Preislisten bilden nicht nur das Rückgrat für die Preisbildung Ihrer Ersatzteil-Aufträge. Mit Preislisten können Sie auch ausgezeichnet werben. Und Stammdaten weitergeben.

Wenn Sie allerdings für jeden Kunden eine eigene Preislisten erstellen, schwindet schnell die Übersicht. Und damit steigt auch Ihr Aufwand für die Preislisten-Pflege. Alles in allem eine komplexe Angelegenheit, von der Bepreisung selbst ganz zu schweigen.

Was liegt da also näher, als dass Sie die ganze Komplexität mit einem Berater optimieren?

Vorteile und Nachteile von Preislisten

Eine Preisliste "sammelt Einzelpreise ein". Damit erlauben Preislisten eine vereinfachte Handhabung einer Fülle von Ersatzteil-Preisen:

• einheitliche Gültigkeits-Zeiträume,
• eine konsolidierte Preis-Kommunikation zu Kunden,
• Bündelung von Ersatzteilen für preis- oder rabattspezifische Konditionen,
• Verzicht auf regelmäßige individuelle Angebote,

um nur einige zu nennen. Darüber hinaus können Sie in Preislisten bestimmte Methoden der Preisberechnung zusammenfassen.

Um diese Effekte zu erreichen bedarf es allerdings eines strukturierten Vorgehens. Sonst können schnell zu viele Preislisten entstehen, die Ihnen die Übersicht erschweren.

Es gibt aber auch Nachteile. Wenn Ersatzteile praktisch immer Unikate sind, wie im Anlagenbau, würden Listenpreise Aktualität lediglich suggerieren. Listenpreise würden eingefroren, obwohl keine Kostenbasis mehr vorhanden ist.

Aber selbst dann hilft Strukturierung.

Aus Ersatzteillisten werden nur dort Preislisten, wo regelmäßiger Verbrauch eine schnelle Ersatzteillogistik erlaubt. Beim Rest ist der Preis "auf Anfrage". Das bedeutet jedoch auch, dass Kunden dies als abschreckend empfinden werden. Und als Aufforderung, den After Market nach anderen Lieferanten zu durchsuchen.

Einzelpreise statt Listenpreisen?

Preislisten haben die unangenehme Angewohnheit, publik zu werden. Damit besteht zumindest die Gefahr, dass Kunden Preise einfach vergleichen.

Daher kann es durchaus Sinn machen, wenn spezielle Ersatzteile nicht in Preislisten genannt werden. Gerade in Branchen, in denen Preisverhandlungen zur Normalität gehört, sind hier anfällig. Aber auch große Key Accounts können Sie durch zu umfangreiche Preisangaben herausfordern. Wenn die nämlich die Chance zum Vergleich mit Wettbewerbern haben, werden sie sie ergreifen. Das kann sich über die Total-Cost-of-Ownership auch auf Ihr Endprodukt auswirken.

Letztlich muss man allerdings sagen, dass dies eher die Ausnahmen darstellen. Meist sind es eher die Defizite bei Preislisten, die ein effektives Ersatzteil-Pricing behindern.

Preislisten-Typen für Ersatzteile

Wenn es um ein so sensibles Thema wie die Preispolitik geht, kann es one-size-fits-all nicht geben. Daher empfiehlt es sich, mehrere Preislisten parallel zu nutzen:

• eine Preisliste, die immer dann greift, wenn andere Konditionen nicht gelten,
• die kundenspezifischen Listenpreise,
• eine Liste für Retouren,
• manchmal auch die Netto-Preisliste, oder früher gerne Werksabgabe-Preisliste genannt.
  Sie ist insbesondere erforderlich, wenn der Vertriebskanal durch sehr hohe Rabatte den eigenen Preis nicht mehr vergleichen kann.
• und die Intercompany-Preisliste, wenn die Ersatzteillogistik zur Produktionsversorgung von Niederlassungen dient.

Hier kommen Überlegungen zur Margen-Gestaltung und praktische operative Überlegungen zusammen.

Default-Preisliste hilft gegen falsche Angebote

Wenn nichts anderes gilt, dann greift diese Preisliste. Daher sollte sie nicht nur möglichst viele Ersatzteil-Preise beinhalten. Sie sollte auch für alle Kunden greifen.

