Bestandsoptimierung von Ersatzteilen: "Keine Zeit". Dafür?

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Mit den richtigen Methoden Ersatzteilbestand optimieren und Verfügbarkeit steuern

Die Disposition für Serienteile schaut nach vorn. Bedarfe aus der Produktionsplanung und ggf. der Absatzplanung sind sichtbar. Das allerdings gilt für Ersatzteile nur in den seltensten Fällen. Die vielgepriesene Predictive Maintenance wird wohl in weiten Teilen des Maschinenbaus Zukunftsmusik bleiben. So kommt es, dass Ersatzteile aus der Heute-Sicht nicht selten über Meldebestand disponiert werden. Fragt man den Disponenten, wie es denn um die Wiederbeschaffungszeit steht, zuckt er mit den Schultern. "Keine Zeit". Und das, obwohl Bestandsoptimierung tagtägliche Pflicht ist. Dabei gibt es für die Disposition Alternativen, die weit weniger pflegeaufwändig sind als der Meldebestand.

Die Theorie der Disposition per Meldebestand

Bevor uns die Alternativen anschauen, sollte klar sein, wie Disposition per Meldebestand funktioniert. Die Grafik unten zeigt den Verlauf des Bestands über die Zeit. Durch mehr oder weniger kontinuierliche Abgänge sinkt der Bestand. Das geht bis zu dem Tag, an dem ein Wareneingang den Bestand nach oben schnellen lässt. Daraus entsteht die typische Sägezahn-Kurve des Bestands.
Die Meldebestands-Disposition als Bestellpunkt-Verfahren ermittelt den Zeitpunkt, zu dem die Bestellung ausgelöst werden muss. Dadurch wird sichergestellt, dass der Bestand nicht auf null sinkt. Denn dadurch würden in der Folge Fehlteile entstehen. Idealerweise stellt der Sicherheitsbestand eine Reserve dar, die nur gelegentlich unterschritten wird.

Also gilt es, den Meldebestand zu ermitteln. Dieser setzt sich zusammen aus dem Sicherheitsbestand plus dem Verbrauch in der Planlieferzeit. Zur Planlieferzeit können weitere Zeiten addiert werden, wie

die Zeit von der Unterschreitung des Meldebestands, bis der Lieferant die Bestellung erhält,
die Zeit vom Eintreffen im Wareneingang bis zur Verfügbarkeit im Lagerfach.

In Summe muss ein Disponent damit 5 Parameter pro Artikel pflegen:

die Planlieferzeit (in Abhängigkeit vom Lieferanten)
den Sicherheitsbestand (in Abhängigkeit vom Risiko und vom Wert),
den mittleren Verbrauch (in Abhängigkeit von Kunden),
die Nebenzeiten zur Planlieferzeit,
mindestens einen Parameter für die Bestellmenge (in Abhängigkeit vom Wert und Lieferanten).

Die Realität der Disposition von Ersatzteilen

Ersatzteil-Disponenten müssen in der Regel wesentlich mehr Artikel bearbeiten, als Disponenten in der Serie. Damit wird der Aufwand für eine Disposition per Meldebestand rein mathematisch schon beachtlich. Manuell ist das nicht mehr zu schaffen. Für eine Bestandsoptimierung von Ersatzteilen müssen daher automatisierte Verfahren die Datenpflege unterstützen.
Vor einer inhaltlichen Bewertung befassen wir uns zunächst mit der Realität des Absatzes von Ersatzteilen:

In der Grafik oben ist der Absatz von Ersatzteilen in Abhängigkeit von der Nachfrage-Häufigkeit dargestellt. Die häufig gängigen Ersatzteile (hier mehr als 12 Auftragspositionen in 12 Monaten) machen fast 50% aller Positionen aus. Allerdings sind es nicht einmal 100 Artikel, und das bei einer niedrigen 5-stelligen Zahl verkaufter Artikel.
Jetzt kombinieren wir die weit überwiegende Zahl verkaufter Ersatzteile mit den theoretischen Überlegungen zum Einsatz des Meldebestands. Sofort zeigen sich die Lücken des Ansatzes:

