Duplikate und Dubletten bei Ersatzteilen

5 Ansätze, Dubletten bei Ersatzteilen zu reduzieren

5 Ansätze, Dubletten bei Ersatzteilen zu reduzieren

14. Juli 2019
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Die Stammdaten-Qualität von Ersatzteilen ist überall ein Thema. Und zwar ein Dauerthema.
Dubletten stehen für eines der Übel: der gleiche Artikel liegt 2x am Lager, wird 2x beschafft, oder ist nicht verfügbar, obwohl er unter einer anderen Materialnummer im Bestand steht. Doch mit einigen handfesten Methoden nähern Sie sich einer Lösung.

Daten im ERP oder PLM sammeln und als Massendaten auswerten

Natürlich macht es wenig Sinn, auf gut Glück im Lager nach Dubletten zu suchen. Obwohl auch Ihre Mitarbeiter im Ersatzteillager manchmal ganz gute Hinweise geben können ...
Tatsächlich ist es allerdings wesentlich einfacher, wenn Sie bei der Dublettensuche mit EDV-Daten anfangen. Das setzt jedoch voraus, dass Ihre Artikel-Stammdaten gepflegt sind.
Dabei ist die Datenqualität Ausgangs- und Endpunkt der Suche nach Dubletten gleichermaßen. Denn mit der systematischen Arbeit an den Artikelstammdaten wächst einerseits die Chance, dass Sie fündig werden. Andererseits steigt mit der Massendaten-Pflege auch Ihre Data Quality.

Diesen oft iterativen Prozess können Sie allerdings in den seltensten Fällen im ERP-System selbst pflegen. Daher benötigen Sie effiziente Wege des Downloads und es Uploads von Daten:

  • Filtern,
  • Sortieren,
  • Daten-Anpassungen,
  • Ergänzungen

Sie interessieren sich für die verbesserung der Qualität von Materialstammdaten von Ersatzteilen?
Weitere und vor allem neue Beiträge können Sie ganz einfach in der Seitenleiste suchen. Individuell mit Ihren eigenen Suchbegriffen oder über die Kategorie-Suche, zum Beispiel mit "Stammdaten-Qualität ausbauen".

erledigen Sie daher besser in Excel. Allerdings erlebe ich immer wieder, dass kaum aussagefähige Daten-Extrakte existieren. Und wenn sie existieren, generieren sie oft keine konsistenten Daten. Auch mit dem Upload betreten regelmäßig After Sales Organisationen Neuland.
Daher steht die Schaffung einer tragfähigen Datenbasis am Anfang eines Projekts.


Je besser die Stammdaten-Qualität, desto mehr Treffer

Keine Ersatzteil-Tagung ohne das leidige Thema Stammdaten. Offensichtlich singen nicht viele das hohe Lied der Durchgängigkeit bei der Artikelstamm-Pflege. Damit ist einerseits Datenkonsistenz gemeint. Jedoch geht es noch viel mehr um die Vollständigkeit der Materialstämme. Die pure logistische Funktion im ERP-System ist eben nicht genug. Gute Stammdaten helfen, um die Potenziale im After Sales herauszukitzeln. Ein durchgängiges Master Data Management erlaubt infolgedessen nicht nur eine hohe Prozess-Qualität. Das alleine ist es schon wert. Durch Eliminierung von Dubletten können Sie durchaus auch beachtliche finanzielle Vorteile angreifen.
Denn einmal gefunden können Sie (möglicherweise)

Damit ist die Elimierung von Gleichteilen sozusagen das Schweizer Taschenmesser unter den Methoden zur Datenpflege.
Sie müssen auch nicht alle Ersatzteile auf einmal anpacken. Hier hilft Pareto. Starten Sie mit gängigen Teilen. Diese finden Sie mit wenig Aufwand durch eine automatisierbare Klassifizierung. Es reicht sogar die XYZ-Klassifizierung. Oder Sie pflegen Artikel im Bestand. Wenn die ersten Erfolge sichtbar werden, macht es sogar Spaß. Denn dann steigen Ihre Chancen auf Mitarbeit aus anderen Bereichen.

Sonderfall: freie Reparatur-Werkstätten und Wartungs-Spezialisten

Alle Formen der freien Händler (Landmaschinen-Handel, freier Automarkt) haben mit einer besonderen Herausforderung zu kämpfen. Deren Teiledienst verarbeiten in der Werkstatt praktisch keine Serie, dafür aber unterschiedlichste Hersteller. Kein Hersteller benennt seine Ersatzteile wie der andere. Um zumindest den Hauch einer Chance zu haben, müssen Bezeichnungen daher bearbeitet werden.

