Zentralisierung von Ersatzteillägern

Ersatzteillogistik nach Zukauf zentralisieren

Ihre Organisation ist durch Zukäufe gewachsen? Hierdurch ist das Ersatzteilwesen dezentral aufgestellt? Damit versorgt jedes Werk immer noch "seine" Kunden, obwohl die doch längst einen Mix aller Endprodukte im Einsatz haben?

  • die Sicht der Kunden einnimmt,
  • Potenziale zu harten Einsparungen hebt,
  • die Qualität von Prozessen durch Zentralisierung auf eine neue Stufe hebt,

aber auch

  • die Vorteile dezentraler Beschaffung zu nutzen weiß.

Sie sehen hier einen von mehreren Beiträgen zur Optimierung der Ersatzteillogistik.
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Nach Übernahmen steht die Zentralisierung des Ersatzteilwesens als Brückenschlag an

Wie viel zentrale Ersatzteillogistik macht Sinn?

Eines ist klar: die Verlagerung von Verantwortung aus den dezentralen Einheiten wird nicht ohne Widerstand ablaufen. Um so wichtiger ist eine saubere Vorbereitung eines solchen Schritts, aber eben auch die Einbeziehung aller Beteiligten schon in einem frühen Stadium eines solchen Projekts.


Ein gut geplantes Projekt als Basis für Zentralisierung

Jeder der erforderlichen Schritte ist für sich komplex genug. Um hier die Übersicht zu behalten, bedarf es der Planung als Projekt.  Dies gilt ganz besonders, wenn ein bisheriger Standort in der Folge geschlossen werden soll. Schließlich ist dann der Endtermin bereits gesetzt. Je nach Anzahl der Beteiligten und der Komplexität der einzelnen Themen sind in einen solchen Plan etliche Meilensteine einzubauen. Indem diese Meilensteine SMARTE Ziele beschreiben, können Sie in einem formalisierten Prozess den Fortschritt des Projekts klar messen. Und natürlich auch kommunizieren. Schon in einer frühen Phase verschickte Einladungen helfen zudem, die Zusammenarbeit zu sichern.

Hier ein Beispiel für eine (erste) Planung:

Muster Projektplan für Zentralisierung des Ersatzteilwesens durch Berater


Zentralisierung der Organisation

Wie sehr Ihre Kunden "ihren" Ansprechpartner zu schätzen wissen, bleibt im Einzelfall zu klären. Wenn jedoch mit der Zentralisierung nicht nur der persönliche Draht zum Kunden verschwindet, sondern auch die Kompetenz in der

  • Auftragsabwicklung, und speziell im grenzüberschreitenden Verkehr,
  • Kenntnis des Einsatzes der Ersatzteile,
  • schnellen Beschaffung jenseits "des Dienstweges",

wirkt dies für Kunden geradezu wie eine Einladung zur Beschaffung bei alternativen Ersatzteil-Anbietern. Daher sind Ersatzteil-Planer in herstellenden Werken auch bei einer zentralisierten Organisation häufig anzutreffen. Wenn es darüber hinaus gelingt, ehemals dezentrale Auftragsabwickler in die Organisation nach Zentralisierung einzubinden, sind wichtige Schritte für Kontinuität getan. Je früher Verantwortung für Führung in einer solchen Matrix angenommen wird, desto wahrscheinlicher wird der Erfolg.

Meist ergibt sich mit einer Zentralisierung der Beschaffung auch die Chance, die bisher verteilten Zuständigkeiten für einen Lieferanten zusammen zu fassen. Diese Chance geht Hand in Hand mit der Reduzierung persönlicher Reibungspunkte durch bisher überlappende Kompetenzen.
An dieser Stelle darf das Change Management nicht versagen. Letztlich hängt Ihre Verfügbarkeit davon ab. Letztlich vereinfacht eine zentrale Organisation eine Bestandsoptimierung drastisch.


Zentralisierung der Stammdaten

Stammdaten sind immer wieder der Flaschenhals einer effektiven und schnellen Versorgung mit Ersatzteilen. Daher spielen sie gerade bei einer Zentralisierung die ausschlaggebende Rolle. 

