Bestandsentwicklung von Ersatzteilen planen

Bestandsentwicklung planen

Bestand quo vadis

Wie konsequent planen Sie Ihre Logistik-Infrastruktur?

In einer Zeit immer ausgeprägterer Orientierung der Produktentwicklung an Kundenwünschen erleben wir eine stetige Zunahme an Endprodukten. Darüber hinaus bieten Maschinenbau-Unternehmen ständig neu hinzukommende Variationen an. Ist es schon eine Herausforderung, mit den Ersatzteil-Stammdaten auf der Höhe der Zeit zu bleiben, so erfordert die Planung Ihrer Infrastruktur (Lagerflächen, Stellplätze, Fördertechnik, usw.) einiges an Grips und Arbeit. Dabei geht es nicht nur um einen weit in die Zukunft reichenden Horizont. Sondern es geht auch um eine intensive Abstimmung mit internen und/oder externen Stakeholdern. So

  • verlangen viele Unternehmen eine mittelfristige Investitionsplanung,
  • muss sich die Bau-Abteilung mit der Kommune schon vor konkreten Planungen abstimmen,
  • wüsste Ihr Kontrakt-Logistiker gerne, auf welche Anforderungen er sich einstellen muss.

Die Planung der Bestandsentwicklung ist hierfür eine wesentliche Grundlage.

Vor dem Hintergrund hoher Vorlaufzeiten ist es verblüffend, wie viele Unternehmen mangels Bestandscontrolling erst bei quasi überlaufenden Ersatzteillägern reagieren. Oft gezwungenermaßen. Selbstverständlich helfen aktiv steuernde Dispositionsverfahren, den Umfang an Obsoleszenz zu reduzieren. Und Überreichweiten im Zaum zu halten. Doch spätestens bei Anmietung eines externen Lagers (für Ladenhüter) stellt sich die Frage, wie die Zukunft der Bestände wohl aussehen mag.

Eine solche Bestandsplanung für Ersatzteilläger besteht im Wesentlichen aus 4 Elementen:

  • der Planung neu entwickelter Endprodukte,
  • der Ableitung der sich daraus ergebenden neuer Ersatzteile,
  • der Abschätzung einer Hochlaufkurve zu lagernder Ersatzteile pro Neuprodukt,
  • alle Arten an Zusatz-Effekten.

Hinzu kommen Übernahmen der Bestände aus der Produktion bei Ende einer Endprodukt-Serie.

Interessanterweise spielt zumindest im Maschinenbau die Abnahme zu lagernder Artikel durch fortgeschrittene Phasen des Lebenszyklus nur eine untergeordnete Rolle. Meist sind die Endprodukte deutlich langlebiger, als die Produktionszyklen der Endprodukt-Serien. Wer wollte schließlich das Risiko einer Verschrottung von Ersatzteilen riskieren? Oft können diese mangels Serienproduktion nur noch sehr teuer oder überhaupt nicht mehr zu beschaffen sein. Deshalb schaffen Verschrottungen in der Regel nur wenig und zudem allenfalls kurzzeitig Luft.


Planung neu entwickelter Endprodukte

Alles geht mit Ihrer Erwartungshaltung los, dass neue Produkte auf den Markt kommen. Obwohl häufig geheim, sind konkrete Informationen über zukünftige Produkt-Launches für die Bestandsentwicklung bei Ersatzteile unerlässlich. Dabei geht es viel weniger um den konkreten Inhalt, als um Termine und die zu erwartende Produkt-Komplexität. Jede neue Maschine bedeutet ein Mehr an Teilen:


Ableitung neu generierter Ersatzteile

Neu-Produkte enthalten in der Regel doch einen hohen Anteil an Gleichteilen. Den Anteil an neuen Ersatz- und Serviceteilen gilt es herauszuarbeiten. Hierbei ist es ausgesprochen hilfreich, auf bereits bekannte Mengengerüste zugreifen zu können. Solche historischen Daten sind mit überschaubarem Aufwand aus zuvor abgespeicherten Ersatzteil-Katalogen zu generieren. Das machen Sie vorteilhafterweise bevor Sie solche Kennzahlen unbedingt benötigen.


