Oft steht die Ersatzteil-Disposition vor einer vermeintlich unlösbaren Aufgabe:
die Lieferbereitschaft trotz kleinster Kundenbedarfe zu sichern.

Doch auch ohne Glaskugel gibt es durchaus praktikable Ansätze für die Bestandsoptimierung.

Bei nur einem Bedarf pro Jahr Lieferbereitschaft erzielen?

Das Ersatzteilmanagement ist gekennzeichnet von sporadischen Bedarfen. Diese vorherzusagen birgt infolgedessen beachtliche Risiken. Denn ob sich tatsächlich nachgefragt werden, ist mehr als fraglich. Das gilt erst recht bei Bedarfen, die in den vergangenen 12 Monaten nur ein einziges Mal existierten.

Doch die Daten, die eine Risiko-Abschätzung erlauben, sind vorhanden. Daher macht es durchaus Sinn, sie zu nutzen. Das muss auch nicht mit jedem Dispolauf passieren.
Im Bild unten sehen Sie typische Nachfrage-Kurven von Ersatzteilen bei Maschinenbauern. Dargestellt ist der Anteil aller verkauften Ersatzteile, die

• in nur einem,
• mindestens in zwei,
• in drei Monaten
• usw.

abgesetzt wurden. Allerdings handelt es sich um eine Mischung aus Nachfragen und tatsächlicher Verfügbarkeit.

Denn hier sehen Sie die Verbrauchs-Bewegungen. Besonders kritisch, und daher rot eingerahmt, sind die einmaligen Ersatzteil-Verbräuche.

Je nach Unternehmen verkaufen sich zwischen 25 und 60 Prozent aller Ersatz- und Serviceteile nur ein einziges Mal. So wird verständlich, warum Ersatzteilläger meist einen hohen Anteil an Lagerleichen beherbergen. Damit geht oft eine beachtliche Wertberichtigung einher.

Einmal-Bedarfe und Ihre Auswirkungen auf die Lieferbereitschaft?

Auch wenn Kleinst-Bedarfe bei den Artikelnummern dominieren, ist deren Anteil an den Bedarfen deutlich weniger prägnant. Einmal-Bedarfe treten schließlich nur einmal auf.

In der Excel-Auswertung sehen Sie den Anteil der Auftragspositionen je nach Gängigkeit (Auszug aus einem Projekt). Alle Ersatzteile, die nur einmal bestellt wurden, machen "nur" 7,5 % aller Positionen aus. Sind alle diese Artikel nicht verfügbar fällt damit Ihre Lieferbereitschaft auf 92,5 %. Vorausgesetzt, alle anderen Artikel sind immer in ausreichender Menge an Lager.
Wenn Sie jetzt noch die Artikel hinzuziehen, die in den letzten 12 Monaten nur 2 mal verkauft wurden, fällt die Verfügbarkeit auf unter 85 %. Lieferbereitschaft und Verfügbarkeit werden hier synonym verwendet.

Das ist natürlich eine sehr theoretische Betrachtung. Denn einerseits liegen in Ihrem Ersatzteillager jede Menge ungängiger Teile. Ihr Controller weiß ein Lied davon zu singen, dass immer wieder Wertberichtigungen darauf anstehen. Für Ihre Verfügbarkeit sind diese Lagerleichen allerdings unerlässlich.

Andererseits schlägt die Statistik auch bei den mäßig gängigen Ersatz- und Serviceteilen immer wieder zu. Dann reicht Ihr Ersatzteil-Bestand nicht für die gebündelt auftretenden Bedarfe. Und kratzt an Ihrer Lieferbereitschaft.

Klassifizierung ermöglicht Dispo-Regelwerke

Gehen wir zunächst einen Schritt zurück. Statt die Ersatzteil-Disposition immer wieder situativ zu betrachten nutzen wir eine spezielle Klassifizierung. Durch deren Anwendung und natürlich die Speicherung im ERP-System, können Sie sehr spezifisch Verfahren definieren. Das gilt auch für auch für wenig gängige Ersatzteile.

Wir konzentrieren uns auf die Klasse "U".

Dass es neben der Gängigkeit auch um weitere Einteilungen in Klassen geht, sei hier nur am Rande angemerkt. Denn letztlich steht der Wert eines einzelnen Teils für einen großen Einflussfaktor beim Bestand. Die außerdem immer wieder ins Feld geführte Kritikalität entzieht sich einer automatisierten Klassifizierung. Damit sind wir bei der eher manuellen Klassifikation. Das unterscheidet sie infolgedessen von Gängigkeit und Wert.
Deren Klassifizierung können Sie nämlich regelmäßig ohne Zutun durch Ihr ERP-System erledigen lassen. Dadurch heben sich solche Felder von dem ansonsten oft nur mäßig gut gepflegten Content ab. Und entlasten Ihre Materialwirtschaft.

