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Andreas Noll, Ihr Unternehmensberater für Ersatzteilmanagement

Unternehmensberater Andreas Noll

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Supply Chain für Ersatzteile optimieren: vom Lieferanten bis zum Einbau

Andreas Noll, Ihr Unternehmensberater für Ersatzteilmanagement

Es gibt sie nicht, die eine Supply Chain für Ersatzteile. Und doch können Sie aus der schematischen Betrachtung Rückschlüsse auf Ihre Lieferkette gewinnen.

Dabei hilft die Konzentration auf die einzelne Stufe. Denn mit der Nähe zum Endkunden wechseln auch die Anforderungen an die jeweilige Ersatzteillogistik.

Inhaltsverzeichnis

  • Lieferkette von Ersatzteilen: etliche Stufen in der Supply Chain
  • Ersatzteilbestand nicht auf jeder Ebene der Lieferkette von Ersatzteilen
  • Kritische Ersatzteile entlang der Supply Chain als Beispiel
  • Bestandsrisiken managen über die gesamte Lieferkette
  • Beschaffung von Ersatzteilen längs der Supply Chain
  • Retouren innerhalb der Lieferkette von Ersatzteilen
  • Lieferketten im Netzwerk
  • Stammdaten-Verteilung für Ersatzteile
  • Download Whitepaper zur Supply Chain von Ersatzteilen
Elemente der Ersatzteillogistik

Lieferkette von Ersatzteilen: etliche Stufen in der Supply Chain

In einer gesamtheitlichen Betrachtung der Supply Chain geht es mit dem Hersteller (oder Händler) Ihrer Teile los. Und endet am Einbauort. Damit finden sich oft die folgenden Stufen:

  1. der Komponenten-Hersteller,
    wenn es denn nicht die eigene Produktion ist.
  2. Ihre Maschinen- oder Anlagen-Produktion,
    die zumindest vor Serien-Auslauf (End-of-Production) von niedrigen Preisen durch hohe Mengen profitiert,
  3. das zentrale Ersatzteillager,
  4. Händler oder eigene Niederlassungen,
    die in entfernten Regionen für schnelle Belieferung sorgen,
  5. Service-Techniker,
    die allein mit dem Bestand auf dem Service-Wagen nur selten helfen können,
  6. Bestand beim Anlagen-Betreiber,
    sei es als Konsignationsbestand, seit es aus dem Kauf von Maschine oder Anlage als Erst-Ausstattung.

Für die Stufen, die Sie verantworten, können Sie ein Regelwerk definieren, das die Prozesse festlegt. Dazu brauche Sie Klarheit darüber, welche Dimensionen relevant sind:

  • Bestände mit deren Risiken,
  • Zufluss durch Ersatzteil-Einkauf und Retouren,
  • Stammdaten einschließlich der Verkaufspreise.

 
In der Folge finden Sie einige Anhaltspunkte, was in jeder Stufe der Supply Chain für Ersatzteile eine Rolle spielen kann.

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Ersatzteilbestand nicht auf jeder Ebene der Lieferkette von Ersatzteilen

Der Ersatzteilbestand bestimmt die Verfügbarkeit auf jeder Stufe Ihrer Lieferkette. Damit wird Bestandstransparenz zum Muss. Denn nur so können Sie Ihren Gestaltungsspielraum optimal nutzen, um

  • die Lokalisation der Bestände im Sinn einer Bestandsoptimierung zu steuern,
  • Bestände durch Retouren zu konzentrieren,
  • Exoten durch ein Ersatzteil-Pooling verfügbar zu machen
    und auch bei Bedarf abzubauen,
  • Service Level Agreements zu erfüllen.

Optimierte Bestände setzen allerdings auch voraus, dass Ihre Ersatzteilversorgung in Richtung Kunden-Reparatur blitzschnell erfolgt. Oder aber kosteneffizient, wenn es lediglich um Wartungen oder Lagerauffüllungen geht.

