Life Cycle Management bei Ersatzteilen EoP

Life Cycle Management von Ersatzteilen: nach EOP

Life Cycle Management von Ersatzteilen: nach EOP

26. August 2018
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Die Ersatzteil-Versorgung birgt nach End-of-Production maximale Risiken: von jahrelangen Überbeständen bis zu Fehlteilen. Daher ist ein methodisch abgestimmter Ansatz für die Endbevorratung unerlässlich. Außerdem steht dann eine umfassende Stammdaten-Bereinigung an.

Nicht nur diese Überschrift liest sich schlecht. Auch alle Aktivitäten rund um das Ende der Serienproduktion (EOP = End of Production) im Maschinenbau sind kompliziert. Dabei birgt das Life Cycle Management in dieser Phase die maximalen Risiken für das Ersatzteilgeschäft. Oft sind es hunderte an Ersatzteilen, die Sie nicht mehr auf dem bis dahin üblichen Weg beschaffen können. Doch es bleibt nicht bei der Umstellung der Beschaffungsstammdaten.

Zum Lebenszyklus von Ersatzteilen finden Sie hier weitere Beiträge:

Manche Ersatzteile können Sie ab diesem Punkt weder fremdbeschaffen, noch in der eigenen Fertigung herstellen. Dieser Fall tritt vor allem dann auf, wenn Sie Vorrichtungen und Werkzeuge für die neue Serienproduktion ändern müssen.


Erste Frage:

Muss ich wirklich die Ersatzteilversorgung auch nach der Serie sicherstellen?

Die IHK Heilbronn hat zur Pflicht der Ersatzteil-Versorgung eine lesenswerte Übersicht zusammengestellt. Danach gibt es in Deutschland keine gesetzlich explizit genannte Verpflichtung, Ersatzteile für die Instandhaltung der verkauften Objekte bereitzuhalten. Eine solche Pflicht leitet sich aus dem Grundsatz von Treu und Glauben ab. Ein ähnlicher Tenor ist bei AdvoGarant nachzulesen. Die Empfehlung hier: "Beste Absicherung vor dem Kauf eines Produktes"
Irgendwie ist das schon etwas schwammig...
Im internationalen Kontext sieht die Welt schon anders aus. Die Kanzlei Epp&Kühl beschreibt die sehr viel weitergehenden Vorschriften der Ersatzeilversorgung in Frankreich.
Letztlich wird es jedoch nur in den seltensten Fällen darauf ankommen, ob der Gesetzgeber die Ersatzteilversorgung tatsächlich vorschreibt. Denn nur eine exzellente Ersatzeilversorgung sichert die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Damit legen Sie die Basis für die überaus profitablen Margen in Ihrem Ersatzteilgeschäft.

Allerdings sollten die Risiken für langjährige Nutzer nicht unterschlagen werden. Ein Betrieb von Anlagen und Maschinen lange nach Herstellung macht die Ersatzteilversorgung zum Glücksspiel. Mit kaum kalkulierbaren Folgen.
So ist die Nachserienversorgung für Teile des Maschinenbaus oft noch machbar. Bei elektronischen Bauteilen, Platinen und Anzeigen endet deren Produktion heute nur zu oft noch während die Serie läuft. Bei endlicher Haltbarkeit solcher Komponenten kommen mittlerweile selbst Automobilhersteller an ihre Grenzen. Daher spielen moderne Methoden des Obsoleszenz-Managements gerade in der Elektronik-Industrie ein zunehmende Rolle.
So viel zu den Tücken der Lieferpflicht von Ersatzteilen.


Ersatzteil ist nicht gleich Ersatzteil

Wenn wir das Ende der Produktion einer Serie betrachten, so können Sie die Produkte differenzieren. Nimmt man das "System" aus Erstausrüstung und Ersatzteilen, so lassen sich 4 Produkt-Kategorien für den Lebenszyklus unterscheiden. Natürlich läuft bei EOP das Endprodukt aus. Lediglich in der Einzelfertigung besteht die Chance einer Nachfertigung. Grob umrissen sprechen wir

  • vom Primärprodukt (die Maschine, Anlage oder das elektrische Produkt),
  • Ausfallteilen, die eigentlichen Ersatzteile,
  • Verschleißteilen, die im Rahmen von Wartungen zu regelmäßigem Umsatz im After Sales beitragen,

sowie

  • Gleichteilen, die eine weitreichende Verwendung auch außerhalb der Anwendung in der Maschine finden.

