Stammdatenpflege bei Ersatzteilen

5 Tipps für die Stammdatenpflege bei Ersatzteilen

Trotz Ersatzteil-Flut elegante Stammdatenpflege

Wie umsetzen?

Stammdatenpflege für Ersatzteile ist undankbar. Die Serienproduktion fertigt immer nur den aktuellen Stand eines Produkts. Die Montage setzt Maschinen aus möglichst wenigen Baugruppen zusammen. Demgegenüber muss das Ersatzteilwesen die Historie im Griff haben. Zusätzlich werden Baugruppen aufgelöst in einzelne Teile. Damit fallen für Verkauf, Lagerung und Beschaffung viel mehr Artikelstämme an. Und diese Ersatzteil-Stammdaten gilt es zu pflegen. Selbst dann, wenn sie gerade nicht gebraucht werden. Eine typische Klassifizierung auf der Ebene zentraler After Sales Organisationen zeigt, dass 40 % aller in 12 Monaten verkauften Artikel nur ein einziges Mal laufen. Damit stellt die Stammdatenpflege eine Herausforderung für das Ersatzteil-Management dar.

1. Daten-Qualität heben

Die meisten Unternehmen des Maschinenbaus blicken auf eine lange Tradition zurück. Aber selbst junge Unternehmen in neuen und virulenten Märkten verfügen schnell über einen ansehnlichen Fundus an Teilen für den After Market. Damit lassen sich Gruppen ähnlicher Teile oft erst im Nachhinein erkennen. Einmal definiert bilden diese dann das Rückgrat von Warengruppen. So zusammengefasst gelingt auch eine Normierung von Bezeichnungen. Damit legen Sie zugleich die Basis für in sich stimmige Preise. Bei Varianten-Teilen können Sie Verkaufspreise aus ähnlichen Varianten ableiten. Dafür müssen Sie nicht schon bei der Produkt-Entstehung alle Details kennen. Analoges gilt für Zoll-Daten, wie

  • Herkunft,
  • Warentarif,
  • Dual Use.

Auch sie sind häufig identisch für Teile der selben Warengruppe.

Ein schlanker IT-Prozess weist im Wareneingang auf fehlende Gewichte hin. Fotos der Ersatzteile, ebenfalls im Wareneingang geschossen, ergänzen die Dokumentation. So wächst die Qualität Ihrer Ersatzteil-Stammdaten kontinuierlich.

Wie lässt sich nun die Qualität selbst, und natürlich deren Steigerung, messen?

Bevor wir diese Frage beantworten, sollen wenigstens die 3 gängigen Fehler bei den Stammdaten genannt sein, nämlich

  • fehlende Daten,
  • zu viele Datensätze (Dubletten),
  • falsche Daten.

Jede dieser Fehlerarten verlangt nach einem anderen Ansatz bei der Behebung. Mit dem andersartigen Herangehen sind zwingend andere Qualitätsmessungen verbunden. Nur, wenn es einfachst gelingt, Stammdaten in Form von Listen auszuwerten, werden daraus sinnvollen Informationen zum Pflegezustand entstehen.
Die Anteile der gepflegten After Sales Artikel an allen sind wichtige Kennzahlen. Diese kpi können Sie weiter herunterbrechen in die verschiedenen Bereiche

  • Beschaffung,
  • Bepreisung,
  • Lagerlogistik,
  • Export.

Werden diese kpi zusätzlich auf der Basis der Gängigkeit abgebildet, lebt der Pareto-Gedanke. Hierbei ermittelt ein automatisierter Prozess die Gängigkeit und hinterlegt sie im System.

Alles in allem eine Herausforderung für Ihr Stammdatenmanagement.


2. Daten-Quantität ausbauen

Natürlich macht Pareto Sinn. Die perfekte Stammdatenpflege für Ersatzteile, die nie verkauft werden, war im Nachhinein vergebliche Liebesmüh'. Doch was wird im After Sales verkauft, was nicht?

Grundsätzlich sollte gelten, dass das, was der Kunde im Ersatzteilbuch sieht, auch in der Supply Chain abgebildet ist. Indem das Ersatzteilbuch aus dem ERP generiert wird, lässt sich eine hohe Zahl an Ersatzteilen sicherstellen. Zusätzlich gelingt so eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Ersatzteilbüchern auf Basis der Stammdaten des ERP.
Jetzt erst kommt der Pareto-Ansatz zum Tragen. In vielen Fällen lohnt eine Bepreisung aller Artikel von Stunde 1 an nicht. Erst recht sind damit nicht alle Artikel im Lager. Was gepflegt, aber nicht gebraucht wird, kostet nur unnötig. Immerhin ist damit eine gute Basis geschaffen, um im Falle des Falles auch das exotische Teil zügig durchpflegen zu können. Die sinnvollste Stammdatenpflege gehört den A-Teilen, ganz im Sinne der ABC-Analyse.


