Mit guten Beschaffungsstammdaten reduziert der Ersatzteil-Einkauf die Rückstände bei Fehlteilen

Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung pflegen

Fehlteile reduzieren durch gute Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung

Die Verfügbarkeit Ihrer Ersatzteile ist das wichtigste Kriterium, warum Ihre Kunden bei Ihnen kaufen. Und dann gibt es noch die Teile, die Sie nicht unmittelbar ab Lager liefern können. Da spielt die Lieferzeit für Fehlteile aus Sicht Ihrer Kunden die herausragende Rolle. Hierfür sind gut gepflegte Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung als Teil Ihres Stammdatenmanagements unerlässlich. Denn wenn Sie bei Auftragseingang erst einen Lieferanten suchen müssen, verliert Ihr Kunde unnötig Zeit. Ihre Kunden erwarten einen hochklassigen Kunden-Service. Dazu gehört schließlich auch, dass Sie mitteilen, wann Ihr Kunde mit Lieferung rechnen muss. Und was das Teil kostet.


Zeitverlust zwischen Bestellvorschlag und Bestell-Auslösung

Misst man die Zeit, die zwischen der Auslösung der "Banf" (SAP für "Bestell-Anforderung") und der Umwandlung der Bestellung liegt, so werden die Zeitfresser sichtbar. In der Regel ist diese Verzögerung Unklarheiten bei der Umwandlung geschuldet. Fehlende Orderbuch-Einträge und/oder unvollständige Infosätze bedürfen der individuellen Klärung durch den Disponenten für viele Teile.

Dass dies durchaus mit den handelnden Personen zusammenhängt, zeigt das folgende Bild:

Zwischen der taggleichen Umsetzung von Banfen und Bestellungen von Einkäufer A und Einkäufer H liegen 10 Prozentpunkte

Im nächsten Bild werden weitere Unzulänglichkeiten der Ersatzteil-Disposition sichtbar. Wieder auf Ebene der Disponenten werden durchschnittliche Lieferzeiten und Verspätungen ausgewiesen. Einkäufer 8 liegt bei Lieferzeiten etwas unter Durchschnitt. Terminlich kriegt er allerdings Punktlandungen hin. Im Gegensatz dazu warten Kunden bei Einkäufer 1 nicht nur überdurchnittlich lange. Zusätzlich liegt die Pünktlichkeit der Anlieferungen im Mittel um 1 1/2 Wochen daneben. Genauer gesagt: Ihre Kunden warten zusätzlich im Mittel unerwartet lange.

Massendaten mit Infos vom Lieferanten pflegen

Ein Grund für lange Lieferzeiten oder auch Verspätungen wird in Ihren Stammdaten liegen. Ist der Einkaufspreis mit dem Lieferanten strittig, kann es zum Mail-Ping-Pong kommen. Das kostet Zeit. Gleiches gilt, wenn Ihr Lieferant raten muss, was Sie eigentlich haben wollen. Ursache: Sie haben die Lieferanten-Materialnummer nicht oder falsch gepflegt. Damit kennen wir 3 Fehlerarten bei den Stammdaten

  • fehlende Daten (fehlende Preise, Lieferzeiten, Lieferanten-Materialnummern),
  • zu viele Daten (gleicher Lieferant mit mehreren Nummern),
  • falsche Daten (hier insbesondere falsche Lieferantennummern und natürlich mangelhafte Daten der Ersatzteil-Disposition).

Durch Verfahren der Massendatenpflege lässt sich der Prozess der Bestellung elegant beschleunigen. Die relevanten Daten können Sie meist einfach von Ihrem Lieferanten erfahren. Und mehr. Denn Ihr Lieferant kennt dessen Teile besser als Sie. Damit können Sie die Lücken im Materialstamm auch gleich schließen.
Wenn Sie ihm dann noch Ihre gepflegten Daten übermitteln, geben Sie ihm die Chance, dessen ERP-System ebenfalls zu aktualisieren.