Damit sind wir schon bei den Teilen. Die Anforderungen für die letzten 3 Gruppen sind so unterschiedlich, dass ich sie in der Folge separat behandle. Naturgemäß sind es insbesondere die Ausfallteile, die eine hohe Komplexität in die Disposition der Ersatzteillogistik einbringen.

In der Folge geht es um die sehr unterschiedliche Komplexität in der Nachserienbeschaffung. Doch vorab ein genereller Hinweis zum Umgang mit Beständen bei Auslauf der Serienproduktion:

Ich habe es immer wieder erlebt, dass der After Sales genötigt wird. Genötigt wird, alle in der Serie überflüssigen Artikel zu übernehmen. Hier geht es um eine der Todsünden des Bestandsmanagements von Ersatzteilen:
Überbestände bis hin zum Verschrottungsrisiko
Damit wird in der Regel versucht, auch gleich die Verantwortung für die Bestands-Abschreibungen an das Ersatzteil-Geschäft abzugeben. Aber das wird den Beteiligten in der Ersatzteil-Disposition erst Jahre später bewusst.


Begriffe im Lebenszyklus

Im Bild unten sehen Sie die die "klassische" Darstellung des Life Cycle Managements von Maschinenbau-Komponenten:

  • einem hohen Verbrauch durch die Serien-Produktion steht ein geringer Bedarf durch Kunden im Ersatzteilgeschäft gegenüber,
  • die Serienbedarfe bestehen nur kurze Zeit, die Bedarfe im After Sales dauern deutlich länger an,
  • der Bedarf an Ersatzteilen steigt mit steigender Marktpopulation der Erstausrüstung,
  • mit sinkender Maschinenpopulation fällt auch der Bedarf im After Market,
  • die Ersatzteil-Versorgung dauert deutlich länger an, als die (geplante) Service-Verpflichtung bis EOS.

Eine solche Kurve mag für Großserien zutreffen. Doch in der Realität finden wir eine solche Kurve selten zu. Das liegt zum einen an den meist geringen Losgrößen. Der andere Grund ist: durch Wieder-Verwendung von Teilen im Maschinen- und Anlagenbau werden die Ersatzteilbedarfe selten nur für ein Endprodukt verwendet. Als Modell mit den entsprechenden Begrifflichkeiten ist diese Darstellung allerdings gut brauchbar.
Innerhalb des aufgezeigten Zeitraums existieren für Ersatzteile 3 wichtige Augenblicke:

  • die Anlage des Ersatzteils bei SOP mit der Entscheidung für eine Erst-Bevorratung,
  • das Ende der Serien-Produktion (EoP),
  • die Entscheidung, ein Ersatzteil aus der Versorgung des Marktes (EOS) zu nehmen. Wenn es denn eine Entscheidung gibt.

In diesem Beitrag geht es ausschließlich um den EoP-Zeitpunkt. Zusätzliche Beiträge finden Sie zu Ersetzungen und, zu Ende des Lebenszyklus, zu Wertberichtigungen und Verschrottung.

Im Weiteren starten wir einfach. Und steigern die Komplexität sukzessive.


Gleichteile: vor allem den Aufwand minimieren

Für Gleichteile besteht kaum ein Risiko, dass Sie diese nicht mehr beschaffen können. Ganz besonders gilt dies für Normteile. Daher müssen bei EoP auch nicht zwingend Bestände aufgebaut werden. Diese Aussage gilt erst recht, wenn ein Kontraktlogistiker das Ersatzteillager nach Outsourcing bewirtschaftet. Dann besteht die Gefahr, dass die Kosten der Lagerhaltung den Wert schon nach kurzer Zeit übersteigen. Aber selbst im eigenen Lager führen viele kleine Teile immer wieder zu hohen Lager-Füllgraden. So führen eh-da-Kosten (wir haben das Lager eh da) immer wieder dazu, Läger neu oder ausbauen zu müssen.
Daher unterliegen solche Ersatzteile meist einem eigenen C-Teile-Management. Das unterscheidet sich deutlich von dem einer Serienfertigung.

Ergo ist es für Gleichteile sinnvoll, eine sehr vorsichtige zusätzliche Bevorratung zu fahren. Die Verantwortung für etwaige Überbestände sollte beim Verursacher bleiben. Das ist in diesem Fall die Serienproduktion. Zu einer Kosten-Betrachtung kommen wir weiter unten.


