Fehlteile im Ersatzteilgeschäft reduzieren

Tipps, wie Sie Fehlteile reduzieren

Der Kunde tobt. Sie können das dringend benötigte Ersatzteil nicht liefern. Fehlteile können einem den ganzen Tag verderben.

Zunächst einmal: Sie sind nicht allein. Fehlteile sind zwar lästig. Sie sind unangenehm. Und sie sind häufiger Grund für Ärger mit Kunden. Aber vermeiden lassen sie sich kaum. In diesem Beitrag geht es darum, wie Sie die Zahl der Fehlteile reduzieren können.
Wenn es Ihnen darauf ankommt, zügig Lösungen für Ärger mit Kunden wegen ausbleibender Belieferung zu erarbeiten, lohnt der Einsatz eines Beraters.

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Sie können in der Seitenleiste nicht nur nach Ihren spezifischen Begriffen suchen. Sie können auch über die Stichwort-Suche gehen, zum Beispiel mit "Ersatzteil-Bestand".


Auch Fehlteile lassen sich messen

Bevor wir in konkrete Ansätze einsteigen, wie sich die Zahl der Fehlteile verringern lässt, geht es um die Messung der Güte Ihrer Prozesse. Eine Messung gelingt mit hoher Güte schon über 3 Kennzahlen:

  • die absolute Anzahl der Fehlteile,
  • die Zahl der Auftragspositionen, die nicht beliefert werden können,
  • die Dauer der Unterdeckung der ältesten Auftragsposition.

Da es sich bei Fehlteilen um ein stabiles Phänomen handelt, reicht in der Regel eine wöchentliche Messung. Zumindest die Zahl der nicht bedienbaren Auftragspositionen sollte sich in einem Dashboard für das Ersatzteilmanagement wiederfinden. Schließlich handelt es sich dabei auch um ausstehenden Umsatz. Alle 3 kpi (key performance indicators) sind ganz sicher wesentliche Größen für die Ersatzteil-Beschaffung. Darüber hinaus sehen Sie mit diesen Kennzahlen die Kehrseite der Verfügbarkeit.
Der Zusammenhang, der zwischen der absoluten Zahl der Fehlteile und den betroffenen Aufträgen besteht, ist fast immer durch die Klasse der Ersatzteile erklärbar. Darum macht es Sinn, Disponenten täglich über betroffene (hoch)gängige Fehlteile zu informieren.

Womit wir schon bei den Maßnahmen angekommen sind, um Fehlteile zu bekämpfen.


Alle Prozesse beeinflussen die Anzahl der Fehlteile

Was auf den ersten Blick nicht immer klar ist: es ist nicht nur die Materialplanung, die für Fehlteile verantwortlich zeichnet. Wenn auch hier sicher das Gros der Fehlteile Ihren Ursprung haben dürfte. Deshalb kennt jede Bestandsoptimierung die Antagonisten Fehlteil und zu hohe Lagerreichweite von Ersatzteilen.

Beitrag der Qualität der Materialstammdaten

Einen ersten Ansatz zur Vermeidung einer Unterdeckung stellt die Stammdatenpflege dar. Ist unklar

  • welcher Disponent zuständig ist,
  • bei welchem Lieferanten bezogen wird,
  • mit welcher Lieferanten-Artikelnummer,

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„Wo soll ich anfangen, wo doch so viel nicht stimmt?“
Dann nutzen Sie doch einen Stammdaten-Workshop zum Festpreis in Ihrem Haus, um

  • einen Status Quo gemeinsam zu erarbeiten,
  • Ihre Mitarbeiter für das Stammdaten-Management zu sensibilisieren,
  • erste Handlungsempfehlungen zu erhalten

Der erste unverbindliche Schritt hierzu ist Ihre Kontaktaufnahme

dann dauert der Durchlauf schon vor der Beschaffung länger als erforderlich. Auch eine Stammdatenpflege nach dem Pareto-Prinzip darf daher eben nicht bei 80 % stehen bleiben.


Auch der Ersatzteil-Vertrieb muss in die Verantwortung

Ein aktiver Ersatzteil-Vertrieb hat einen Einfluß auf Unterdeckungen. Wenn jeder Großauftrag einer Überraschung gleicht, hat die Disposition keine Chance.

