Master Data Ersatzteile bei SOP

Master Data von Ersatzteilen bei Neu-Anlauf (SOP)

Master Data von Ersatzteilen bei Neu-Anlauf (SOP)

29. November 2018
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Mit dem Start jeder neuen Maschinen-Serie fallen neue Stammdaten an. Damit lauert auf das Master Data-Management die undankbare Aufgabe der Bereitstellung neuer Stammdaten. Nicht wenige, weil für Einkauf, Verkauf und Logistik. Meist sind parallel noch die vorhandenen Datenbestände für den EOP (End of Production) anzupassen. Dadurch tauchen im Lebenszyklus von Ersatzteilen gleich 2 Herkules-Aufgaben gleichzeitig auf.
Nur durch ein strukturiertes Vorgehen können Sie dann den Überblick bewahren.

Zum Lebenszyklus von Ersatzteilen finden Sie hier weitere Beiträge:


Nicht alle Master Data werden sofort benötigt

Ich sage nicht, Sie sollten die Dinge schleifen lassen. Wie immer im Leben hilft Pareto. Das gilt erst recht, wenn gleichzeitig die Lieferkette für die auslaufenden Serienteile (EOP) neu aufzubauen ist.

Zum Hintergrund: Bei Start of Production (SOP) ist die installierte Basis Null. Damit kann auch kein Bedarf für Ersatzteile existieren.
Das Bild ändert sich erst, wenn

  • eine Erstbevorratung der nächsten Lieferstufe vorgeschrieben ist,
  • Serviceteile für die Wartung erforderlich werden. Speziell mit umsatzträchtigen Kits für die Wartung sollten Sie nicht warten.

Die Ursache ist denkbar einfach. Schließlich werden in den seltensten Fällen Maschinen oder Anlagen vollständig neu entwickelt. Wie die Übersicht zeigt, besteht üblicherweise die Masse an Maschinen aus bekannten Teilen. Außerdem werden etliche Bauteile so gut wie nie verkauft. Beispiele hierfür sind Rahmen-Baugruppen, Schweißteile. Dinge also, die einfach nicht kaputt gehen.

Betrachten wir die folgende Grafik. Dort sehen Sie, wie über etliche Jahre die tatsächlichen Verkäufe mit dem Anlage-Datum der Ersatzteile korrelieren. In dem Fall sind die Verkaufspositionen eines Jahres dargestellt. Lediglich 1 % des Absatzes stammt tatsächlich von brandneuen Ersatzteilen. Selbst die im Vorjahr geborenen Ersatzteile bilden nur 1 % aller Verkaufspositionen.
Aber welche Teile sind es denn? Für welche Teile benötigen Sie vollständige Master Data?


Zunächst gilt es, die niedrig hängenden Früchte zu ernten. Gerade in der allerersten Phase kann das Ersatzteilwesen fast alle Ersatzteile aus der Produktion beziehen. Nicht nur das. Sogar die meisten der zugehörigen Master Data leiten sich aus der Produktion ab.

Materialstämme der Produktion ergänzen

Dabei geht es zunächst darum, das (hoffentlich) bei Start of Production vorliegende Ersatzteilbuch mit den Produktionsstücklisten abzugleichen. Da es meist hektisch zugeht, reichen jeweils vorläufige Fassungen. Demgegenüber würde ein Warten auf endgültige Versionen nur kostbare Zeit verschwenden. Im schlimmsten Fall werden einige Daten unnötigerweise kopiert und gepflegt. Dafür ist der Zeitgewinn enorm.

Wie man für einen klassischen Serienfertiger beispielhaft sieht, sind die meisten Artikel der Produktion für das Ersatzteilwesen nutzbar. Damit können die Aktivitäten starten.


Master Data der Beschaffung kopieren

Ich hatte oben erwähnt, dass gerade in der Anfangszeit die meisten Ersatzteile in der Produktion bestellt werden können. Das setzt jedoch stillschweigend voraus, dass Produktion und Ersatzteilwesen im ERP separate logistische Einheiten sind. Gern sieht die Materialwirtschaft der Produktion solche Bedarfe allerdings nicht. Weil Produktion und Ersatzteilwesen eben doch sehr unterschiedlich disponieren.

