abc-Analyse des Ersatzteil-Umsatzes erstellen

Wie lässt sich die abc-Analyse auf den Ersatzteil-Umsatz anwenden?

Was ist überhaupt eine abc-Analyse?

Die abc-Analyse beschreibt eine Klassifizierung in 3 Klassen. Eine Vielzahl einzelner Vorgänge wird nach Ihrer Wichtigkeit eingeteilt. Allerdings wird mit 3 Klassen über die 80/20-Regel hinausgegangen.
Die Grenzen dieser Klassen sind nicht fix. Sie können sie durchaus Ihren Anforderungen anpassen. In einem ersten Ansatz sind durchaus gängig

• a für die wichtigsten 5%,
• b für die folgenden 15%,
• c für die verbleibenden 80% weniger wichtigen Vorgänge.

Mit einer solchen Einstufung konzentrieren Sie Ihre Prioritäten auf Vorgänge der Klasse a. Durch Speicherung der Klasse zum jeweiligen Vorgang kann durch Filterung oder Sortierung schnell der Fokus auf die wirlich wichtigen Dinge gelegt werden.
Der Hintergrund hierfür ergibt sich aus dem "Pareto-Prinzip". Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto fand heraus, dass mit 20% des Aufwands 80% des Ergebnisses erzielt werden. Konkret: 20% der Ersatzteile machen 80% des Umsatzes aus.

Wie vorgehen, um eine abc-Analyse zu erstellen?

Im folgenden Beispiel geht es um den Ersatzteil-Umsatz: welches sind die wichtigsten a-Ersatzteile? Welche machen 20% des Umsatzes aus? Und mit wie vielen Ersatzeilen werden 80% des Umsatzes erzielt?

Die Basisdaten

In einem Datenauszug aus Ihrem ERP haben Sie alle Ersatzteil-Umsätze eines Jahres aufgelistet. Um die Analyse durchführen zu können müssen Sie diese Umsätze zunächst je Ersatzteil zusammenfassen. Danach sortieren Sie sie. Die größten Umsatz-Bringer finden sich im Anschluss ganz oben:

In der obersten Zeile finden Sie der besseren Sichtbarkeit wegen die wesentlichen Informationen. So ist sowohl der gesamte Umsatz im laufenden Jahr ausgewiesen, wie auch die Anzahl der Ersatzteile, mit denen der Umsatz erzielt wurde. Die Daten sind selbstverständlich fiktiv. Trotzdem handelt es sich um ein gut nutzbares Muster.
Es gibt noch eine eher praktische Einschränkung. Negative Umsätze sind eliminiert. Das können Gutschriften sein, oder Retouren. Wenn diese Werte behalten würden, kämen in der Sortierung die letzten positiven Werte auf über 100%. Allerding stimmt dann in der Gesamtsumme der Umsatz auch nicht mehr.

Laufende Daten zusammenfassen

In der Spalte "Faktura aggregiert" finden Sie die hochlaufende Summe der Umsätze. Um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen beschreibe ich bewusst den einfachen Weg: In die oberste Zelle wird lediglich der Umsatz des umsatzstärksten Ersatzteils übertragen. Alle Zellen darunter bilden die Summe aus dem Umsatz des jeweiligen Artikels und dem darüber stehenden Wert. Somit ergibt der letzte Wert dieser Spalte genau den Gesamt-Umsatz.
In der Grafik sehen Sie nun eine geradezu klassische Verteilung:

Normieren: es sollen 100% Ersatzteil-Umsatz werden

In der nächsten Spalte "Anteil am Umsatz" ist abzulesen, wie viel vom gesamten Ersatzteil-Umsatz bis zu diesem Teil erreicht wurde. Es verblüfft schon, dass lediglich 12 Ersatzteile 20% des gesamten Umsatzes verantworten. Deshalb müssen alle Anstrengung darauf konzentriert sein, dass diese Teile nie zu Fehlteilen werden. Ihre Ersatzteil-Disposition muss diese wenigen Teile daher immer im Fokus haben.

