Ersatzteillogistik ist anders

Am Anfang steht die Erkenntnis

Um die Ersatzteillogistik zu optimieren hilft es wenig, sich an der Produktionslogistik zu orientieren. Nicht nur, dass die Mengen kleiner sind. Meist sind sie 1. Auch die Frequenz der Zugriffe auf Teile ist minimal. Wer will das planen, wer lagern? Zumal die Läger groß sind, und das Tagwerk kaum planbar. Womöglich wird nachts, am Wochenende oder sogar an Feiertagen ausgeliefert.

Diese Unterschiede, und noch einige mehr, führen bereits in Unternehmen unter 500 Mitarbeiter häufig zu einer separaten Organisation. Diese Organisation beschränkt sich nicht nur auf eine personelle Ausgliederung. In ERP-Systemen, wie SAP, wird die Ersatzteillogistik zudem in einem eigenständigen Werk dargestellt. Der Einkauf findet in einer eigenständigen Einkaufsorganisation statt. Ein separates Lager bedient eine auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittene Verkaufsorganisation. Das "Schlusslicht" in dieser Prozesskette ist eine schnelle, aber eben gesonderte Distribution über KEP-Dienstleister.

Das Fundament für jeden dieser Prozessschritte stellt ein meist eigenständiges Stammdaten-Management dar. Anderenfalls wäre die Steuerung dieser Firma in der Firma kaum möglich.

Ersatzteil-Beschaffung und -Einkauf

Natürlich profitiert die Ersatzteillogistik von der Serienlogistik. Als Minimal-Umfang beliefert die Produktion die After Sales Organisation mit eigengefertigten Teilen. Der Serien-Einkauf hat für den Ersatzteil-Einkauf die Konditionen mit verhandelt. In gut geführten Organisationen auch gleich für den gesamten Lebenszyklus eines Ersatzteils.
Das setzt allerdings voraus, dass im Serien-Einkauf die Anforderungen aus der Ersatzteillogistik bekannt sind. Was zumeist nicht der Fall ist. Im Gegensatz zum Serien-Einkauf, der auf kleinstmöglichen Preis getrimmt ist, geht es für den Ersatzteil-Einkauf um

• Verfügbarkeit, auch Jahre nach Serienauslauf,
• einzeln verpackte Teile,
• ohne Lieferanten-Kennzeichnung,
• dafür mit eigenem Branding,
• die Nennung des Warenursprungs ggf. mit Präferenz-Nachweis,
• die Stückzahl 1 bei der Nachbestellung.

Gerade der letzte Punkt rührt aus der Ersatzteil-Disposition.  Auch in großen Organisationen weist eine Ersatzteil-Klassifizierung einen hohen Anteil an Ersatzteilen aus, die lediglich einmal in 12 Monaten verkauft werden. Diese Konstellation verbietet die Bestellung etwaiger Mindestmengen bei Lieferanten. Und die meist geringe Gängigkeit von Ersatzteilen verhindert auch moderne Beschaffungsmethoden wie Kanban und VMI (Vendor Managed Inventory). Schon dieser Umsatnd verlangt nach einem eigenen C-Teile Management.

Natürlich kann ein erheblicher Anteil dieser Kundenaufträge aus dem Bestand beliefert werden. Und trotzdem muss die Ersatzteillogistik dafür Sorge tragen, die Abschreibungen auf Bestände klein zu halten. Um die Exoten, die nach vielen Jahren nachbestellt werden müssen, tatsächlich beschaffen zu können, ist auch in der Ersatzteil-Beschaffung hoher und spezieller Stammdaten-Aufwand zu treiben.

Ersatzteillager: viele Leichen, wenige Renner

Sind die Ersatzteile an Lager, will der Kunde sie sofort. Diese Dringlichkeit reduziert den Vorlauf im Ersatzteillager auf wenige Stunden. Es gibt eben nur sehr bedingt eine Planbarkeit in der Ersatzteillogistik. Bei großen Organisationen mit sehr vielen direkt belieferten Technikern im Kundendienst schwankt der Auftragseingang wenig. Aber jeder Service-Techniker wird auf kurzer Durchlaufzeit durch das Lager bestehen. Dessen Cut-Off Zeit für Bestellungen zum Einbau schon am nächsten Tag hängt schließlich ganz unmittelbar davon ab.
Nicht jedoch bei Zentrallägern, die weitere Ersatzteilläger in der Lieferkette bedienen. Hier können die Auftragsspitzen durch Lieferzeiten abgefangen werden. Ein Preismodell unterstützt durch Trennung eiliger Aufträge von Lager-Auffüllern, die nicht ganz so dringlich sind.

Neben dem minimalen Vorlauf für Kommissionieren, Packen, Versandvorbereitung kennzeichnet ein hoher Anteil selten bewegter Ersatzteile die weitaus meisten Ersatzteilläger. Ersatzteillogistik ist eben auch die Versorgung des Markets mit Reparatur- und Wartungsteilen längst ausgelaufener Maschinen- und Anlagentypen. Aus diesem Grund spielen spezialisierte Kommissionierstrategien ebenso eine wichtige Rolle, wie Wegezeit-Minimierung. Wer wollte schon ständig an unendlichen Regalen vorbeilaufen, um zu den gängigen Ersatzteile zu gelangen?

• die "Neutralisierung" eingehender Ware, sprich die Beseitigung von Hinweisen auf den Hersteller,
• die Bearbeitung von Retouren für Defektteile, Austausch- und Leih-Positionen, nicht benötigtes,
• die Umverpackung mit Branding bei Wareneingang, um den Markenwert der Ersatzteile zu unterstreichen,
• die Werbung durch Beilegen von Flyern zu verpackten Ersatzteilen oder Sendungen,
• und schließlich das Bilden von Kits oder auch die Herstellung von Ersatzteilen mit hoher Varianz.

