Zentralisierung von Ersatzteillägern

Ersatzteillogistik nach Zukauf zentralisieren

Wie viel zentrale Ersatzteillogistik macht Sinn?

Ihre Organisation ist durch Zukäufe gewachsen? Hierdurch ist das Ersatztteilwesen dezentral aufgestellt? Damit versorgt jedes Werk immer noch "seine" Kunden, obwohl die doch längst einen Mix aller Endprodukte im Einsatz haben? Dann ist ein Ersatzteilmanagement gefragt, das durch Zentralisierung

  • die Sicht der Kunden einnimmt,
  • Potenziale zu harten Einsparungen macht,
  • die Qualität von Prozessen durch Zentralisierung auf eine neue Stufe hebt,

aber auch

  • die Vorteile dezentraler Beschaffung zu nutzen weiß.

Brücke von alt nach neu: Berater unterstützt bei Zentralisierung des Ersatzteilwesens
Eines ist klar: die Verlagerung von Verantwortung aus den dezentralen Einheiten wird nicht ohne Widerstand ablaufen. Um so wichtiger ist eine saubere Vorbereitung eines solchen Schritts, aber eben auch die Einbeziehung aller Beteiligten schon in einem frühen Stadium eines solchen Projekts.


Ein gut geplantes Projekt als Basis für Zentralisierung

Jeder der erforderlichen Schritte ist für sich komplex genug. Um hier die Übersicht zu behalten, bedarf es der Planung als Projekt.  Dies gilt ganz besonders, wenn ein bisheriger Standort in der Folge geschlossen werden soll. Schließlich ist dann der Endtermin bereits gesetzt. Je nach Anzahl der Beteiligten und der Komplexität der einzelnen Themen sind in einen solchen Plan etliche Meilensteine einzubauen. Indem diese Meilensteine SMARTE Ziele beschreiben, können Sie in einem formalisierten Prozess den Fortschritt des Projekts klar messen. Und natürlich auch kommunizieren. Schon in einer frühen Phase verschickte Einladungen helfen zudem, die Zusammenarbeit zu sichern.

Hier ein Beispiel für eine (erste) Planung:

Muster Projektplan für Zentralisierung des Ersatzteilwesens durch Berater


Zentralisierung der Organisation

Wie sehr Ihre Kunden "ihren" Ansprechpartner zu schätzen wissen, bleibt im Einzelfall zu klären. Wenn jedoch mit der Zentralisierung nicht nur der persönliche Draht zum Kunden verschwindet, sondern auch die Kompetenz in der

  • Auftragsabwicklung, und speziell im grenzüberschreitenden Verkehr,
  • Kenntnis des Einsatzes der Ersatzteile,
  • schnellen Beschaffung jenseits "des Dienstweges",

wirkt dies für Kunden geradezu wie eine Einladung zur Beschaffung bei Piraten. Daher sind Ersatzteil-Planer in herstellenden Werken auch bei einer zentralisierten Organisation häufig anzutreffen. Wenn es darüber hinaus gelingt, ehemals dezentrale Auftragsabwickler in die Organisation nach Zentralisierung einzubinden, sind wichtige Schritte für Kontinuität getan. Je früher Verantwortung für Führung in einer solchen Matrix angenommen wird, desto wahrscheinlicher wird der Erfolg.

Meist ergibt sich mit einer Zentralisierung der Beschaffung auch die Chance, die bisher verteilten Zuständigkeiten für einen Lieferanten zusammen zu fassen. Diese Chance geht Hand in Hand mit persönlichen Reibungspunkten. An dieser Stelle darf das Change Management nicht versagen. Letztlich hängt Ihre Verfügbarkeit davon ab.


Zentralisierung der Stammdaten

Stammdaten sind immer wieder der Flaschenhals einer effektiven und schnellen Versorgung mit Ersatzteilen. Daher spielen sie gerade bei einer Zentralisierung die ausschlaggebende Rolle. Gerade, weil häufig nicht alle Daten aus Datenbanken der abgebenden Organisation gezogen werden können, ist der gekonnte Umgang mit exotischen Formaten an Daten ein Muss. So kann es durchaus vorkommen, dass Daten von Papier übernommen werden müssen. Dies kann bei Massendaten, wie zum Beispiel bei Ersatzteil-Büchern, manuell nicht bewerkstelligt werden. Software zur Texterkennung kann dann ein erster Schritt sein.

