Sie kennen das: Ihre Konstruktion ist äußerst kreativ, wenn es darum geht, den Normteile-Katalog Ihres Schrauben-Großhändlers einzusetzen.

Und nicht nur die.

Auch die zugekauften Baugruppen stecken voller Schrauben, Scheiben, Muttern.
Daher muss sich das Ersatzteilwesen eines eigenständigen C-Teile Managements bedienen. Nur so können Sie Fehlteile vermeiden, obwohl das Normteil "eigentlich" am Lager liegt.

Ersatzteillogistik erfordert ein eigenes C-Teile Management

Die Produktion nennt es C-Teile Management, wenn Lieferanten Bestände autonom wieder auffüllen. Oder per (elektronischem) Kanban immer genug Vorrat an Lager hat.

Das klappt und ist für beide Seiten lukrativ, weil die Verbräuche hoch genug sind.

Das gilt allerdings für die meisten Ersatzteil-Organisationen nicht. Auch Norm- und Kleinteile sind oft geprägt von kleinen und kleinsten Verbräuchen. Die sind zudem sporadisch.

Das muss aber nicht sein. Kanban lohnt gelegentlich, wenn ein regelmäßig nachgefragtes (Normteile-) Sortiment zentral zugänglich ist. Ein kompaktes Schraubenlager als Handlager kann durchaus Wegezeiten minimieren.

Ansonsten scheitern (fast) alle Überlegungen zur Versorgung per Vendor Managed Inventory (VMI) leider schon im Ansatz.

Effektive Prozesse statt günstiger Preise

Es gelten allerdings in der Ersatzteil-Beschaffung die gleichen Regeln wie in der Serie: bei Kleinst-Positionen kostet der Bestellvorgang mehr, als die Teile selbst. Nehmen wir eine typische Zusammenfassung der Bestellpositionen eines Jahres:

Im Bild greife ich statt der einfachen ABC-Klassifizierung auf die auf Ersatzteile zugeschnittene Wert-Klassifizierung zurück. "Penny"-Teile (Wert unter einem Euro) tragen nur zu 1 % zum Bestellvolumen bei. Sie erzeugen allerdings nummerisch einen Aufwand von 10 %. Zusammen mit "Low"-Teile (bis 10 Euro) kommen wir zu 40% des Aufwands, bei 10 % des Bestellvolumens.

Damit wird klar, wo der Hebel anzusetzen ist: nicht etwa bei jeweils günstigsten Lieferanten. Sondern bei möglichst wenigen Lieferanten. Das muss für selten gängige Teile auch die Serie sein. Selbst wenn die fluchen, dass der After Sales "schon wieder eine lumpige Schraube haben will".

Im Anlage-Prozess bereits Präsenz zeigen: so geht aktives C-Teile Management

Wie groß die Stückzahlen in der Serien-Produktion auch immer sein mögen: Im Ersatzteilgeschäft werden Mikro-Mengen verkauft. Im Ersatzteillager schlägt die gesamte Vielfalt vergangener Jahre auf. Darum gilt es umso mehr, das Wachstum immer neuer Schrauben und Muttern einzuschränken.

Ihr C-Teile Management muss in den Köpfen der Konstrukteure präsent sein. Wenn in Ihrer Entwicklung keine klaren Teile-Kataloge verwendet werden, dann muss eben der After Sales dafür sorgen.

Dubletten aktiv reduzieren durch gezieltes C-Teile Management

Gerade in der Investitionsgüter-Industrie mit einer langen Historie sind die Bestände gewachsen. Nicht nur die physischen Bestände, sondern auch die Bestände an Materialstämmen. So kommt es, dass Gleichteil-Konzepte erst in jüngerer Vergangenheit das C-Teile Management unterstützen. Oft resultieren aus längst vergangenen Konstruktions-Epochen noch Normteile, die nicht in ein aktuelles Schema passen. Das kann die Nummerung der Ersatzteile betreffen, die Ersatzteil-Bezeichnung, oder auch eine nicht funktionsgebende Eigenschaft, zum Beispiel eine Oberflächen-Behandlung.

Aufgabe des C-Teile Managements im After Sales Service muss es sein, nicht nur echte Duplikate zu eliminieren. Diese rühren zum Beispiel aus oben genannten zugekauften Baugruppen. Oder aus Unkenntnis der Konstrukteure, dass es diese Schraube doch schon gab.

