Die Bestandsoptimierung von Ersatzteilen gehört zum Tagesgeschäft eines jeden Disponenten. Trotzdem sind die Bestände in den seltensten Fällen auch nur in der Nähe eines Optimums.

Meist ist es Zeitmangel, der ein konsequent durchgezogenes Projekt verhindert. Hinzu kommt fehlendes Wissen um die Methoden.

Schnelle Abhilfe schafft Beratung. Und durch ein individuell angepasstes Consulting zur Bestandsoptimierung können Sie nicht nur Quick Wins erzielen. Gerade dauerhafte Lösungen erreichen Sie mit Berater-Unterstützung. Denn die Methodik aus

• Analyse,
• Schulung
• und Projektmanagement

erzeugt Eigendynamik bei Ihren Mitarbeitern. Und die lässt den Zeitfresser Fehlteil-Nachverfolgung vergessen.

Bestandsoptimierung: was wollen wir erreichen?

Bestände dienen – ganz abstrakt – zunächst einmal nur dem Ausgleich von Nachfrage und Verfügbarkeit.

Allerdings unterliegt die Nachfrage gerade bei Ersatzteilen erheblichen Schwankungsbreiten. Außerdem zeigen eine Fülle an Ersatzteilen lediglich einen sporadischen Verbrauch. Damit gestaltet sich nicht nur die Vorhersage schwierig. Und manchmal auch unmöglich. Auch die Bevorratung über lange Zeiträume birgt hohe Risiken. Diese Konstellation tritt vor allem nach EOP (End of Production) auf, wenn Ersatzteile häufig als Endbevorratung an Lager gelegt werden müssen.

Eine Bestandsoptimierung besteht nun darin, den Ausgleich zwischen erwarteten Bedarfen so durch Lagerbestände abzufedern, dass einerseits das Verschrottungsrisiko durch Lagerleichen minimiert wird.

Andererseits garantiert eine solche Optimierung der Bestände eine hohe Verfügbarkeit. Und das auch über lange Zeiträume.

Weil es sich hier um einen komplexen Prozess mit einer ganzen Vielfalt an Parametern handelt, kommt nicht selten eine Beratung zur Bestandsoptimierung zum Einsatz. Damit können Sie nicht nur sicherstellen, dass Erfahrungen aus Best Practice übertragen werden. Auch Ihr eigene Lernkurve verkürzt sich. Das ist deshalb relevant, weil jeder Tag ohne Umsetzung ein Tag mit unnötigem Bestandsaufbau sein kann.

Methoden der Bestandsoptimierung

Gerade weil für Ersatzteile so viele Stellschrauben existieren, bedienen sich Berater zur Bestandsoptimierung einer ganzen Reihe von Stellhebeln. In Summe ergibt sich ein Methoden-Mix, der vor allem 3 Ansätze nutzt:

• die Anpassung des Bestellverhaltens, und dabei vor allem die systematische Auslegung von Sicherheitsbeständen und Bestellmengen,
• die Bereinigung überflüssigen Lagerbestands, und natürlich die Vermeidung zukünftiger Lagerleichen,
• den Aufbau eines auf das Bestellverhalten ausgerichteten Stammdaten-Managements.

Dabei unterscheiden sich die eingesetzten Methoden signifikant von denen der Produktion. Daher besteht ein erster struktureller Schritt nicht selten in der Separierung eines Ersatzteillagers vom Produktionslager.

Denn Ersatzteil-Bedarfe lassen sich nur sehr eingeschränkt vorhersagen. Dies gilt ganz besonders für die vielen Ersatzteile mit Mini-Bedarfen. Dem tragen daher statistische Verfahren Rechnung.

Bestandsanalyse als Startpunkt eines Consulting-Projekts

Durch eine Bestandsanalyse ermitteln Sie, wie viel Spielraum Ihre Bestände Ihnen lassen. Dabei untersuchen Sie einerseits, welche Anteile Ihres Bestands

• frei verfügbar
• in der einen oder anderen Form von Zugriff gesperrt sind

und wie sich diese Bestände, gemessen an der Bedarfsstruktur, zusammensetzen. Denn eigentlich wollen Sie ja nur solche Ersatzteile bevorraten, die eine Chance für einen Verkauf bieten. Und zwar genau in der Menge, die wirtschaftlich vertretbar ist. Dabei müssen Sie gleichzeitig Fehlteile auf ein Minimum reduzieren.

Genau genommen steht eine Bestandsanalyse in einem Projekt zur Bestandsoptimierung für den ersten Schritt hin zu einem Bestandscontrolling. Damit ebnet Consulting in diesem Bereich Ihren Weg zur Kennzahlen getriebenen Organisation.

