Jedes Jahr das Gleiche: die Ersatzteil-Bestände sind zu hoch. Also muss zum Jahresabschluss das Umlaufvermögen wertberichtigt werden. Doch Sie können gegensteuern.

Zunächst müssen jedoch die Ursachen für die Abschreibungen auf Ersatzteile klar sein. Denn einfach nur weniger einkaufen wird nicht funktionieren.

Gut Zureden übrigens auch nicht.

Jahresabschluss: Überraschung durch Wertberichtigung für Teile

1. Ermittlung der Wertberichtigung

"Wertberichtigungen dienen der Durchführung des (strengen) Niederstwertprinzips, weil sie den niedrigeren tatsächlichen Wert eines Vermögensgegenstandes am Bilanzstichtag reflektieren". "Bei den wertzuberichtigenden Vermögensposten wird deren historischer Buchwert (Anschaffungs- oder Herstellungskosten) gezeigt und korrespondierend die Wertberichtigung korrigierend auf der Passivseite gebucht". (speziell zu Abschreibungen auf Umlaufvermögen siehe auch Wikipedia)

Gerade bei Ersatzteilbeständen ist häufig fraglich, ob einzelnen Positionen noch werthaltig sind. Es sind die Ersatzteile, die Sie vor Jahr und Tag gekauft haben. Der Schlüssel zur Beantwortung dieser Frage liegt in der Reichweite der Bestände. Diese können Sie auf der Basis der Verbräuche der letzten Jahre für jede einzelne Position des Bestands ermitteln.

Wie werthaltig Ersatzteile in Abhängigkeit von ihrer Reichweite sind, ist vom Endprodukt abhängig: schnelllebige Produkte, wie Teile von Handys, sind sicher sehr vorsichtig zu bewerten. Ganz anders als Ersatzteile für langlebige Maschinen, wie zum Beispiel Druckmaschinen.

Dies sollte sich in Ihrer Richtlinie zur Bewertung wiederfinden. Bekannt sind Verfahren, die anteilige Verbräuche bis zu einem Jahrzehnt berücksichtigen. Aber auch sehr vorsichtige Ansätze sind durchaus auch im Maschinenbau zu finden. So existieren Unternehmen, die alle Bestände jenseits der Reichweite eines Jahres vollständig wertberichtigen.
Neben der Ermittlung der Reichweiten spielen auch Zeiträume für nicht bewegte Ersatzteile eine Rolle.

Im Bild sehen wir einen sehr zurückhaltenden Ansatz. Gerade bei sehr langlebigen und teuren Maschinen gibt es auch nach einem Jahrzehnt kurzfristigst zu bedienende Bedarfe.

Ausnahmen nicht vergessen

Das generelle Ziel kann sicher nicht eine hohe Wertberichtigung zu Lasten des Gewinns sein. Daher sind Ausnahmen von der nackten Reichweiten-Betrachtung erforderlich. Solche Ausnahmen können sein:

• offene Kundenaufträge
• das Alter eines Ersatzteils
  (ein Ersatzteil kann bei Start of Production (SOP) wohl kaum Verbrauch aufweisen)
• gerade gestartete Feldaktionen
• Bestände für Sonderverkaufsaktionen
  (Zubehöre für den Einsatz im Winter, für die der 31.12. zu früh für Verbräuche kommt)

Manuelle Nacharbeit wird hier im Sinne einer realistischen Wertermittlung erforderlich. Um auch diese Nacharbeiten abzubilden wird in der Regel Excel im Ersatzteilmanagement eingesetzt.

Vermeidung von Überbeständen

Für Überbestände in Ersatzteillägern gibt es eine Fülle von Ursachen. Hier daher exemplarisch einige:

• Übernahme aller übrig gebliebenen Produktionsbestände bei Auslauf einer Serie (EOP), ohne dass Bedarf bestände,
• Allzeit-Bestände von Komponenten, weil diese nicht mehr hergestellt werden können. Hier geht es darum Obsoleszenzen zu vermeiden
• Kauf von Mindestbestellmengen, obwohl Kunden lediglich ein Stück eines Ersatzteils benötigen,

und ganz besonders

• über lange Zeiträume statische Bestellverfahren statt dynamischer Bestandsoptimierung
  (Mindestmengen und Bestellmengenrechnung folgen nicht den Bedarfen).

Der erste Punkt steht eher für eine fragwürdige Kräfteverteilung im Unternehmen. Der letzte verlangt allerdings eine grundlegende Herangehensweise. Im Normalfall des Maschinenbaus können Mitarbeiter die Beschaffungsstammdaten jedenfalls nicht mehr manuell umfassend pflegen. Daher sind automatisierte Verfahren zur Klassifizierung und teilautomatisierten Disposition erforderlich.
Eine umfassende Übersicht über die Möglichkeiten finden Sie daher im Beitrag zur Bestandssenkung.

