Master Data Ersatzteile bei SOP

Master Data von Ersatzteilen bei Neu-Anlauf (SOP)

Master Data von Ersatzteilen bei Neu-Anlauf (SOP)

29. November 2018
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Bei Start-of-Production wird die Qualität der Prozesse festgelegt. Denn jetzt sichert das Master Data Management die zukünftige Aussagefähigkeit des Ersatzteilgeschäfts. Und damit Ertrag und Kundenzufriedenheit.
Allerdings findet in dieser Phase der After Sales Service längst nicht in allen Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus das erforderliche Gehör.

Mit dem Start jeder neuen Maschinen-Serie fallen neue Stammdaten an. Damit lauert auf das Master Data-Management die undankbare Aufgabe der Bereitstellung neuer Stammdaten. Nicht wenige, weil für Einkauf, Verkauf und Logistik. Meist sind parallel noch die vorhandenen Datenbestände für den EOP (End of Production) anzupassen. Dadurch tauchen im Lebenszyklus von Ersatzteilen gleich 2 Herkules-Aufgaben gleichzeitig auf.
Nur durch ein strukturiertes Vorgehen können Sie dann den Überblick bewahren.

Zum Lebenszyklus von Ersatzteilen finden Sie hier weitere Beiträge:


Nicht alle Master Data werden sofort benötigt

Ich sage nicht, Sie sollten die Dinge schleifen lassen. Wie immer im Leben hilft Pareto. Das gilt erst recht, wenn gleichzeitig die Lieferkette für die auslaufenden Serienteile (EOP) neu aufzubauen ist.

Zum Hintergrund: Bei Start of Production (SOP) ist die installierte Basis Null. Damit kann auch kein Bedarf für Ersatzteile existieren.
Das Bild ändert sich erst, wenn

  • eine Erstbevorratung der nächsten Lieferstufe vorgeschrieben ist,
  • Serviceteile für die Wartung erforderlich werden. Speziell mit umsatzträchtigen Kits für die Wartung sollten Sie nicht warten.

Die Ursache ist denkbar einfach. Schließlich werden in den seltensten Fällen Maschinen oder Anlagen vollständig neu entwickelt. Wie die Übersicht zeigt, besteht üblicherweise die Masse an Maschinen aus bekannten Teilen. Außerdem werden etliche Bauteile so gut wie nie verkauft. Beispiele hierfür sind Rahmen-Baugruppen, Schweißteile. Dinge also, die einfach nicht kaputt gehen.

Betrachten wir die folgende Grafik. Dort sehen Sie, wie über etliche Jahre die tatsächlichen Verkäufe mit dem Anlage-Datum der Ersatzteile korrelieren. In dem Fall sind die Verkaufspositionen eines Jahres dargestellt. Lediglich 1 % des Absatzes stammt tatsächlich von brandneuen Ersatzteilen. Selbst die im Vorjahr geborenen Ersatzteile bilden nur 1 % aller Verkaufspositionen.
Aber welche Teile sind es denn? Für welche Teile benötigen Sie vollständige Master Data?

Natürlich können Sie für die weiteren Pflege-Arbeiten auf das Geburtsjahr der Ersatzteile zurückgreifen. Sinnvoll ist das allerdings nicht. Gerade in großen Organisationen kommt es vor, dass die Artikelstämme im Rahmen der Entwicklung angelegt werden. Bis zur Nutzung im After Sales Service vergehen dann eventuell Jahre.
Daher ist es besser, ein separates Kennzeichen in der Klassifizierung zu vergeben. Da Klassen zur Absatz-Häufigkeit noch keine Ergebnisse bringen, bietet sich diese Einteilung an. Als Klassen können Sie z.B. "N" wie "Neu" verwenden.


Zunächst gilt es, die niedrig hängenden Früchte zu ernten. Gerade in der allerersten Phase kann das Ersatzteilwesen fast alle Ersatzteile aus der Produktion beziehen. Nicht nur das. Sogar die meisten der zugehörigen Master Data leiten sich aus der Produktion ab.

Materialstämme der Produktion ergänzen

Dabei geht es zunächst darum, das (hoffentlich) bei Start of Production vorliegende Ersatzteilbuch mit den Produktionsstücklisten abzugleichen. Da es meist hektisch zugeht, reichen jeweils vorläufige Fassungen. Demgegenüber würde ein Warten auf endgültige Versionen nur kostbare Zeit verschwenden. Im schlimmsten Fall werden einige Daten unnötigerweise kopiert und gepflegt. Dafür ist der Zeitgewinn enorm.

Wie man für einen klassischen Serienfertiger beispielhaft sieht, sind die meisten Artikel der Produktion für das Ersatzteilwesen nutzbar. Damit können die Aktivitäten starten.
Mit etwas mehr Aufwand müssen Sie jedoch bei aufgelösten Baugruppen externer Lieferanten rechnen. Denn oft ist die mitgelieferte Dokumentation lückenhaft. Dadurch steigt die Chance, dass Sie Dubletten anlegen. Denn ob Sie diesen "O-Ring" schon haben, oder ob diese "Schraube M6" bereits an Lager liegt, merken Sie womöglich erst im Bedarfsfall. Daher sollte Ihr Einkauf in der Entwicklung bereits klarstellen, dass auch für Baugruppen vollständige Daten geliefert werden.


Master Data der Beschaffung kopieren

Ich hatte oben erwähnt, dass gerade in der Anfangszeit die meisten Ersatzteile in der Produktion bestellt werden können. Das setzt jedoch stillschweigend voraus, dass Produktion und Ersatzteilwesen im ERP separate logistische Einheiten sind. Gern sieht die Materialwirtschaft der Produktion solche Bedarfe allerdings nicht. Weil Produktion und Ersatzteilwesen eben doch sehr unterschiedlich disponieren.

