Ersatzteillogistik: Definition – Anforderungen – Optimierung – Consulting

Wenn Sie Ihre Ersatzteillogistik optimieren wollen, hilft Ihnen eines ganz sicher nicht:

dass Sie sich an der Produktionslogistik orientieren

Stattdessen hilft die Fokussierung auf die Bedürfnisse des After Sales. Und zwar genau mit den Methoden, die Ihre Ersatzteillogistik nach vorne bringen. Mit einer Fokussierung auf

Kennzeichen: kleine Mengen, geringe Häufigkeiten

Nicht nur, dass die Mengen kleiner sind als in der Produktionslogistik.
Oft genug sind sie 1.

Auch die Frequenz der Zugriffe auf Teile ist minimal.
Und trotzdem entzieht sich die Ersatzteillogistik nicht Ihrer Planbarkeit. Auch diese Operations können Sie schlank gestalten.

Definition der Ersatzteillogistik

Ziel der Ersatzteillogistik ist die Minimierung von Maschinen- und Anlagen-Ausfallzeiten. Der Fokus liegt daher trotz seltener Zugriffe auf einzelne Materialnummern auf schneller Ersatzteilversorgung. Die Ersatzteillogistik umfasst dabei als wesentliche Elemente

Um diese Funktionen erfüllen zu können, verfügt die Ersatzteilelogistik meist über ein eigenständiges Stammdatenmanagement sowie ein Produktmanagement.

Wir unterscheiden 3 Ausprägungen der Ersatzteillogistik:

  1. die an eine eigene Vertriebsorganisation geknüpfte Ersatzteilversorgung der Maschinen- und Anlagenbauer,
  2. eine innerbetriebliche Ersatzteillogistik, die Instandhaltern zur sofortigen Maschinenreparatur dient,
  3. sowie als Mischform die Ersatzteillogistik in und für Werkstätten.

Für Unternehmen des Independent After Markets zählt die Ersatzteillogistik zum Kerngeschäft. Diese klare Fokussierung mündet oft in Benchmark-Kennzahlen, die für Best Practice sprechen.

Unterschiede zur Produktionslogistik: Ersatzteillogistik tickt anders

Wie wollen Sie Ihr Ersatzteillager organisieren, wenn das Tagwerk kaum planbar ist? Womöglich wird nachts, am Wochenende oder sogar an Feiertagen ausgeliefert. Das leisten die wenigsten Produktionslager.

Charakteristik der Ersatzteillogistik im Vergleich zur Produktionslogistik

Diese Unterschiede, und noch einige mehr, führen bereits in Unternehmen unter 500 Mitarbeiter häufig zu einer separaten Organisation.

Die Organisation eines Ersatzteillagers beschränkt sich nicht nur auf eine personelle Ausgliederung. In ERP-Systemen, wie SAP, wird eine optimierte Ersatzteillogistik zudem in einem eigenständigen Werk dargestellt. Der Einkauf findet in einer eigenständigen Einkaufsorganisation statt. Ein separates Lager bedient eine auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittene Verkaufsorganisation. Das "Schlusslicht" in dieser Prozesskette ist eine schnelle, aber eben gesonderte Distribution über KEP-Dienstleister.

Das Fundament für jeden dieser Prozessschritte stellt ein meist eigenständiges Stammdaten-Management dar. Anderenfalls wäre die Steuerung dieser Firma in der Firma kaum möglich.

Elemente der Ersatzteillogistik

Einkauf und Beschaffung von Ersatzteilen

Natürlich profitiert die Ersatzteillogistik von der Serienlogistik. Als Minimal-Umfang beliefert die Produktion die After Sales Organisation mit eigengefertigten Teilen. Der Serien-Einkauf hat für den Ersatzteil-Einkauf die Konditionen mit verhandelt. In gut geführten Organisationen auch gleich für den gesamten Lebenszyklus eines Ersatzteils. Das setzt allerdings voraus, dass im Serien-Einkauf die Anforderungen aus der Ersatzteillogistik bekannt sind. Was zumeist nicht der Fall ist. Im Gegensatz zum Serien-Einkauf, der auf kleinstmöglichen Preis getrimmt ist, geht es für den Ersatzteil-Einkauf um Gerade der letzte Punkt rührt aus der Ersatzteil-Disposition. Auch in großen Organisationen weist eine Ersatzteil-Klassifizierung einen hohen Anteil an Ersatzteilen aus, die lediglich einmal in 12 Monaten verkauft werden. Diese Konstellation verbietet die Bestellung etwaiger Mindestmengen bei Lieferanten. Und die meist geringe Gängigkeit von Ersatzteilen verhindert auch moderne Beschaffungsmethoden wie Kanban und VMI (Vendor Managed Inventory). Schon dieser Umstand verlangt nach einem eigenen C-Teile Management. So findet die Bestandsoptimierung von Ersatzteilen in einer weitgehend eigenständigen Prozesslandschaft statt. Natürlich kann ein erheblicher Anteil dieser Kundenaufträge aus dem Bestand beliefert werden. Und trotzdem muss die Ersatzteillogistik dafür Sorge tragen, die Abschreibungen auf Bestände klein zu halten. Um die Exoten, die nach vielen Jahren nachbestellt werden müssen, tatsächlich beschaffen zu können, ist auch in der Ersatzteil-Beschaffung hoher und spezieller Stammdaten-Aufwand zu treiben.
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Ersatzteillager - Management vieler Leichen und nur weniger Renner