Dementsprechend stellt das Master Data Management die Beschaffungsstammdaten nur vorläufig ein. Das setzt allerdings auch voraus, dass ein Intercompany-Pricing vereinbart ist. Um Konflikte mit "der Serie" zu vermeiden, sollte der direkte Bezug von Lieferanten zügig starten.
Diese Lieferanten sind denn auch die Quelle des gerne vergessenen Warenursprungs. Mit etwas Glück ist hier der Serien-Einkauf aktiv.
Bei guter Ausstattung setzt das Master Data Management sogar Kopier-Tools ein. Hier im Bild von SAP. Damit vereinfacht sich die Daten-Anlage ungemein. Allerdings ist auch ein geschickter Download mit anschließender Manipulation und Upload eine beachtliche Erleichterung. Schließlich sprechen wir bei der Anlage bei Start of Production von Massendaten. Die sollten Sie nicht manuell pflegen.


Ersatzteillogistik ab SOP ermöglichen

Auch wenn eine Bevorratung ab Tag 1 wenig sinnvoll ist, sollte die Logistik vorbereitet sein. Damit ist nicht nur eine vorausschauende Bestandsplanung gemeint. Dadurch würde das mittelfristig erwartete Lagervolumen definiert.
Vielmehr ist es sinnvoll, die

  • erwartete Gängigkeiten,
  • Mengen-Cluster für den Nachschub,
  • sowie mögliche Bedarfe für einzelne Lagerzonen

abzuschätzen. Denn neben neuen Ersatzteilen wollen zeitgleich Restmengen aus der Produktion bei EOP übernommen sein. Hinzu kommen Allzeit-Eindeckungen. All' das bindet Ressourcen.

Mit etwas Glück übernimmt das Ersatzteilwesen die meisten Gewichte aus dem CAD-System. Damit bleiben noch die beiden kniffligen Themen

  • Gefahrgut

und

  • Gefahrstoff

für die Stammdatenpflege offen. Da es sich hierbei in der Regel um frühzeitig zu bevorratende Service-Artikel handelt, ist Priorität geboten. Zumal Gefahrstoff-Blätter manchmal länger brauchen. Sonst passiert es Ihnen, dass Sie bei der Erstbevorratung einer Niederlassung Gefahrgüter per Luftfracht verschicken (wollen).
Zu guter Letzt ist die Klassifizierung zu klären. Gerade bei Serien-Anlauf kann die Klassifizierung nach Wert auf Prototypen- oder Einzelstück-Kosten treffen. Gegen fehlerhafte Werte hilft leider nur eine manuelle Kontrolle.
Die Klassifizierung nach Gängigkeit wird zunächst ins Leere greifen. Auch hier helfen nur manuelle Korrekturen. Sonst disponieren Sie während der gesamten Hochlauf-Phase unter, oder besser: hinter, den Bedarfe her.


Vertriebsstammdaten sind mehr als Ersatzteil-Pricing

Die meisten werden bei Vertriebsstammdaten an Preise denken. Das ist zwar richtig, reicht jedoch nicht. Denn selbst bei einem "Export" in ein EU-Land braucht jedes Teil Export-Stammdaten. Immerhin müssen Sie die Bürokratie mit der Intrastat füttern. Ihre Ersatzteilpreise legen Sie am Ende des Prozesses fest. Denn erst dann kennen Sie die relevanten Parameter.
Je nach ERP-System werden Export-Stammdaten womöglich bei Anlage des Kundenauftrags gezogen. Das gilt sogar für das Gewicht. Letzteres bildet natürlich auch die Basis für die Auswahl des Transporteurs sowie eine automatische Fracht-Berechnung. Sofern das Gewicht nicht aus dem CAD kommt, muss ein schlanker Wareneingangsprozess auch die Wiegung sicherstellen.
Hinzu kommt die Warentarifnummer. Je schneller Sie diese ermitteln, desto geringer fällt die Nacharbeit auf Auftragsebene aus. Eigentlich könnte die Konstruktion die Warentarifnummer in die Master Data pflegen. Schließlich sind es vor allem technische Eigenschaften, die eine Tarifierung ausmachen. Aber eigentlich ist das eher selten, dass der technische Bereich hier zuarbeitet. Dann helfen Listen, die über hoffentlich normierte Bezeichnungen eine schnelle Pflege erleichtern.
Wussten Sie übrigens, dass es die Liste der gültigen Warennummern als Sova Leitdatei auch kostenlos beim Statistischen Bundesamt gibt?
Ganz so einfach ist es mit der Dual Use Prüfung leider nicht. Obwohl diese auf der Warentarifnummer aufbaut, ist eine Kontrolle der Zeichnung meist unerlässlich.


