Ersatzteillogistik optimieren

Diese Unterschiede, und noch einige mehr, führen bereits in Unternehmen unter 500 Mitarbeiter häufig zu einer separaten Organisation. Diese Organisation beschränkt sich nicht nur auf eine personelle Ausgliederung. In ERP-Systemen, wie SAP, wird eine optimierte Ersatzteillogistik zudem in einem eigenständigen Werk dargestellt. Der Einkauf findet in einer eigenständigen Einkaufsorganisation statt. Ein separates Lager bedient eine auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittene Verkaufsorganisation. Das "Schlusslicht" in dieser Prozesskette ist eine schnelle, aber eben gesonderte Distribution über KEP-Dienstleister.

Natürlich profitiert die Ersatzteillogistik von der Serienlogistik. Als Minimal-Umfang beliefert die Produktion die After Sales Organisation mit eigengefertigten Teilen. Der Serien-Einkauf hat für den Ersatzteil-Einkauf die Konditionen mit verhandelt. In gut geführten Organisationen auch gleich für den gesamten Lebenszyklus eines Ersatzteils. Das setzt allerdings voraus, dass im Serien-Einkauf die Anforderungen aus der Ersatzteillogistik bekannt sind. Was zumeist nicht der Fall ist. Im Gegensatz zum Serien-Einkauf, der auf kleinstmöglichen Preis getrimmt ist, geht es für den Ersatzteil-Einkauf um

Verfügbarkeit, auch Jahre nach Serienauslauf,
einzeln verpackte Teile,
ohne Lieferanten-Kennzeichnung,
dafür mit eigenem Branding,
die Nennung des Warenursprungs ggf. mit Präferenz-Nachweis,
die Stückzahl 1 bei der Nachbestellung.

Gerade der letzte Punkt rührt aus der Ersatzteil-Disposition. Auch in großen Organisationen weist eine Ersatzteil-Klassifizierung einen hohen Anteil an Ersatzteilen aus, die lediglich einmal in 12 Monaten verkauft werden. Diese Konstellation verbietet die Bestellung etwaiger Mindestmengen bei Lieferanten. Und die meist geringe Gängigkeit von Ersatzteilen verhindert auch moderne Beschaffungsmethoden wie Kanban und VMI (Vendor Managed Inventory). Schon dieser Umstand verlangt nach einem eigenen C-Teile Management. So findet die Bestandsoptimierung von Ersatzteilen in einer weitgehend eigenständigen Prozesslandschaft statt. Natürlich kann ein erheblicher Anteil dieser Kundenaufträge aus dem Bestand beliefert werden. Und trotzdem muss die Ersatzteillogistik dafür Sorge tragen, die Abschreibungen auf Bestände klein zu halten. Um die Exoten, die nach vielen Jahren nachbestellt werden müssen, tatsächlich beschaffen zu können, ist auch in der Ersatzteil-Beschaffung hoher und spezieller Stammdaten-Aufwand zu treiben.

Sind die Ersatzteile an Lager, will der Kunde diese sofort. Solche Dringlichkeit reduziert den Vorlauf im Ersatzteillager auf einzelne Stunden. Es gibt eben nur sehr bedingt eine Planbarkeit in der Ersatzteillogistik. Bei großen Organisationen mit sehr vielen direkt belieferten Technikern im Kundendienst schwankt der Auftragseingang wenig. Aber jeder Service-Techniker wird auf kurzer Durchlaufzeit durch das Lager bestehen. Dessen Cut-Off Zeit für Bestellungen zum Einbau schon am nächsten Tag hängt schließlich ganz unmittelbar davon ab. Nicht jedoch bei Zentrallägern, die weitere Ersatzteilläger in der Lieferkette bedienen. Hier können die Auftragsspitzen durch Lieferzeiten abgefangen werden. Ein Preismodell unterstützt durch Trennung eiliger Aufträge von Lager-Auffüllern, die nicht ganz so dringlich sind.

