Ob ein Ersatzteil-Bestand zu hoch ist, ist zunächst einmal Ansichtssache. Fragt man den Chef, ist jeder Bestand zu hoch. Jede Maßnahme zur Bestandsreduzierung ist nicht ambitioniert genug.

Aber fragen Sie doch einmal Ihre Service-Organisation. Auch diese Antwort ist klar: "Wir haben nie das da, was wir brauchen".

Letztlich helfen nur eindeutige Kennzahlen weiter. Auch, um Benchmarks durchzuführen. Die Lagerreichweite ist genau so eine Kennzahl. Doch vor dem Benchmark-Vergleich zunächst ein Schritt zurück.

Durch Etablierung sinnvoller Organisationseinheiten und Separierung des Ersatzteillagers vom Produktionslager erhöhen Sie die Transparenz. Diese steigende Transparenz können Sie dann zur Reduzierung großer Lagerreichweiten nutzen. Und außerdem natürlich zur Steigerung der Verfügbarkeit. Denn erst die Berücksichtigung der sehr unterschiedlichen Anforderungen an die Disposition erlaubt in vielen Unternehmen die Optimierung der Bestände.

Deshalb lohnen regelmäßige Workshops zur Ersatzteil-Strategie. Weil es aber an der Regelmäßigkeit dann doch hapert, hilft auch zur Bestandsoptimierung Consulting.

Die Disposition für die End-Produkt-Fertigung kennt vorab die Bedarfe aus der Stückliste. Bei einer Serienproduktion kommt oft eine Vertriebs-Planung hinzu.
Nicht so im Ersatzteilgeschäft. Bedarfe kommen herein und wollen sofort befriedigt werden. Kunden defekter Maschinen hassen Wartezeiten. Damit lautet für die Ersatzteil-Disposition der erste Ansatz: es wird so weitergehen, wie in der Vergangenheit. Eine vorauslaufende Planung als Prognose setzt in der Regel damit auf historischen Daten auf.

So pauschal stimmt das natürlich nur bedingt. Immerhin ist der Lebenszyklus von Ersatzteilen zwar für ein einzelnes Teil eher in sehr großen Organisationen überhaupt sichtbar. Aber für die Summe aller Ersatzteil-Bedarfe für einen Maschinentyp lässt sich durchaus eine Lebenszyklus-Kurve zeichnen. Gerade zu Beginn des Lebenszyklus eines Ersatzteils zeigt der Blick in den „Rückspiegel“ aber zu wenig Bedarf. Das führt dann zu Fehlteilen.

Zu Ende des Lebenszyklus steigt dagegen die Lagerreichweite über Jahre oft auf ungeahnte Höhen. Denn wer wollte bei End-of-Production (EoP) schon genau sagen, wie viele Ersatzteile in den nächsten 10+ Jahren gebraucht werden?

Viele Unternehmen des Maschinenbaus nutzen für Ersatzteile zu wenige Verfahren der Disposition. Oft sind es dieselben Verfahren wie in der Serie. Und das, trotz der deutlich unterschiedlichen Voraussetzungen.

So setzen die Disponenten das Meldebestandsverfahren trotz hoher Anforderungen an die Stammdatenpflege ein. Und das wohl wissend, dass sie es nicht schaffen, eben diese Stammdaten zu pflegen.

So kann Bestandsoptimierung nicht funktionieren.

Selbst beim Wert der Teile werden nicht immer Unterscheidungen gemacht. Dann wird als Zielgröße der Disposition eine einzige Lagerreichweite für alle Ersatzteile definiert. Dabei spielt der Wert für die absolute Höhe des Lagerbestands eine eminent wichtige Rolle. Statt eines extrem teuren Ersatzteils könnten Sie zusätzlich -zig günstige lagern.

Das allerdings setzt eine engere Beobachtung der sehr teuren Ersatzteile voraus. Eine entsprechende Klassifizierung hilft bei genau dieser Aufgabe.

Hier steht bewusst „sogenannt“. Denn die Bestellmengen-Optimierung für die Masse der selten gängigen Ersatzteile endet mit der Frage:
Ein Stück?
Zwei?
Oder gar keins?