Hier im Bild sehen Sie eine Gängigkeits-Analyse mit einer Aufteilung nach XYZ. Auch wenn diese für die Disposition zu grob ist, sind doch die Grundzüge für eine Selektion erkennbar:

• sehr viele Slow Mover
  (Z = 4.000)
• einige wenige
  Schnell-Dreher (X)

Denn bei solchen Beständen greift eine Bestandsoptimierung durch ein angepasstes Bestellverhalten zunächst einmal ins Leere.

Gängigkeit steuert Lagerhaltung

Allerdings trägt eine transparent ermittelte Entscheidung, ob überhaupt bevorratet werden soll, in der Zukunft zur Vermeidung unnötiger Bestände bei. Wichtigstes Kennzeichen ist eine Parametrierung durch eine make-to-order oder make-to-stock Kennzeichnung. Bei Strukturbrüchen, wie durch Covid verursacht, können diese Daten allerdings ziemlich durcheinander gewirbelt werden. Dann erfordert Ihr Demand Planning ein Controlling in kurzen Abständen. Die Analyse der sinnvollen Modelle kann durch einen Berater erfolgen.

In Kombination der Einordnung nach Gängigkeit und Wert können Sie sowohl die Bestellverfahren wie auch deren Parameter festlegen. Im Rahmen einer Beratung zur Bestandsoptimierung fixieren Sie diese Parametrisierung. Als Folgeschritt in einem Bestandsoptimierungs-Projekt steht dann eine erste Simulation an. Damit sehen Sie eine die unmittelbaren Auswirkungen auf Ihre Bestandshöhe.
Externe Einflüsse, wie Mindestbestellmengen und fixe Lose können für die Lieferanten-Auswahl als beeinflussbare Größen hinzukommen. Leider verfügen nur die wenigsten Materialwirtschaften für Ersatzteile auch über eigene Einkäufer. Denn häufig genug basieren Mindestbestellmengen eben nicht auf tatsächlichen Anforderungen aus dem Beschaffungsmarkt.

Entscheidend ist, dass diese Ergebnisse auch die Ressourcen von Wareneingang und Rechnungsprüfung berücksichtigen. Denn kleine Bestellmengen führen zwangsläufig zu einem Mehr an Wareneingängen und Rechnungen. Ein After Sales Consulting zur Bestandsoptimierung berücksichtigt dabei auch solche betriebswirtschaftlichen Randbedingungen.

Lager-Abbau überflüssiger Ersatzteilbestände

Natürlich führt eine Bestelloptimierung auch zu reduzierten Beständen. Dies gilt vor allem im Bereich der Schnelldreher. Hier muss allerdings Vorsicht walten, um dadurch nicht die Verfügbarkeit negativ zu beeinflussen.

Erst eine detaillierte Bestandsanalyse zeigt allerdings, wie hoch der Anteil des adressierten Bestands tatsächlich ist. Oft genug weisen hohe Wertberichtigungen darauf hin, dass 40 Prozent des Bestands und mehr nicht oder nur wenig sehr bewegt werden. Mit einer Analyse der Lagerreichweite kann ein Beratungsprojekt schnell Transparenz über die Langsamdreher erzeugen.

Darüber hinaus umfasst ein Consulting zur Optimierung von Ersatzteilbeständen aber auch den Blick auf unregelmäßig auftretende Prozesse.

Denken Sie dabei einerseits an den Aufbau einer Endbevorratung bei EOP (End-of-Production). Oft genug zeigt sich bei der Analyse der Slow Mover, dass Überbestände eben nicht das Resultat des regulären Bestellwesens sind.

Andererseits kommen ähnlich zu hohe Bestände dadurch zustande, dass im Rahmen eines Neuanlaufs (auch SOP / start-of-production) zu viele, falsche oder zu großzügig disponiert Teile an Lager gelegt werden.

Die letztgenannten Beispiele stehen exemplarisch für die life-cycle bedingten Schwierigkeiten bei der Beschaffung. Hinzu kommen Ersetzungen mit deren maßgeblichen Einfluss auf zu hohe Ersatzteilbestände.

Eine Sonderstellung nimmt die Lagerbereinigung ein. Diese sollte zwar regelmäßig bei EOS (End-of-Service) stattfinden. Doch häufig genug scheuen Verantwortliche diesen Schritt wegen vermeintlicher oder tatsächlicher Auswirkung auf das Unternehmensergebnis. So wird erst bei knapper Lagerkapazität nach Lösungen gesucht. Oft erschwert mangelnde Transparenz zur Teile-Verwendung den letzten Schritt. Damit leidet dieser Prozess nicht selten am Mangel an geeigneten Methoden. Hier kann ein Consulting bei der Bestandsoptimierung unterstützen.

