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Personaleinsatz im Ersatzteillager planen

Personaleinsatz im Ersatzteillager planen

10. Oktober 2018
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Mit Vorhersage-Modellen den Personaleinsatz planen

Ein Auftragsrückstand bei der Auslieferung von Ersatzteilen hat oft viele Ursachen. Dieser ist nicht nur der ausgezeichneten Konjunktur geschuldet. Denn diese erschwert eine Bevorratung zur Sicherstellung der geforderten hohen Verfügbarkeit. Zusätzliche Lieferung-Engpässe lassen oft den Eindruck entstehen, dass es Verbesserungsbedarf bei der Ressourcenplanung gibt.
Eine hilfreiche Maßnahme besteht darin, eine Planung der Personalkapazität im Ersatzteillager aufzubauen. So kann verhindert werden, dass zusätzlich zu externen Faktoren auch interne Defizite eine reibungslose Belieferung von Kunden und Technikern behindern.


Ausgangslage: Personal-Angebot und Arbeitslast schwanken

Die hohe Kunst im After Sales besteht darin, Kundenwünsche unmittelbar zu befriedigen. Denn ein Maschinenstillstand kann und darf nicht auf Ersatzteile warten. Hierdurch ist das Geschäft schlecht planbar. Denn sowohl die Nachfrage nach Teilen wie auch das Angebot an Personal schwankt von Tag zu Tag.
Trotzdem müssen Sie diese Schwankungen nicht dem Zufall überlassen. Denn Sie können den Personaleinsatz in einem gewissen Rahmen durchaus aktiv planen. Zusätzlich Flexibilität bringen zum Beispiel Arbeitszeitmodelle. Und schließlich geht es um Führung, die Mitarbeitern bei Rückstand das Gefühl von Dringlichkeit vermittelt.
Ein zielgerichteter Personaleinsatz setzt allerdings voraus, dass Sie Transparenz über Arbeitslast und Personal-Angebot schaffen.

Saisonale Schwankungsbreite

Wenig verwunderlich ist die Nachfrage nach Ersatzteilen nicht jeden Monat konstant. Die "klassische" Saisonalität ergibt sich insbesondere aus

  • Ferien in den Sommer-Monaten,
  • einer Pause ab Weihnachten,
  • einer gesteigerten Nachfrage zu Jahresbeginn.

Hinzu kommen Einflüsse aus regionalen Schwerpunkten (keine "Sommerferien" auf der Süd-Halbkugel in Juli/August). Zusätzlich können Branchen-Einflüsse Auswirkungen auf die Saisonalität haben. So schließen sehr große Werke gerade in den Sommer-Monaten, um Anlagen zu warten. Dann steigt deren Ersatzteil-Bedarf.

Tägliche Variation nachgefragten Lieferleistung

Neben diesen Makro-Effekten existieren auch tagesspezifische Schwankungen. Zu nennen sind hier insbesondere

  • Feiertage, und dabei meist besonders die deutschen,
  • Brückentage,
  • Werksschließungen.

Wohlgemerkt, wie sprechen hier über die Tage, die Einfluss auf das Bestellverhalten haben. So ist es in einer internationalen Organisation mit einem Schwerpunkt in Frankreich sehr wohl zu merken, wann Feiertage sind. Typische Vertreter sind der 8. Mai und der 14. Juli. Dann kommen aus Frankreich keine Aufträge herein.

Die bisher genannten Effekte auf die Ersatzteil-Bedarfe sind in der Regel aus der Vergangenheit mit hinreichender Genauigkeit planbar. Außerdem sind sie weitgehend statisch.
Selbstverständlich gibt es darüber hinaus Schwankungen, für die es keine Chance zur Vorschau gibt.


Analyse der Planbarkeit des Personaleinsatzes

Der Aufbau einer Personalplanung für ein Ersatzteillager hängt von einer Fülle von Einflussgrößen ab. Zu nennen sind insbesondere

  • der Personal-Bestand und dessen Aufteilung,
  • der Krankenstand, geplant mit eigener Saisonalität,
  • Urlaube und Sonderurlaube,
  • Zahl der zu leistenden Stunden der Mitarbeiter,
  • Voll- und Teilzeit,
  • andere Zeiten der Mitarbeiter ohne produktive Leistung (z.B. Betriebsversammlungen),
  • Zahl und Umfang der Arbeitsschichten.

Alle hierbei schwankenden Größen sind ebenfalls mit wenig Aufwand planbar. Ihre Urlaubsplanung bedarf nur weniger zusätzlicher Elemente, um das tägliche Angebot an Arbeitskraft lange im voraus zu ermitteln.


Der Personaleinsatz stellt nur eine Stellgröße für ein komplexes Lager dar. Da die Ersatzteillogistik in vielen Unternehmen in der Vergangenheit lediglich ein "Haben wir auch" war, bergen die modernen Kunden-Anforderungen erhebliche Sprengkraft. Erst die Ausrichtung an Benchmarks kommt den Kundenerwartungen entgegen. Hier hilft der Blick von außen.
Dabei muss externe Beratung und Benchmarking nicht bei der Personalplanung stehen bleiben. Zuviel eingesetztes Personal bleibt zu viel. Dabei ist es egal, wie gut geplant wird. Die Qualität Ihrer Prozesse hat nicht nur auf den Personalbedarf Einfluss. Auch Durchlaufzeit und Fehlerquote leiden unter ungenügenden Abläufen.


Von der Planung des Personaleinsatzes in die Umsetzung

Nachdem der Kapazitätsbedarf und das Personal-Angebot bekannt ist, können Sie diese täglich gegenüberstellen. Eine solche Gegenüberstellung können Sie selbst in Excel aufbauen. Gerade weil Datenerhebung und -verarbeitung sowie die Datenpräsentation so einfach sind, kann der Personaleinsatz auf Shopfloor-Ebene geplant werden. Hierdurch werden Personallücken und -überhänge sichtbar. Damit werden Schichtführer in die Lage versetzt, flexibel mit Urlaubs-Anfragen umzugehen. Dies ist besonders im Umfeld von Feiertagen vorteilhaft. Auch der Einsatz von Leihkräften lässt sich planen.
Wird in der Umsetzung Wert darauf gelegt, das Daten-Modell hinreichend flexibel zu gestalten, können jederzeit Änderungen einfließen. Zusätzlich sollten zukünftige Anpassungen durch Mitarbeiter im Ersatzteillager ermöglicht werden.

Die

  • steuernden Elemente,
  • der zu verwendende Kalender,
  • die Ressourcen

sollten jeweils getrennt erfasst werden können. Hierdurch können Sie eine bessere Nutzerführung erreichen. Damit reduzieren Sie Erfassungsfehler. Um den Aufwand in der operativen Pflege zu begrenzen, greifen Sie weitgehend auf vorhandene Daten zurück. Das kann schon die Urlaubsplanung sein.
Auch das CI sollte in die optische Gestaltung einfließen. So können Sie auch gegenüber Management und Betriebsrat Akzeptanz und Vertrauen schaffen.
Welchen Wert eine solche Planung auch für große Organisationen hat verdeutlich ein Hackathon von Geodis. Der Logistik-Dienstleister schrieb 2018 einen Wettbewerb aus, um Bedarfe besser planen zu können. Weiter geht es um die Abstimmung der Personalplanung mit eben diesen Bedarfen.


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