Bestandscontrolling von Ersatzteilen

Bestandscontrolling bei Ersatzteilen

Kunden erwarten eine hohe Verfügbarkeit von Ersatzteilen. Ausgelöst dadurch finden sich in Ersatzteillägern häufig erhebliche Bestände. Diese aktiv zu steuern ist Aufgabe des Bestandscontrollings. Denn nur so gelingt die immer wieder versprochene Bestandsoptimierung ...

Meist heisst das, die Bestände zu senken. Darüber hinaus sind sie aber auch ganz operativ im Lager zu handhaben. Und trotzdem gerät die Verfügbarkeit nicht aus dem Blick.
Ein Bestandscontrolling ist damit nicht nur ein Thema der Finanzbuchhaltung. Denn dort sind insbesondere Themen wie gebundenes Kapital und Wertberichtigung angesiedelt.

Bestände sind allerdings Aufgabe des Ersatzteilmanagements. Schließlich wird Ihr ständig zunehmender Lagerfüllgrad sicher nicht durch Ihre Buchhaltung reduziert. Dafür bedarf es Ihrer ständigen Beobachtung. Relevant sind Ihre daraus abgeleiteten steuernden Maßnahmen. Die Fortschreibung von Kennzahlen und deren graphische Aufbereitung helfen Ihnen hierbei.

Dies ist mitnichten der einzige Beitrag zum Thema Ersatzteil-Bestand.
Warum nutzen Sie daher nicht einfach die Seitenleiste für Ihre individuelle Freitext-Suche? Oder Sie greifen auf eines der Stichworte zu, zum Beispiel auf "Bestandsreduzierung".


Bestandsentwicklung aus Sicht der Ersatzteillogistik

Eine wie hier gezeigte meist kaum merkliche Zunahme an gelagerten Ersatzteilen entgeht in vielen Fällen der gebotenen Aufmerksamkeit.

Stattdessen kommt es dann zu immer häufigeren, meist hektischen, Umlagerung-Aktionen. Womöglich am Wochenende. Klassische Auslöser sind dabei Neu-Anläufe von Endprodukten. Aber auch geänderte Methoden der Material-Disposition verursachen Bestandsanstiege.

Erst die grafische Aufbereitung offenbart dieses Wachstum der schon gelagerten Teilen. Denn daraus können Sie offensichtlich planerisch Informationen ziehen. Als Hilfsmittel im Ersatzteilmangement kommt hierfür meist Excel zum Einsatz.
Ein Konsequenz kann sein, dass Sie im nächsten Budget Investitionen planen müssen.

Dabei trifft die Zunahme des Bestands Ihr Ersatzteillager meist nicht flächendeckend gleich. Stattdessen laufen nur einzelne Bereiche über. Zusätzliche Bestände lassen sich dann durch den Füllgrad der physisch bedingten Lagerbereiche zeigen.

Für dieses Lager wurde bereits ein Ausweich-Lager angemietet. Hier können Sie aus der Grafik der Kennzahlen beispielsweise erste Maßnahmen ablesen: Umlagerungen aus dem Kleinteile-Lager in ein externes Lager können anstehen. Womöglich ist Eile geboten, bevor der nächste große Wareneingang (z.B. ein Container aus Übersee) eintrifft. Alternativ könnten Sie den Bestand auch verdichten. Letzteres geht natürlich nur, sofern Chargen-Verwaltung bzw. FiFo nicht erforderlich sind. Und schließlich könnte auch eine Umstellung von Festplatz-Lagerung hin zu einer chaotisch organisierten Stellplatz-Verwaltung Erfolg versprechen.
Klar sollte allerdings mindestens das Eine sein:
Fast alle Maßnahmen stellen auf jeden Fall Blindleistung im Sinne einer Kostenkontrolle dar. Damit ergänzen sich Bestands- und Kosten-Controlling.


