Ersatzteil-Disposition: systematisch einsteigen

Fehlteile und Überbestand vermeiden

Wie plant man Beschaffung und Bestand für Ersatzteile effizient und auch effektiv?

Die Disposition der meist enormen Anzahl zu pflegender Artikel ist eine der Herausforderungen im Ersatzteil-Management. Letztlich sind Fehlteile eines der Hemmnisse für zufriedene Kunden.
Auch die nicht minder geringe Zahl an zu pflegenden Parametern ist beachtlich. Sie lässt sich in einem vorlaufenden Prozess allerdings durch Klassifizierung auf die wesentlichen Artikel reduzieren. Hierbei geht es mindestens um die Klassifizierung nach Wert und Verkaufshäufigkeit. Für jede dieser Klassen können Sie dann spezifische Regeln anwenden.

Darüber hinaus gibt es Regeln der Disposition in Abhängigkeit von der Gängigkeit der Teile im Verkauf. Damit ist nicht die abgesetzte Anzahl in Stück gemeint, sondern wie häufig Ihre Kunden gekauft haben.

Von der Klassifizierung zur Ersatzteil-Disposition

In einer Matrix angeordnet erhalten wir 6 x 5 Klassen. Diese gilt es einzeln in den Planungsparametern abzubilden. In SAP eignet sich genau zu diesem Zweck ein Dispositionsprofil. Ein Dispositionsprofil vereint in sich unter anderem das Dispositionsverfahren und die Losgrößen-Kalkulation.

Neben den Verfahren sind jedoch auch die konkreten Parameter des jeweiligen Ersatzteils festzulegen. Erst an dieser Stelle kommen die Verbräuche ins Spiel. Für die Parametrisierung bedarf es Rechenregeln, die aus Klasse, Verfahren und Verbrauch sinnvolle Mindestbestände ermitteln. Hier kommt es speziell bei den selten verkauften Ersatzteilen der Klassen M, S und eventuell U zu einer geplanten Bevorratung. Bei Anwendung klassischer Verfahren würde sich diese eher nicht ergeben.
Was nur Ihre Disponenten leisten können ist die Anlage eventueller Mindestbestellmengen oder fixer Losgrößen. Hier ist menschlicher Verstand und ein konstruktiver Umgang mit Lieferanten erforderlich. Allerdings muss ich hier anmerken, dass es gerade diese Parameter sind, die zu zu hohen Lagerreichweiten führen.
Einen Stolperstein gibt es noch. Gerade das Ersatzteilwesen kennt den Fluch der Ersetzungen. Nicht nur bei der Klassifizierung sind Ersetzungen zu berücksichtigen. Auch bei den Verbräuchen sind Ersetzungen zu berücksichtigen.

Doch wie sollen die Einstellungen konkret erfolgen?

Ein wesentliches Element fehlt noch in unserer Betrachtung: die Verfügbarkeit. Es macht Sinn, für jedes Ersatzteil die Verfügbarkeit zu messen und auch im Nachhinein auswerten zu können.
SAP jedenfalls macht es uns in dieser Frage nicht leicht: es gibt zwar Verfügbarkeitsprüfungen, die sind jedoch später nicht nachvollziehbar. Die Erzeugung einer Einteilung ist jedenfalls kein Maßstab dafür, ob ein Ersatzteil zum Kunden-Wunschtermin verfügbar gewesen war. Und eine nicht pünktlich erfolgte Auslieferung kann jenseits der Verfügbarkeit eine Fülle an Auslösern haben.
Für eine Betrachtung aus Kundensicht ist die Liefertermintreue der bessere Maßstab.

Elegant ist die Messung zum Zeitpunkt des Auftragseingangs. Das bedeutet ggf. eine Anpassung des ERP-Programms (User-Exit). Nicht erteilte Aufträge mangels Bestand fallen so allerdings aus der Messmethode heraus. So eine Messung des Abbruchs eines Bestellvorgangs ist state-of-the-art allenfalls für Webshops.