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Life Cycle Management für Verschleißteile selten schwierig

Eine wesentliche Eigenschaft von Verschleißteilen ist deren hoher Verbrauch. Wenn der Einfluss reicht, dämmt der After Sales die Bestrebungen zur Kosten-Minimierung in der Serien-Produktion hier ein. Aus Marketing-Überlegungen kann es nämlich sinnvoll sein, schon in der Serie eine exklusive Komponente zu verbauen. Die ist zwar teurer als die Allerwelts-Komponente. Aber der After Sales Umsatz mit hohen Margen kompensiert die Mehrkosten der Serie meist mit Leichtigkeit.
Zudem übersteigen die Bedarfe für den After Markt die Serienbedarfe oft schon während der Produktionszeit.

Damit sind 2 Vorteile gegeben:

  • die Bedarfe sind gut prognostizierbar, weil regelmäßig,
  • das Volumen der Bedarfe reicht für eine eigenständige Herstellung für den Ersatzteilmarkt aus.

Typische Vertreter solcher Verschleißteile sind Wartungskits.

Einzig eine hohe Varianz kann dann die Komplexität im After Market treiben. Denn ehemals konfigurierbaren Maschinen verlangen eben auch nach variablen Komponenten. In solchen Fällen hilft es, diese Varianz möglichst an das Ende der Prozesskette zu legen. So kann das Ersatzteillager Variantenteile in vielen Fällen zusammenstellen. Das gilt insbesondere für längenabhängige Varianten.


Ausfallteile verdienen die ungeteilte Aufmerksamkeit

Bis hierhin war es eher einfach. Zwar müssen Sie einige Beschaffungsstammdaten anpassen. Eventuell müssen Sie Angebote einholen. Doch die Disposition kann weiterhin fast wie gehabt arbeiten.
Dagegen verkaufen sich Ausfallteile nicht nur selten. Meist sind es zudem Zeichnungsteile. Und damit oft an einen Lieferanten gebunden. Aber ab EoP entfällt die Möglichkeit, aus dem Serienlager einzelne Komponenten zu beziehen.

Genau diese Schwierigkeiten im Life Cycle Management sind die Zutaten für Fehlteile, aber auch für Überbestände im After Sales. Eine bei EoP anstehende Bedarfsprognose umfasst eben nicht mehr nur den Zeitraum der Wiederbeschaffungszeit. Sondern nicht selten muss die Planung der Bedarfe über Jahrzehnte reichen.

Welche Möglichkeiten gibt es für die Versorgung des After Markets?

Prinzipiell habe Sie eine ganze Reihe Möglichkeiten der zukünftigen Beschaffung. Wenn Ihre Serienproduktion weiterhin flexibel genug ist, ist alles ganz einfach. Leider trifft genau das nur selten zu.

Bevorratung von Allzeit-Beständen

Dies dürfte die wohl am häufigsten angewandte Methode zur Versorgung des After Markets in der Investitionsgüter-Industrie sein. Immerhin ist sie ist für Eigen- wie auch Fremdfertigung geeignet. Ein geschickter Einkäufer überträgt die Bevorratung sogar an den Lieferanten. Zwar werden dann oft zeitlich gestaffelte Verpflichtungen zur Abnahme vereinbart. Aber das ist das kleinere Übel gegenüber eigener Lagerung.
Wenn Sie allerdings tatsächlich die gesamte prognostizierte Menge im eigenen Ersatzteillager unterbringen, dann sollten Sie daran denken: Unabhängig von der Gängigkeit kommissionieren Sie fast immer nur aus einem Behälter. Damit macht es Sinn, aus Gründen der Wege-Optimierung weitere Behälter in weiter entfernten Zonen zu lagern.

Das Hauptproblem im Life Cycle Management von Ersatzteilen bleibt allerdings:

Welche Menge soll beschafft werden?

Manchmal "helfen" Mindestabnahme-Mengen in der Entscheidungsfindung. Das löst das Problem aber nicht wirklich. Denn ob ein Ersatzteil auf späteren Verschleiß hin konstruiert wurde, weiß üblicherweise niemand.

Und ob die frühen hohen Verbräuche nicht eigentlich Ihre Ursache in längst abgestellten Konstruktionsmängeln habe, auch nicht. Von seltenen Ausnahmen abgesehen hilft da lediglich die Fortschreibung bisheriger Verbräuche bis zum Ende der Delivery Obligation. Eine grafische Aufbereitung kann gute Dienste zur Unterstützung leisten. Als Ergänzung bietet Excel die Funktion eines Prognoseblatts. Hier wird nicht nur der weitere Verlauf abgeschätzt. Excel liefert auch gleich eine untere und obere Konfidenzgrenze.