Angekündigte Bedarfe noch vor Kundenauftrag

  • über außergewöhnlich große Mengen,
  • über exotische Ersatzteile

helfen der Materialplanung, vorab zu beschaffen. Gleiches gilt für wiederkehrende Bedarfe. Werden diese als Kundenaufträge auch über einen längeren Zeitraum im ERP angelegt, hilft dies, vorab zu beschaffen.

Fehlteile stören im Ersatzteilgeschäft

Ist die Struktur Ihrer Kundenaufträge gekennzeichnet von von nicht vorhersehbaren Bedarfsspitzen, können Höchstmengen für die sofortige Auslieferung helfen. Es macht wenig Sinn, wenn Sie bei Fast-Movern (sehr gängige Ersatzteile) den Leerverkauf durch einzelne Großaufträge zulassen. Hier kann ein einzelnes Fehlteil die Zahl der unterdeckten Auftragspositionen schnell in die Höhe treiben. Dies gilt insbesondere bei langen Lieferzeiten. Solche Auftrags-Höchstmengen auf Ebene der Teilenummern sind üblicherweise nicht Teil der gängigen Materialstammdaten. Dann sind Programm-Anpassungen unumgänglich.
Schließlich gibt es im Vertrieb noch die Methode des Bestands-Poolings. Hierbei geht es darum, Bestände von Kunden transparent vorzuhalten. Gerade für Überbestände alter Maschinen lagern auch bei Kunden beachtliche Werte. Diese sind meist wertberichtigt. Deshalb haben alle Kunden ein reges Interesse, diese Teile "loszuwerden". Kunden werden damit zu alternativen Lieferanten.


Welche Rolle spielt die Disposition

Ganz im Sinne Paretos kann ein Disponent nicht jedem Ersatzteil die gleiche Aufmerksamkeit widmen. Gängige Teile müssen sorgfältiger beplant werden, als Exoten. Die Höhe des Bestands für gut planbare Artikel sicherzustellen ist Kern der Balance zwischen Verfügbarkeit und gebundenem Kapital. Damit ist die Basis für Grundsätze der Disposition festgelegt.

Feinabstimmung der Dispodaten

Durch detaillierte Analysen können Sie die Auswirkungen von Änderungen untermauern. In welcher Klasse wie viel Bestand vorgehalten werden soll, bestimmt näherungsweise die Zahl Ihrer Fehlteile:

  • Soll ein Ersatzteil, das 2x im Jahr nachgefragt wird an Lager liegen, oder nicht?
  • Liegt die Grenze bei einer einzelnen Nachfrage pro Jahreiner einzelnen Nachfrage pro Jahr, wenn sie ?
  • Was, wenn das Teil nur 2 Euro kostet?
  • Was, wenn es 1.500 Euro sind?
  • Soll Ihr Kunde auf einen Getriebemotor einen Tag warten, damit dieser im Bedarfsfall erst fertig montiert werden kann? Möglicherweise dauert eine Reparatur der Maschine ohnehin mehrere Tage.

Solche Fragen sind im Rahmen von Projekten zur Verfügbarkeitssteigerung und zur Bestandsoptimierung zu klären.
Abschließend noch der Hinweis, dass die Lagerung von Vorprodukten oder Rohlingen für zu fertigende Ersatzteile die Durchlaufzeit für die Beschaffung dramatisch verkürzen kann.

Abstimmung mit Lieferanten wichtig

Darüber hinaus spielt auch der gute Draht zu Lieferanten eine wichtige Rolle. Da schwerlich alle Einkaufspreise gepflegt sein können, muss die Lieferkette auch dann wie der Blitz funktionieren, ohne dass langwierige Preisverhandlungen den Einkauf verzögern. Ebenfalls vorab sollte abgestimmt sein, wie die schnellstmögliche Belieferung vom Hersteller oder Händler erfolgen kann. Ist es zulässig, dass der Lieferant direkt an den Kunden versendet? Mit welchem Frachtdienstleister? Sind die Transportkonditionen klar? Nicht alles kann vorab in gut gepflegten Einkaufs-Daten hinterlegt werde. Statt dessen sollte das Vertrauensverhältnis zum Lieferanten so gut sein, dass dieser sich meldet, wenn Dinge aus dem Ruder laufen.


