Mit guten Beschaffungsstammdaten reduziert der Ersatzteil-Einkauf die Rückstände bei Fehlteilen

Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung pflegen

Fehlteile reduzieren durch gute Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung

Die Verfügbarkeit Ihrer Ersatzteile ist das wichtigste Kriterium, warum Ihre Kunden bei Ihnen kaufen. Nach dem, was Sie unmittelbar ab Lager liefern können, spielt die Lieferzeit für Fehlteile aus Sicht Ihrer Kunden eine herausragende Rolle. Hierfür sind gut gepflegte Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung als Teil Ihres Stammdatenmanagements unerlässlich. Denn wenn Sie bei Auftragseingang erst einen Lieferanten suchen müssen, verliert Ihr Kunde unnötig Zeit. Zu einem hochklassigen Kunden-Service gehört schließlich auch, dass Sie mitteilen, wann der Kunde mit Lieferung rechnen muss und was das Teil kostet.


Zeitverlust zwischen Bestellvorschlag und Bestell-Auslösung

Misst man die Zeit, die zwischen der Auslösung der "Banf" (SAP für "Bestell-Anforderung") und der Umwandlung der Bestellung liegt, so werden die Zeitfresser sichtbar. In der Regel ist diese Verzögerung Unklarheiten bei der Umwandlung geschuldet. Fehlende Orderbuch-Einträge und/oder unvollständige Infosätze bedürfen der individuellen Klärung durch den Disponenten für viele Teile.

Dass dies durchaus mit den handelnden Personen zusammenhängt, zeigt das folgende Bild:

Zwischen der taggleichen Umsetzung von Banfen und Bestellungen von Einkäufer A und Einkäufer H liegen 10 Prozentpunkte

Im nächsten Bild werden weitere Unzulänglichkeiten der Ersatzteil-Disposition sichtbar. Wieder auf Ebene der Disponenten werden durchschnittliche Lieferzeiten und Verspätungen ausgewiesen. Während Einkäufer 8 bei Lieferzeiten etwas unter Durchschnitt Punktlandungen hinkriegt, warten Kunden bei Einkäufer 1 nicht nur überdurchnittlich lange. Zusätzlich liegt die Pünktlichkeit der Anlieferungen im Mittel um 1 1/2 Wochen daneben. Genauer gesagt: Ihre Kunden warten zusätzlich im Mittel unerwartet lange.

Ein Grund für lange Lieferzeiten oder auch Verspätungen kann in Ihren Stammdaten liegen. Ist der Einkaufspreis mit dem Lieferanten strittig, kann es zum Mail-Ping-Pong kommen. Das kostet Zeit. Gleiches gilt, wenn Ihr Lieferant raten muss, was Sie eigentlich haben wollen, weil Sie die Lieferanten-Materialnummer nicht oder falsch gepflegt haben. Durch Verfahren der Massendatenpflege lässt sich der Prozess der Bestellung elegant beschleunigen. Wenn Sie Ihrem Lieferanten dann noch Ihre gepflegten Daten übermitteln, geben Sie ihm die Chance, dessen ERP-System ebenfalls zu aktualisieren.

Um zum Bild zurück zu kommen: Einkäufer 6 erkauft eine durchschnittliche Verspätung durch drastisch zu lange Lieferzeit-Vorgaben. Bei doppelt so langen Lieferzeiten wie der Durchschnitt darf durchaus die Frage gestellt werden, wie häufig Lieferanten früher hätten liefern können. Wenn es um Fehlteile geht, ist das ist sicher kein Beitrag zur Kundenzufriedenheit.


Qualität der Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung schlägt lieferantenspezifisch zu

Die Termintreue von Lieferanten ist für die Bestätigung Ihrer Liefertermine an Ihre Kunden relevant. Die avisierten Ersatzteile müssen mit einem Techniker-Einsatz koordiniert werden. Bei vielen Fehlteilen können Sie die Ankündigung einer Lieferung durchaus automatisieren. Aber nur, wenn der Termin auch wirklich passt.


Einfluss der Lieferanten auf kurze Ersatzteil-Wartezeiten

Selbstverständlich darf auch die Qualität der Lieferanten auf das Niveau Ihrer Fehlteile nicht vergessen werden. Schlechte Qualität lässt sich nicht durch gute Stammdaten wett machen. Wenn Sie Ihren Ersatzteil-Kunden automatisiert Liefertermine avisieren, sollte der Termin passen. Häufige zu frühe Lieferungen eines Lieferanten (hier Lieferanten 16 bis 18) sollten Sie allerdings in Ihren Stammdaten abbilden. So wird die Wartezeit auf Fehlteile verkürzt. Sind die Lieferzeiten allerdings im Mittel eine Woche und mehr überschritten nützt eine Anpassung der Stammdaten nur der Statistik. Ihren Kunden ist damit nicht gedient. Denn die wollen überhaupt nicht warten, wenn Ihre Ersatzteile nicht verfügbar sind. Hier helfen nur gezielte Gespräche mit diesen Lieferanten.

Besonders unangenehm ist, dass sich unter den Top 6 der Verspätung zwei eigene Werke befinden.


Lange Wartezeiten auf Ersatzteile infrage stellen

Wenn das Ersatzteilwesen lange auf Ersatzteile aus eigenen Werken warten muss, müssen auch Ihre Kunden warten. Bei eigengefertigten Teilen darf durchaus die Frage nach den Prioritäten gestellt werden. Bei Fremdbezug des liefernden Werks hilft ggf. schon die Umstellung des Lieferanten. Statt aus dem Werk bezieht das Ersatzteilwesen direkt. In diesem Fall wird auch die Durchlaufzeit durch das Produktionslager vermieden.

Generell gilt jedoch, dass Gespräche mit allen Lieferanten ohne Schuldzuweisungen eher Erfolg versprechen. Niemand verzögert bewusst. Meist ist der Umstand langer und unzuverlässiger Lieferzeiten dem Lieferanten unbekannt. Dann bewirkt Transparenz oft Wunder.

Der Blick hinter die Kulissen ist bei einem eigenen Werk nicht schwierig. Dadurch können Sie die "richtigen" Mitarbeiter ansprechen

Wie die wenigen Grafiken zeigen, lassen sich viele Ursachen für unzuverlässige Prozesse recht genau einkreisen. Die Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung spielen für die Verlässlichkeit eine herausragende Rolle. Damit findet sich hier der Spiegel für Ihre Service-Versprechen gegenüber Ihren Kunden.

Abschließend noch der Hinweis darauf, dass lange Lieferzeiten sich auch auf die Höhe Ihres Ersatzteil-Bestands auswirken. Schließlich müssen Sie die Zeit zwischen Auslösen einer Bestellung und dem Wareneingang durch Bestand absichern.


Hier können Sie diesen Beitrag zu Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung kostenlos als pdf herunterladen.


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Diplom-Ingenieur

Andreas E. Noll

Am Hang 12
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