Excel im Ersatzteilmanagement

Wie viel Excel verträgt Ihr Ersatzteilwesen?

Wie viel Excel verträgt Ihr Ersatzteilwesen?

27. November 2019
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Excel gilt als eierlegende Wollmilchsau unter den weit verbreiteten Programmen. Und, tatsächlich, mit Excel lassen sich recht komplexe Zusammenhänge abbilden, auch im Ersatzteilmanagement. Nicht alles ist sinnvoll. Außerdem gibt es für so ziemlich jede Anwendung eine "bessere", weil professionelle, Lösung.

Trotzdem können Sie mit Excel schnell und oft unkompliziert Ihr Ersatzteilwesen nach vorne bringen.

Excel dort einsetzen, wo es Sinn macht

Natürlich könnte man ein ERP-System mit Excel abbilden. Der Nachbau von Tabellen und die Verknüpfung sind einfach machbar. So ließen sich im Ersatzteilmanagement Bestände verwalten. Bei der Gelegenheit ließen sich auch aufwändige Pflege-Prozesse für Stammdaten extrem schlank umgehen. Doch wie funktioniert dann eine Verknüpfung mit der Buchhaltung? Oder mit dem Einkauf?
Allerdings wird damit auch klar: Revisionssicher wird so ein Ansatz wohl kaum.

Und dann wäre da noch die Benutzung durch mehrere Bediener. Einer nach dem anderen klappt.
Doch mehrere gleichzeitig?
Damit ist aber auch durch diese Restriktion ein möglicher Einsatz umrissen. Wenn nur ein Mitarbeiter mit der Anwendung arbeitet, könnte es gehen.

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Zum Beispiel mit "kpi".


Grenzen von Excel im operativen Einsatz

Sie können Excel als Datenbank nutzen. Das geht ganz einfach. Excel bietet auch Möglichkeiten, Fehleingaben (fast) zu vermeiden. Und so können Sie eine Bestandsverwaltung für Ersatzteile aufbauen. Durch die Trennung von Eingaben (Ein- und Auslagerungen) lassen sich Buchungsfolgen nachvollziehen. Dadurch könnten sogar versehentlich gelöschte Zeilen vermieden werden.
Doch spätestens, wenn Sie protokollieren wollen, was wann durch wen geändert wurde, wird es schwierig. Bei entsprechenden Makro-Kenntnissen könnte selbst das gelingen. Allerdings verlassen Sie jetzt den Bereich einfacher Anwendungen.
Da ist es doch besser, gleich auf vorhandene Lagerverwaltungen zugreifen zu können. Diese sind als Cloud basierte Anwendungen bei kleinen Umfängen sogar kostenlos.

Lücken im Funktionsumfang von ERP und Lagerverwaltung füllen

Es gibt keine Software, die alle Wünsche erfüllt. Manche dieser Wünsche oder Anforderungen können Sie mit Excel füllen. Für ein Ersatzteillager kann das die operative Personaleinsatzplanung sein. Das können aber auch Prognosen sein über

Hierbei stehen nicht die Auswertungen im Vordergrund, sondern die Abbildung von Annahmen in kpi.


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Sogar für die Kommunikation nutzen?

Auch 2020 sind nur ein Bruchteil aller Unternehmen durch EDI-Schnittstellen miteinander verbunden. Selbst in Konzernen sind kleine Vertriebsgesellschaften oft nur dürftig an die zentrale Ersatzteil-Organisation angebunden. Mit Excel gibt es zumindest ein Format, das den leichten Austausch von Stammdaten ermöglicht. Aber auch Preislisten für Kunden, Ersetzungen, Materialstammdaten aller Art werden nicht selten als XLXS bereitgestellt. Hier zahlt sich der geübte Download von Daten aus dem ERP aus.
Eine nur selten genutzte Anwendung ist die Erstellung von Ersatzteil-Katalogen durch Excel. Als Austausch-Format können Sie immerhin auch Bilder integrieren.
Keine besonders glückliche Konstellation. Dafür aber mit minimalem Aufwand umsetzbar.
Der große Vorteil:
Text-Elemente und Zahlen (Preise !) können über erneuten Download sehr einfach auf neuen Stand gebracht werden.


Excel im Rahmen der Aufbereitung von Stammdaten nutzen

Häufig befinden sich die Stammdaten von Ersatzteilen in einem desolaten Zustand. Weil es sich um abertausende handelt traut sich niemand heran. Letztlich liegt es daran, dass manuelle Eingaben mit Konsistenz-Prüfungen ewig dauern. Bis man dann einen Effekt sieht ...
Doch mittels des Downloads von Daten und dem Import in Excel können Sie auch sehr großen Datensätze (bis in den 6-stelligen Bereich) zügig durcharbeiten. Dabei kann ein Datenauszug bei den meisten ERP-Programmen sogar im Standard erfolgen. In diesem Fall müssen Sie Tabellen manchmal noch verknüpfen. Was aber auch kein ernsthaftes Problem sein sollte.
Das anschließende Filtern und Sortieren funktioniert in Excel ausgesprochen einfach. Selbst Bestandteile in Texten und kombinierte Abfragen stellen kein Problem dar. Auch die Verdichtung von Daten mit anschließender Klassifizierung je Artikel oder Kunde sind einfach darstellbar. Typische Vertreter sind ABC- und XYZ-Klassen.
Jetzt fehlt eigentlich nur noch Copy-and-Paste. Damit können Sie hunderte von Einträgen in einer Operation korrigieren. Allerdings können Sie so auch hunderte von Datensätzen falsch kennzeichnen.

