Im Ersatzteilmanagement als Instrument einsetzen: Die abc-Analyse

Mit einer solchen Einstufung konzentrieren Sie Ihre Prioritäten auf Vorgänge der Klasse a. Durch Speicherung dieser Klasse zum jeweiligen Vorgang können Sie filtern und sortieren. Damit legen Sie schnell Ihren Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge.
Der Hintergrund hierzu bildet das "Pareto-Prinzip". Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto fand heraus, dass mit 20% des Aufwands 80% eines Ergebnisses erzielt werden. Konkret für Ersatzteile bedeutet das: mit 20% der Ersatzteile machen Sie 80% des Umsatzes.

In der obersten Zeile finden Sie der besseren Sichtbarkeit wegen die Zusammenfassungen. So ist einerseits der gesamte Umsatz im laufenden Jahr ausgewiesen. Andererseits finden Sie dort die Anzahl der Ersatzteile, mit denen der Umsatz erzielt wurde. Alle Daten hier sind selbstverständlich fiktiv. Trotzdem handelt es sich um ein gut nutzbares Muster.
Es gibt noch eine eher praktische Einschränkung: Wir eliminieren negative Umsätze. Das können Gutschriften sein, oder Retouren. Wenn Sie diese Werte behalten würden, kämen in der Sortierung die letzten positiven Werte auf über 100%. Allerdings stimmt nach Entfernung der negativen Werte die Gesamtsumme des Umsatzes auch nicht mehr.

Laufende Daten zusammenfassen

In der Spalte "Faktura aggregiert" finden Sie die hochlaufende Summe der Umsätze. Um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen beschreibe ich bewusst den einfachen Weg: In die oberste Zelle wird lediglich der Umsatz des umsatzstärksten Ersatzteils übertragen. Alle Zellen darunter bilden die Summe aus dem Umsatz des jeweiligen Artikels und dem darüber stehenden Wert. Somit ergibt der letzte Wert dieser Spalte genau den Gesamt-Umsatz.
In der Grafik sehen Sie nun eine geradezu klassische Verteilung:

Normieren: es sollen 100% Ersatzteil-Umsatz werden

In der nächsten Spalte "Anteil am Umsatz" ist abzulesen, wie viel vom gesamten Ersatzteil-Umsatz bis zu diesem Teil erreicht wurde. Es verblüfft schon, dass lediglich 12 Ersatzteile 20% des gesamten Umsatzes verantworten. Deshalb müssen Sie alle Anstrengung darauf konzentrieren, dass diese Teile nie zu Fehlteilen werden. Ihre Ersatzteil-Disposition muss diese wenigen Teile daher immer im Fokus behalten.

Genau diese Ersatzteile beherbergen auch das größte Risiko, dass alternative Ersatzteil-Anbieter sie attackieren.

Wenn Sie neue Preise kalkulieren, dann sollten Sie genau diese Ersatzteile sehr genau prüfen. Einzelne Fehler bei genau diesen Teilen können sich erheblich auf Ihren Ersatzteil-Umsatz auswirken.

Und schließlich noch ein Hinweis auf die Gefahren aus der Digitalisierung. Neue Geschäftsmodelle konzentrieren sich oft ausschließlich auf die "Sahne auf der Milch". In dem Fall sind das Ihre A-Teile. Oder Ihre A-Kunden. Denn in diesem Segment ist Ihr bestehendes Geschäftsmodell besonders angreifbar.

Die 12 A-Teile finden Sie in der folgenden Grafik als A-Teile optisch tatsächlich überhaupt nicht wieder:

Die Grafik (und natürlich die Tabelle selbst) untermauern die eingangs gemachte Feststellung. Nur sind es hier nicht etwa 20% der verkauften Ersatzteile, die 80% des Umsatzes ausmachen. In diesem Beispiel reichen gerade einmal 7,4%.
So einfach und schnell Sie die abc-Klassifizierung auch erstellen können, es gibt Randbedingungen. Die abc-Analyse basiert auf der Vergangenheit. Allerdings darf gerade bei Ersatzteilen deren Lebenszyklus nicht untergehen. Neue Teile haben nun einmal keine Vergangenheit. Und können doch wichtig sein. Ähnliches gilt für Ersetzungen. Ersetzte Ersatzteile haben keine Bedeutung mehr. Zumindest die vollständig ersetzten.

Fokussierung auf die wichtigen Ersatzteile

Wie die Grafik sehr schön illustriert, werden viel viel mehr Ersatzteile verkauft, als es für 80% des Umsatzes nötig sind. Genau hier findet sich die Anwendung der abc-Klassifizierung. Einmal eingeführt erlaubt die Klassifizierung die Fokussierung. Erst werden die a-Ersatzteile bearbeitet, dann die b-, und schließlich die c-. Wenn Auswertungen und Bildschirmanzeigen nach Klassen sortiert und gefiltert werden können, ist die halbe Miete bereits gewonnen. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass für C-Teile andere Prozesse gelten. Denn hier wollen Sie keinen Aufwand in die Beschaffung und Lagerung kleiner Mengen stecken.

abc-Analyse mit anderer Klassifizierung ergänzen

Anhand des Ersatzteil-Umsatzes wurde gezeigt, wie sich die abc-Analyse auf den Ersatzteil-Umsatz anwenden lässt.
Gibt es einen Zusammenhang mit der xyz-Analyse?
Die xyz-Analyse beschreibt die Gängigkeit von Teilen. Allerdings reichen in der Ersatzteil-Logistik 3 Klassen für die Gängigkeit selten aus. Deshalb wird häufig eine zusätzliche Klassifizierung mit 6 Klassen angewandt. Mit den Klassen

F(ast)
G(ood)
M(iddle)
S(low)
U(nique)
W(ithout)

lassen sich Ersatzteil-Disposition und Lagerlogistik optimieren.
In der Kombination können Sie Ihren Fokus weiter schärfen: Was hilft ein einmaliger (Klasse U) extrem hoher Umsatz (Klasse a) für die Zukunft? Vermutlich nichts. So erlauben nicht nur in vertrieblicher Hinsicht die a-Umsatzbringer in der Kombination mit der Häufigkeit des Verkaufs eine zusätzliche Schärfung des Blicks. Nur ein Beispiel von vielen.

Einfach nutzen

Eine einmal eingeführte abc-Klassifizierung erleichtert die Konzentration auf das Kerngeschäft. Weil sie so wichtig ist, bieten einige ERP-System die automatisierte Berechnung an. Mit der anschließenden Buchung in den Materialstamm stehen die Klassen für Auswertungen zur Verfügung. Falls Ihr ERP-System dies nicht unterstützt, lässt sich die Methode auch mit Excel schnell anwenden.
Natürlich ist die abc-Klassifizierung nicht statisch. Je nach Geschäftsmodell reichen allerdings Intervalle von mehreren Monaten für Updates.

Sie wollen Transparenz über Ihre Ersatzteile durch abc-Analysen, und vermutlich mehr?

Nutzen Sie doch die Erfahrung eines Experten für den After Sales Service mit viel Erfahrung. Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Denn Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören ebenso zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich sowohl Kunden in der Schweiz, wie in Österreich.

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