Oft genug ist es die einzige kommunizierte Preisliste. Deswegen müssen die Ersatzteilpreise darin großzügig kalkuliert sein. Nur dadurch verbleibt auch beim höchsten Rabatt genug Marge.

Retouren-Preisliste definiert nicht nur Erstattungen

Retouren sind ein lästiges Thema. Aber mit immer individuelleren Ausführungen von Maschinen und Anlagen findet sich das richtige Ersatzteil nicht immer sofort.

Mit einer Retouren-Preisliste erreichen Sie dabei zweierlei:

• der Abschlag vom Verkaufspreis liegt einheitlich berechnet vor,
• von der Retoure ausgeschlossene Ersatzteile sind nicht bepreist.
  Das erlaubt einen schlanken Genehmigungsprozess.

Wenn Sie auf diese Retouren-Erstattungen die gleichen Rabatte anwenden, wie im Auftrag, entsteht eine effektive Arbeitshilfe für die operative Abwicklung. Dabei lässt sich die Retouren-Preisliste äußerst einfach aus der Default-Preisliste berechnen. Der "Pferdefuß":

mit jedem neu hinzukommenden Ersatzteil pflegen Sie nicht eine, sondern zwei Preislisten.

Beim Einsatz eines durchdachten Tools zur Preis-Berechnung sollte dies jedoch automatisch erfolgen. So ließe sich in Excel problemlos eine entsprechende Kalkulation hinterlegen. Die muss noch nicht einmal ein pauschaler Abschlag auf den Listenpreis sein. Stattdessen lassen sich Abhängigkeiten von Preis, Materialstatus und Lebenszyklus einbauen.

Intercompany-Preisliste für die Produktionsversorgung anderer Werke

Oft versorgt die Ersatzteillogistik eigene Auslandsgesellschaften mit Komponenten zur Produktion. Eine Bepreisung wie im After Sales würde die Kosten vor Ort jedoch unnötig in die Höhe schnellen lassen.

Daher empfiehlt es sich, diese Komponenten mit einer einfachen Zuschlag-Kalkulationzu bepreisen. Sie berechnen diese Preisliste, indem Sie eine pauschale Handling-Gebühr ansetzen. Das sind oft lediglich 10 %. Außerdem benötigen Sie einen Gewinn-Aufschlag, um dem Finanzamt zu genügen.

Gerade diesen steuerlichen Aspekt sollten Sie deshalb mit den verantwortlichen Stellen im Haus abklären. Denn zu Chancen durch eine Lokalisierung der Gewinne kommt das Risiko von Steuer-Nachzahlungen.

Diese Intercompany-Preisliste sollten Sie aber auch tatsächlich auf Produktionsteile beschränken. Für alle "richtigen" Ersatzeile werden auch für die produzierende Gesellschaft die Aftersales-Preise in der Default-Preisliste berechnet.

Stammdaten-Lücken: Listenpreise trotzdem zuverlässig berechnen

Die größte Schwierigkeit bei der Ersatzteil-Bepreisung stellt die schlechte Stammdaten-Qualität dar. Deshalb benötigt jedes Tool, egal, ob ERP, Excel oder Pricing-Software, Regeln zur Default-Kalkulation. Dabei können Sie speziell bei Excel statt einer Default-Werts auch auf manuelle Ergänzungen setzen. Das klappt meist innerhalb weniger Stunden recht gut. Und diese Zeit ist vortrefflich angelegt.

Klar sollte jedoch auch sein, dass manuell erarbeitete Daten den Weg ins ERP finden sollten. Sonst erfinden Sie das Rad jedes Jahr neu. Außerdem können Sie diese neuen Stammdaten womöglich in einer anderen Ersatzteilmanagement Software verwenden.

Hilfsmittel, um Listenpreise zu berechnen:
ERP, Software oder Excel?

Gerade weil Ersatzteil-Preise so ein guter Gewinn-Hebel sind, muss deren Berechnung Hand und Fuß haben. Dabei kommt die alleinige Preiskalkulation im ERP zunehmend in Bedrängnis. Denn durch immer transparentere Märkte dürfen im Internet zu findende Preise nicht außen vor bleiben. Einzige Ausnahme: die platte prozentuale Erhöhung. Sie sollte allerdings nur als Ultima Ratio gelten.