Genau diese Ersatzteile beherbergen auch das größte Risiko, dass Ersatzteil-Piraten sie attackieren.

Wenn Sie neue Preise kalkulieren, dann sollten Sie genau diese Ersatzteile sehr genau prüfen. Einzelne Fehler bei genau diesen Teilen können sich erheblich auf Ihren Ersatzteil-Umsatz auswirken.

Und schließlich noch ein Hinweis auf die Gefahren aus der Digitalisierung. Neue Geschäftsmodelle konzentrieren sich oft ausschließlich auf die "Sahne auf der Milch". In dem Fall sind das Ihre A-Teile. Oder Ihre A-Kunden. Denn in diesem Segment ist Ihr bestehendes Geschäftsmodell besonders angreifbar.

12 Teile finden Sie in der folgenden Grafik als A-Teile optisch überhaupt nicht wieder:

Die Grafik (und natürlich die Tabelle selbst) untermauern die eingangs gemachte Feststellung. Nur sind es hier nicht 20% der verkauften Ersatzteile, die 80% des Umsatzes ausmachen. In diesem Beispiel reichen gerade einmal 7,4%.
So einfach und schnell die abc-Klassifizierung auch ist, es gibt Randbedingungen. Die abc-Analyse basiert auf der Vergangenheit. Allerdings darf gerade bei Ersatzteilen deren Lebenszyklus nicht untergehen. Neue Teile haben nun einmal keine Vergangenheit. Und können doch wichtig sein. Ähnliches gilt für Ersetzungen. Ersetzte Ersatzteile haben keine Bedeutung mehr. Zumindest die vollständig ersetzten.

Fokussierung auf die wichtigen Ersatzteile

Wie die Grafik sehr schön illustriert, werden viel viel mehr Ersatzteile verkauft, als es für 80% des Umsatzes nötig sind. Genau hier findet sich die Anwendung der abc-Klassifizierung. Einmal eingeführt erlaubt die Klassifizierung die Fokussierung. Erst werden die a-Ersatzteile bearbeitet, dann die b-, und schließlich die c-. Wenn Auswertungen und Bildschirmanzeigen nach Klassen sortiert und gefiltert werden können, ist die halbe Miete bereits gewonnen.

abc-Analyse mit anderer Klassifizierung ergänzen

Anhand des Ersatzteil-Umsatzes wurde gezeigt, wie sich die abc-Analyse auf den Ersatzteil-Umsatz anwenden lässt.
Gibt es einen Zusammenhang mit der xyz-Analyse?
Die xyz-Analyse beschreibt die Gängigkeit von Teilen. Allerdings reichen in der Ersatzteil-Logistik 3 Klassen für die Gängigkeit selten aus. Deshalb wird häufig eine zusätzliche Klassifizierung mit 6 Klassen angewandt. Mit den Klassen

• F(ast)
• G(ood)
• M(iddle)
• S(low)
• U(nique)
• W(ithout)

lassen sich Ersatzteil-Disposition und Lagerlogistik optimieren.
In der Kombination können Sie Ihren Fokus weiter schärfen: Was hilft ein einmaliger (Klasse U) extrem hoher Umsatz (Klasse a) für die Zukunft? Vermutlich nichts. So erlauben nicht nur in vertrieblicher Hinsicht die a-Umsatzbringer in der Kombination mit der Häufigkeit des Verkaufs eine zusätzliche Fokussierung. Ein Beispiel von vielen.

Einfach nutzen

Eine einmal eingeführte abc-Klassifizierung erleichtert die Konzentration auf das Kerngeschäft. Weil sie so wichtig ist, bieten einige ERP-System die automatisierte Berechnung an. Mit der anschließenden Buchung in den Materialstamm stehen die Klassen für Auswertungen zur Verfügung.
Natürlich ist die abc-Klassifizierung nicht statisch. Je nach Geschäftsmodell reichen Intervalle von mehreren Monaten für Updates.

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