Die Bestandsoptimierung von Ersatzteilen gehört zum Tagesgeschäft eines jeden Disponenten. Trotzdem sind die Bestände in den seltensten Fällen auch nur in der Nähe eines Optimums.

Meist ist es Zeitmangel, der ein konsequent durchgezogenes Projekt verhindert. Hinzu kommt fehlendes Wissen um die Methoden.

Schnelle Abhilfe schafft Beratung. Denn durch ein individuell angepasstes Consulting zur Bestandsoptimierung können Sie nicht nur Quick Wins erzielen. Gerade dauerhafte Lösungen erreichen Sie mit Berater-Unterstützung.

Denn die Methodik aus

• Analyse
• methodischer Lösungsfindung
• Schulung
• Umsetzung
• und Projektmanagement

erzeugt Eigendynamik bei Ihren Mitarbeitern. Und die lässt den Zeitfresser Fehlteil-Nachverfolgung vergessen.

Gerade weil für Ersatzteile so viele Stellschrauben existieren, bedienen sich Berater zur Bestandsoptimierung einer ganzen Reihe von Stellhebeln.

In Summe ergibt sich ein Methoden-Mix, der vor allem 4 Ansätze nutzt:

• die Anpassung des Bestellverhaltens, und dabei vor allem die systematische Auslegung von Sicherheitsbeständen und Bestellmengen,
• die Bereinigung überflüssigen Lagerbestands, und natürlich die Vermeidung zukünftiger Lagerleichen,
• die Pflege der Status-Daten für den Lebenszyklus der Ersatzteile,
• den Aufbau eines auf das Bestellverhalten ausgerichteten Stammdaten-Managements.

Durch eine Bestandsanalyse ermitteln Sie, wie viel Spielraum Ihre Bestände Ihnen lassen. Dabei untersuchen Sie einerseits, welche Anteile Ihres Bestands

• frei verfügbar
• in der einen oder anderen Form vor Zugriff gesperrt sind

und wie sich diese Bestände, gemessen an der Bedarfsstruktur, zusammensetzen. Denn eigentlich wollen Sie ja nur solche Ersatzteile bevorraten, die eine Chance für einen Verkauf bieten. Und zwar genau in der Menge, die wirtschaftlich vertretbar ist. Dabei müssen Sie gleichzeitig Fehlteile auf ein Minimum reduzieren.

Genau genommen steht eine Bestandsanalyse in einem Projekt zur Bestandsoptimierung für den ersten Schritt hin zu einem Bestandscontrolling. Damit ebnet Consulting in diesem Bereich Ihren Weg zur durch Kennzahlen getriebenen Organisation.

Schnelle Effekte werden Sie zunächst nur für häufig verkaufte Teile erzielen. Daher ordnen Sie Ihre Bestände im Rahmen einer Bedarfsanalyse Gängigkeitsklassen zu. Hierdurch wird transparent, wie groß zum Beispiel der Anteil der völlig ungängigen Artikel am Gesamtbestand ist.

Hier im Bild sehen Sie eine Gängigkeits-Analyse mit einer Aufteilung nach XYZ. Auch wenn diese für die Disposition zu grob ist, sind doch die Grundzüge für eine Selektion erkennbar:

• sehr viele Slow Mover
  (Z = 4.000)
• einige wenige
  Schnell-Dreher (X)

Denn bei solchen Beständen greift eine Bestandsoptimierung durch ein angepasstes Bestellverhalten zunächst einmal ins Leere.

Gängigkeit steuert Lagerhaltung

Allerdings trägt eine transparent ermittelte Entscheidung, ob überhaupt bevorratet werden soll, in der Zukunft zur Vermeidung unnötiger Bestände bei. Wichtigstes Kennzeichen ist eine Parametrierung durch eine make-to-order oder make-to-stock Kennzeichnung.

Bei Strukturbrüchen, wie durch Covid verursacht, können diese Daten allerdings ziemlich durcheinandergewirbelt werden. Dann erfordert Ihr Demand Planning ein Controlling in kurzen Abständen. Die Analyse der sinnvollen Modelle kann durch einen Berater erfolgen.

In Kombination der Einordnung nach Gängigkeit und Wert können Sie sowohl die Bestellverfahren wie auch deren Parameter festlegen. Im Rahmen einer Beratung zur Bestandsoptimierung fixieren Sie diese Parametrisierung. Als Folgeschritt in einem Bestandsoptimierungs-Projekt steht dann eine erste Simulation an. Damit sehen Sie eine die unmittelbaren Auswirkungen auf Ihre Bestandshöhe.

Externe Einflüsse, wie Mindestbestellmengen und fixe Lose können für die Lieferanten-Auswahl als beeinflussbare Größen hinzukommen. Leider verfügen nur die wenigsten Materialwirtschaften für Ersatzteile auch über eigene Einkäufer. Denn häufig genug basieren Mindestbestellmengen eben nicht auf tatsächlichen Anforderungen aus dem Beschaffungsmarkt.

Entscheidend ist, dass diese Ergebnisse auch die Ressourcen von Wareneingang und Rechnungsprüfung berücksichtigen. Denn kleinere Bestellmengen führen zwangsläufig zu einem Mehr an Wareneingängen und Rechnungen.

Ein After Sales Consulting zur Bestandsoptimierung berücksichtigt dabei auch solche betriebswirtschaftlichen Randbedingungen.

