Ihre Organisation ist durch Zukäufe gewachsen? Hierdurch ist das Ersatzteilwesen dezentral aufgestellt?

Damit versorgt jedes Werk immer noch "seine" Kunden, obwohl die doch längst einen Mix aller Endprodukte im Einsatz haben?

Zusammenlegung von Ersatzteillägern ist ein Aspekt einer Zentralisierung

Dann ist ein Ersatzteilmanagement gefragt, das durch Zentralisierung

• die Sicht der Kunden einnimmt,
• Potenziale zu harten Einsparungen hebt,
• die Qualität von Prozessen durch Zentralisierung auf eine neue Stufe hebt,

aber auch

• die Vorteile dezentraler Beschaffung zu nutzen weiß.

Wie viel zentrale Ersatzteillogistik macht Sinn?

Eines ist klar:

die Verlagerung von Verantwortung aus den dezentralen Einheiten wird nicht ohne Widerstand ablaufen. Um so wichtiger ist eine saubere Vorbereitung eines solchen Schritts. Aber eben auch die Einbeziehung aller Beteiligten schon in einem frühen Stadium eines solchen Projekts.

Ein gut geplantes Projekt als Basis für Zentralisierung

Jeder der erforderlichen Schritte ist für sich komplex genug. Um hier die Übersicht zu behalten, bedarf es der Planung als Projekt.  Dies gilt ganz besonders, wenn ein bisheriger Standort in der Folge geschlossen werden soll. Schließlich ist dann der Endtermin bereits gesetzt. Je nach Anzahl der Beteiligten und der Komplexität der einzelnen Themen sind in einen solchen Plan etliche Meilensteine einzubauen. Indem diese Meilensteine SMARTE Ziele beschreiben, können Sie in einem formalisierten Prozess den Fortschritt des Projekts klar messen. Und natürlich auch kommunizieren. Schon in einer frühen Phase verschickte Einladungen helfen zudem, die Zusammenarbeit zu sichern.

Hier ein Beispiel für eine (erste) Planung:

Zentralisierung der Organisation

Wie sehr Ihre Kunden "ihren" Ansprechpartner zu schätzen wissen, bleibt im Einzelfall zu klären. Wenn jedoch mit der Zentralisierung nicht nur der persönliche Draht zum Kunden verschwindet, sondern auch die Kompetenz in der

• Auftragsabwicklung, und speziell im grenzüberschreitenden Verkehr,
• Kenntnis des Einsatzes der Ersatzteile,
• schnellen Beschaffung jenseits "des Dienstweges",

wirkt dies für Kunden geradezu wie eine Einladung zur Beschaffung bei alternativen Ersatzteil-Anbietern.

Daher sind Ersatzteil-Planer in herstellenden Werken auch bei einer zentralisierten Organisation häufig anzutreffen. Trotzdem muss es Ihnen gelingten ehemals dezentrale Auftragsabwickler in die Organisation nach Zentralisierung einzubinden. Damit sind wichtige Schritte für Kontinuität getan. Je früher Sie Verantwortung für Führung in einer solchen Matrix annehmen, desto wahrscheinlicher wird Ihr Erfolg. Und den brauchen Sie, denn Sie wollen Ihre Ersatzteillogistik ja weiterentwickeln.

Meist ergibt sich mit einer Zentralisierung der Beschaffung auch die Chance, die bisher verteilten Zuständigkeiten für einen Lieferanten zusammenzufassen. Diese Chance geht Hand in Hand mit der Reduzierung persönlicher Reibungspunkte durch bisher überlappende Kompetenzen.

An dieser Stelle darf das Change Management nicht versagen. Letztlich hängt Ihre Verfügbarkeit davon ab. Außerdem vereinfacht eine zentrale Organisation eine Bestandsoptimierung drastisch.

Zentralisierung der Stammdaten

Stammdaten sind immer wieder der Flaschenhals einer effektiven und schnellen Versorgung mit Ersatzteilen. Daher spielen sie gerade bei einer Zentralisierung die ausschlaggebende Rolle.

Weil häufig nicht alle Daten aus Datenbanken der abgebenden Organisation gezogen werden können, ist der gekonnte Umgang mit exotischen Formaten an Daten ein Muss. So kann es durchaus vorkommen, dass Daten von Papier übernommen werden müssen. Dies können Sie auch bei Massendaten, wie zum Beispiel bei Ersatzteil-Büchern, manuell nicht bewerkstelligen. Software zur Texterkennung kann dann Ihr erster Schritt sein.

