Wertberichtigung ermitteln, reduzieren, vermeiden

Jedes Jahr das Gleiche: die Ersatzteil-Bestände sind zu hoch. Also muss zum Jahresabschluss das Umlaufvermögen wertberichtigt werden.
Doch dem können Sie entgegensteuern. Zunächst müssen jedoch die Ursachen klar sein. Denn einfach nur weniger einkaufen wird nicht funktionieren. Gut Zureden übrigens auch nicht.

Wie lässt sich die Wertberichtigung für Teile ermitteln,
und vor allem: wie reduzieren?

1. Ermittlung der Wertberichtigung

"Wertberichtigungen dienen der Durchführung des (strengen) Niederstwertprinzips, weil sie den niedrigeren tatsächlichen Wert eines Vermögensgegenstandes am Bilanzstichtag reflektieren". "Bei den wertzuberichtigenden Vermögensposten wird deren historischer Buchwert (Anschaffungs- oder Herstellungskosten) gezeigt und korrespondierend die Wertberichtigung korrigierend auf der Passivseite gebucht". (Wikipedia)

Gerade bei Ersatzteilbeständen ist häufig fraglich, ob einzelnen Positionen noch werthaltig sind. Es sind die Ersatzteile, die vor Jahr und Tag gekauft wurden. Der Schlüssel zur Beantwortung dieser Frage liegt in der Reichweite der Bestände. Diese kann auf der Basis der Verbräuche der letzten Jahre für jede einzelne Position des Bestands ermittelt werden.

Wie werthaltig Ersatzteile in Abhängigkeit von ihrer Reichweite sind, ist vom Endprodukt abhängig: schnelllebige Produkte, wie Teile von Handys, sind sicher sehr viel vorsichtiger zu bewerten, als Ersatzteile für langlebige Maschinen, wie zum Beispiel Druckmaschinen. Dies sollte sich in Ihrer Richtlinie zur Bewertung wiederfinden. Bekannt sind Verfahren, die anteilige Verbräuche bis zu einem Jahrzehnt berücksichtigen. Aber auch sehr vorsichtige Ansätze (alle Bestände jenseits der Reichweite eines Jahres werden vollständig wertberichtigt) sind durchaus auch im Maschinenbau zu finden.

Nicht ohne Ausnahmen

Da das generelle Ziel sicher nicht eine hohe Wertberichtigung zu Lasten des Gewinns sein kann, sind Ausnahmen von der nackten Reichweiten-Betrachtung erforderlich. Solche Ausnahmen können sein:

• offene Kundenaufträge
• das Alter eines Ersatzteils
  (ein Ersatzteil kann bei Start of Production (SOP) wohl kaum Verbrauch aufweisen)
• gerade gestartete Feldaktionen
• Bestände für Sonderverkaufsaktionen
  (Zubehöre für den Einsatz im Winter, für die der 31.12. zu früh für Verbräuche kommt)

Manuelle Nacharbeit wird hier im Sinne einer realistischen Wertermittlung erforderlich.

2. Die Ursachen bekämpfen: Vermeidung von Überbeständen

Für Überbestände in Ersatzteillägern gibt es eine Fülle von Ursachen. Hier exemplarisch einige:

• Übernahme aller übrig gebliebenen Produktionsbestände bei Auslauf einer Serie (EOP),
• Allzeit-Bestände an Komponenten, die nicht mehr hergestellt werden können,
• Kauf von Mindestbestellmengen, obwohl Kunden lediglich ein Stück eines Ersatzteils benötigen,

und ganz besonders

• über lange Zeiträume statische Bestellverfahren ohne Bestandsoptimierung
  (Mindestmengen und Bestellmengenrechnung folgen nicht dynamisch den Bedarfen).