Gefahrstoffe lagern und versenden

Die nicht ganz unproblematische Lagerung von Gefahrstoffen rundet das Aufgabenspektrum der meisten Ersatzteilläger ab. Natürlich gehört die ordnungsgemäße Verpackung dazu. In der Versandabwicklung darf schließlich die zugehörige Deklaration gegenüber dem Spediteur nicht fehlen.

Luftfracht fordert das Ersatzteillager

Eine Besonderheit darf nicht fehlen:
Wegen der hohen Anforderungen der Ersatzteillogistik an die Geschwindigkeit müssen auch die Schritte in der Folge-Abwicklung minimiert werden. Hiervon ist insbsondere die Luftfracht betroffen. Selbst innerhalb Europas wird die Masse der Express- und Paketsendungen geflogen. Die damit einhergehende Prüfung der Sendungen auf Sprenstoff an den Flughäfen kann zumindest reduziert werden. Notwendig ist die Zulassung der Ersatzteil-Organisation als Bekannter Versender. Dabei sind die zu erfüllenden Anforderungen gerade an das Ersatzteillager besonders hoch.

Viel Kleinkram im Ersatzteil-Verkauf

In der Regel liegt die einzelne Kunden-Transaktion im Ersatzteilgeschäft um mindestens eine Zehner-Potenz unter der des Neugeschäfts. Daher sind die Anforderungen an eine schlanke Abwicklung deutlich höher als beim Verkauf von Maschinen und Anlagen. Schon aus diesem Grund muss die Ersatzeillogistik eine sehr hohe Verfügbarkeit an Ersatzteilen sicherstellen. Jede Form der Fehlteil-Verwaltung würde schlicht an der Flut an Vorgängen ertrinken.

Ersatzteilbuch statt Maschinen-Konfiguration

Basis jedes Ersatzteil-Kundenauftrags ist eine Artikelnummer. Klingt banal, ist allerdings mit erheblichen Anstrengungen im Stammdatenmanagement verbunden. Gut gepflegte Ersatzteile erlauben dem Kunden die Bestellung im Webshop. Gute Prozesse in der Ersatzteillogistik vermeiden weitestgehend manuelle Aufwände.
Damit bleiben wenige manuell zu erledigende kaufmännische Schritte, insbersondere

• bei Export die Zollanmeldung,
• ggf. eine speditionelle Abwicklung,

und natürlich

• das Retourenmanagement.

Stammdatenmanagement, das Rückgrat der Ersatzteillogistik

Wie zuvor beschrieben "benimmt" sich das Ersatzteilwesen wie eine Firma in der Firma. In der Konsequenz führt diese Eigenleben zu einer eigenen Datenhaltung für die

• Materialstammdaten ,
• Preisstammdaten,
• Beschaffungsstammdaten,
• Dispositionsdaten,
• Kundenstammdaten,
• Exportstammdaten,
• Lagerstammdaten.

Es ist schlicht unmöglich, viele Tausend Datensätze manuell zu pflegen. Zur Pflege gehört natürlich auch die Konsistenz der Daten zu anderen Unternehmensbereichen, wie der Serien-Produktion. Daher müssen Schnittstellen, automatisierte Pflegeprogramme, aber auch manuelle Pflege-Prozesse für Massendaten diese Aufgaben übernehmen.

Download und Upload von aufbereiteten Listen gehören zum Tagesgeschäft.
Speziell die weitgehend manuellen Pflege-Prozesse rings um den Lebenszyklus von Ersatzteilen

• Erst-Anlage,
• Ersetzungen,
• Auslaufen der Serien-Produktion,
• Alternativ-Beschaffung,
• Verschrottung

lasten in großen Firmen des Maschinenbaus oft mehrere Mitarbeiter aus.

Die Grafik zeigt eine typische Verteilungskurve des Ersatzteil-Absatzes in 12 Monaten. Die Kurve steigt zunächst sehr steil an: über 11.000 Ersatzteile werden lediglich 1x in 12 Monaten verkauft. Davon muss sicher ein Anteil X separat nur für diesen Kundenauftrag beschafft werden.
Alle Artikelstämme müssen allerdings gepflegt sein. Sonst kommt es zur Verzögerung schon bei der Auftragsannahme. Ein Ersatzteillager dieser Größenordnung birgt allerdings in den Regalen sicher noch einmal 5.000 Teile, die in diesen 12 Monate nicht einziges Mal angefasst wurden. Auch deren Materialstämme unterliegen mehr oder weniger beständig der Pflege.

Controlling ermöglicht effektive Steuerung der Ersatzteillogistik

Transparenz hilft in der Ersatzteillogistik wie in jedem anderen Feld der Logistik. Kennzahlen ermöglichen nicht nur das Erkennen von kurzfristigen Handlungsfeldern. Auch in der Projektarbeit sind sie als eindeutige Richtschnur unerlässlich. Aushang oder Anzeige von kpi im Ersatzteillager dienen zudem der Führung im Tagesgeschäft. Dies können elektronische Dashboards sein, oder auch einzelne Zahlen vom Vortag als Aushang.
Mit dem Bestandscontrolling wird die Brücke zur Finanzbuchhaltung gebaut. Umlaufbestände stehen als bilanzielle Positionen immer im Fokus. Damt ist es gerade zu Pflicht, den Ersatzteilbestand zu senken, oder bei steigendem Geschäft mindestens den Lager-Umschlag konstant zu halten.

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