Denken Sie dabei einerseits an den Aufbau einer Endbevorratung bei EOP (End-of-Production). Oft genug zeigt sich bei der Analyse der Slow Mover, dass Überbestände eben nicht das Resultat des regulären Bestellwesens sind. Vielmehr müssten die Annahmen zur Abschätzung des Allzeitbedarfs überarbeitet werden.

Andererseits kommen ähnlich zu hohe Bestände dadurch zustande, dass im Rahmen eines Neuanlaufs (auch SOP / start-of-production) zu viele, falsche oder zu großzügig disponiert Teile an Lager gelegt werden.

Die letztgenannten Beispiele stehen exemplarisch für die life-cycle bedingten Schwierigkeiten bei der Beschaffung. Hinzu kommen Ersetzungen mit deren maßgeblichen Einfluss auf zu hohe Ersatzteilbestände.

Jede der hier lediglich angerissenen Ursachen steht für einen anderen Ansatz zur Bestandsreduzierung. Diese Ursachen müssen im Optimierungsprojekt sauber abgegrenzt werden, um Gewissheit für zukünftige Verfahren und Methoden zu erzielen. Denn jeder geänderte Parameter steht einerseits für eine Beeinflussung der Verfügbarkeit. Andererseits ist es ja das Ziel, die Kapitalbindung zu minimieren.

Aufgabe des Beraters in einem Projekt zur Bestandsoptimierung ist es daher nicht nur, analytisch Ursachen herauszuarbeiten. Denn oft genug ist man sich in der Materialwirtschaft bewusst, dass die eingesetzten Methoden verbesserungswürdig sind.

Vielmehr muss ein Beratungsprojekt den Schritt von der Analyse hin zur Anpassung von Verhaltensweisen machen. Daher muss eine Priorisierung von Maßnahmen auch berücksichtigen, dass Entlastungseffekte Freiraum schaffen. Oft genug bringt dabei eine Massendaten-Änderung durch Upload sofort spürbare Quick Wins.

Damit wird die Voraussetzung geschaffen, einen Change Prozess mit aktiver Mitarbeiter-Beteiligung anzustoßen. Wenn parallel Schulungen stattfinden, die Ursachen und Wirkungen aufzeigen, steht einer erfolgreichen Projektarbeit kaum mehr etwas im Weg.

Bestandsoptimierung nicht nur zentral

Ein bisher nicht betrachteter Aspekt betrifft Bestände in der Supply Chain. Denn auch

• Niederlassungen,
• Landes-Gesellschaften,
• Service-Techniker

führen oft genug hohe Ersatzteil-Bestände. Deren Sinnhaftigkeit unterscheidet sich deutlich von der eines Zentrallagers. Denn die Häufigkeit der Kundenbedarfe je Teil ist meist minimal. Daher kommen auch andere Methoden zum Einsatz. Das gilt nicht nur für die Grundsätze der operativen Ersatzteil-Disposition systematisch. Auch bei der Bevorratung zu Serienanlauf gelten durchaus eigene Regeln.

Ein Consulting im Sinne der gesamten Supply Chain kann daher nicht am Werkstor enden.

Beratungsprojekte zur Bestandsoptimierung unterliegen nur bedingt einem einheitlichen Ablauf. Das liegt keineswegs nur an den eingesetzten IT-Systemen. Vielmehr bringen unterschiedliche Primärprodukte (Maschinen und Anlagen) oft sehr spezifische Anforderungen mit sich. Damit sind die Kundenbedarfe ebenfalls hochgradig unternehmensspezifisch. Daher ist es wenig verwunderlich, dass weiterhin in der Masse der Projekte Excel als Projekt-Tool zum Einsatz kommt.

Trotz aller Unterschiedlichkeit existiert so etwas wie ein allgemeingültiges Grundgerüst zur Beratung für eine Bestandsoptimierung:

Es ist dann Aufgabe des Beraters, nicht nur eine Projektplanung zu erarbeiten, die dem Rechnung trägt. Damit erstellt der Consultant häufig genug entsprechende Datenmodelle quasi im Alleingang. Erst im Nachhinein diskutieren Berater und Materialwirtschaft die Details zum weiteren Projekt-Vorgehen.

Auch für Sie sind derartige Projekt-Ansätze frei wählbar. Letztlich besteht Ihr Projekterfolg aus der von Ihnen gewünschten neuen Balance von Bestand und Verfügbarkeit.

1. Analysephase (Bedarfsanalyse, Bestandsanalyse)
2. Erarbeitung von Maßnahmen
3. Definition von Methoden und Parametern
4. Simulation und Feintuning (Definition von kpi)
5. Upload von Dispodaten
6. Stammdaten-Korrekturen (Life Cycle)
7. Aufbau eines Bestandscontrollings
8. (laufende Parameter-Korrekturen)

Dabei müssen nicht zwingend alle Schritte in großer Runde diskutiert werden. In manchen Ersatzteil-Projekten verlangen knappe Ressourcen nach einer stark komprimierten Form. Manchmal steht wegen massiver Kunden-Beschwerden auch nur extrem wenig Zeit zur Verfügung, um schnelle Erfolge zu erreichen.

Auch für Sie sind derartige Projekt-Ansätze frei wählbar. Letztlich besteht Ihr Projekterfolg aus der von Ihnen gewünschten neuen Balance von Bestand und Verfügbarkeit.

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