend angelegt wurden.

Es soll nicht unerwähnt bleiben, dass die Pflege des Materialstatus in jeder mittelgroßen Organisation eines oder sogar mehrerer automatischer Pflegeprogramme bedarf. Denn wenn eine Ersetzung greifen soll, wenn der Bestand aufgebraucht wurde, kann diese Prüfung manuell nicht mehr geschehen.


Wie umgehen mit Bestand?

Nehmen wir den kritischsten Fall: Für Ersatzteile werden Ersetzungen erzwungen, weil sie ein Sicherheitsrisiko darstellen. Dann findet der Lebenszyklus dieser Teile ein abruptes Ende. Der Aufbrauch vorhandener Bestände ist schlicht unzulässig, alle Bestände müssen

  • aufgearbeitet,
  • wo möglich an einen Lieferanten zurückgegeben,

oder im schlimmsten Fall

  • verschrottet

werden. Hinzu kommen gegebenenfalls Fragen, wer die Kosten in der Lieferkette vom Lieferanten bis zum Kunden zu tragen hat. Über den Materialstatus wird (zentral) festgelegt, ob Retouren zulässig sind.
Die am wenigsten elegante Lösung lautet "Aussitzen". Wertberichtigungen in den Folgejahren leiden in vielen Unternehmen unter den längst vergessenen Gründen für Ersetzungen. Aussitzen täuscht lediglich vor, ersetzte Teile seien noch werthaltig.

Auswirkungen in der Lieferkette

Gerade in der Lieferkette von Ersatzteilen - mit verteilten Beständen vom Zentrallager bis zum Monteur in einer Niederlassung - kann der Lebenszyklus von Ersatzteilen sehr unterschiedlich sein. Dies drückt sich in oftmals sehr zähen Anpassungen aus.

Der Bestand auf dem Wagen des Service-Technikers wird eben häufig erst bei der nächsten Inventur von Überflüssigem befreit. Von da aus ins Niederlassungslager, und später von dort zurück in das Zentrallager. Und irgendwann zurück zum Lieferanten. Das dauert so lange, dass eine Verschrottung billiger kommt. Diese Abwägung ist alles andere als trivial. Schließlich kennt kaum jemand die zugeordneten Prozesskosten. Schon daher bietet der oben beschriebene Prozess der Verwaltung über den Materialstatus eine Verkürzung der Durchlaufzeit in der Lieferkette. Was nicht rein administrativ retourniert werden kann, müssen die lokalen Einheiten verschrotten.

Auswirkungen in Prozessen

Der Einkauf drückt nicht nur den Preis

Bei Ersetzungen von Ersatzteilen schlägt die Stunde des Ersatzteil-Einkaufs einmal ganz anders. Bestehende Kontrakte können nicht erfüllt werden, vorhandene Bestellungen wollen storniert sein. Jetzt geht es um Schadensbegrenzung. Etwaige Bestände beim Lieferanten müssen eventuell kompensiert werden. Aber bitte nicht zum Wert der bisherigen Konditionen.
Gut, wenn das ersetzende Ersatzteil beim selben Lieferanten beschafft werden kann.
Ersatzteil-Einkauf ist eben doch anders.

Die Disposition: Zahlen auf dem Prüfstand

Der Materialstatus steuert (oder besser: sollte steuern), dass niemand mehr ein ersetztes Teil beschafft. Doch das genügt nicht. Das ersetzende Teil wird häufiger gebraucht. Eine Einmal-Beschaffung reicht da in den seltensten Fällen, allenfalls als ad-hoc Reaktion. Abhilfe schafft hier nur die Übertragung der Verbrauchsdaten. Kein einfaches Unterfangen, wenn Sie für eine automatisierte Klassifizierung die Verbrauchshäufigkeiten kumulieren wollen. Aber auch die Verbrauchsmengen müssen transferiert werden, soll die Bestellmengenrechnung funktionieren.

Gegenüber dem Kunden

Eigentlich sind alle Prozesse mit dem Kunden betroffen. Egal, ob

  • ein Angebot unmöglich (=ungültig) wird,
  • ein Auftrag anders als vom Kunden erwartet aussieht,
  • ein Auftrag nachträglich anzupassen ist,
  • unerwartet hohe Rechnungen auf dem Kulanzweg kompensiert werden,

immer wieder ist menschliche Interaktion nötig. Ohne ein aktives Beschwerdemanagement bergen Ersetzungen massive Sprengkraft.
Gerade aus diesem Grund sind detaillierte Prozess-Betrachtungen Pflicht.
Auch Ihr Ersatzteil-Pricing wird manchmal betroffen sein. Wenn Ihr Kunde statt eines Zahnrads ein Getriebe kaufen soll, dann darf diese Getriebe nicht überteuert sein. Ein Extremfall, zugegebenermaßen. Aber schon eine Verdopplung Ihres Preises, aus welchem Grund auch immer, wird bei so manchem Kunden mehr als nur ein Stirnrunzeln hervorrufen.

Helfen Sie Ihren Kunden

Der Fokus des bisher beschriebenen lag auf technischen und betriebswirtschaftlichen Überlegungen. Gönnen Sie Ihren Kunden darüber hinausgehende Erläuterungen. Das After Sales Service Geschäft ist komplex genug. Eine Maßnahme zur Vereinfachung ist eine tabellarische Übersicht über Ihre Ersetzungen. Neben den Materialnummern (ersetzt durch, Ersatz für) können Sie erläutern, warum Sie ersetzt haben. Und bei teilweisen Ersetzungen vermerken Sie hier die Restriktionen. Wenn Sie Ihren Kunden diese Tabelle zum Download zur Verfügung stellen, können diese deren ERP-System auf neuesten Stand bringen. So vermeiden Sie Fehlbestellungen.


Sie können diesen Beitrag zum Lebenszyklus von Ersatzteilen kostenlos als pdf herunterladen


Die Ersetzung von Ersatzteilen als Teil des Lebenszyklus

Der Lebenszyklus von Ersatzteilen kennt den Serienauslauf als Maximal-Risiko für Überbestände und Fehlteile gleichermaßen. Als erfahrener Unternehmensberater unterstütze ich Sie bei Einführung von Prozessen und Optimierung

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Diplom-Ingenieur

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About Andreas E. Noll

Beratung in Ersatzteillogistik und Ersatzteilmarketing Langjährige operative und Führungs-Erfahrung. Diplom-Ingenieur Maschinenbau (Universität Dortmund)
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