Dementsprechend stellt das Master Data Management die Beschaffungsstammdaten nur vorläufig ein. Das setzt allerdings auch voraus, dass ein Intercompany-Pricing vereinbart ist. Um Konflikte mit "der Serie" zu vermeiden, sollte der direkte Bezug von Lieferanten zügig starten.
Diese Lieferanten sind denn auch die Quelle des gerne vergessenen Warenursprungs. Mit etwas Glück ist hier der Serien-Einkauf aktiv.
Bei guter Ausstattung setzt das Master Data Management sogar Kopier-Tools ein. Hier im Bild von SAP. Damit vereinfacht sich die Daten-Anlage ungemein. Allerdings ist auch ein geschickter Download mit anschließender Manipulation und Upload eine beachtliche Erleichterung. Schließlich sprechen wir bei der Anlage bei Start of Production von Massendaten. Die sollten Sie nicht manuell pflegen.


Ersatzteillogistik ab SOP ermöglichen

Auch wenn eine Bevorratung ab Tag 1 wenig sinnvoll ist, sollte die Logistik vorbereitet sein. Damit ist nicht nur eine vorausschauende Bestandsplanung gemeint. Dadurch würde das mittelfristig erwartete Lagervolumen definiert.

Vielmehr ist es sinnvoll, die

  • erwartete Gängigkeiten,
  • Mengen-Cluster für den Nachschub,
  • sowie mögliche Bedarfe für einzelne Lagerzonen

abzuschätzen. Denn neben neuen Ersatzteilen wollen zeitgleich Restmengen aus der Produktion bei EOP übernommen sein. Hinzu kommen Allzeit-Eindeckungen. All' das bindet Ressourcen.
Mit etwas Glück übernimmt das Ersatzteilwesen die meisten Gewichte aus dem CAD-System. Damit bleiben noch die beiden kniffligen Themen

  • Gefahrgut

und

  • Gefahrstoff

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für die Stammdatenpflege offen. Da es sich hierbei in der Regel um frühzeitig zu bevorratende Service-Artikel handelt, ist Priorität geboten. Zumal Gefahrstoff-Blätter manchmal länger brauchen. Sonst passiert es Ihnen, dass Sie bei der Erstbevorratung einer Niederlassung Gefahrgüter per Luftfracht verschicken (wollen).
Zu guter Letzt ist die Klassifizierung zu klären. Gerade bei Serien-Anlauf kann die Klassifizierung nach Wert auf Prototypen- oder Einzelstück-Kosten treffen. Gegen fehlerhafte Werte hilft leider nur eine manuelle Kontrolle.
Die Klassifizierung nach Gängigkeit wird zunächst ins Leere greifen. Auch hier helfen nur manuelle Korrekturen. Sonst disponieren Sie während der gesamten Hochlauf-Phase unter, oder besser: hinter, den Bedarfe her.


Vertriebsstammdaten sind mehr als Ersatzteil-Pricing

Die meisten werden bei Vertriebsstammdaten an Preise denken. Das ist zwar richtig, reicht jedoch nicht. Denn selbst bei einem "Export" in ein EU-Land braucht jedes Teil Export-Stammdaten. Immerhin müssen Sie die Bürokratie mit der Intrastat füttern. Ihre Ersatzteilpreise legen Sie am Ende des Prozesses fest. Denn erst dann kennen Sie die relevanten Parameter.
Je nach ERP-System werden Export-Stammdaten womöglich bei Anlage des Kundenauftrags gezogen. Das gilt sogar für das Gewicht. Letzteres bildet natürlich auch die Basis für die Auswahl des Transporteurs sowie eine automatische Fracht-Berechnung. Sofern das Gewicht nicht aus dem CAD kommt, muss ein schlanker Wareneingangsprozess auch die Wiegung sicherstellen.
Hinzu kommt die Warentarifnummer. Je schneller Sie diese ermitteln, desto geringer fällt die Nacharbeit auf Auftragsebene aus. Eigentlich könnte die Konstruktion die Warentarifnummer in die Master Data pflegen. Schließlich sind es vor allem technische Eigenschaften, die eine Tarifierung ausmachen. Aber eigentlich ist das eher selten, dass der technische Bereich hier zuarbeitet. Dann helfen Listen, die über hoffentlich normierte Bezeichnungen eine schnelle Pflege erleichtern.
Wussten Sie übrigens, dass es die Liste der gültigen Warennummern als Sova Leitdatei auch kostenlos beim Statistischen Bundesamt gibt?
Ganz so einfach ist es mit der Dual Use Prüfung leider nicht. Obwohl diese auf der Warentarifnummer aufbaut, ist eine Kontrolle der Zeichnung meist unerlässlich.


Die Erstbevorratung gleicht einem Blick in die Glaskugel

Mit Stammdaten alleine ist es nicht getan. Die Ersatzteillogistik muss sich auch um erste Bestände kümmern. Diese sehen entlang der Lieferkette für Ersatzteile durchaus unterschiedlich aus. Daher finden Sie zur Erstbevorratung bei Neuanlauf einen separaten Beitrag hier im Blog.


PDF-Download des Beitrags zu Ersatzteilen bei Neu-Anlauf (newsletterfrei)

Diesen Beitrag zum Master Data Management für bei Start of Production (SOP) können Sie kostenlos als pdf herunterladen.


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Denn meine Managementberatung für den Maschinenbau kann ich Sie bei der Einführung von Master Data-Prozessen und deren Optimierung unterstützen. Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Denn Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören ebenso zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich sowohl Kunden in der Schweiz, wie in Österreich.

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