Während der erste Punkt eher für eine fragwürdige Kräfteverteilung im Unternehmen steht, verlangt der letzte eine grundlegende Herangehensweise. Im Normalfall des Maschinenbaus können Mitarbeiter die Beschaffungsstammdaten nicht mehr manuell umfassend pflegen. Daher sind automatisierte Verfahren zur Klassifizierung und teilautomatisierten Disposition erforderlich.
Eine umfassende Übersicht über die Möglichkeiten finden Sie im Blog zur Bestandssenkung.

3. Zu viel Bestand, und jetzt?

Ersatzteilläger weisen immer zu hohe Bestände auf. Damit können einmalige Maßnahmen zur Bestandssenkung keinen nachhaltigen Erfolg bringen.
Einige Ursachen hierfür sind oben erwähnt. Nur methodische Korrekturen greifen, wenn auch eher mittel- bis langfristig. Durch Automatisierung lassen sich sehr viele Ersatzteile gleichzeitig angehen.
Demgegenüber ist der Abbau vorhandener toter Ersatzteile mühselig, weil auf der Ebene einzelner Positionen. Klassische Maßnahmen sind

• die Retoure zum Lieferanten,
• eine Demontage, um wenigstens gängige Einzelteile nutzen zu können,
• Montage zu gängigen Variantenteilen,
• Sonderverkaufsaktionen mit entsprechender Werbung,
• Umarbeitungen zu aktuellen Ersatzteilen.

4. Verteilte Bestände, wie Wertberichtigung vermeiden?

Gerade im internationalen Kontext werden Ersatzteil-Bestände häufig über mehrere Stufen der Distribution verteilt. Während im Zentrallager ein Teil hochgängig ist, kann es im Ersatzteillager eines Landes bereits ein totes Teil sein. Noch geringer ist die Chance, zum Beispiel von einem Techniker-Wagen kaum gängige Ersatzteile zu verkaufen. Abhilfe, um Wertberichtigung zu vermeiden, schafft nur die Zentralisierung der Bestände. Erforderlich ist allerdings ein schlanker Retouren-Prozess. Nur so lassen sich Langsamdreher dem Verkauf zuführen. Werden umfangreiche Bestandstransfers durchgeführt, zum Beispiel im Rahmen einer Zentralisierung, ist nicht nur der Transferpreis vorab zu vereinbaren. Auch der Transfer etwaiger Wertberichtigungen zwischen Konzerngesellschaften muss geregelt werden.

Physische Zentralisierung kostet. Lohnt das bei toten Teilen?

Demgegenüber ist eine Zentralisierung gänzlich toter Teile kritisch zu prüfen. Schließlich kosten Retouren-Prozesse immer Geld. Ob solche Teile überhaupt wieder verkauft werden können, ist offen. Daher reicht es gerade bei sehr alten Ersatzteilen in der Regel, diese erst im Bedarfsfall aus einer Landesgesellschaft zu beschaffen. Dafür ist allerdings Transparenz durch Ersatzteil-Pooling erste Voraussetzung. Darüber hinaus spielen die Kosten der Lagerung selbst eine Rolle: was beim einen eh-da-Kosten sind, ist beim anderen eine monatliche Ausgabe an einen Dienstleister. Für jeden einzelnen pro Stellplatz.

Viele Wege führen nach Rom: mit welchen Mitteln Bestände aktiv senken?

Gerade das Ersatzteilwesen kennt eine ganze Flut an möglichen Maßnahmen, den Bestand zu senken. Nur die saubere Analyse zeigt, wo die Potenziale sitzen. Eine gezielte Anwendung der Pareto-Prinzipien verspricht auch kurzfristig Besserung.
Daneben dürfen Sie die Mittel des Ersatzteil-Marketings nicht vergessen. Gesteigerter Umsatz führt zwangsläufig auch zu besseren Lagerreichweiten. Wenn denn Ihre Disposition stimmt.
Und schließlich gilt es, eine aktive Steuerung der Lebenszyklus-Phasen von Ersatzteilen anzugehen.
Bevor Sie wieder ganz auf die eigenen Kräfte vertrauen:
das Ende des nächsten Geschäftsjahres kommt schneller, als man im Januar glaubt.
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