Zentralisierung des Ersatzteilwesens erfordert Prüfung der Datenkonsistenz, Berater hilft

Gerade, weil häufig nicht alle Daten aus Datenbanken der abgebenden Organisation gezogen werden können, ist der gekonnte Umgang mit exotischen Formaten an Daten ein Muss. So kann es durchaus vorkommen, dass Daten von Papier übernommen werden müssen. Dies kann bei Massendaten, wie zum Beispiel bei Ersatzteil-Büchern, manuell nicht bewerkstelligt werden. Software zur Texterkennung kann dann ein erster Schritt sein.

Migrationstools, hier von SAP, helfen bei der Stammdaten-Aufbereitung. In diesem Fall werden Einkaufsdaten von einer Einkaufsorganisation in eine andere kopiert

Letztlich handelt es sich um eine Migration. Daher ist auch der Einsatz von Tools wie bei einer Migration angebracht, sowohl auf der abgebenden wie auf der empfangenden Seite.

Zu glauben, Stammdaten ließen sich später im laufenden Geschäft sukzessive aufbauen, ist nicht selten der erste Schritt zum Scheitern.
Umschlüsselungen, Neu-Gruppierungen, Zuordnung zu Klassen, Anwendung der zentralen Ersatzteil-Bepreisung wollen vom Tag 1 an den reibungslosen Betrieb sicherstellen. Wobei eine Vergabe neuer Nummern für Ersatzteile mitten in einem Verlagerungsprojekt die Komplexität massiv steigern kann. So weit, dass sie Sprengkraft für das gesamte Projekt birgt. Stattdessen bietet es sich an, zum Beispiel über Präfixe alte Nummern einfach lesbar in neue zu überführen.
Allerdings sollten Sie schon in einer frühen Phase eines solchen Projekts auf die Vermeidung von Dubletten achten. Das sollte zumindest die Zentralisierung des Ersatzteil-Bestands vereinfachen.


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Zentralisierung des Bestands

Um vorhandene Distributionskanäle nutzen zu können, macht es Sinn, die Bestände im Zentrallager zusammenzuführen. Abweichungen hiervon können sein

  • physische Restriktionen (Teile zu groß/zu schwer oder nur unter speziellen Bedingungen zu lagern),
  • vollständig ungängige Ersatzteile,
  • ein sehr hoher Anteil an Ersatzteilen, die unmittelbar aus der Produktion geliefert werden müssen.

Können die Lagerleichen dezentral bleiben, lassen sich erhebliche Kosten sparen. Genau das ist zu prüfen, wenn der bisherige Standort ohnehin weiter betrieben werden soll, und auch Lager-Möglichkeiten verbleiben. Dies gilt um so mehr, wenn das zentrale Ersatzteillager durch einen Dienstleister betrieben wird. Damit geht die Anforderung einher, einen schlanken Prozess der Benachschubung definiert zu haben. Auch die Regel für dauerhafte Intercompany Preisregeln sollten vorab klar sein.
Weil die eigentliche Umlagerung kritisch für die kontinuierliche und zeitnahe Belieferung von Kunden ist, ist eine schriftliche Detailplanung geradezu Pflicht. Betriebswirtschaftliche Eckpunkte (Transferpreis. Transportkosten, Übertragung von Wertberichtigungen) können lange vorab geklärt werden. Damit stehen sie der Übertragung der Bestände nicht mehr im Weg.

Trotzdem bleibt mehr als genug Regelungsbedarf, wie

  • Verpackung und Beschriftung der Ersatzteile,
  • Reihenfolge der umzulagernden Ersatzteile,
  • Umgang mit Bestandsdifferenzen,
  • Datenerfassung bei Verpackung (Fotos, Gewicht, Maße),
  • Umgang mit Qualitätsmängeln,

und natürlich

Gewachsene Lager-Organisationen erzeugen zu planenden Mehraufwand bei der Zentralisierung

Zusätzlich muss gerade bei sich länger hinziehenden Umzügen klar sein, wie Aufträge trotzdem kundenfreundlich beliefert werden können. Mechanismen für einen Auftragssplit oder auch eine Abweichung von der Verlagerungs-Reihenfolge können und müssen allen Beteiligten klar sein. Schließlich spielt es für Kunden sehr wohl eine Rolle, ob die Zollabwicklung beim Export klappt. Und auch zusätzliche Transportkosten durch Teil-Aufträge zu Lasten von Kunden lassen sich durch Regelungen im Vorfeld vermeiden.


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Diplom-Ingenieur

Andreas E. Noll

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