Was tun mit Dubletten?

Einmal gefunden, drängt sich für Gleichteile die Ersetzung geradezu auf. Normalerweise ersetzt das gängige Ersatzteil das wenige gängige. Damit reduzieren Sie das Risiko, durch den Anstieg der Bedarfe letztlich Fehlteile zu generieren. Mitunter übernimmt eine Ersetzungs-Logik die Übertragung der historischen Bedarfe. Dadurch sollte die Disposition eigentlich funktionieren. Bevor Sie jedoch solche Fakten schaffen sollte zumindest jemand die beiden Artikel einmal nebeneinander gesehen haben.
Preislich ist es darüber hinaus durchaus interessant, den höheren der beiden Preise zu nutzen. Schließlich wird er ja bisher im Markt akzeptiert.
Außerdem müssen Sie die Regeln in der Lieferkette festlegen. Denn Retouren mit dem ersetzten Teil soll es nicht mehr geben. Und hoffentlich arbeitet Ihre Entwicklung mit aktuellen Materialstämmen. Sonst wird mit ersetzten Teilen ein neues Produkt konstruiert. Das soll es geben ...
Ganz am Anfang aller Überlegungen zu Dubletten muss jedoch deren Vermeidung stehen. Neben der Entwicklung als Quelle des Übels kommt in den letzten Jahren die Zentralisierung hinzu. Ehemals selbstständige Unternehmen werden gekauft. Dann muss deren Datenbestand übernommen werden. In dem Fall bietet sich meist ein weites Feld für die Vermeidung von Gleichteilen.


1. Durch Bezeichnungen Dubletten finden

Gut gepflegte Bezeichnungen sind eine tragende Säule für die Suche nach Gleichteilen. Das setzt allerdings voraus, dass Sie Benennungen von Ersatzteilen normieren. Dieses Herangehen hilft natürlich nicht nur bei Duplikaten. Auch Übersetzungen für das internationale Geschäft gestalten sich so deutlich einfacher. Der Weg führt damit weg von Abkürzungen nach Belieben. Diese Abkürzungen sind oft historisch entstanden, weil die entsprechenden Felder (noch) nicht zur Verfügung standen.

Ich habe es mir leicht gemacht. Denn mit der Verwendung von Normteilen ist das Prinzip normierter Bezeichnungen schnell einsichtig. Prinzipiell funktioniert eine Sortierung nach Bezeichnung allerdings auch für Fenster oder Halter oder auch Pumpen. Nur sollte in solchen Fällen die Bezeichnung auf das unbedingt Notwendige beschränkt bleiben. Dann bleiben immer noch die Abkürzungen, Leerzeichen und Tippfehler. Diese sind allerdings in Excel super schnell

  • erkennbar,
  • anzupassen,
  • zu systematisieren.

Dabei gibt es ganz einfache Tricks. So finden Sie bei der Schraubenlänge ein Leerzeichen für alle Schrauben unter 100 mm. Dadurch lassen sich die Schrauben der Länge nach sortieren.

Jenseits echter Dubletten: funktionale Ersetzungen

Im Bild oben sehen Sie auch 2 Gleichteile, die nicht zu 100% identisch sind. Nur eine der beiden Schrauben ist rostfrei. Erkennbar ist das am nachfolgenden "SS" in der Bezeichnung für Stainless Steel. Sofern die Festigkeit der rostfreien Schraube ausreicht, kann diese problemlos das rostende Exemplar ersetzen. Allerdings sollten Sie solche funktionalen Ersetzungen mit Ihrer Entwicklung abstimmen. Sogar, wenn es nur um unterschiedlich verzinkte Versionen der gleichen Schraube geht. Gelb verzinkt ist eben nicht blau verzinkt.
Im Beispiel oben erreichen Sie durch die Ersetzung der rostenden Schraube durch ein rostfreies Exemplar sogar noch einen Neben-Effekt: zukünftig wird niemand mehr aus Versehen eine rostende Schraube im feuchten Umfeld einsetzen.


2. Dubletten durch die Klassifikation aufspüren

Genau genommen sind wir im Kern einer modernen Artikel-Verwaltung angekommen. Eine Klassifikation dient genau der systematischen Suche im Materialbestand. In großen Organisationen mit einem professionellen Master Data Management werden nicht die Klassen gepflegt. Auch die Merkmale werden passend dazu angelegt. Und sogar gefüllt. Damit haben Sie eine ideale Basis für die Suche nach Duplikaten. Wenn genau diese Voraussetzungen vorliegen. Das allerdings ist durchgängig allenfalls in einzelnen Branchen gegeben.