Das C-Teile-Management muss auch dafür Sorge tragen, dass Normteile gleicher Funktion zusammengeführt werden. Hier zieht die gleiche Argumentation, wie in der Produktion: nicht die Teile-Kosten sind relevant, sondern die Prozesskosten. Aus diesem Grund kann es durchaus Sinn machen, Schrauben und Muttern zum Beispiel auf eine ohnehin vorhandene rostfreie Version zusammenzuführen. Oder denken Sie an die Variation von blau oder gelb verzinkt, ergänzt um blank und schwarz.

Das setzt selbstverständlich voraus, dass Funktion und Festigkeit gegeben sind. Den doppelten Einkaufs-Preis kompensieren Sie leicht durch höhere Verfügbarkeit und eine Reduzierung Ihres Platzbedarfs im Lager. Denken Sie dabei nicht nur an Ihr Zentrallager. Denn auch der Bestand auf jedem Kundendienst-Wagen ist betroffen.

Die Ausnahme:
Nur bei C-Teilen durch Transparenz externen Zukauf ermöglichen

Generell sollte im After Sales Service gelten, dass Kunden alles bei Ihnen kaufen. Weil sie müssen. Denn Ihre Kunden wissen nicht, wie Ihr Ersatzteil tatsächlich beschaffen ist.

für C-Teile gilt das nicht

Sagen Sie Ihrem Kunden doch ruhig in der Artikel-Bezeichnung, um welche Art Schraube es sich handelt. Auch hier gilt: das beste Geschäft ist das schlechte, das man nicht macht. Mindestens externe Service-Organisationen, die oft auch für andere Marken Service machen, sollen auch extern kaufen können.

Zusätzlich haben auch Ihre eigenen Techniker die Chance, in dringenden Fällen die First-Time-Fix Rate hoch zu halten. Die eigentlich vorgesehene Schraube wird eben durch eine äquivalente ersetzt.

Damit schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: der Kunde ist zufrieden und Sie ersparen eine zweite Anfahrt.

Beim Ersatzteil-Pricing kulant sein

Kein Kunde wird Schrauben zu 5 Euro akzeptieren. Selbst wenn Sie diesen Preis eigentlich bräuchten, um Ihre Prozesskosten zu decken. Dabei sind 5 Euro an Endkunden in einer mehrstufigen Lieferkette in der Regel noch nicht einmal ausreichend. Hier würden Sie nur einen Kleinkrieg mit Kunden anfangen, den Sie nicht gewinnen können. Wobei Sie dabei trotzdem keine nennenswerte Marge machen.

Natürlich sollte Ihr C-Teile Management dafür sorgen, dass Ihr Pricing für Normteile keine prozentuale Zuschlag-Kalkulation ansetzt. Was sind schließlich 500% Zuschlag auf 3 Cent? An die Stelle des Zuschlags tritt ein pauschaler Mindest-Preis.

Oder, wesentlich eleganter: eine Kleinteile-Pauschale.

Die Kleinteile-Pauschale für C-Teile im After Sales Service

Bei einer eigenen Service-Organisation besitzen Sie jedoch eine weitere scharfe Waffe. Wenn Ihr Ersatzteil-Pricing eine Position "Kleinteile" implementiert. Damit umschiffen Sie alle oben genannten Klippen. Der Schwellwert, wann eine Pauschale für Kleinteile die Aufmerksamkeit eines Kunden erregt, ist sicher von Branche zu Branche verschieden. Auch der gesamte Auftragswert spielt hier eine Rolle. Bei 100 Euro Auftragswert sind 10 Euro sicher angemessen, bei 10.000 Euro darf es ruhig etwas mehr sein. Also ist es mit einer einzigen Materialnummer "Kleinteile" nicht getan.

Allerdings bedarf dieser Bereich des C-Teile Managements einiger Vorbereitung. So muss auf der einen Seite die Lieferkette bis zum Monteur gewährleistet sein. Andererseits sollten die gelieferten C-Teile nicht auf das normale Bestandsmanagement treffen.

Eleganter ist die unmittelbare Buchung in die Kosten. Hiermit entfallen automatisch Inventuren und Retouren-Versuche. Nicht benötigte Ersatzteile werden entsorgt oder kommen die Schraubenkiste. So bleiben die Prozesse für Bestände im Fahrzeug-Lager des Service-Technikers schlank.