Neben dem minimalen Vorlauf für Kommissionieren, Packen, Versandvorbereitung kennzeichnet ein hoher Anteil selten bewegter Ersatzteile die weitaus meisten Ersatzteilläger. Ersatzteillogistik ist eben auch die Versorgung des Markets mit Reparatur- und Wartungsteilen längst ausgelaufener Maschinen- und Anlagentypen. Aus diesem Grund spielen spezialisierte Kommissionierstrategien ebenso eine wichtige Rolle, wie Wegezeit-Minimierung. Wer wollte schon ständig an unendlichen Regalen vorbeilaufen, um zu den gängigen Ersatzteile zu gelangen?

Neben diesen Kernaufgaben erfüllen Ersatzteilläger nicht selten weitere Funktionen, wie die:

"Neutralisierung" eingehender Ware, sprich die Beseitigung von Hinweisen auf den Hersteller,
Bearbeitung von Retouren für Defektteile, Austausch- und Leih-Positionen, nicht Benötigtes,
Umverpackung mit Branding bei Wareneingang, um den Markenwert der Ersatzteile zu unterstreichen,
Werbung durch Beilegen von Flyern zu verpackten Ersatzteilen oder Sendungen,
und schließlich das Bilden von Wartungskits oder auch die Herstellung von Ersatzteilen mit hoher Varianz.

Insbesondere der letzte Punkt unterstützt die Auslieferung innerhalb kürzester Fristen, meist Stunden.

Eine Besonderheit darf nicht fehlen: Wegen der hohen Anforderungen der Ersatzteillogistik an die Geschwindigkeit müssen auch die Schritte in der Folge-Abwicklung minimiert werden. Hiervon ist insbesondere die Luftfracht betroffen. Selbst innerhalb Europas wird die Masse der Express- und Paketsendungen geflogen. Die damit einhergehende Prüfung der Sendungen auf Sprengstoff an den Flughäfen kann zumindest reduziert werden. Notwendig ist die Zulassung der Ersatzteil-Organisation als Bekannter Versender. Dabei sind die zu erfüllenden Anforderungen gerade an das Ersatzteillager besonders hoch.

Die Grafik zeigt eine typische Verteilungskurve des Ersatzteil-Absatzes in 12 Monaten. Die Kurve steigt zunächst sehr steil an: über 11.000 Ersatzteile werden lediglich 1x in 12 Monaten verkauft. Davon muss sicher ein Anteil X separat nur für diesen Kundenauftrag beschafft werden. Alle Artikelstämme müssen allerdings gepflegt sein. Sonst kommt es zur Verzögerung schon bei der Auftragsannahme. Ein Ersatzteillager dieser Größenordnung birgt allerdings in den Regalen sicher noch einmal 5.000 Teile, die in diesen 12 Monate nicht einziges Mal angefasst wurden. Auch deren Materialstämme unterliegen mehr oder weniger beständig der Pflege.

Transparenz hilft in der Ersatzteillogistik wie jedem anderen Feld der Logistik. Kennzahlen ermöglichen nicht nur das Erkennen von kurzfristigen Handlungsfeldern. Auch in der Projektarbeit sind sie als eindeutige Richtschnur unerlässlich. Aushang oder Anzeige von kpi im Ersatzteillager dienen zudem der Führung im Tagesgeschäft. Dies können elektronische Dashboards sein, oder auch einzelne Zahlen vom Vortag als Aushang. Mit dem Bestandscontrolling wird die Brücke zur Finanzbuchhaltung gebaut. Umlaufbestände stehen als bilanzielle Positionen immer im Fokus. Damit ist es gerade zu Pflicht, den Ersatzteilbestand zu senken, oder bei steigendem Geschäft mindestens den Lager-Umschlag konstant zu halten.

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Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Auch Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg / Niedersachsen / Schleswig-Holstein gehören zu meinem Kundengebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich auch Kunden in der Schweiz und in Österreich.