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Auswirkung von Beständen im Ersatzteillager

Erforderliche Maßnahmen können Sie umso einfacher zu steuern, je durchgängiger Sie durch eine Klassifizierung die ungängigen Ersatzteile bereits im Vorfeld identifiziert haben. Hierzu vergleichen Sie die Gängigkeitsklasse eines Artikels mit einer präferierten Klasse auf einem Lagerplatz. Denn dann offenbart sich operativ das Potenzial für Umlagerungen: Langsamdreher müssen die Plätze für Schnelldreher räumen. Denn damit lassen sich Ihre Wege- und Kommisionierzeiten zu reduzieren.
Und schließlich zeigen sich Ihnen Ihre Engpass-Bereiche. Diese sind gezielt bezüglich zusätzlicher Lager-Möglichkeiten zu untersuchen. Im Extremfall kann das sogar heißen, ob bzw. wann ein neues Lager erforderlich werden sollte. Bei der dann erforderlichen Lagerplanung kennen Sie über Ihr Bestandscontrolling bereits das Artikelwachstum als eine wesentliche Größe.


Bestandscontrolling aus Sicht der Materialwirtschaft

Bestand und Verfügbarkeit bilden den klassischen Zielkonflikt eines jeden Disponenten. Um sich auf die strategisch wichtigen Teile zu konzentrieren, sollte sich Ihre Materialwirtschaft auf die immer aktuelle Klassifizierung eines jeden Teils verlassen können. Schließlich bildet die Disposition das Kernelement einer Bestandsoptimierung.
Hier im Beispiel:

Mit den wenigen sehr teuren Teilen (Klassen E (1,9%) sowie H (14,3%), in Klammern Anteil an allen Teilen) sowie mit den regelmäßig verkauften Teilen (Klassen F (1,6%) und G (6,5%)) können Ihre Disponenten den Bestand steuern. Deren Fokus wandert von allen (viel zu vielen) Teilen hin zu den wirklich kritischen. Genau bei diesen geht es um optimale Bestellmengen und passende Sicherheitsbestände. Tendenziell sind das genau die Ersatzteile, die sich bewegen. Aber es geht auch um die Vermeidung zukünftiger Obsoleszenzen.
Hier statt der absoluten Zahl der Teile die Anteile an den insgesamt gelagerten Ersatzteilen:

Der Wert-Anteil dieser teuren bzw. gängigen Teile ist ungleich höher, als es deren geringe Zahl an Teilen vermuten ließe.
Die Masse der kaum gängigen Ersatzteile ist notwendig, um eine hohe Verfügbarkeit zu erreichen. Meist liegen diese allerdings wie Blei im Lager. Neu hinzukommende Überreichweiten sind in der Finanzbuchhaltung der Auslöser für Wertberichtigungen. Dummerweise gehen diese zu Lasten des Gewinns. Damit sind es die, die Sie vermeiden wollen. Basis hierfür bildet in der Regel eine Reichweiten-Betrachtung, die natürlich in der Materialwirtschaft ebenfalls angewandt werden kann:

Mehr noch als der absolute Bestand zeigt die Reichweite über eine Ersatzteil-Klasse den Erfolg einer Material-Disposition. In den gezeigten Beispielen gibt es noch Raum für Verbesserung. So ist die erreichte Verfügbarkeit zwar im Zielkorridor. Erkauft wurde sie jedoch durch (zu) hohe Bestände:


Bestände nach weiteren Kriterien segmentieren

Die Klassifizierung oben habe ich gewählt, weil sie für eine einfache und doch zielgerichtete Einteilung steht. Sie können statt dieser Klassen natürlich ebenso gut andere Kriterien nutzen. So wird Ihr Bestandscontrolling effektiver. Zum Beispiel Klassen nach

Darüber hinaus können temporäre Einflüsse eines separaten Bestandscontrollings bedürfen. Hierzu sind beispielhaft zu zählen

Jenseits von Ersatzteil-Klassen lohnt auch der Blick auf die nicht verfügbaren Bestände. Gesperrter Bestand ist das eine. Eine zügige Bearbeitung scheitert hier nicht selten an Kompetenzen im eigenen Haus. Daneben gibt es die Bestände, die prozessbedingt nicht zur Verfügung stehen. Lediglich ein Beispiel ist der Wareneingangs-Bestand. Ein zügiger Durchlauf durch das Ersatzteillager steigert die Verfügbarkeit, bei gleichzeitiger Reduzierung des Bestands.