3. Auch die Zolltarifnummer hilft bei der Dubletten-Suche

Eigentlich entspricht der Aufbau der Zolltarifnummern einer eigenständigen Klassifikation. Eingestanden, der Langtext ist gelegentlich schon ziemlich sperrig. Aber wenn Sie ohnehin exportieren oder importieren hat vermutlich schon jemand den HTS-Code gepflegt. Damit sollte zumindest ein Transfer in eine Klassifikation möglich sein.
Anders herum können Sie natürlich bei dieser Gelegenheit die Qualität Ihrer Zolltarifnummern kontrollieren. Ein Mindestmaß an Datenkonsistenz sollte vorhanden sein.


4. Was steht im Ersatzteilbuch?

Heute werden immer mehr Maschinen aus zugekauften Baugruppen montiert. Damit befinden OEMs sich in der gleichen Situation wie Instandhalter. Zur Verfügung stehen dann nämlich meist nur die Information aus den Ersatzteil-Büchern. Dummerweise wurden früher selbst diese Daten nicht vollständig übernommen. Daher kann ein Blick in die Original-Unterlagen durchaus lohnen. Denn selbst die Einordnung in Kapitel hilft gelegentlich, um die nächste Stufe in der Klassifikation zu nehmen. Außerdem finden sich gelegentlich auch Zusatztexte und Ersetzungen, die die Aufnahme in Ihr ERP lohnen.


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5. Wie helfen die Lieferanten-Daten bei der Suche nach Dubletten?

Die Stammdaten der Beschaffung spielen nicht nur für die Disposition eine Rolle. Sie können eben auch für die Suche nach Dubletten genutzt werden. Das setzt allerdings voraus, dass sie verfügbar sind. Denn nicht selten finden sich die relevanten Informationen nicht in den dafür vorgesehenen Feldern. Stattdessen wurden und werden Langtexte genutzt. Damit ist ein systematischer Zugriff darauf zunächst erschwert. Deshalb kann es Sin machen, hier zunächst aufzuräumen. Mindestens die Artikelnummer des Lieferanten sollte zugreifbar sein, ohne suchen zu müssen.
Im Bild unten sehen Sie die gleiche Artikelnummer desselben Lieferanten zwei Mal.
Ein letzter Hinweis noch. Auch Ihre Lieferanten ersetzen deren Artikel. Eine regelmäßige Pflege dieser Ersetzungen hilft auch Ihnen bei der Eliminierung Ihrer Gleichteile.

In der Auflistung oben sehen Sie noch eine weitere Anwendung. Gerade in internationalen Organisationen werden auch lokal Artikel angelegt. Dabei können die dortigen Einkaufsorganisationen auch lokal sourcen. So kann es durchaus passieren, dass die ausländische Tochter Ihres deutschen Lieferanten eben auch liefert. Und zwar mit deren internationalen Materialnummer. Nur haben Ihre Kollegen für ein eigentlich bereits vorhandenes Ersatzteil eine neue Nummer angelegt.


Noch ein letzter Tipp: Hands-on im Ersatzteillager Hinweise sammeln

Manchmal ist es ganz einfach. Ihr Lieferant liefert Ihnen ausgezeichnete Stammdaten frei Haus, nämlich in Form von Verpackungen. Gerade bei reiner Handelsware verpacken Lieferanten nicht immer um. Möglicherweise finden sich auf den Ersatzteilen auch noch Aufkleber mit den Original-Daten des Herstellers. Da Sie ein eigenes Branding Ihrer Ersatzteile durchführen, kann Ihnen so etwas nicht passieren. Oder doch?
Die so erhaltenen Daten müssen Sie allerdings dann auch erfassen. Damit stehen sie Ihnen nicht nur für die Dublettensuche zur Verfügung. Sie können außerdem direkt beim Hersteller anfragen. Oder Sie prüfen im Internet, ob sich nicht noch günstigere Preise finden. Damit treten Sie vor dem nächsten Kauf an Ihren Lieferanten heran. Dann haben Sie zwar keine Dublette gefunden, aber doch etwas für Ihr Ergebnis getan.


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Ersatzteile bieten gerade durch die oft lange Historie reichlich Ansatzpunkte für Duplikate.

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Denn als erfahrener Unternehmensberater für den Maschinenbau kann ich Sie bei der Einführung von Stammdaten-Prozessen und der Optimierung Ihrer Master Data unterstützen. Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Denn Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören ebenso zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich sowohl Kunden in der Schweiz, wie in Österreich.

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