Ein optimaler Preis steht in der Serie immer im Vordergrund. Dagegen ist er bei fast allen Ersatzteilen nachrangig. Dafür sorgen schon die hohen Margen. Staffelpreise spielen sowieso nur bei einigen wenigen Ersatzteilen eine Rolle.

Nur durch Bestellung eher kleiner Mengen können Sie das Risiko einer ergebniswirksamen Wertberichtigung eindämmen. Aber eliminieren können Sie es trotzdem nicht.

Ein weiterer Aspekt der Bestellmengen-Optimierung betrifft den oft wichtigsten Lieferanten, die eigene Serie. So kann es kaum einen vernünftigen Grund geben, fixe Lose abzunehmen. Meist entstehen diese Lose durch Vormaterialien, die aufgebraucht werden sollen. Dann ist es besser, das Ersatzteillager hält diese Vormaterialien zu Beistellung parat. Letztlich dankt Ihre Lagerreichweite Ihnen den Verzicht auf „Veredelung“.

Seltene Lieferantenkontakte für kaum gängige Ersatzteile führen zwangsläufig zu falsch gepflegten Planlieferzeiten.

Das kann jedoch kein Grund dafür sein, die häufig eingesetzten Lieferanten nicht eng zu führen.

Dabei hilft, wie so oft im Ersatzteilgeschäft, Pareto. Regelmäßig angesprochen auf Termin-Verzug realisieren Ihre Lieferanten dann doch, dass sie sich bei Ihnen weder Lieferverzug noch Mengen-Abweichungen „leisten können“. Für die Messung der Termintreue sind schlanke und schnelle Prozesse im Wareneingang allerdings unerlässlich. Außerdem müssen Sie ganz nebenbei den Zeitverzug zwischen Anlieferung und Verfügbarkeit kurz halten.

Mindestbestellmengen nutzen vor allem dem Lieferanten. Denn nur selten hilft eine fixe Bestellmenge der Lagerhaltung im After Sales.

Wohlgemerkt:

es geht um die fixe Mindestbestellmenge.

Das heißt jedoch nicht etwa, dass eine vernünftige Bestellmengenrechnung ausfällt.

Gerade zu lange Lieferzeiten können massive Auswirkungen auf die Lagerreichweite haben. Einerseits werden Fehlteile zu Terminen bestellt, die später sind, als erforderlich. Der Kunde muss warten.

Andererseits führt bei Benutzung der weit verbreiteten Meldebestandssteuerung die Verlängerung der Lieferzeit zwingend zu höheren Beständen. Und damit zu größeren Lagerreichweiten. Denn schließlich fließt die Planlieferzeit unmittelbar als Faktor in den Meldebestand ein.

Aber selbst zu kurze Planlieferzeiten können erhöhte Lagerreichweiten auslösen. Nämlich dann, wenn regelmäßig auftretende Fehlteile und eine geringe Verfügbarkeit Angstbestände verursachen.

Dabei gehören Lieferzeiten zum ziemlich weiten Feld der Stammdaten der Beschaffung. Da die Auswirkungen falscher Daten an dieser Stelle Kunden und Lagerreichweiten betreffen, lohnen oft eigenständige Pflege-Projekte.

Kaum ein Ersatzteillager, das nicht davon betroffen wäre: bei Serienauslauf (EOP) sollen alle Restbestände der Produktion übernommen werden. Auch unerfüllte Kontrakte mit Lieferanten werden kurzerhand an den After Sales übertragen. Damit werden nicht nur die Bestände übertragen, sondern auch die Verantwortung. Eine Fehldisposition in der Produktionsversorgung mit marginaler Reichweite führt so augenblicklich zu massiven Über-Reichweiten im After Sales. Hinzu kommt nicht selten ein Zusatzbedarf an Lagerbedarf im Ersatzteillager.

Doch nur in den seltensten Fällen mündet eine Prognose des Allzeitbedarfs in eine reelle Bestandsplanung ein.