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Informationen im ERP zur Verfügung stellen

Je integrierter die Basis-Informationen zugreifbar sind, desto schneller

Als Mittel der Wahl können Sie insbesondere alle relevanten Kennzeichen im Artikelstamm des ERP unterbringen. Die manchmal angebotene ABC-Klasse genügt allerdings den Anforderungen des Ersatzteil-Managements nur selten. Aktualität solcher Kriterien stellt Ihre Materialwirtschaft durch den eleganten Umgang mit Massendaten sicher. Bevorzugt gelingt dies durch automatisierte Jobs.
Eine Alternative hierzu stellen auf Bestandssteuerung spezialisierte Programme dar. So bietet inform mit dem Software-Paket add*ONE eine umfassende Lösung.
Wenn Sie Ihre im Controlling gewonnenen Kennzahlen dann noch in einem einheitlichen Format präsentieren, passen nicht nur die Inhalte. Natürlich bietet sich dafür Ihr Corporate Design (CD) an. Ihr Dashboard kann sich damit auch sehen lassen. Im wahrsten Sinne des Worts.


Kennzahlen des Bestandscontrollings

Wie oben gezeigt gibt es nicht die eine Kennzahl. Um tatsächlich operativ besser zu werden ist eine Clusterung nach etlichen Kriterien sinnvoll. Nur so lassen sich über Zeitreihen die Erfolge von Projekten nachvollziehen.
Und doch existieren in der maximalen Verdichtung einige wenige Top-Kennzahlen. Häufig werden diese im zentralen Finanzcontrolling ermittelt. Zu nennen sind

Dabei sind Lagerumschlag und Reichweite eigentlich identische Größen. Der eine Wert ist genau der Kehrwert des anderen.

So entspricht eine Reichweite von 12 Monaten dem Lagerumschlag 1,0.
Die Zahl gelagerter Teile ist ebenso wie die Verfügbarkeit selten für das Finanzcontrolling interessant. Trotzdem gehören sie aus logistischer Sicht ebenfalls in den Kontext des Bestandscontrollings.


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Bestandscontrolling über die Lieferkette

Aus der Sicht einer zentralen Organisation fallen auch die Bestände nachgelagerter Einheiten in die Zuständigkeit. So erreichen Bestände in Landeslägern und sogar auf Ebene von Fahrzeuglägern Ihrer Kundendienst-Techniker manchmal beachtliche Höhen. Jede der Einheiten kann mit den oben genannten Methoden untersucht werden.
Typische Überbestände stellen tote und nur seltenst bewegte Ersatzteile in der Lieferkette dar. Je näher der Bestand am einzelnen Endkunden liegt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit des Verkaufs. In Großunternehmen werden Multi-Echelon Systeme eingesetzt, die die Lieferbeziehungen über die gesamte Lieferkette planen sollen.
Für den Mittelstand schafft eine schnelle und schlanke Retouren-Logistik hier Abhilfe. Um die operativen Kosten durch die Rückführung "toter" Teile nicht unnötig in die Höhe zu treiben bieten sich auch virtuelle Läger über einen virtuellen Ersatzteil-Pool an. Dies ist im Einzelfall auf Basis der Kosten für die Lagerung zu ermitteln.


eBook Download zum Controlling der Ersatzteilbestände

Dieser Beitrag zu Ersatzteil-Beständen und deren Bestandscontrolling steht zum kostenlosen Download als pdf zur Verfügung.

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Denn als erfahrener Logistikberater für den Maschinenbau kann ich Sie bei der Einführung von Controlling-Prozessen rings um Ersatzteile und Ihre Bestandsoptimierung unterstützen. Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Denn Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören ebenso zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich sowohl Kunden in der Schweiz, wie in Österreich.

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Diplom-Ingenieur

Andreas E. Noll

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