Um zum Bild zurück zu kommen: Einkäufer 6 erkauft eine durchschnittliche Verspätung durch drastisch zu lange Lieferzeit-Vorgaben. Bei doppelt so langen Lieferzeiten wie der Durchschnitt stellt sich durchaus die Frage: wie häufig hätten Lieferanten früher liefern können? Wenn es um Fehlteile geht, sind solche Daten sicher kein Beitrag zur Kundenzufriedenheit.


Qualität der Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung schlägt lieferantenspezifisch zu

Die Termintreue von Lieferanten ist für die Bestätigung Ihrer Liefertermine an Ihre Kunden relevant. Die avisierten Ersatzteile müssen mit einem Techniker-Einsatz koordiniert werden. Bei vielen Fehlteilen können Sie die Ankündigung einer Lieferung durchaus automatisieren. Aber nur, wenn der Termin auch wirklich passt.

Besonders unangenehm ist, dass sich unter den Top 6 der Verspätung zwei eigene Werke befinden. Dieser Umstand war in der Disposition dieser Werke nicht bewusst. Mit den eigenen Konzern-Lieferanten spricht eben niemand...


Einfluss der Lieferanten auf kurze Ersatzteil-Wartezeiten

Selbstverständlich darf auch die Qualität der Lieferanten auf das Niveau Ihrer Fehlteile nicht vergessen werden. Schlechte Qualität lässt sich nicht durch gute Stammdaten wett machen. Wenn Sie Ihren Ersatzteil-Kunden automatisiert Liefertermine avisieren, sollte der Termin passen. Häufige zu frühe Lieferungen eines Lieferanten (hier Lieferanten 16 bis 18) sollten Sie allerdings in Ihren Stammdaten abbilden. So wird die Wartezeit auf Fehlteile verkürzt. Sind die Lieferzeiten allerdings im Mittel eine Woche und mehr überschritten nützt eine Anpassung der Stammdaten nur der Statistik. Ihren Kunden ist damit nicht gedient. Denn die wollen überhaupt nicht warten. Schon gar nicht, wenn Ihre Ersatzteile nicht verfügbar sind. Deshalb helfen nur gezielte Gespräche mit diesen Lieferanten.


Lange Wartezeiten auf Ersatzteile infrage stellen

Wenn das Ersatzteilwesen lange auf Ersatzteile aus eigenen Werken warten muss, müssen auch Ihre Kunden warten. Bei eigengefertigten Teilen darf durchaus die Frage nach den Prioritäten gestellt werden. Bei Fremdbezug des liefernden Werks hilft ggf. schon die Umstellung des Lieferanten. Statt aus dem Werk bezieht das Ersatzteilwesen direkt. In diesem Fall wird nicht nur die Durchlaufzeit durch das Produktionslager vermieden. Auch der damit verbundene Aufwand geht zurück.

Generell gilt, dass Gespräche mit allen Lieferanten ohne Schuldzuweisungen eher Erfolg versprechen. Niemand verzögert bewusst. Meist ist der Umstand langer und unzuverlässiger Lieferzeiten dem Lieferanten unbekannt. Dann bewirkt Transparenz oft Wunder.

Der Blick hinter die Kulissen ist bei einem eigenen Werk nicht schwierig. Dadurch können Sie die "richtigen" Mitarbeiter ansprechen

Wie die wenigen Grafiken zeigen, lassen sich viele Ursachen für unzuverlässige Prozesse recht genau einkreisen. Die Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung spielen für die Verlässlichkeit eine herausragende Rolle. Damit findet sich hier der Spiegel für Ihre Service-Versprechen gegenüber Ihren Kunden.

Abschließend noch der Hinweis darauf, dass lange Lieferzeiten sich auch auf die Höhe Ihres Ersatzteil-Bestands auswirken können. Schließlich müssen Sie die Zeit zwischen Auslösen einer Bestellung und dem Wareneingang durch Bestand absichern.


Hier können Sie diesen Beitrag zu Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung kostenlos als pdf herunterladen.


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