Der Umgang mit Beständen bei Material-Ersetzungen ist ein eigenständiger Prozess. Gut organisiert beginnt er mit einer Ankündigung. Im ERP findet sich die Ankündigung als Status wieder: die Beschaffung wird unterbunden. Gleichzeitig wird die Beschaffung aufgefordert, eventuell noch offene Bestellungen zu stornieren. Selbst teilweise angearbeitete Aufträge werden dabei dem Lieferanten besser vergütet, als kurze Zeit später die Ersatzteile zu vereinnahmen. Und sie dann zu verschrotten.

Aber nicht nur auf der Beschaffungsseite müssen Sie handeln. Ersetzte Teile in dezentralen Lägern Richtung Kunde (in Niederlassungen, bei Service-Technikern) sollten dort nicht bleiben. Vom Zeitpunkt der Ankündigung an dürfen die demnächst ersetzten Artikel nur noch auf Auftrag verschickt werden. Das heißt natürlich, dass die Sicherheitsbestände eine Bevorratung nicht mehr vorsehen.
Im Umkehrschluss muss die Disposition für das ersetzende Teil jetzt eine Bevorratung vorsehen. Der Umfang ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Eine automatische Übertragung darf nicht ohne vorherige manuelle Kontrolle erfolgen.

Bei Abschluss von Verkaufsverhandlungen neigen einige Verkäufer zu Versprechungen. Die sie selbst nicht einhalten müssen. Die Verantwortung landet „bei einer anderen Kostenstelle“. Dazu gehören gerne kostenlose Ersatzteil-Pakete. Oder Zubehöre, die der After Sales ohne Berechnung beistellt. Manchmal ist es aber auch eine garantierte Bevorratung von Ersatzteilen. Damit haben Sie dann ansonsten unerklärliche kritische Ersatzteile.

Hoffentlich wissen Sie davon. Im schlimmsten Fall ignorieren Sie sonst eine mit Kunden vertraglich zugesicherte Bevorratung. Im Eintrittsfall droht dann womöglich ein Pönale.

"Nicht so schlimm" ist der unbrauchbare Lagerbestand. Ihr Lagerbestand

In jeder laufenden Serie kommt es immer wieder zu Konstruktionsänderungen. Dabei sind die Ursachen vielfältig. Daher sollte der Umgang damit auch unterschiedlich sein.

So dürfen Anpassungen für die Sicherheit nicht warten.

Bei Kostensenkungen für die laufende Serie sieht das schon anders aus. Erst recht bei kosmetischen Änderungen muss die Frage erlaubt sein, ob Kunden angesichts der Bestände in Produktions- und Ersatzteillager nicht bis zum Aufbrauch warten können. Gerade Ersetzungen mindern die Güte jeder Verbrauchsprognose enorm.

Zur Reduzierung der Lagerreichweite macht es natürlich Sinn die aus Sicherheitsgründen ersetzten Teile sofort zu verschrotten. Schließlich gibt es immer noch die Gefahr, dass aus gut gemeinter Sparsamkeit ähnlich aussehende Teile doch einmal zusammengeschüttet werden. Aller ISO 9000 zum Trotz …

Mit Verschrottungen gewinnen Sie selten Freunde. Obwohl diese gegen Wertberichtigungen laufen (sollten), erleben Sie ganz sicher mehr als einen erhobenen Zeigefinger. Übrigens reduzieren auch Teil-Verschrottungen Ihre Lagerreichweite. Als Neben-Effekt sollte dann aber eine Reduzierung der benötigten Stellplätze herausspringen. Oder wenigstens ein kleinerer Lagerplatz. Denn Sie sollten den Überbeständen nicht noch zu übermäßig viel Raum verhelfen.

Wenn Sie verschrotten, dann muss allen Beteiligten klar sein: der erste Kundenauftrag für ein verschrottetes Teil kommt spätestens nach einer Woche. Und natürlich müssen Sie Buchungsarten einsetzen, die die Verschrottungen nicht als Verbräuche ansehen. Das darf erst recht nicht passieren, wenn Sie die Über-Bestände an einen Reste-Verwerter verkaufen.