Die Versorgung des After Markets mit Ersatzteilen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag ist eines. Die damit verbundenen Risiken verlangen jedoch nach mehr.
Deshalb fließt an dieser Stelle die Klassifizierung nach Wert ein. Einerseits kosten 1.000 "Nippelchen" nichts. Außerdem hätte kein Kunden Verständnis, wenn Kleinteile fehlen. Ihr 500 kg Gehäuse mit per Elektronenstrahl eingeschweißten Lagerbuchsen ist andererseits nicht nur teuer. Durch Ihre marktgerechte Ersatzteil-Bepreisung reicht der Bestellwert für den Kunden zukünftig in die Nähe einer Neu-Maschine. Genau das sollten Sie in Ihrer Risiko-Beurteilung für die Allzeit-Bevorratung berücksichtigen. Zudem wird die Argumentation für Ihren Vertrieb einfacher.
Es geht auch noch ganz anders: Noch in 2017 wusste Clemens Diedrich von VW über das verblüffende Ergebnis vom groß angelegten Projekt Big Data-Allzeitprognose zu berichten: Nimm 25 Teile, die sich in der Vergangenheit bis EoP genauso verhalten haben, und verwende deren Bedarfe als Prognose. Na prima.

Nachfertigung

Gerade wegen der schlechten Prognostizierbarkeit ist die Möglichkeit der Nachfertigung unbedingt zu begrüßen. Ob es sich dabei um externe oder interne Nachfertigung handelt, ist dabei letztlich zweitrangig. Ein vernünftiges Life Cycle Management überprüft trotzdem bei EoP die Möglichkeit, ein letztes großes Los zu bestellen. Aus Kostengründen können so die Skalen-Effekte genutzt werden. Das gilt insbesondere bei Fertigung mit hohen Rüstkosten.
Als letzte Möglichkeit gilt das Reengineering. Das ist meist noch Jahrzehnte später ein interessante Wahl bei sehr teuren Anlagen.

Ob letztendlich die gesamten Beschaffungskosten bei Nachfertigung unter denen der End-Bevorratung liegen, zeigt nur der Blick zurück. Erfahrungsgemäß steigen die Kosten der Fertigung durch kleinere Lose mit dem Abstand zu EOP merklich.

Es kann auch sinnvoll sein, wenn Sie statt fertig bearbeiteter Teile oder montierter Baugruppen lediglich Rohlinge und Komponenten bevorraten. Das gilt ganz besonders, wenn Sie aus diesen Komponenten unterschiedliche Ersatzteile fertigen. In diesen Fällen bleibt es allerdings nicht bei einfachen Status-Änderungen des Ersatzteils. Mit der Umstellung auf ein Material zur Beschaffung mit Beistellung kommt die Pflege von Stücklisten auf die Ersatzteil-Disposition hinzu.
Zur Entlastung der Serienfertigung trägt das Life Cycle Management auch bei, wenn das Ersatzteillager Vorrichtungen und Sonder-Werkzeuge lagert. Ob und wie lange die Konservierung dieser atypischen "Teile" gelingt, ist eine zusätzliche Baustelle für die Lagerhaltung.

Austauschteile im Life Cycle Management

Der Verkauf von aufgearbeiteten Gebrauchtteilen ist in etlichen Branchen noch während der Serienproduktion ein gängiges Mittel. Die "Klassiker" kennen Sie aus dem Automobil-Bereich: Motoren, Getriebe, Anlasser, Lichtmaschinen, usw. Hierdurch können Sie in Einzelfällen Kunden Austauschteile günstiger anbieten, als es durch Neuteile möglich oder erwünscht wäre.
Das Kernproblem der Verfügbarkeit von Gebrauchtteilen können Sie durch finanzielle Angebote angehen. Der Prozess sieht vereinfacht so aus:

  • Ihr Kunde schickt ein Gebrauchtteil zurück,
  • statt einer Gutschrift erhält der Kunde einen Gutschein,
  • die Gebrauchtteile sammeln Sie und arbeiten sie anonym per Fertigung mit Teile-Beistellung zu Austauschteilen auf,
  • bei Kauf eines Austauschteils erstellen Sie gegen den Gutschein eine Gutschrift.

