Die gute Nachricht zuerst: in Deutschland gibt es auch in 2023 keine generellen Vorschriften, wie lange Ersatzteile lieferbar sein müssen. Von einzelnen Ausnahmen durch die Ökodesign-Richtlinie der EU abgesehen.

Das allerdings ändert sich sukzessive durch den europäischen Ruf nach einem Recht zur Reparatur. International sieht die Welt schon anders aus, und das nicht nur in Frankreich.

Ergo treffen punktuelle internationale Regelungen auf Ihr Service-Versprechen. Denn Kunden bei Maschinen-Ausfall im Regen stehen zu lassen, entspricht eher nicht einer Kundenorientierung.

Also kommen Sie doch nicht umhin, nach EoP den Allzeitbedarf decken zu müssen. Aber doch nicht immer zwingend durch hohe Bestände

Versorgungsdauer für Ersatzteile nach EoP festlegen:
Ihr 1. Schritt

Wenn Sie bereits ein Lieferversprechen für Ersatzteile haben, kennen Sie Ihre anzusetzende Versorgungsdauer. Zumindest im Prinzip.

Ansonsten sollte ein klärendes Gespräch mit Marketing und Vertrieb für Klarheit sorgen.

Danach haben Sie eine (hoffentlich konkrete) Vorstellung davon, womit Sie

• in welchen Märkten
• für welche Maschinentypen oder Baureihen

zeitlich rechnen können.

Von bloßen Annahmen, welche Märkte wohl wie lange für den Allzeitbedarf in Betracht kommen, rate ich dringend ab.

Parameter für eine Deckung der Allzeit-Bedarfe

Eigentlich ist es ganz einfach: Sie füttern Ihre bisherigen Bedarfe in eines der neuen KI-Tools. Heraus kommt eine Prognose mit dem Allzeit-Bedarf. Fertig.

Oder doch nicht?

Wie sieht es aus mit Beständen in der Lieferkette?
Diese haben zentral Bedarfe erzeugt, z.B. bei der Erstbevorratung, ohne dass die Bedarfe allerdings auf Reparaturen basierten.

Damit haben wir jedoch erst die 2 wichtigsten Parameter erfasst, die für eine Endbevorratung eine Rolle spielen. Hinzu können kommen:

1. der bisherige Bedarfsverlauf
   (sporadisch, ansteigend, abfallend)
2. Maschinenpopulation, ggf. nach Region
3. Teile nur für den Primärmarkt der Maschinen
   oder auch für Sekundärmärkte
4. Klassifikation der Teile:
   Commodities, Verschleissteile, Monopolteile, Elektronik
5. Bearbeitungsstufe:
   vom Rohmaterial über die Komponenten bis zur Baugruppe
6. Teilepreis
7. Kritikalität und Maschinensicherheit
8. Ersetzungen
9. Zusammenfassung mit anderen Varianten
10. Lagerung
    (Lagermöglichkeiten, Lagerkosten, Anzahl Stellplätze, Alterung/Verderb)
11. Delegation der Lagerung an Lieferanten
12. (Gleichteil noch in aktuellen oder zukünftigen Serien)

Bevor Sie also ein Tool nutzen, gleich welcher Art, füttern Sie Excel. Und zwar mit möglichst vielen der für Sie wichtigen Parameter. Tatsächlich handelt es sich hier sowohl um Parameter für die Abschätzung der Allzeitbedarfe, wie auch der Mengen für die Allzeitbestände.

Kalkulation der Allzeitbedarfe

Für die Fortschreibung Ihrer bisherigen (korrigierten) Bedarfe kommt es weniger auf das Tool an, als auf ein gesundes Augenmaß. Denn Ihre Annahmen (siehe Parameter oben) bestimmen maßgeblich das Ergebnis Ihrer Allzeitbedarfe.

Im einfachsten Fall nutzen Sie den Mittelwert der bisherigen Perioden und reduzieren linear bis auf Null am Ende Ihrer Versorgungsdauer.

Auch die banale Darstellung bisheriger Bedarfe als Zeitreihe in Excel klappt, ohne dass viel Zeit benötigt würde. Unmerklich mehr Aufwand bereitet dann ein Prognoseblatt in Excel.

Bei großen finanziellen Volumen lohnt auch höherer Aufwand. KI wird sicher in nicht allzu ferner Zukunft durch standardisierte Bausteine in den Markt drängen. Dann wird auch der Vergleich mit historischen Allzeitbedarfen einfacher. So forscht das Fraunhofer IIS am Thema Ersatzteilprognose mit Maschinellem Lernen. In Zusammenarbeit mit BSH Hausgeräte sieht die Nutzenabschätzung wie folgt aus:

• 25 - 30 % Zeiteinsparung
• 10 % geringerer Prognosefehler
• ein Frühwarnsystem für Bestandsrisiken
• und natürlich die Berechnung der optimalen Auftragsgröße

Da die Versorgungsperiode nach Produktionsauslauf (EoP) im Maschinenbau meist deutlich länger ist, als die Phase der Produktion, werden Sie mit Unschärfen leben müssen. Und zwar unabhängig von der eingesetzten Software.

Die Risiken daraus können Sie monetär bewerten. Je nach Volumen macht es Sinn, die Bestandsentwicklung daraus mit dem Controlling abzustimmen.

Schlusseindeckung ist Allzeitbedarf minus Bestand minus offene Bestellungen

Eigentlich müssen Sie jetzt nur noch eine Bestellmengenrechnung durchführen. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass etwaige Sicherheits- und Meldebestände aus der Zeit der Serie korrigiert wurden. Sofern Ihr ERP das zulässt, können Sie an dieser Stelle auch mit manuellen Prognosen arbeiten. Darüber können Sie auch steuern, dass Abnahme-Verpflichtungen gegenüber Ihren Lieferanten in weiter Ferne nicht vergessen werden.

Eine vorausschauende Planung darf durchaus auch Bestände in der nachgelagerten Lieferkette berücksichtigen. Ein Ersatzteil-Pooling nach Aufbrauch Ihrer Schlusseindeckung greift dann auf

• Restmengen von Niederlassungen,
• Händlern
• oder sogar Instandhaltern Ihrer Kunden zu.

Überbestände wegen überschätzter Allzeitbedarfe:
wann das Risiko akzeptieren?

Der sicher einleuchtendste Parameter für den Umgang mit Risiken ist der Bewertungspreis des Ersatzteils:

bei einer Bewertung im Cent-Bereich lieber großzügig Allzeit-Bedarfe schätzen

Andererseits können Sie teilespezifisch Ihre Versorgungsdauer reduzieren, wenn Ersatzteile extrem teuer sind. Denn wenn ein Verkaufspreis den Wert einer alten Maschine übersteigt, macht das wenig Sinn.

Ein anderer Fall ist die Übernahme von Beständen aus der Serie. Das sollte allerdings nicht ungeprüft erfolgen. Denn sonst handeln Sie sich in wenigen Jahren den Schwarzen Peter ein. Schließlich sind Überbestände im After Sales Überbestände des After Sales. Sie können dem nur vorbeugen, wenn Sie solche Bestände im Rahmen einer Wertberichtigung separat ausweisen.

Obsoleszenz: mit unterschätztem Allzeitbedarf kalkuliert umgehen