Auch der Vergleich tagesaktuell fortgeschriebener verfügbarer Bestände mit den Auftragseingängen lassen sich zur Messung heranziehen. Letztendlich wird es darum gehen, Ziel-Verfügbarkeiten mit den Ist-Messungen abzugleichen.  Auf dieser Basis können Sie die Parameter anpassen.

Umsetzung der Ersatzteil-Klassifizierung für die Ersatzteil-Disposition

Der gesamte oben beschriebene Prozess der Klassifizierung und auch der Festlegung der Dispodaten kann

• im ERP-System abgebildet werden (hier Vortragsmanuskript eines umgesetzten Projekts unter SAP),
• als add-on zum ERP-System implementiert werden, zum Beispiel von inform,
• über Reporting-Tools mindestens halb-automatisch umgesetzt werden,
• und schließlich mit Office-Programmen durchgeführt werden.
  Selbst mit solche Einmal-Maßnahmen lassen sich so bereits merkliche Erfolge erzielen.

Da die Bestellmengen-Rechnung für Ersatzteile eine eigen Komplexität beinhaltet, wird sie in einem separaten Beitrag behandelt.

Doch Vorsicht:
Als Kurzfrist-Ergebnis wird der Bestand steigen. Die Beschaffung von bisher zu vorsichtig disponierten Teilen klappt sofort. Das Abschmelzen überflüssigen Ersatzteilbestands gestaltet sich zäh. Die zeitliche Abfolge der Bestandsveränderung lässt sich im Rahmen des Bestandscontrollings über eine Reichweiten-Betrachtung darstellen:

Bei einer Reichweitenverteilung wie oben gezeigt werden sich Veränderungen der Zusammensetzung ergeben. Das passiert jedoch nicht durchgängig automatisch. Insbesondere tote Teile fließen zwar in geringer Menge irgendwann doch ab. Doch wer will schon ewig warten?

Disponenten werden jedenfalls nicht nur dadurch arbeitslos, dass automatisiert wird. Hier ist Kreativität gefragt, um wertberichtigte Ersatzteile  doch noch zu Geld zu machen.
Damit ergeben sich Veränderungen in den folgenden Bereichen:

Auch in der Ersatzteil-Disposition: keine Regel ohne Ausnahmen

Die oben beschriebenen grundsätzlichen Zusammenhänge gelten ganz sicher für den "Normalbetrieb". Daneben kennen wir die Ausnahmen

• der niedrigpreisigen "C-Teile",
• der Bestände auf Techniker-Autos,
• von Strukturbrüchen, zum Beispiel des Serien-Auslaufs und der Erst-Bevorratung,
• die nur sehr selten und trotzdem regelmäßig wiederkehrenden Einzel-Bedarfe,
• der in der Ersatzteil-Versorgung reichlich vorhandenen Ersetzungen,

und natürlich

• der Aktionsware, die nur kurzfristig verfügbar sein soll.

Jeden einzelnen Fall müssen Sie in der Disposition berücksichtigen. Und möglichst maschinell abbilden.

Und wie kann das geballte Wissen der Disponenten einfließen?

Es gibt sie immer, die Sonderfälle, die einer speziellen Logik folgen. Es macht daher Sinn, Ihren Disponenten den Ausschluss von Artikeln von den automatisierten Verfahren der Dispodaten-Buchung zu erlauben.

Darüber hinaus sollten Sondereffekte, zum Beispiel Verkaufsaktionen oder Abverkauf von Restanten, bei den Verbrauchsdaten und eventuell auch in den Basisdaten für die Klassifizierung manuell korrigiert werden. Sonst wird vollautomatisch nachbeschafft, was lange schon nicht mehr gängig war. Und das würde alle Ihre Anstrengungen zur Bestandsoptimierung Ihrer Ersatzteile zunichte machen.

PDF-Download zur Beschaffungsplanung von Ersatzteilen

Sie können diesen Beitrag zur Disposition von Ersatzteilen hier kostenlos als pdf herunterladen

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Denn als erfahrener Unternehmensberater für den Maschinenbau kann ich Sie bei der Einführung materialwirtschaftlicher Prozesse und der Bestands-Optimierung unterstützen. Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Denn Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören ebenso zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich sowohl Kunden in der Schweiz, wie in Österreich.

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