Durch einfache Listung können Sie sich auf Ihre kritischen Kandidaten konzentrieren. Je nach Seriengröße Ihrer Primärprodukte können Sie natürlich auch Slow Mover in Ihre Betrachtungen einbeziehen.

Für Ersatzteile mit singulärem Bedarf langfristig denken

Wir haben uns bei der Auswahl der Artikel schon stark eingeschränkt. Dabei umfasst die Klasse rückblickend nur 12 Monate. Gerade für die nur vereinzelt nachgefragten Ersatzteile geht es im nächsten Schritt um die Fokussierung. Artikel mit Bestand können Sie ausblenden. Sie werden jede Menge davon haben. Das mag an einer Allzeit-Bevorratung nach EOP liegen, oder an Dispofehlern. Oder auch an stark rückläufigen Bedarfen.

Jetzt geht es allerdings nur noch um die Steigerung der Lieferbereitschaft. Und damit um Bestandsaufbau.

Bei der Abwägung Make-to-Stock ( = Bestand gewünscht) oder nicht geht es konkret um die Risiken

• reduzierte Lieferbereitschaft,

versus

• Wertberichtigung und anschließende Verschrottung.

Bei outgesourcten Lägern kommen dann noch regelmäßige Kosten für die Lagerung hinzu. Gerade bei niedrigwertigen Ersatzteilen fressen die Lagerhaltungskosten dann schnell den Wert der Teile auf.

Wie war der Absatz jenseits der üblichen 12 Monate?

In einem ersten Schritt können Sie 24 Monate betrachten. Allerdings nicht als Block, sondern 2 x 12 Monate. Wenn Sie dann, wie unten gezeigt, die Klassen der jeweiligen Perioden in einer Matrix betrachten, erhalten Sie einen ersten Eindruck. Wie beständig stellen sich die Klassen über einen so langen Zeitraum dar?

Rot umrahmt ist der letzte 12-Monats-Zeitraum festgehalten. 485 einmal verkaufte Teilen sind auch im vorherigen Zeitraum verkauft worden. Allerdings sind 763 Ersatzteile des Vorvorjahres (2016) ohne Verbrauch im Vorjahr (2017). So viel zum Thema Risiko und Chance.

Im Bild unten sehen Sie, dass rückblickend nicht nur für 2 x 12 Monate klassifiziert wurde. Wir betrachten nur noch Ersatzteile ohne Bestand. Und gehen von da aus noch einmal 5 Jahre in die Vergangenheit. Eine solche Liste lässt sich ohne übermäßigen Aufwand erzeugen.

Jetzt wird das Bild klarer. Offensichtlich fragen Ihre Kunden bestimmte Teile langfristig gesehen regelmäßig ab. Solche Materialien habe ich hier grau unterlegt. Das kann zum Beispiel auch eine jährliche Wartung sein. Je nach Wert dieser Teile können Sie hier durch minimale Bevorratung die Lieferfähigkeit hochfahren.

Welcher Trend ist für die betroffene Baureihe sichtbar?

Es durchaus sein, dass die Lieferfähigkeit in Ihrem Ersatzteil-Geschäft eine extrem große Rolle spielt. Dann können Sie noch einen Schritt weitergehen. Gerade bei Varianten-Fertigern lohnt die Summierung aller Bedarfe auf Maschinentypen oder Baureihen. Das setzt allerdings voraus, dass Sie den Zusammenhang zwischen Maschine und Bauteil herstellen können. Die dabei gängige Methode ist die Abbildung des Ersatzteilbuchs als Stückliste im ERP-System. Durch ein solches Vorgehen sichern Sie zudem die Konsistenz Ihrer Daten, wenn die Pflege nur an einer Stelle stattfindet.

Wenn Sie, wie unten sichtbar, alle Verbräuche je Maschinentyp oder Baureihe langfristig zusammenführen, machen Sie Trends sichtbar. So gibt es Baureihen, die offensichtlich auf dem absteigenden Ast sind. Hier noch eine Bevorratung vorzunehmen steigert die Risiken der Verschrottung. Im Bild sind solche Baureihen grau unterlegt.

Das alles können Sie sich ersparen, wenn Sie tatsächlich den Teile-Verbrauch jeder Maschine kennen. Gerade im Anlagenbau ist in der Regel bekannt, ob eine Maschine überhaupt noch im Einsatz ist. Dann ist End-of-Service bekannt. Die Disposition von Ersatzteilen entfällt.