Consulting zur Bestandsoptimierung

Jede der hier lediglich angerissenen Ursachen steht für einen anderen Ansatz zur Bestandsreduzierung. Diese Ursachen müssen im Optimierungsprojekt sauber abgegrenzt werden, um Gewissheit für zukünftige Verfahren und Methoden zu erzielen. Denn jeder geänderte Parameter steht einerseits für eine Beeinflussung der Verfügbarkeit. Andererseits ist es ja das Ziel, die Kapitalbindung zu minimieren.

Aufgabe des Beraters in einem Projekt zur Bestandsoptimierung ist es daher nicht nur, analytisch Ursachen herauszuarbeiten. Denn oft genug ist man sich in der Materialwirtschaft bewusst, dass die eingesetzten Methoden verbesserungswürdig sind.

Vielmehr muss ein Beratungsprojekt den Schritt von der Analyse hin zur Anpassung von Verhaltensweisen machen. Daher muss eine Priorisierung von Maßnahmen auch berücksichtigen, dass Entlastungseffekte Freiraum schaffen. Oft genug bringt dabei eine Massendaten-Änderung durch Upload sofort spürbare Quick Wins.

Damit wird die Voraussetzung geschaffen, einen Change Prozess mit aktiver Mitarbeiter-Beteiligung anzustoßen. Wenn parallel Schulungen stattfinden, die Ursachen und Wirkungen aufzeigen, steht einer erfolgreichen Projektarbeit kaum mehr etwas im Weg.

Bestandsoptimierung nicht nur zentral

Ein bisher nicht betrachteter Aspekt betrifft Bestände in der Fläche. Denn auch

• Niederlassungen,
• Landes-Gesellschaften,
• Service-Techniker

führen oft genug hohe Ersatzteil-Bestände. Deren Sinnhaftigkeit unterscheidet sich deutlich von der eines Zentrallagers. Denn die Häufigkeit der Kundenbedarfe je Teil ist meist minimal. Daher kommen auch andere Methoden zum Einsatz. Das gilt nicht nur für die Grundsätze der operativen Ersatzteil-Disposition systematisch. Auch bei der Bevorratung zu Serienanlauf gelten durchaus eigene Regeln.

Ein Consulting im Sinne der gesamten Supply Chain kann daher nicht am Werkstor enden.

Vorgehen im Projekt: durch Consulting systematisch vorgehen

Beratungsprojekte zur Bestandsoptimierung unterliegen nur bedingt einem einheitlichen Ablauf. Das liegt keineswegs nur an den eingesetzten IT-Systemen. Vielmehr bringen unterschiedliche Primärprodukte (Maschinen und Anlagen) oft sehr spezifische Anforderungen mit sich. Damit sind die Kundenbedarfe ebenfalls hochgradig unternehmensspezifisch. Daher ist es wenig verwunderlich, dass weiterhin in der Masse der Projekte Excel als Projekt-Tool zum Einsatz kommt.

Allerdings sind auch Ansätze mit spezieller Software nicht unüblich. So setzt etwa das Institut zur Bestandsoptimierung eine eigene Lösung ein.
Trotz aller Unterschiedlichkeit existiert so etwas wie ein allgemeingültiges Grundgerüst zur Beratung für eine Bestandsoptimierung:

1. Analysephase (Bedarfsanalyse, Bestandsanalyse)
2. Erarbeitung von Maßnahmen
3. Definition von Methoden und Parametern
4. Simulation und Feintuning (Definition von kpi)
5. Upload von Dispodaten
6. Stammdaten-Korrekturen (Life Cycle)
7. Aufbau eines Bestandscontrollings
8. (laufende Parameter-Korrekturen)

Dabei müssen nicht zwingend alle Schritte in großer Runde diskutiert werden. In manchen Ersatzteil-Projekten verlangen knappe Ressourcen nach einer stark komprimierten Form. Manchmal steht wegen massiver Kunden-Beschwerden auch nur extrem wenig Zeit zur Verfügung, um schnelle Erfolge zu erreichen.

Es ist dann Aufgabe des Beraters, nicht nur eine Projektplanung zu erarbeiten, die dem Rechnung trägt. Damit erstellt der Consultant häufig genug entsprechende Datenmodelle quasi im Alleingang. Erst im Nachhinein diskutieren Berater und Materialwirtschaft die Details zum weiteren Projekt-Vorgehen.
Auch für Sie sind derartige Projekt-Ansätze frei wählbar. Letztlich besteht Ihr Projekterfolg aus der von Ihnen gewünschten neuen Balance von Bestand und Verfügbarkeit.