Bestand entlang der Ersatzteil-Supply Chain

Bestand entlang der Ersatzteil-Supply Chain

Hilfestellung zu Zielbeständen geben auch Merkmale aus Ersatzteil-Klassifikation und -Klassifizierung. Durch die Kombination solcher Merkmale, zusammen mit der Stufe der Lieferkette, können Sie schnell entscheiden, ob Bestand überhaupt gewollt ist:

Bestand in Abhängigkeit von einer Klassifikation zentral und dezentral

Bestand in Abhängigkeit von einer Klassifikation zentral und dezentral

Kritische Ersatzteile entlang der Supply Chain als Beispiel

Bei Kritischen Ersatzteilen können Sie sich an Modellen orientieren. Ein Beispiel für Kritische Ersatzteile sehen Sie unten. Die Bestandsverteilung ist im Zweifel abhängig von Maschinenpopulation und Lebenszyklus.

Bevorratungsvorschläge per Ersatzteilliste helfen Ihren Kunden dabei, Ausfallzeiten zu minimieren.

Bestand kritischer Ersatzteile entlang der Supply Chain

Bestand kritischer Ersatzteile entlang der Supply Chain

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Bestandsrisiken managen über die gesamte Lieferkette

Dass die meisten Ersatzteile eher sporadische Bedarfe aufweisen ist eine Binsenweisheit. Nicht zufällig entstehen Wertberichtigungen gerade bei Ersatzteilbeständen. Aus statistischer Sicht sinkt das Bestandsrisiko dabei mit der Zahl der potenziell Bedürftigen.

Mit einer Ausnahme:
eine Komponente ist überhaupt nur bei einem Kunden eingebaut.
Damit kann auch nur dort Ersatzteilbedarf auftreten.

Bestandsrisiko entlang der Ersatzteil-Supply Chain

Bestandsrisiko entlang der Ersatzteil-Supply Chain

Ein Hinweis zum Bestandsrisiko der Produktion. Während der laufenden Serienproduktion lebt die Fertigung in der Regel von Forecasts. Üblicherweise sind dabei die Mengen deutlich größer als die des After Sales. Damit besteht in dieser Zeit eine gute Chance, an Ersatzteile mit Mengenrabatt zu kommen.

Aber wehe, die Maschinen-Serie läuft aus. Wenn dann der Forecast zu hoch ist, bleibt bei End-of-Production einiges an Komponenten übrig. Müssen diese komplett von der Ersatzteillogistik übernommen werden, dann sind Überbestände schon fast garantiert.

Beschaffung von Ersatzteilen längs der Supply Chain

Zumindest bei den regelmäßig gebrauchten Ersatzteilen ergibt sich der Bestand eines Ersatzteils aus dem Sicherheitsbestand und der halben Bestellmenge. Da beide Parameter von der Bedarfshäufigkeit und -menge abhängen, ergeben sich Soll-Bestände aus einer Bestandsoptimierung eigentlich von selbst.

eigentlich

Denn, wie erwähnt, werden die meisten Ersatzteile eben nicht regelmäßig gebraucht. Damit stehen zunächst die Entscheidungen an, wann überhaupt Bestand erwünscht ist. Im Sinne einer Make-to-Stock oder Make-to-Order heisst es entweder Ja oder Nein.

Diese Entscheidung kann auf unterschiedlichen Stufen auch unterschiedlich ausfallen. Manchmal kommen Restriktionen aus der Lagerlogistik hinzu:

ein Standort hat keine Lagerkapazität mehr

oder

die Ladekapazität des Techniker-Wagens ist limitiert

Solche Fragestellungen können Sie allgemein beantworten. Und daraus Regeln erstellen. Ein Regelwerk kann dann automatisiert in Ihrem ERP oder in Excel abgebildet werden.

Bestellmengen entlang der Ersatzteil-Supply Chain

Bestellmengen entlang der Ersatzteil-Supply Chain

Damit kann die Bestellmengenrechnung ganz konkret über unterschiedliche Lieferstufen etwa wie unten erfolgen:

Bestellmengen-Rechnung Zentrales Ersatzteillager

Bestellmengen-Rechnung für das Zentrallager

Bestellmengen-Rechnung Lokales Ersatzteillager

Bestellmengen-Rechnung für ein Niederlassungslager

Retouren innerhalb der Lieferkette von Ersatzteilen

Die erste Frage innerhalb Ihrer Ersatzteil-Supply-Chain muss lauten:
erlauben Sie für dieses Ersatzteil überhaupt Retouren?