Ersatzteilläger unterscheiden sich grundsätzlich von Produktionslägern. Deshalb bilden sie bereits in mittelgroßen Unternehmen eigenständige Einheiten. Und genau deshalb sieht eine Optimierung in einem Ersatzteillager meist deutlich anders aus als in einem Produktionslager.

Geschwindigkeit ist keine Hexerei

Sind die Ersatzteile an Lager, will der Kunde diese sofort. Solche Dringlichkeit reduziert den Vorlauf im Ersatzteillager auf einzelne Stunden. Es gibt eben nur sehr bedingt eine Planbarkeit in der Ersatzteillogistik. Damit haben wir eine der Herausforderungen für das Management eines Ersatzteillagers. Denn die Produktivität des Lagers darf darunter nicht leiden. Bei großen Organisationen mit sehr vielen direkt belieferten Technikern im Kundendienst schwankt der Auftragseingang wenig. Aber jeder Service-Techniker wird auf kurzer Durchlaufzeit durch das Lager bestehen. Dessen Cut-Off Zeit für Bestellungen zum Einbau schon am nächsten Tag hängt schließlich ganz unmittelbar davon ab. Nicht jedoch bei Zentrallägern, die weitere Ersatzteilläger in der Lieferkette bedienen. Hier können die Auftragsspitzen durch Lieferzeiten abgefangen werden. Ein Preismodell unterstützt durch Trennung eiliger Aufträge von Lager-Auffüllern, die nicht ganz so dringlich sind. Neben dem minimalen Vorlauf für Kommissionieren, Packen, Versandvorbereitung kennzeichnet ein hoher Anteil selten bewegter Ersatzteile die weitaus meisten Ersatzteilläger. Ersatzteillogistik ist eben auch die Versorgung des Markets mit Reparatur- und Wartungsteilen längst ausgelaufener Maschinen- und Anlagentypen. Aus diesem Grund spielen spezialisierte Kommissionierstrategien ebenso eine wichtige Rolle, wie Wegezeit-Minimierung. Welcher Kommissionierer wollte schon ständig an unendlichen Regalen vorbeilaufen, um schließlich zu den gängigen Ersatzteile zu gelangen?
Sind die Ersatzteile an Lager, will der Kunde diese sofort. Solche Dringlichkeit reduziert den Vorlauf im Ersatzteillager auf einzelne Stunden. Es gibt eben nur sehr bedingt eine Planbarkeit in der Ersatzteillogistik. Damit haben wir eine der Herausforderungen für das Management eines Ersatzteillagers. Denn die Produktivität des Lagers darf darunter nicht leiden. Bei großen Organisationen mit sehr vielen direkt belieferten Technikern im Kundendienst schwankt der Auftragseingang wenig. Aber jeder Service-Techniker wird auf kurzer Durchlaufzeit durch das Lager bestehen. Dessen Cut-Off Zeit für Bestellungen zum Einbau schon am nächsten Tag hängt schließlich ganz unmittelbar davon ab. Nicht jedoch bei Zentrallägern, die weitere Ersatzteilläger in der Lieferkette bedienen. Hier können die Auftragsspitzen durch Lieferzeiten abgefangen werden. Ein Preismodell unterstützt durch Trennung eiliger Aufträge von Lager-Auffüllern, die nicht ganz so dringlich sind. Neben dem minimalen Vorlauf für Kommissionieren, Packen, Versandvorbereitung kennzeichnet ein hoher Anteil selten bewegter Ersatzteile die weitaus meisten Ersatzteilläger. Ersatzteillogistik ist eben auch die Versorgung des Markets mit Reparatur- und Wartungsteilen längst ausgelaufener Maschinen- und Anlagentypen. Aus diesem Grund spielen spezialisierte Kommissionierstrategien ebenso eine wichtige Rolle, wie Wegezeit-Minimierung. Welcher Kommissionierer wollte schon ständig an unendlichen Regalen vorbeilaufen, um schließlich zu den gängigen Ersatzteile zu gelangen?