Pricing-Beratung im After Sales Service auch für Kleinteile nutzen

Schon die wenigen Bemerkungen zum Preismanagement zeigen, dass das Preismanagement im After Sales überaus komplex ist. Denn Kleinteile sind noch das kleinste Problem.

Nutzen Sie daher die Gelegenheit, neben dem C-Teile-Management auch Ihr Pricing anzugehen. Wo sonst wollte sich Beratung lohnen, wenn nicht in Form eines Pricing-Beraters?

Die Lieferkette:
Einkauf als wichtiger Bestandteil Ihres C-Teile Managements

Gerade bei Normteilen sind Gebinde von 500 oder 1.000 Stück keine Seltenheit. Der Serien-Einkauf würde dieses Paket günstigst einzukaufen versuchen.

Ihr Ersatzteillager bliebe bei diesem Vorgehen bei einem Kundenbedarf von 4 auf 496 Stück sitzen. Und sitzen, und sitzen. Daher sollten Sie die Bestellmengenrechnung für Ersatzteile hier hinterfragen.

Gerade in diesem Bereich kann es überaus sinnvoll sein, auf spezielle Lieferanten zugreifen zu können.

Solche Lieferanten gibt es nicht?

Doch

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Es ist allemal günstiger, im obigen Fall nur 50 Stück zu bestellen, auch wenn diese das Dreifache kosten. Denn der Deckungsbeitrag der ersten 4 Stück bleibt schöner Schein. Ihre Ausgaben werden auch bei sehr hohen Preisen durch die zu viel beschaffte Menge nicht kompensiert werden. Irgendwann werden die Restmengen in Ihrem Ersatzteillager wertberichtigt.

Kleinteile-Lagerung

C-Teile sind in aller Regel klein. Damit eignen sie sich logischerweise für eine sehr kompakte Lagerung. Kompakt bedeutet im Lager, dass die Anzahl an Ersatzteilen pro Meter Kommissionier-Weg sehr hoch ist. Deshalb sind insbesondere

• Schubladenschränke
• Lagerlifte
• Aktenordnern für ungängige Dichtungen oder Handzettel

meist unmittelbar am Start- oder Endpunkt des Kommissionierwegs angeordnet. Wegen der Ähnlichkeit vieler Teile ist hier eine gute Identifizierbarkeit unumgänglich. Sonst kommt es zu unnötigen Kommissionierfehlern.

Ungängigen Bestand beim Dienstleister gnadenlos verschrotten

Normteile sind in der Regel kurzfristigst beschaffbar. Deshalb sollten Fehlteile in diesem Bereich nur von kurzer Dauer sein. Lagerleichen lohnen sich daher nicht, wenn Ihr Lagerplatz eng bemessen ist. Das gilt umso mehr, wenn Ihr Ersatzteillager an einen Kontraktlogistiker outgesourct ist. Im Normalfall zahlen Sie für jeden Stellplatz jeden Monat. Damit wird die Rechnung einfach, wann die Lagerhaltungskosten den Wert von C-Teilen übersteigen.

C-Teile Management heißt in diesen Fällen vor allem schnelles Entsorgen. Verglichen damit ist der Aufwand für Abschreibung und Wertberichtigung vernachlässigbar. Von einer Inventur ganz zu schweigen.

Techniker mit Kleinteilen beliefern

Wenn die Kosten für Auftragsabwicklung und Kommissionierung höher sind, als der erzielbare Umsatz je Stück, wächst die Begehrlichkeit nach Kompensation. Nicht selten kommt der Ruf nach Mindestbestellmengen. Das mag bei hochgängigen Kleinteilen (Kabelbinder, Aderendhülsen) noch Sinn machen. Doch der Regelfall ist das nicht. Denken wir zum Beispiel an Sprengringe mit deren ausgeprägter Varianz. Am Ende gilt: Wie alle anderen Ersatzteile gehen die meisten Normteile kaum.

Was macht ein (Ihr) Service-Techniker denn mit den überschüssigen Artikeln? Retournieren lohnt sicher nicht, und sollte von Ihrer Retouren-Richtlinie auch unterbunden werden.

Letztlich bleibt Ihnen nur, auch einzelne Schrauben, Scheiben, Dichtringe zu verschicken. Denn zumindest eines darf nicht passieren: dass Ihr eigener Techniker für Klein-Teile zum nächsten Baumarkt oder Schraubenhändler fährt. Das sind dann die teuersten denkbaren C-Teile.