Ersatzteil-Disposition funktioniert eben doch anders als Serien-Disposition:

• die geringe Verkaufs-Häufigkeit
• die fehlende Planung
• und die lange Historie der zu versorgenden Maschinen

verlangen ein anderes Herangehen.

Sonst ruinieren Ihnen Fehlteile die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Denn nichts ist teurer als deren langanhaltender Maschinenstillstand.

Wegen der Vielfalt der Themen finden Sie die Disposition von Ersatzteilen auf mehrere Beiträge verteilt. Wir starten hier mit dem Einstieg.

Wie plant man Beschaffung und Bestand für Ersatzteile effizient und auch effektiv? Die Disposition der meist enormen Anzahl zu pflegender Artikel ist eine der Herausforderungen im Ersatzteil-Management.

Letztlich sind Fehlteile eines der Hemmnisse für zufriedene Kunden.

Auch die nicht minder geringe Zahl an zu pflegenden Parametern ist beachtlich. Sie können sie in einem vorlaufenden Prozess allerdings durch Klassifizierung auf die relevanten Artikel reduzieren. Hierbei geht es mindestens um die Klassifizierung nach Wert und Verkaufshäufigkeit. Für jede dieser Klassen können Sie dann spezifische Regeln anwenden.

In einer Matrix angeordnet erhalten wir 6 x 5 Klassen. Daraus können Sie grob eine erste Einteilung definieren:

• Welche Teile wollen Sie vorrätig halten?
• Was davon wollen Sie als Make-to-Stock festlegen?

Darüber hinaus gilt es, diese einzeln in den Planungsparametern abzubilden. In SAP eignet sich genau zu diesem Zweck ein Dispositionsprofil. Ein Dispositionsprofil vereint in sich unter anderem das Dispositionsverfahren und die Losgrößen-Kalkulation.

Neben den Verfahren sind jedoch auch die konkreten Parameter des jeweiligen Ersatzteils festzulegen. Erst an dieser Stelle kommen die Verbräuche ins Spiel. Für die Parametrisierung bedarf es Rechenregeln, die aus Klasse, Verfahren und Verbrauch sinnvolle Sicherheitsbestände ermitteln. Hier kommt es speziell bei den selten verkauften Ersatzteilen der Klassen M, S und eventuell U zu einer geplanten Bevorratung. Bei Anwendung klassischer Verfahren würde sich diese eher nicht ergeben.

Außerdem entscheidet sich an dieser Stelle, bei welchen Ersatzteilen Sie einen Forecast einsetzen. Denn eine Prognose lohnt in der Regel nur bei wenigstens einigermaßen regelmäßig auftretenden Bedarfen. Trifft dies nach Strukturbrüchen, zum Beispiel nach Covid, nicht mehr zu, sind manuell Anpassungen an das Demand Planning unumgänglich.

Was nur Ihre Disponenten leisten können ist die Anlage eventueller Mindestbestellmengen oder fixer Losgrößen. Hier sind menschlicher Verstand und ein konstruktiver Umgang mit Lieferanten erforderlich. Allerdings muss ich hier anmerken, dass es gerade diese Parameter sind, die zu zu hohen Lagerreichweiten führen.

Zwei Stolpersteine gibt es noch:

• gerade das Ersatzteilwesen kennt den Fluch der Ersetzungen. Nicht nur bei der Klassifizierung sind Ersetzungen zu berücksichtigen. Auch bei den Verbräuchen sind Ersetzungen relevant.
• sogenannte Kritische Ersatzteile wollen verfügbar sein, auch wenn sie eigentlich nicht gebraucht werden.

Elegant ist die Messung zum Zeitpunkt des Auftragseingangs. Das bedeutet ggf. eine Anpassung des ERP-Programms (User-Exit). Nicht erteilte Aufträge mangels Bestands fallen so allerdings aus der Messmethode heraus. So eine Messung des Abbruchs eines Bestellvorgangs ist state-of-the-art allenfalls für Webshops.

Auch der Vergleich tagesaktuell fortgeschriebener verfügbarer Bestände mit den Auftragseingängen lassen sich zur Messung heranziehen. Letztendlich wird es darum gehen, Ziel-Verfügbarkeiten mit den Ist-Messungen abzugleichen. Auf dieser Basis können Sie die Parameter anpassen.

Die oben beschriebenen grundsätzlichen Zusammenhänge gelten ganz sicher für den "Normalbetrieb". Daneben kennen wir die Ausnahmen

• der niedrigpreisigen "C-Teile",
• der Bestände auf Techniker-Autos,
• von konstruktiven Anpassungen, zum Beispiel des Serien-Auslaufs und der Erst-Bevorratung,
• die nur sehr selten und trotzdem regelmäßig wiederkehrenden Einzel-Bedarfe,
• der in der Ersatzteil-Versorgung reichlich vorhandenen Ersetzungen,

und natürlich

• der Aktionsware, die nur kurzfristig verfügbar sein soll.

Jeden einzelnen Fall müssen Sie in der Disposition berücksichtigen. Und möglichst maschinell abbilden.

Es gibt sie immer, die Sonderfälle, die einer speziellen Logik folgen. Es macht daher Sinn, Ihren Disponenten den Ausschluss von Artikeln von den automatisierten Verfahren der Dispodaten-Buchung zu erlauben.

Darüber hinaus sollten Sondereffekte, zum Beispiel Verkaufsaktionen oder Abverkauf von Restanten, bei den Verbrauchsdaten und eventuell auch in den Basisdaten für die Klassifizierung manuell korrigiert werden. Sonst wird vollautomatisch nachbeschafft, was lange schon nicht mehr gängig war. Und das würde alle Ihre Anstrengungen zur Bestandsoptimierung Ihrer Ersatzteile zunichte machen.