Dass Preismonitoring in ERP-Systemen nicht anzutreffen ist, liegt letztlich an der fortschreitenden Digitalisierung. Kreative Entwicklungen sind im starren Korsett von ERP-Systemen eher Mangelware.

Für die Datenhaltung sind ERP- oder PIM-Systeme jedoch erste Wahl. Auf diesen Daten sollte die Preis-Kalkulation aufsetzen. Immer

Der Weg der Ersatzteilpreise in die Preislisten besteht daher praktisch immer aus

• einem Download (oder einer Schnittstelle),
• der Preis-Berechnung, am besten mit einer Umsatz-Simulation,
• und einem Upload.

Bei allen Methoden, um Preislisten zu berechnen, spielt die Menge der Daten nur eine untergeordnete Rolle. Je mehr Preislisten und Einzelpreise Sie jedoch zu verwalten haben, desto aufwändiger werden die Daten-Importe. Und fehleranfälliger gleich dazu. Verzichten Sie daher besser auf eine hohe Zahl an Preislisten.

Excel nutzen, um Preislisten aussagefähig zu gestalten

Die Erstellung von Preislisten ist nicht nur ein technisches Thema. Deshalb kann zwar ein Datenauszug der nächsten Preisliste aus dem ERP im Intercompany-Geschäft reichen. Denn dieser Auszug reicht wahrscheinlich für das Einspielen in das lokale ERP.

Aber eine neu gestaltete Preisliste ist auch eine Chance, mehr Daten zu transportieren. Deshalb kommt oft Excel zum Einsatz. Denn bei einer Preisliste auf der Basis von Excel können Sie sehr einfach weitere Inhalte ergänzen:

• Ersetzungen (sowohl "ersetzt durch", wie auch "ersetzt"),
• Bemerkungen (anstehende Ablösungen, Obsoleszenzen, Verkauf bedarf der Freigabe, ...),
• "neu seit",
• Verwendung für bestimmte Maschinen-Optionen,
• Bezeichnungen in mehreren Sprachen,
• spezielle Rabatte.

Daher sind Preislisten auch immer Werbung. Denn bei der Kommunikation neuer Preise sollten Sie auch immer verkaufen. Und zwar, dass es bei Ihnen mehr gibt, als nur zu ersetzenden (Ersatz-)Teile.

Und darum hilft Excel auch bei der Gestaltung der Preisliste. Denn die Gestaltung im Corporate-Design wirkt werthaltiger, als nur eine Liste. Wenn dann ein gedruckter Auszug bei kleinen Niederlassungen oder Händlern an Endkunden möglich ist, ersetzt die Preisliste aus Excel fast den werbenden Flyer.

Unternehmensberatung für Preise von Ersatzteilen einsetzen

Das Preismanagement von Ersatzteilen hat unmittelbare Auswirkungen auf den Gewinn im Ersatzteilgeschäft. Daher gehört es nicht nur zu den besonders sensiblen Themen des After Sales. Darüber hinaus findet sich in der Bepreisung ein hohes Maß an Komplexität. Denn die meist schlechte Stammdaten-Qualität bei Ersatzteilen erschwert die konsistente Preisbildung.

Aber auch die Preisdurchsetzung am Markt birgt beachtliche Schwierigkeiten. Daher wird die Preis-Kommunikation oft nur sehr zurückhaltend betrieben.

Wenn überhaupt

Diese beiden negativen Effekte können Sie jedoch durch den Einsatz externer Pricing-Beratung abfedern. Die spezialisierte Beratung für das Ersatzteilwesen no-stop.de verfügt über umfangreiche Erfahrung aus Preis-Projekten. Diese Erfahrung hilft Ihnen dabei, aus Ihren Ersatzteilen preislich das herauszuholen, was drinsitzt.

Denn die Mischung aus Methodik mit Ihrer Branchenkenntnis für nicht nur zu schneller Umsetzung. Und damit zu schneller Steigerung Ihrer Marge. Sie führt auch zu mehr Absatz. Denn bisher zu hohe Listenpreise bringen wir im gemeinsamen Projekt auf ein marktkonformes Niveau. Und holen damit abgesprungene Kunden zurück.