Letztlich handelt es sich um eine Migration. Daher ist auch der Einsatz von Tools wie bei einer Migration angebracht. Das gilt sowohl auf der abgebenden wie auf der empfangenden Seite.

Zu glauben, Stammdaten ließen sich später im laufenden Geschäft sukzessive aufbauen, ist nicht selten der erste Schritt zum Scheitern.

Umschlüsselungen, Neu-Gruppierungen, Zuordnung zu Klassen, Anwendung der zentralen Ersatzteil-Bepreisung wollen vom Tag 1 an den reibungslosen Betrieb sicherstellen. Wobei eine Vergabe neuer Nummern für Ersatzteile mitten in einem Verlagerungsprojekt die Komplexität massiv steigert. So weit, dass sie Sprengkraft für das gesamte Projekt birgt. Stattdessen bietet es sich an, zum Beispiel über Präfixe alte Nummern einfach lesbar in neue zu überführen.

Allerdings sollten Sie schon in einer frühen Phase eines solchen Projekts auf die Vermeidung von Dubletten achten. Das sollte zumindest die Zentralisierung des Ersatzteil-Bestands vereinfachen.

Zentralisierung des Bestands

Um vorhandene Distributionskanäle nutzen zu können, macht es Sinn, die Bestände im Zentrallager zusammenzuführen. Hierbei wird ausreichende Lagerkapazität im neuen Zentrallager vorausgesetzt. Das sollten Sie aber vorab im Detail prüfen.

Verzicht auf eine Verlagerung können insbesondere begündet sein durch

• physische Restriktionen (Teile zu groß/zu schwer oder nur unter speziellen Bedingungen zu lagern),
• vollständig ungängige Ersatzteile, die zum Beispiel in einem virtuellen Ersatzteillager geführt werden,
• ein sehr hoher Anteil an Ersatzteilen, die unmittelbar aus der Produktion geliefert werden müssen.

Können die Lagerleichen in einem Ersatzteil-Pool bleiben, lassen sich erhebliche Kosten sparen. Genau das ist zu prüfen, wenn der bisherige Standort ohnehin weiter betrieben werden soll. Wenn auch noch lokale Lager-Möglichkeiten verbleiben, vereinfacht das Ihre Entscheidung.

Vorsicht ist erst recht geboten, wenn das zentrale Ersatzteillager durch einen Kontraktlogistiker betrieben wird. Dann kostet jeder Stellplatz jeden Monat.

Mit der Zentralisierung geht die Anforderung einher, einen schlanken Prozess der Benachschubung zu definieren. Auch die Regeln für dauerhafte Intercompany Preisregeln sollten vorab klar sein.

Die eigentliche Umlagerung ist kritisch für die kontinuierliche und zeitnahe Belieferung von Kunden. Daher ist eine schriftliche Detailplanung geradezu Pflicht. Betriebswirtschaftliche Eckpunkte (Transferpreis, Transportkosten, Übertragung von Wertberichtigungen) können lange vorab geklärt werden. Damit stehen sie der Übertragung der Bestände nicht mehr im Weg.

Trotzdem bleibt mehr als genug Regelungsbedarf, wie

• Verpackung und Beschriftung (Barcode) der Ersatzteile,
• Reihenfolge der umzulagernden Ersatzteile,
• Umgang mit Bestandsdifferenzen,
• Erfassung der Stammdaten bei Verpackung (Fotos, Gewicht, Maße),
• Umgang mit Qualitätsmängeln,

und natürlich

• die Personalplanung.

Kunden auch während des Umzugs gut bedienen

Zusätzlich müssen Sie gerade bei sich länger hinziehenden Lager-Umzügen regeln, wie Aufträge trotzdem kundenfreundlich beliefert werden können. Mechanismen für einen Auftragssplit oder auch eine Abweichung von der Verlagerungs-Reihenfolge können und müssen allen Beteiligten klar sein. Schließlich spielt es für Kunden sehr wohl eine Rolle, ob die Zollabwicklung beim Export klappt. Und auch zusätzliche Transportkosten durch Teil-Aufträge zu Lasten von Kunden lassen sich durch Ihre Regelungen im Vorfeld vermeiden.