Obsoleszenz: Reagieren statt Ignorieren

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Fertigungsanlagen erbt die Industrie die massive Obsoleszenz der Elektronikindustrie. Diese ist Folge der hohen Innovationgeschwindigkeit in der Elektronik und der Abkündigung älterer Bauelemente. Das Ersatzteilgeschäft muss hier Schritt halten, um nicht Kunden zu verlieren.

Obsoleszenzmanagement

Die Ersatzteil-Organisation muss zeitnah auf Änderungen und Abkündigungen reagieren. Leider wird sie meist sowohl von Herstellern als auch innerhalb des Betriebs mit den Problemen alleingelassen.
Das Obsoleszenzmanagement ist im Ersatzteilgeschäft zu wenig bekannt, da die Lebenszyklen im Maschinenbau bislang sehr lang waren. Mit der Digitalisierung werden diese kürzer. Damit trifft die Obsoleszenz auch renommierte Hersteller.

Das Obsoleszenz-Modell eines Unternehmens zeigt, dass Obsoleszenz im Unternehmen sowohl von der Zulieferseite als auch durch interne Vorgänge verursacht wird. Dies wiederum erzeugt Obsoleszenz für die eigenen Ersatzteile.
Je komplexer die Zulieferkette ist, je mehr Technologien, Materialen und Logistikformen existieren, umso höher ist das Obsoleszenzrisiko.

Obsoleszenz-Management

Obsoleszenzmanagement dient der Vermeidung und Reduktion der Auswirkungen durch Obsoleszenz. Die sechs Bausteine sind:

1. Plan: was wird betrachtet
2. Organisation: wer ist beteiligt und hat welche Rolle
3. Risiken: welche Risiken, wodurch ausgelöst und mögliche Auswirkungen
4. Tools: Daten, Verwaltung, Anbindung an bestehende IT-Systeme
5. Analyse: Auswirkungen eines konkreten Falles und mögliche Maßnahmen
6. Maßnahmen: Definition der Maßnahmen und deren Umsetzung

Zur schnellen Einführung und Umsetzung einer agilen Implementierung genügt zunächst der Fokus auf die drei wesentlichen P:

• den Plan,
• die Partner und
• eingehende Produktänderungen bzw. –abkündigungen.

Der Obsoleszenz Management Plan

In einem Obsoleszenz-Management-Plan werden folgende Punkte definiert und regelmäßig angepasst:

• die Objekte, auf die Obsoleszenz Management angewendet wird: welche Anlage? welche Maschine? welches Bauteil?
• das Wissen, welches für das Obsoleszenz Management notwendig ist: Kompetenzen, Dokumentation
• die geplanten Lebenszyklen
• das Budget und damit verbundene Aktivitäten
• die Risiken und Risikobereiche
• die eingesetzten Systeme und Tools mit den betreffenden Daten

Ein erster Plan kann in einem Workshop erarbeitet werden. Damit ist eine Dokumentation innerhalb einer Woche möglich.

Die Partner

Obsoleszenz-Management ist eine Querschnittsfunktion. Aufgrund der Betriebsrisiken sollte die Geschäftsleitung einbezogen werden. Ein Obsoleszenz-Manager übernimmt die Rolle des zentralen Ansprechpartners und pflegt den Obsoleszenz-Management-Plan. Dazu nennen Abteilungen wie Einkauf, Konstruktion, Produktion ihre Ansprechpartner. Diese liefern Informationen und sind bei der Analyse und auch im Rahmen von Maßnahmen eingebunden.

Produktänderungen und -abkündigungen

Während die Punkte zuvor betriebsintern sind, betreffen Änderungen sowie Abkündigungen zugelieferter Ersatzteile die Schnittstelle zu Lieferanten. Dabei steht PCN für „Product Change Notifications“.

In der Elektronikindustrie sind PCN seit Jahren etabliert. Im Maschinen- und Anlagenbau, der Automatisierungs- und Steuerungstechnik sind PCN dagegen wenig verbreitet. Zudem gab es bislang keine formellen oder gar digitalen Standards für PCN.
Der VDMA hat 2017 den smartPCN Standard der Component Obsolescence Group Deutschland e.V. (COGD) aufgegriffen und überarbeitet. Zudem standardisierte der VDMA den smartPCN im Einheitsblatt 24903.
Dieses Einheitsblatt regelt die Begriffe, Zeiträume und Inhalte einer PCN. Außerdem definiert es ein Datenformat, das parallel als smartPCN 3.0 veröffentlicht ist. Die COGD bereitet aktuell zudem die internationale Standardisierung des smartPCN Formats vor.

Änderungen per smartPCN / VDMA 24903 übertragen

Eine smartPCN besteht aus einem Zip-Container, der mehrere Dateien enthält. Eine XML-Datei stellt den maschinenlesbaren Anteil dar. Diese enthält alle Daten, die zu einer automatisierten Bearbeitung nötig sind. Das kann beispielsweise für ein Obsoleszenz Management-Tool sein. Enthalten sind

• die Daten sämtlicher Einheiten, die von der PCN betroffen sind,
• deren Life-Cycle Daten,
• mögliche Ersatztypen,
• Produkt- und Änderungskategorien

und

• kurze textuelle Beschreibungen.