Hochlaufkurve für lagerhaltige Ersatzteile ermitteln

Bis zu diesem Punkt ist lediglich die Zahl neu hinzukommender Ersatzteile bekannt. In einem nächsten Schritt gilt es, die erwartete Bestandsentwicklung abzuleiten. Hierzu ist meist im Mix aus historischen Daten und neu hinzukommenden Ersatzteilen das Daten-Fundament zu legen. Einleitende Fragen bei Produkt-Anlauf lauten „Wie sieht eine Erstbevorratung aus?“ oder „Welche zusätzlichen (Service-) Kits werden benötigt?“. Sie werden ergänzt durch die proportionale Hochrechnung bisher bekannter Anlauf-Kurven auf die neuen Teile-Spektren.
Der Einfachheit halber zeigt die Kurve der lagerhaltigen Neuteile nur einen einmaligen Sprung nach oben. Tatsächlich gibt es einen zeitlichen Versatz von ein bis zwei Jahren. Hier variieren je nach Branche die Anforderungen an die Verfügbarkeit von Ersatzteilen. Serviceteile sollten allerdings deutlich früher zur Verfügung stehen.

Wie an dem Beispiel im Bild zu erkennen ist, werden binnnen gut 2 Jahren etwa 16.000 Ersatzteile generiert. Dies wird natürlich nicht nur eine Herausforderung für das Ersatzeillager. Auch die Stammdatenpflege steht vor umfangreichen Aktivitäten.

Ganz nebenbei:
Ersatzteil-Kataloge, erst recht, wenn sie als Ersatzteil-Stücklisten im ERP erzeugt werden, können auch sonst vielfältig eingesetzt werden.

Je konkreter spezifische Lager-Bereiche geplant werden können, desto eher werden Engpässe sichtbar. Und das eben nicht pauschal als Summe aller neuen Teile. Wie viele

  • Großteile,
  • Rohre,
  • Kit-Komponenten

werden gelagert werden müssen?
Gerade sperrige Artikel sprengen häufig die Möglichkeiten der vorhandenen Infrastruktur eines Ersatzteillagers. Je weiter in die Zukunft die harten planerischen Grundlagen reichen, desto größer werden die Prognose-Fehler.


Bestandsentwicklung von Ersatzteilen aus Neben-Effekten

Meist spielt die Zunahme zu lagernder Ersatz- und Serviceteile durch kundenspezifische Entwicklungen nur eine untergeordnete Rolle. Aber schon die häufig sehr unstete Bevorratung von Aktionsware („Winter-Kit“, Jubiläums-Promotion, usw.) kann massive operative Aufwände erfordern. Erst recht, wenn die Kapazität des Ersatzteillagers überschritten wird. Darüber hinaus müssen Ersatzteilläger häufig bei bei Auslauf der Serienproduktion die übrig gebliebenen Serienteile übernehmen. Dazu kommt die End-Bevorratungen für später nicht mehr erhältliche Komponenten. Diese müssen Sie eben nicht nur beschaffen, sondern meist auch lagern.

Es gibt einen weiteren nennenwerten Fall, der es lohnt, in die zu planende Bestandsentwicklung eingebunden zu werden: die Übernahme der Bestände externer Läger.
Dies können Zentralisierungen im eigenen Unternehmen sein. Aber auch die Übernahme der Ersatzteil-Bestände zugekaufter Unternehmen. Im ersten Fall sollten alle Artikel bekannt sein. Bei einer Firmen-Übernahme stehen vor einer Bestandsplanung allerdings die Stammdaten, die vollständig neu zu generieren sind.


Fortschreibung der Historie: eine Alternative?

Der oben beschriebene Prozess einer Bestandsplanung ist sicher nicht ohne. Eine, wenngleich deutlich weniger genaue, ist die Fortschreibung der historischen Entwicklung. Bei bestehendem Bestandscontrolling sollte eine Basis gelegt sein. Mit einer großen Zahl früherer Bestandspunkte können Sie Trends abschätzen. Natürlich lassen sich damit Strukturbrüche nicht vorhersagen. Aber aus einer mittleren Steigerung gelagerter Artikel lässt sich eine Prognose ableiten. Zur Sicherheit können Zuschläge addiert werden. Diese sollten um so höher sein, je ungenauer Ihre Planungsbasis ist.


Planung der Lager-Infrastruktur

Reichen Ihre personellen Kapazitäten, wenn die oben skizzierten Methoden Handlungsbedarf für einen Ausbau signalisieren? In den meisten Unternehmen sind die Ressourcen knapp. So wird es oft schwierig, ein tragfähiges Datengerüst für Lagerplanungen zu erstellen. Häufig ist schon die systematische und methodische Vorarbeit mit eigenen Kräften nur schwer zu stemmen. Gerade dann bietet es sich an, durch Consulting derartige Lücken temporär zu füllen.
Nichts ist schlimmer, als bei Einzug in ein neues Ersatzteillager feststellen zu müssen, dass zu knapp geplant worden ist. Das gilt natürlich auch dann, wenn sich das Ersatzteillager bei einem Kontraktlogistiker befindet.


Diesen Beitrag zur Planung von Ersatzteil-Beständen können Sie kostenlos als pdf herunterladen.


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Diplom-Ingenieur

Andreas E. Noll

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