Maßnahmen im Ersatzteillager reduzieren Fehlteile

Fehlteile sind nicht allein ein dispositives Ergebnis. Auch das Lager kann zu ihrer Verringerung beitragen.
Die Durchlaufzeit eines Ersatzteils vom Eintreffen bis zum Versand stellt eine wesentliche Stellgröße dar. Wenn es gelingt, jedes eintreffende Unterdeckungsteil noch am gleichen Tag zu versenden, verringert dies die Zahl der Fehlteile. Dies fängt mit exakten Beständen an. Was leider nicht immer gegeben ist.

Auch der Wareneingang trägt zu Durchlaufzeit bei

In kleinen Ersatzteil-Organisationen ist "das Fehlteil" eventuell noch prominent genug, um auch im Wareneingang sofort durchgeschleust zu werden. Aber in großen arbeitsteiligen Ersatzteil-Organisationen reicht das nicht mehr. Hier müssen elektronische Hinweise vom ersten (!) Buchungsvorgang an den Zustand der Unterdeckung anzeigen. Nur so können Sie einen beschleunigten Durchlauf durch Ihr Ersatzteillager sicherstellen. Darum kann ein separater Stellplatz "Bypass" Mittel der Wahl sein, wenn kurze Wege gefordert sind. In diesen Ausnahmefällen können Sie durch einen manuellen Prozess die Fördertechnik schlagen. Dies gilt erst Recht für sperrige Teile.
Einen weiteren Beitrag liefert die Wege-Optimierung zwischen Wareneingang und Kommissionierung.
Letztlich erzielen Sie die größten Effekte bei Fehlteilen, die zu mehreren Aufträgen gehören. Damit Sie kein Phantomlager im Bypass aufbauen, dürfen dort nur die Mengen gepuffert werden, die tatsächlich Fehlteile waren.

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„Unsere Kunden beschweren sich über unsere Lieferqualität“
Dann nutzen Sie doch ein Lager-Audit zum Festpreis in Ihrem Ersatzteillager, um z.B.

  • Schwachstellen zu identifizieren,
  • einen Vergleich mit Best-in-Class Lägern zu erhalten,
  • die Machbarkeit erster Verbesserungsprojekte zu erörtern

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Daneben muss Ihre Kommissionierstrategie festlegen, in welcher Reihenfolge gepickt werden soll, um genau diesen Stellplatz zuerst auswählen.

Schnelle Durchläufe im Ersatzteilläger

Haben Sie es gemerkt: Ich habe hier stillschweigend vorausgesetzt, dass Lieferungen (Sprachgebrauch hier SAP) quasi sofort erzeugt werden, sobald Bestand zu einem Fehlteil existiert. Gibt es dagegen nur wenige manuell angestoßene Lieferschein-Läufe pro Tag, bleibt Ihr Fehlteil womöglich liegen.
Sie sollten mit Ihren Kunden generell abstimmen, ob Fehlteile auch bei hohen Transport- und Abwicklungskosten einzeln aus- oder nachgeliefert werden. Sonst kann es Ihnen passieren, dass Versand + Zollabwicklung deutlich höhere Kosten verursacht, als das Teil selbst Wert ist.


Variantenteile im Lager herstellen

Indem Sie selten gängige Variantenteile im Lager herstellen, können Sie die Notwendigkeit der Bevorratung umgehen. Nicht selten sind die Komponenten der Varianten durchaus gängig. Gelingt Ihnen dieser Prozess im Rahmen einer erweiterten Kommissionierfolge, haben Sie die Entstehung von Fehlteilen von vorne herein vermieden.


Wie Sie sehen, stehen Ihnen eine ganze Reihe von Stellhebeln zur Verfügung. Welche davon tatsächlich Wirkung zeigen, ist im Einzelfall zu analysieren. Ein darauf aufbauendes Projekt besitzt schnell eine beachtliche Komplexität. Deshalb zahlt sich der Einsatz eines Prozessberaters aus. Dabei geht es nicht nur um Übersicht, sondern auch um den Blick von außen.


PDF-Download zu Fehlteilen im Ersatzteilwesen

Sie können diesen Beitrag zur Reduzierung von Fehlteilen hier kostenlos als pdf herunterladen.


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Denn als erfahrener Berater für Ersatzteillogistik im Maschinenbau kann ich Sie bei der Einführung von materialwirtschaftlichen Prozessen und deren schlanker Optimierung unterstützen. Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Denn Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören ebenso zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich sowohl Kunden in der Schweiz, wie in Österreich.

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Diplom-Ingenieur

Andreas E. Noll

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