Schon diese wenigen Punkte zeigen, dass der Prozess nur für ausgewählt wenige Ersatzteile mit hinreichendem Verbraucht lohnt. Für die logistische Verwaltung empfiehlt es sich dringend, dass Sie eigene Artikelnummern für Gebraucht- und Austauschteil verwenden. Zusätzlich müssen Sie die Gutscheine individuell verwalten, und auch die Finanzbuchhaltung muss deren Wert berücksichtigen.

Nutzung von Anbietern im "Grauen Markt"

In einer späten Phase nach End-of-Production kann eine Beschaffung im "Grauen Markt" durchaus sinnvoll sein. Speziell im Bereich der Elektronik existieren mittlerweile Anbieter abgekündigter Bauteile und Komponenten. Dahinter stehen die meist kurzen Lebenszyklen im Chip-Bereich. Diese Spezialisten haben möglicherweise auch einen Draht zu schwer zu erreichenden Quellen, um Ihren Bedarf einmal nicht aus dem Lager zu decken.
Gerade bei sehr hochwertigem Maschinenbau kann ein Defekt sehr unangenehm werden. Wer wollte dem Kunden einer Werkzeugmaschine sagen müssen, dass die Maschine nach Ausfall der Steuerung nur noch einen Schrottwert hat? Ein Beispiel ist der Anbieter mit dem Fokus Steuerungen GMS CNC-Technik GmbH.

Verkauf von Gebrauchtteilen

Gerade bei extrem langlaufenden Lieferverpflichtungen für Serienprodukte kommt als allerletzte Maßnahme der Verkauf von Gebrauchtteilen zum Einsatz. Dabei spielen zulassungspflichtige Bauteile eine herausragende Rolle. Durch den Aufkauf von Alt-Anlagen und deren Ausschlachtung können Sie den Einsatz-Zeitraum von Maschinen und Anlagen verlängern. Hier steigt Komplexität und Kosten der Beschaffungs-Prozesse allerdings in völlig andere Größenordnungen.
Wenn Sie hren Kunden den Vorteil von Gebrauchtteilen durch die längere Lebensdauer der Anlagen verkaufen, lassen sich auch Gewährleistungsfragen eher regeln.

Abgestufter Methoden-Einsatz zur Versorgung mit Ersatzteilen

Es leuchtet sofort ein, dass man nicht alle Methoden gleichzeitig und in allen Fällen einsetzt. Eine Nachfertigung, wo anwendbar, ist sicher für die Serien-Produktion denkbar unerwünscht. Unter Kosten- und Kapital-Gesichtspunkten ist sie aber sicher vorteilhaft. Zumal auch hohe Einzelkosten durch schlecht zu verteilende Rüst-Arbeiten in der Regel im After Markt preislich unterzubringen sind. Unter dem Aspekt des gebundenen Kapitals ist eine Bevorratung bis zum End-of-Service ganz sicher die schlechteste Alternative. Letztlich ist dies auch die Ursache für die kritische Sicht der Ersatzteil-Bestände aus dem Controlling.

An diese Basis-Methoden schließen sich weitere gängige Verfahren an. Ersatz durch Neu-Konstruktion wird der Kosten wegen selten angewandt. Ersatz durch die Anpassung eines laufenden Teils in der neuen Serie ist da schon gängiger. Die Aufarbeitung von Gebrauchtteilen oder gar der Vertrieb von noch verwendbaren Gebrauchtteilen sind fast immer nur noch die Ultima Ratio im Life Cycle Management.

Ersatzteilen drucken: Hype oder ernst zu nehmende Methode

Folgt man der Presse Stand 2018 wird das bekannte Ersatzteilgeschäft schon bald durch den Druck abgelöst. Die Idee ist bestechend: die Lieferkette beginnt in unmittelbarer Nähe zum Verbrauchsort. Davor verläuft alles ausschließlich digital. Life Cycle Management für Ersatzteile wird quasi durch reines Daten-Management ersetzt. Ein End-of-Service ist eigentlich nicht mehr existent.
Um wieder in die Realität zurückzukommen: Im Vortrag von Josef Blumhofer (Audi) auf dem Forum Ersatzteillogistik 2018 ist für Audi von 5 % Additiver Fertigung in 2038 (!) zu lesen.
Übersetzt heißt das nichts anderes als

  • Ersatzteil-Druck hat Potenzial,
  • die bekannte Lieferkette wird definitiv nicht durch Additive Fertigung abgelöst.

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