Der Blick in die Glaskugel: die Erstbevorratung

Wie oben schon erwähnt, kann es ohne Maschinenpopulation keine Ersatzteilbedarfe geben. Die Notwendigkeit einer Bevorratung findet ihre Begründung in Vorschriften zur Ersteindeckung der nächsten Lieferstufe. Auch Wartung kann anfallen. Und damit Ersatzteil-Bedarfe erzeugen.

Bevorratung von Serviceteilen

Also sind es genau die dafür erforderlichen Ersatz- und Serviceteile, die zu bevorraten sind. Aktuelle Zahlen zur Maschinenpopulation helfen, um die Hochlaufkurve der Maschinen mit Wartungsteilen im Lager abzubilden. Sonst besteht gerade bei steilen Anläufen die Gefahr, mittelfristig unter dem Bedarf zu disponieren. Daher sind gegebenenfalls manuelle Anpassungen notwendig. Die dafür erforderlichen Artikelnummern finden sich in dem hoffentlich vorhandenen Service-Buch.

Erstbevorratung mit "normalen" Ersatzteilen nur bedingt sinnvoll

Wie oben schon gezeigt, bestehen auch Neu-Konstruktionen zum Großteil aus bereits bekannten Teilen. Damit ist eine Minimal-Versorgung gewährleistet.
Da gerade in der Anfangsphase noch konstruktive Details geändert werden, besteht ein hohes Risiko von Verschrottung und Nacharbeit. Um dies auf die Produktion zu beschränken, ist beim Hochlauf der Bezug fast aller Teile aus dem Fertigungslager angesagt.

Erstbevorratung von Ersatzteilen bei SOP auf der Basis der Master Data

Sofern die Datentransparenz bereits besteht, können die Neuteile in Klassen eingeteilt werden. Damit vereinfacht sich die Auswahl für eine Erst-Bevorratung. Eine solche Klassifikation ist allerdings sehr firmenspezifisch. Hier hilft es, die vergangenen Serien-Anläufe zu untersuchen.

Erstbevorratung der nächsten Lieferstufe

Oft sollen mit einer Maschine oder Anlage bestimmte Teile beim Kunden oder der Service-Organisation vorgehalten werden. Viele Firmen der Investitionsgüter-Industrie erstellen daher Erstbevorratungs-Vorschläge. Sinnvollerweise findet dieser Vorschlag den Eingang in das ERP. Denn insbesondere eine entsprechende Stückliste sorgt für Transparenz und Aktualität. Damit wird nicht nur sichergestellt, dass auch tatsächlich alle Master Data der zugehörigen Komponenten existieren. Zusätzlich lassen daraus die Komponenten-Bedarfe für die Erst-Bevorratung erzeugen. Ob aber diese dann als Kit verkauft werden, steht auf einem anderen Blatt.

Spezialfall: Versorgung mit Sonderwerkzeugen

Auch Sonderwerkzeug sollte zu einem frühen Stand an Lager liegen. Allerdings setzt das voraus, dass Sie sie über die Ersatzteilschiene vertreiben. Gerade diese Werkzeuge werden in der Regel früh mit großer Stückzahl beschafft. Denn damit ergänzen Sie vorab den Bestand auf Techniker-Vans. Speziell in diesem Fall ist eine Anpassung von Sicherheitsbeständen nicht erforderlich. Das gilt allerdings nur, wenn auf der Basis der Verbräuche die Master Data der Beschaffung angepasst werden.
Oder eben nicht. Nämlich dann, wenn in einem Schwung alle Techniker mit dem Sonderwerkzeug ausgerüstet werden. Das müssen Sie dann aber umsetzen.


PDF-Download des Beitrags zu Ersatzteilen bei Neu-Anlauf

Diesen Beitrag zum Master Data Management für bei Start of Production (SOP) können Sie kostenlos als pdf herunterladen.


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