3. Daten-Konsistenz sicherstellen

Man sagt, viele Köche verderben den Brei. Ganz ähnlich ist es mit der Stammdatenpflege. Nur geht es hier weniger um die beteiligten Akteure. Vielmehr spielt hier die Zahl der IT-Systeme zur Datenhaltung die Hauptrolle. Je größer die Zahl der Quellen für Stammdaten, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eigentlich identische Inhalte voneinander abweichen.

Abhilfe schaffen Sie hier durch eine klare Hierarchie der Datenpflege durch Schnittstellen zwischen den Systemen:

  1. Quelle der meisten Teile ist in den meisten Fällen die Entwicklung, häufig mit einem PDM-System
  2. der After Sales steuert Informationen zu Service-Teilen, Zubehören, Verbrauchs-Artikeln, Werkzeugen usw. bei
  3. das Warenwirtschaftssystem verwaltet die Masse aller Parameter
  4. Lagerverwaltungs-Systeme greifen auf Maße und Gewichte zu, die zwar die Entwicklung erzeugt, die allerdings erst im Ersatzteillager zur Anwendung kommen
  5. das elektronische Ersatzteilbuch kombiniert Zeichnungen und Stücklisten aus dem ERP-System
  6. Kataloge fußen ebenfalls auf den Daten des ERP-Systems. Langtexte und Fotos finden ihren Platz in den meisten ERP-Systemen.

4. Daten automatisiert pflegen

Die Nutzung von Schnittstellen ist der erste Schritt für eine automatisierte Stammdatenpflege. Dies sichert die Konsistenz zwischen Systemen. Darüber hinaus steigt ganz einfach die Zahl derer, die Daten pflegen. Damit kennen wir den wohl wichtigste Hebel im Master-Data-Management:

"Viele Hände - schnelles Ende"

Fast ebenso wichtig ist die Automatisierung betriebswirtschaftlicher Informationen. Bereits erwähnt wurde die Gängigkeit (häufig auch als XYZ bekannt). Auch ohne manuelles Zutun können Sie sie berechnen und im ERP buchen. Auch die Segmentierung nach Wert hilft für etliche Anwendungen, zum Beispiel die Bestandsplanung.
Ähnlich sieht es aus, wenn Sie im Ersatzteillager z.B. maximale Behälter-Füllmengen ermitteln. Hierzu können Sie die aktuelle Ist-Mengen nutzen: Übersteigt eine aktuelle Menge den bisherigen Maximal-Wert, so lassen Sie einfach die aktuelle Menge als neuen Maximal-Wert buchen.


5. Neuteile kontinuierlich umfassend pflegen

Es ist eines, einen großen Datenbestand im Nachhinein aufzuräumen. Durch

  • Filterung und Sortierung,
  • Nutzung bereits gepflegter Parameter

machen Sie Strukturen sichtbar. Und damit können Sie sie pflegen. Aber auch die täglich anfallenden Materialien wollen zumindest mit einem Grundgerüst vetreten sein. Für den täglichen Bedarf helfen Vorlagen, zum Beispiel Muster-Artikel. Zusätzlich können Sie sich die Arbeit vereinfachen, wenn Sie Programme zum Kopieren verwenden. Darüber hinaus helfen Tabellen, damit Sie aus definierten Bausteinen nur die zulässigen wählen.
Alle genannten Arbeitsschritte halten Sie sinnvollerweise in Arbeits- und Verfahrensanweisungen fest.

Wie eilig ist die sofortige Stammdatenpflege?

Mit Start of Production als Teil des Lebenszyklus eines Ersatzteils werden nur in den seltensten Fällen auch sofort Kunden beliefert. Durch die geringe Maschinenpopulation kann es gar keine Nachfrage geben. Gerade durch den Versuch, Gleichteile einzusetzen, beugt die Entwicklung dem vor. So dominieren alte Ersatzteile den Absatz. Die umfassende Pflege können Sie durch Bündelung effizienter gestalten.
Es sei denn, die neue Serie ist fehlerhaft. Dann geht es allerdings nicht primär um Transparenz in den Stammdaten. Damit rückt die Versorgung des Ersatzteilmarkts in den Vordergrund. Aber das ist ein ganz anderes Thema


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