Ähnlich, wenn auch meist deutlich komplizierter, sind Neukalkulationen von Preisen. Das können Preislisten an externe Kunden sein. Aber das können auch die Intercompany-Preise sein, wenn ein entsprechendes Regelwerk klar ist. Sinn macht dies selbst dann, wenn Software zur Preisfindung (zum Beispiel Syncron oder Vendavo) eingesetzt wird. Denn dadurch können Sie die dort vorgeschlagenen Schritte zumindest nachvollziehen.
Für den nächsten logischen Schritt, den Upload zurück in das jeweilige System, sind Kenntnisse der Datenstruktur hilfreich. Diese Kenntnisse sollten im Zweifel allerdings bei der Anwendungsbetreuung vorhanden sein.

Dateninhalte zwischen Organisationseinheiten übertragen

Manchmal geht es darum, zum Beispiel von einem Werk zu einem anderen Daten zu transferieren. Die Daten sind dann möglicherweise nicht exakt gleich. Aber wenigstens sollte ein Regelwerk existieren, mit dem aus A ein B wird. Selbst, wenn das nur unter bestimmten Bedingungen zutrifft, können Sie so Ihre Einträge steuern.
Typische Beispiele hierfür sind beispielsweise Feste Lieferanten. Wenn Sie bei Start-of-Production (SOP) die Stammdaten der Beschaffung aus dem Produktionswerk kopieren wollen, werden die Lieferanten nicht immer passen. Denn bei Eigenfertigung wird der Lieferant in aller Regel das produzierende Werk sein. Oder aber Ihr Kleinteile-Lieferant ist ein anderer als der der Produktion. Eben weil Sie vorverpackte Ware erhalten wollen. Dann wird auch der Einkaufspreis ein anderer sein.
Aber auch der Transfer von Stammdaten zu Kunden ist ein typischer Anwendungsfall für die Nutzung von Excel. Wenn Sie dann noch so ein anwenderfreundliches Portal wie Velux einsetzen, freuen sich auch Ihre Kunden.

Iteratives Vorgehen

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Daher müssen Sie Ihre Stammdaten auch nicht auf einen Schlag vollständig optimieren. Manchmal hilft Pareto. Die ersten 20 % gepflegter Daten bringen 80 % des Ersatzteilmanagements nach vorne. Und nicht selten setzt damit ein Lerneffekt ein. Jetzt werden im Tagesgeschäft Strukturen merkbar. Dann kann es passieren, dass zum Beispiel Klassifikationen in Warengruppen zunächst zu grob sind. Oder zu fein. Als nächstes hilft ein neuer Anlauf mit frischen Daten. Mit diesem Ansatz optimieren Sie dann nicht nur die ersten 20 %, sondern ergänzen die bereits gepflegten Daten.
Ein derartiger Ansatz hilft Ihnen einerseits kurzfristig. Andererseits erlaubt dieses Vorgehen die Nutzung kurzer freier Zeiten.


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Auswertungen: die Domäne von Excel im Ersatzteilmanagement

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Und Excel verhilft uns zu solchen Bildern. Denn eine nackte Zahl sagt zunächst wenig aus. Erst im Zusammenhang

  • mit früheren Zahlen,
  • erwarteten Ergebnissen,
  • im Kontext ähnlicher Ergebnisse

wird aus dieser Zahl eine nützliche Information. Die klassischen Darstellungen sind daher

  • Zeitreihen,
  • vergleichende Säulendiagramme,
  • Kuchen-Diagramme.

Nur gelegentlich werden die zugrunde liegenden Daten bereits so aufbereitet, wie sie gebraucht werden. Daher müssen Sie solche Daten oft nachbereiten, bevor Sie sie in Grafiken einbauen. Ein typischer Vertreter einer solchen Nachbereitung ist der Ausschluss bestimmter Daten. Da wird es dann mit der Voll-Automatisierung kompliziert.


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Daneben steht die Daten-Verdichtung. Tausende an Einzel-Umsätzen werden verdichtet zum Monats-Umsatz. Damit schaffen Sie die Basis für ein aussagefähiges Vertriebscontrolling (diese Zahlen sollten aber unbedingt zum Umsatz aus dem Finanz-Controlling passen).
Damit das schlank erfolgt, werden gerne Templates benutzt. Auf der einen Seite "kippen" Sie die extrahierten Tabellen hinein. Auf der anderen Seite kommt eine fertig formatierte Grafik heraus. Excel bietet über "Eigene Vorlagen" alle Möglichkeiten dazu. Durch die Benutzung des Corporate Design als Design-Vorlage in Office sieht das Ganze dann auch gleich schick aus.
Bleibt die Frage:
Wie kommen Sie an die Excel-Kenntnisse? Den wohl besten deutschsprachigen Youtube-Kanal zu Excel bietet Andreas Thehos. Wenn Sie statt dessen lieber ein wenig zahlen möchten, können Sie auch auf Udemy zugreifen.


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    Diplom-Ingenieur

    Andreas E. Noll

    Am Hang 12
    61476 Kronberg

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    About Diplom-Ing. Andreas E. Noll

    Diplom-Ingenieur für Maschinenbau an der Unversität Dortmund. Leiter Logistik bei DE-STA-CO Metallerzeugnisse. Inhouse Berater für Logistik bei der Linde AG. Head of Warehousing Service Parts bei der KION GmbH (Still und Linde). Head of Spare Parts Service bei der AMMANN Schweiz (weltweit). Parts Manager EMEA bei Crown Gabelstapler
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