Weitere Prozesse im Ersatzteillager

Neben diesen Kernaufgaben erfüllen Ersatzteilläger nicht selten weitere Funktionen, wie die Insbesondere der letzte Punkt unterstützt die Auslieferung innerhalb kürzester Fristen, meist Stunden. Denn so vermeidet gutes Management eines Ersatzteillagers den zeitraubenden Durchlauf klassischer Fertigungsaufträge.

Gefahrstoffe lagern, Gefahrgut versenden

Die nicht ganz unproblematische Lagerung von Gefahrstoffen rundet das Aufgabenspektrum der meisten Ersatzteilläger ab. Natürlich gehört die ordnungsgemäße Verpackung dazu. In der Versandabwicklung darf schließlich die zugehörige Deklaration gegenüber dem Spediteur nicht fehlen. Hier die nötige Kompetenz aufzubauen fällt vielen Unternehmen schwer. Dabei können Spezialisten wie Jürgen Werny wie helfen. Diese ermöglichen auch ein Outsourcing der Aufgaben. Das entlastet das Management eines Ersatzteillagers auch von der Nachverfolgung sich ständig ändernder Vorschriften.
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Luftfracht fordert das Ersatzteillager

Eine Besonderheit darf nicht fehlen: Wegen der hohen Anforderungen der Ersatzteillogistik an die Geschwindigkeit müssen auch die Schritte in der Folge-Abwicklung minimiert werden. Hiervon ist insbesondere die Luftfracht betroffen. Selbst innerhalb Europas wird die Masse der Express- und Paketsendungen geflogen. Die damit einhergehende Prüfung der Sendungen auf Sprengstoff an den Flughäfen kann zumindest reduziert werden. Notwendig ist die Zulassung der Ersatzteil-Organisation als Bekannter Versender. Dabei sind die zu erfüllenden Anforderungen gerade an das Ersatzteillager besonders hoch.

Ersatzteil-Verkauf definiert Ersatzteillogistik
Viel Kleinkram, und trotzdem profitabel

In der Regel liegt der Wert einer einzelnen Kunden-Transaktion im Ersatzteilgeschäft um mindestens eine Zehner-Potenz unter der des Neugeschäfts. Daher sind die Anforderungen an eine schlanke Abwicklung deutlich höher als beim Verkauf von Maschinen und Anlagen. Schon aus diesem Grund muss die Ersatzeillogistik eine sehr hohe Verfügbarkeit an Ersatzteilen sicherstellen. Jede Form der Fehlteil-Verwaltung würde schlicht an der Flut an Vorgängen ertrinken.
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Ersatzteilbuch statt Maschinen-Konfiguration

Ersatzteile sind Katalogware. Nur gibt es nicht einen Katalog, sondern gleich eine ganze Fülle. Aus diesen online wie offline existierenden Katalogen heraus sollte der Kunde die benötigten Ersatzteile reibungslos identifizieren und bestellen können.

Die sich mit der Zeit zwangsläufig einstellenden Ersetzungen und abgekündigten Teile dürfen dabei nicht zum Show-Stopper werden.

Basis jedes Ersatzteil-Kundenauftrags ist eine Artikelnummer. Klingt banal, ist allerdings mit erheblichen Anstrengungen im Stammdatenmanagement verbunden. Gut gepflegte Ersatzteile erlauben dem Kunden die Bestellung im Webshop. Gute Prozesse in der Ersatzteillogistik vermeiden weitestgehend manuelle Aufwände.

Damit bleiben wenige manuell zu erledigende kaufmännische Schritte, insbesondere

und natürlich

Stammdaten-Management, das Rückgrat der Ersatzteillogistik

Wie zuvor beschrieben "benimmt" sich das Ersatzteilwesen wie eine Firma in der Firma. In der Konsequenz führt diese Eigenleben zu einer eigenen Datenhaltung für die

Es ist schlicht unmöglich, viele Tausend Datensätze manuell zu pflegen. Zur Pflege gehört natürlich auch die Konsistenz der Daten zu anderen Unternehmensbereichen, wie der Serien-Produktion. Daher müssen Schnittstellen, automatisierte Pflegeprogramme, aber auch manuelle Pflege-Prozesse für Massendaten diese Aufgaben übernehmen.