Die Antwort darauf sollten Sie nicht manuell im Einzelfall klären. Denn ob ein Teil

  • zu billig für die dabei anfallenden Prozesskosten ist (C-Teile),
  • wegen Alterung womöglich unbrauchbar ist (Lacke, Gummi),
  • aus einem Sonderverkauf oder Abverkauf stammt,
  • durch Ersetzung mittlerweile überholt ist,
  • oder unsichtbare innere Schäden aufweisen könnte (z.B. Elektronik)

sollte Ihre Retouren-Anweisung geklärt haben. Wenn diese innerhalb Ihrer Supply Chain bekannt ist, können sich Ihre Geschäftspartner daran orientieren. Operativ legen Sie dies über Retouren-Preislisten fest:

ein Ersatzteil kommt darin nicht vor, dann wird es auch nicht zurückgenommen

Im Regelfall wird es jedoch darum gehen, die Lieferkette schnellstmöglich von überflüssigen Beständen zu befreien. Transparenz über anstehende Retouren hilft der operativen Beschaffung dabei, anstehende Einkäufe anzupassen.

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Lieferketten im Netzwerk

Die Supply Chain für Ersatzteile muss nicht unbedingt linear verlaufen. Denn große Ersatzteil-Organisationen kennen mehrere Zentralläger. Und selbst im Mittelstand sind sind mehrere Landes- und regionale Läger nicht ungewöhnlich.

Damit werden regional unterschiedliche Kundenbedürfnisse abgebildet. Das kann durchaus heissen, dass der überwiegende Teil an speziellen Teilen nur in einem Land vertrieben wird. Dann kann es Sinn machen, auch dort die Ersatzteile unter Nutzung von Einkaufsmacht beschafft werden. Und in der Folge von dort weiter verteilt wird, auch an das eigentliche Zentrallager.

Derartige Besonderheiten haben natürlich Auswirkungen auf die Bevorratung im Netzwerk und den internen Verkehr. Bis hin zu Drop-Shipment Modellen, wenn einzelne Glieder in der Lieferkette übersprungen werden.

Stammdaten-Verteilung für Ersatzteile

Damit Ihre Lieferkette funktioniert, müssen die relevanten Stammdaten an jeder Stelle

  • vollständig,
  • aktuell,
  • und natürlich korrekt

sein. Dabei geht es längst nicht nur um die Materialstämme. Denn auch

  • Beschaffungsstammdaten,
  • Lebenszyklus- und Status-Informationen,
  • Ersetzungen,
  • Teileverwendungen,
  • und auch Verkaufsdaten

sollten verteilt sein. Daher sind automatisierte Verfahren der Datenverteilung sinnvoll. Nur so stellen Sie die notwendige Datenqualität sicher.

Allerdings genügt eine bloße Kopie nicht immer. Etliche Stammdaten ändern sich von Stufe zu Stufe der Lieferkette. Zusätzlich bestehen Anforderungen an die Aktualität. Ersetzungen mit Aufbrauch der Alt-Bestände zum Beispiel dürfen erst greifen, wenn eben diese Bestände abgehakt sind.

geforderte Datenqualität entlang Supply Chain Ersatzteile

geforderte Datenqualität entlang Supply Chain Ersatzteile

Ein besonderes Augenmerk gilt dem Kontakt mit Kunden. Und hierbei besonders die Preisbildung.

Denn gerade im internationalen Kontext fordern Konzerne oft einheitliche Konditionen: Ersatzteil-Preise und Rabatte. Das erfordert, dass Ihre Preisgestaltung zumindest für die so verkauften Ersatzteile auch in der letzten Lieferstufe noch profitable sind. Sonst fressen Ihre Logistikkosten den Gewinn, und nicht Ihr Wettbewerb.

Verkaufspreis entlang der Ersatzteil-Supply Chain

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