Zentralisierung des Ersatzteilwesens erfordert Prüfung der Datenkonsistenz, Berater hilft

Jeder Schritt der Daten-Migration erfordert die Prüfung der Daten-Konsistenz

Letztlich handelt es sich um eine Migration. Daher ist auch der Einsatz von Tools wie bei einer Migration angebracht, sowohl auf der abgebenden wie auf der empfangenden Seite.

das SAP Copy Tool hilft bei der Zentralisierung von Ersatzteil-Organisationen

Migrationstools, hier von SAP, helfen bei der Stammdaten-Aufbereitung. In diesem Fall werden Einkaufsdaten von einer Einkaufsorganisation in eine andere kopiert

Zu glauben, Stammdaten ließen sich später im laufenden Geschäft sukzessive aufbauen, ist nicht selten der erste Schritt zum Scheitern.

Umschlüsselungen, Neu-Gruppierungen, Zuordnung zu Klassen, Anwendung der zentralen Ersatzteil-Bepreisung wollen vom Tag 1 an den reibungslosen Betrieb sicherstellen. Wobei eine Vergabe neuer Nummern für Ersatzteile mitten in einem Verlagerungsprojekt die Komplexität massiv steigern kann. So weit, dass sie Sprengkraft für das gesamte Projekt birgt. Stattdessen bietet es sich an, zum Beispiel über Präfixe alte Nummern einfach lesbar in neue zu überführen.


Zentralisierung des Bestands

Um vorhandene Distributionskanäle nutzen zu können, macht es Sinn, die Bestände im Zentrallager zusammenzuführen. Abweichungen hiervon können sein

  • physische Restriktionen (Teile zu groß/zu schwer oder nur unter speziellen Bedingungen zu lagern),
  • vollständig ungängige Ersatzteile,
  • ein sehr hoher Anteil an Ersatzteilen, die unmittelbar aus der Produktion geliefert werden müssen.

Können die Lagerleichen dezentral bleiben, lassen sich erhebliche Kosten sparen. Genau das ist zu prüfen, wenn der bisherige Standort ohnehin weiter betrieben werden soll, und auch Lager-Möglichkeiten verbleiben. Dies gilt um so mehr, wenn das zentrale Ersatzteillager durch einen Dienstleister betrieben wird. Damit geht die Anforderung einher, einen schlanken Prozess der Benachschubung definiert zu haben. Auch die Regel für dauerhafte Intercompany Preisregeln sollten vorab klar sein.

Weil die eigentliche Umlagerung kritisch für die kontinuierliche und zeitnahe Belieferung von Kunden ist, ist eine schriftliche Detailplanung geradezu Pflicht.  Betriebswirtschaftliche Eckpunkte (Transferpreis. Transportkosten, Übertragung von Wertberichtigungen) können lange vorab geklärt werden. Damit stehen sie der Übertragung der Bestände nicht mehr im Weg.

Trotzdem bleibt mehr als genug Regelungsbedarf, wie

  • Verpackung und Beschriftung der Ersatzteile,
  • Reihenfolge der umzulagernden Ersatzteile,
  • Umgang mit Bestandsdifferenzen,
  • Datenerfassung bei Verpackung (Fotos, Gewicht, Maße),
  • Umgang mit Qualitätsmängeln,

und natürlich

  • die Personalplanung.
Zentralisierung von Ersatzteillägern mit Berater-Unterstützung

Gewachsene Lager-Organisationen erzeugen zu planenden Mehraufwand bei der Zentralisierung

Zusätzlich muss gerade bei sich länger hinziehenden Umzügen klar sein, wie Aufträge trotzdem kundenfreundlich beliefert werden können. Mechanismen für einen Auftragssplit oder auch eine Abweichung von der Verlagerungs-Reihenfolge können und müssen allen Beteiligten klar sein. Schließlich spielt es für Kunden sehr wohl eine Rolle, ob die Zollabwicklung beim Export klappt. Und auch zusätzliche Transportkosten durch Teil-Aufträge zu Lasten von Kunden lassen sich durch Regelungen im Vorfeld vermeiden.


Sie können diesen Beitrag zur Zentralisierung des Ersatzteilwesens hier kostenlos herunterladen.


Sie wollen Ihre Ersatzteillogistik zentralisieren und suchen einen erfahrenen Projektmanager?

Melden Sie sich jetzt bei mir per Kontaktformular oder


Diplom-Ingenieur

Andreas E. Noll

Am Hang 12
61476 Kronberg

"Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wieder"-Ivan Blatter



top