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Download und Upload von aufbereiteten Listen gehören zum Tagesgeschäft.
Speziell die weitgehend manuellen Pflege-Prozesse rings um den Lebenszyklus von Ersatzteilen

lasten in großen Firmen des Maschinenbaus oft mehrere Mitarbeiter aus.

Die Grafik zeigt eine typische Verteilungskurve des Ersatzteil-Absatzes in 12 Monaten. Die Kurve steigt zunächst sehr steil an: über 11.000 Ersatzteile werden lediglich 1x in 12 Monaten verkauft. Davon muss sicher ein Anteil X separat nur für diesen Kundenauftrag beschafft werden. Alle Artikelstämme müssen allerdings gepflegt sein. Sonst kommt es zur Verzögerung schon bei der Auftragsannahme. Ein Ersatzteillager dieser Größenordnung birgt allerdings in den Regalen sicher noch einmal 5.000 Teile, die in diesen 12 Monate nicht einziges Mal angefasst wurden. Auch deren Materialstämme unterliegen mehr oder weniger beständig der Pflege.

Controlling ermöglicht effektive Steuerung der Ersatzteillogistik

Transparenz hilft in der Ersatzteillogistik wie jedem anderen Feld der Logistik. Kennzahlen ermöglichen nicht nur das Erkennen von kurzfristigen Handlungsfeldern. Auch in der Projektarbeit sind sie als eindeutige Richtschnur unerlässlich. Und schließlich erlauben sauber definierte Kennzahlen ein Benchmarking. Denn nur im Vergleich mit anderen wird klar, ob Ihre Operations Best Practice entsprechen. Aushang oder Anzeige von kpi im Ersatzteillager dienen zudem der Führung im Tagesgeschäft. Dies können elektronische Dashboards sein, oder auch einzelne Zahlen vom Vortag als Aushang. Mit dem Bestandscontrolling wird die Brücke zur Finanzbuchhaltung gebaut. Umlaufbestände stehen als bilanzielle Positionen immer im Fokus. Damit ist es gerade zu Pflicht, den Ersatzteilbestand zu senken, oder bei steigendem Geschäft mindestens den Lager-Umschlag konstant zu halten. Aber auch die Kosten stehen immer im Fokus. Damit dürfen Maßnahmen zur Senkung der Lagerkosten im Controlling ebenso wenig fehlen, wie auch die Kosten absolut. Daneben helfen relative Kosten, wie zum Beispiel die Kosten je Pick, beim Benchmarking.
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Auch Sie können Ihre Ersatzteilelogistik optimieren

Sie werden in meinem After Sales Service Blog eine Fülle von Themen aus der Ersatzteilelogistik antreffen. Fast alle können Sie herunterladen. Nutzen Sie diese als kostenlose Anregungen für zur Optimierung Ihrer Ersatzteilelogistik.

Download Whitepaper Optimierung der Ersatzteillogistik

Sie können diese Seite zur Optimierung der Ersatzteilelogistik hier auch als pdf herunterladen:

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Wenn Sie Ihre Ressourcen nicht reichen, Ihre Termine drücken, Know-How eine Delegation nicht erlaubt, helfe ich Ihnen mit meiner Spezialisierung als Consultant für die Ersatzteilelogistik im Maschinenbau.

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andreas.noll@no-stop.de
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Laden Sie hier die Übersicht über meine
Projekte zur Ersatzteillogistik herunter

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Wir können Ansätze zunächst für Sie unverbindlich und kostenlos telefonisch besprechen. Oder Sie testen im Rahmen eines Workshops ein After Sales Projekt auch mit einem ersten Schritt vor der Werbung starten: Wir bauen gemeinsam Ihr Produktmanagement für Ersatzteile auf. Damit erhalten Sie ein Werkzeug, welche Ersatz- und Serviceteile Sie eigentlich haben. Wie Sie sie zusammenfassen. Und welche interessanten Alternativen Sie anbieten können.

Wo sonst wollte sich der Einsatz eines Unternehmensberaters lohnen, wenn nicht im hochprofitablen Ersatzteil-Business des Maschinenbaus?

Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Auch Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich auch Kunden in der Schweiz und in Österreich.

Zusammengefasst:
Ich helfe dem Maschinenbau in der gesamten DACH-Region und darüber hinaus

Ersatzteilmanagement nach Themengebieten