Außerdem sind jegliche Zusatzinformationen, Zeichnungen, Beschreibungen, Bilder usw. enthalten, die für die Analyse benötigt werden. Diese befinden sich in einem Attachment-Ordner.

Das smartPCN Format erlaubt die Zusammenfassung unterschiedlicher Einheiten in einer PCN. Eine PCN für eine Anlage kann gleichzeitig die Daten zu Ersatzteilen, Material, Dokumentation, Software oder Services enthalten.

Product Change Notification Datenbanken und digitales Obsoleszenz Management

In der Elektronik gibt es bereits heute Datenbanken mit technischen Informationen, den Life-Cycle Daten sowie den Product Change Notifications. Vergleichbares fehlte bisher für den Maschinenbau und die Automatisierungstechnik. Mit dem smartPCN Format lassen sich heute standardisierte Datenbanken und Tools aufbauen. Beispiele hierfür sind insbesondere die pcn.global Datenbank und das pcn.cockpit. In die pcn.global Datenbank können auch konventionelle PCN aufgenommen werden, nachdem sie zu smartPCN konvertiert wurden.
Mit smartPCN wird das PCN Management erheblich vereinfacht. Schließlich kann die Suche nach Abkündigungen damit automatisch erfolgen. Ein Beispiel dafür ist die Kombination von pcn.global und pcn.cockpit.
Die zentrale pcn.global-Datenbank nimmt so jeden Tag die Product Change Notifications vieler Hersteller im smartPCN Format auf.
Das pcn.cockpit-Tool läuft auf einem Server im eigenen Betrieb. Damit besteht ein Zugang zu den Stammdaten aus Instandhaltungs- oder ERP-Systemen. Täglich werden diese Daten mit dem pcn.global Daten-Bestand abgeglichen. Das pcn.cockpit zeigt die Treffer an. Die smartPCN werden dann heruntergeladen und sind Ausgangsbasis für integrierte Workflows. So vereinfacht es die Analyse und die daraus folgenden Maßnahmen. Dieser Prozess ist bewährt und bereits vielfach umgesetzt.

So vereinfacht SmartPCN den Prozess der Obsoleszenz-Bearbeitung

Der manuelle Aufwand für die Suche nach PCN, die E-Mailbearbeitung, Überführung in mehr oder weniger geeignete Systeme – meist eine Tabelle – entfällt und jeder Empfänger gewinnt Zeit und Kapazität zur Umsetzung der Maßnahmen wie

• Ersatzbeschaffung,
• Qualifizierung oder
• Aufkauf von Restbeständen.

Agile Einführung eines digitalen Obsoleszenz Management

Neue Prozesse in bestehende Unternehmensprozesse aufzunehmen ist aufwändig. Für das OM trifft das in besonderem Maße zu, da es eine Querschnittsfunktion ist, die viele etablierte Prozesse betrifft.

Zur agilen Implementierung eignet sich daher folgendes Vorgehen:
Das Obsoleszenz-Management wird als getrennter, schlanker Prozess parallel zu den anderen Prozessen eingeführt. Über die einzelnen Sprints

• Obsoleszenz Management Plan,
• Stammdaten,
• Organisation

und

• Product Change Notification Management

mit direkter Abbildung in einem OM-Tool, wird innerhalb weniger Wochen ein einfaches, aber wirksames OM installiert. In der Regel liefern Instandhaltungs- und ERP-Systeme Stammdatentabellen, die einfach in ein OM-Tool wie das pcn.cockpit importieren werden. Damit entfallen langwierige Schnittstellenabsprachen.
Überall dort, wie aus dem OM eine Aktion entsteht, wird der jeweilige Unternehmensprozess verwendet, wie Beschaffung, Lagerung, Qualifizierung, Konstruktionsänderung oder Maschinenumbau.

Innovation mittels digitaler Product Change Notifications meistern

Obsoleszenz nimmt durch

• die hohe Innovationsgeschwindigkeit,
• die zunehmende Digitalisierung
• und globale, komplexe Lieferketten

ständig zu.
Obsoleszenz ist damit ein ernsthaftes Geschäftsrisiko und kann nicht ignoriert werden.
Mit dem Obsoleszenzmanagement (OM) bietet sich bewährte Methoden um sowohl proaktiv Risiken zu bewerten und zu reduzieren als auch reaktiv strukturiert zu bearbeiten.
Neben einem OM-Plan und der Festlegung einer OM-Organisation ist das Management von Produktänderungen und –abkündigungen ein essentielles Element eines einfachen, leicht zu implementierenden OM.
Mit smartPCN und VDMA 24903 wird die Kommunikation und Bearbeitung von PCN durch die automatisierte Bearbeitung mittels geeigneter OM-Tools erheblich vereinfacht. Damit kann OM agil im Unternehmen eingeführt werden, ohne die bestehenden Unternehmensprozesse und IT-Infrastruktur nennenswert zu ändern.

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