3. Bestand viel zu hoch, und jetzt?

Ersatzteilläger weisen immer zu hohe Bestände auf. Damit können einmalige Maßnahmen zur Bestandssenkung keinen nachhaltigen Erfolg bringen.
Einige Ursachen hierfür sind oben erwähnt. Nur methodische Korrekturen greifen, wenn auch eher mittel- bis langfristig. Durch Automatisierung lassen sich sehr viele Ersatzteile gleichzeitig angehen.
Demgegenüber ist der Abbau vorhandener toter Ersatzteile mühselig. Schließlich erfolgt er auf der Ebene einzelner Positionen. Klassische Maßnahmen sind

• die Retoure zum Lieferanten, auch wenn diese mit Verlust verbunden ist,
• eine Demontage, um wenigstens gängige Einzelteile nutzen zu können,
• die Kombination oder Montage zu gängigen Variantenteilen,
• eine Abverkaufsaktion, jedoch nicht ohne entsprechende Werbung,
• die Umarbeitungen zu aktuellen Ersatzteilen.

Es lohnt sich, Wertklassen und natürlich die absolute Höhe der Wertberichtigung zu nutzen, um effektiv im Sinne des Ergebnisses vorzugehen. Gegebenenfalls reichen ja schon einige wenige Positionen, um das Volumen deutlich zu reduzieren. Pareto lässt grüßen.
Als ultima ratio bleibt die Verschrottung. Sind die betroffenen Teile ohnehin abgeschrieben, wird zumindest das Betriebergebnis nicht tangiert. Allerdings lassen sich häufig laufende Kosten des Lagerbetriebs reduzieren. Das gilt erst recht, wenn Sie für jede Bestandsposition beim Logistik-Dienstleister zahlen müssen.

Wertberichtigung als Teil des Management-Dashboards

Sofern Ihre Prüfung etwaiger Wertberichtigungen unterjährig erfolgt, bleibt Ihnen hinreichend Zeit. Durch ein aktives Bestandsmanagement bleiben Sie am Ball. Ein eigenes Feld in Ihrem Dashboard müssen Sie ja nicht monatlich aktualisieren. Doch derartige Transparenz für jeden Disponenten kann dadurch Teil des Change managements werden.
Abschließend noch der Hinweis, dass natürlich auch zurückgehender Ersatzteil-Umsatz Auslöser zu hoher Bestände sein kann. Gerade in diesem Feld zeigt ein professionelles Ersatzteil-Produktmanagement Lösungen auf. Mit Mitteln des Ersatzteil-Marketings können Sie dafür sorgen, dass Bestand und Absatz wieder zusammenpassen.

4. Verteilte Bestände, wie Wertberichtigung vermeiden?

Gerade im internationalen Kontext verteilen sich Ersatzteil-Bestände häufig über mehrere Stufen der Distribution. Während im Zentrallager ein Teil hochgängig ist, kann es im Ersatzteillager eines Landes jedoch bereits ein totes Teil sein. Noch geringer ist die Chance, zum Beispiel von einem Techniker-Wagen kaum gängige Ersatzteile zu verkaufen. Abhilfe, um folglich die Wertberichtigung zu vermeiden, schafft nur die Zentralisierung der Bestände. Erforderlich ist allerdings ein schlanker Retouren-Prozess. Nur so lassen sich Langsamdreher dem Verkauf zuführen. Werden umfangreiche Verlagerungen von Beständen durchgeführt, zum Beispiel im Rahmen einer Zentralisierung, ist nicht nur der Transferpreis vorab zu vereinbaren. Auch der Transfer etwaiger Wertberichtigungen zwischen Konzerngesellschaften muss klar sein.

Zentralisierung kostet. Lohnt das bei toten Teilen?

Demgegenüber ist eine Zentralisierung gänzlich toter Teile kritisch zu prüfen. Schließlich kosten Retouren-Prozesse. Ob solche Teile überhaupt wieder verkauft werden können, ist offen. Daher reicht es gerade bei sehr alten Ersatzteilen in der Regel, diese erst im Bedarfsfall aus einer Landesgesellschaft zu beschaffen. Dafür ist allerdings Transparenz durch Ersatzteil-Pooling erste Voraussetzung. Darüber hinaus spielen die Kosten der Lagerung selbst eine Rolle:
was bei dem Einen eh-da-Kosten sind, ist bei dem Anderen eine monatliche Ausgabe an einen Dienstleister. Für jeden einzelnen pro Stellplatz. Outsourcing des Lagers kostet eben auch für tote Teile.