Der mittlere Verbrauch

Der Betrachtungszeitraum insgesamt beträgt 11 Wochen. In dieser Zeit kaufen Kunden 3 Mal. Im Mittel der Planlieferzeit von 5 Wochen fällt etwas mehr als 1 Abgang an.
Wer traut sich nun, aus einem Verkauf einen mittleren Verbrauch zu ermitteln?
Sie nicht? Obwohl wir es hier mit einem Renner zu tun haben? Im Bild oben mit der theoretischen Herleitung finden sich in der Planlieferzeit 21 Verkäufe. Das sieht doch wohl eher plausibel aus.
Wenn hier von einem Abgang die Rede ist, stimmt die Betrachtung nur bedingt. Denn bei den geringen Absätzen kommt es immer wieder vor, dass Kunden mehr bestellen, als an Lager liegt. Im Normalfall ergeben sich daraus 2 Abgänge. Es existiert allerdings nur eine Kundenauftragsposition. Daher ist die Betrachtung nach realen Bestandsänderungen irreführend. Was zählt in der Verfügbarkeitsmessung ist der Kundenwunsch. Die in einigen ERP-System für die Disposition angebotenen Verbrauchs-Sichten mögen für hochgängige Artikel passen. Für eine Bestandsoptimierung kleinster Mengen sind sie unzulänglich.
Das allerdings ist die Realität in der Ersatzteil-Disposition.

Die Planlieferzeit

Das betrachtete Ersatzteil, wohlgemerkt ein "Renner", wird etwa 4 x im Jahr bestellt. Schon zwischen 2 Bestellungen vergeht genug Zeit, um auf veränderte Lieferzeiten beim Lieferanten zu treffen. Selbst effiziente Pflege-Routinen zum Upload von Lieferzeiten würden sich an der Realität stoßen. Denn Lieferanten würden einfach nicht mehr reagieren, wenn sie mehrfach im Jahr für -zig oder hunderte Teile Lieferzeiten abgeben sollten.
Schlecht gepflegte Planlieferzeiten hemmen daher die Anstrengungen für eine Bestandsoptimierung von Ersatzteilen.

Bei einer rollierenden Betrachtung von 12 Monaten (Konzentration auf Kalenderjahre wäre für Ersatzteile zu träge) fallen die wiederkehrenden Bedarfe jenseits eines Jahres unter den Tisch. Deshalb lohnt der Blick in die vergangenen 24 Monate. Die Grafik oben enthält genau diese Aussage: wie häufig haben Kunden Ersatzteile gekauft, die in den laufenden 12 Monaten nur ein- oder zweimal nachgefragt wurden.
Die gute Nachricht ist:
Mit höchster Wahrscheinlichkeit liegt im Ersatzteillager Bestand, obwohl ein Ersatzteil nur einmal in 12 Monaten verkauft wird.
Die schlechte Nachricht ist:
Mit höchster Wahrscheinlichkeit liegt im Ersatzteillager Bestand, obwohl ein Ersatzteil maximal einmal in 12 Monaten verkauft wird.
Dies führt zwangsläufig dazu, dass Abschreibungsrichtlinien, die nur eine kurze Historie berücksichtigen, Wertberichtigungen verlangen. Für eine angemessene Verfügbarkeit sind diese Teile allerdings zwingend erforderlich. Das ist die Crux jedweder Bestandsoptimierung im After Sales.

Mehr als nur Verbräuche in der Zukunft:
Sicherheitsbestände berechnen lassen

Die bisher aufgezeigte Form der Prognose lautet: es bleibt, wie es war. Sie besticht damit vor Allem durch Nachvollziehbarkeit. Eine Prognose generiert periodische Abgänge in der Zukunft. Damit vermeidet sie den Fehler der Meldebestands-Berechnung. Auch Sekundärbedarfe entstehen lange vor einer akuten Unterdeckung.
Schlechter nachvollziehbar ist die automatische Berechnung des Sicherheitsbestands. Als dauerhafter Bestands-Sockel bestimmt er ebenfalls maßgeblich die Bestandshöhe. Moderne ERP-Systeme berechnen aus Vergangenheitsverbräuchen Sicherheitsbestände, die statistisch begründet sind.
Tatsächlich sind die Vergangenheitsverbräuche nur 2. Wahl. Denn die historischen Unterdeckungen verfälschen das Bild: Kundenbedarfe über dem verfügbaren Bestand werden meist gesplittet. Daher stellen die Kundenbedarfe zum Kundenwunschtermin die genaue Situation dar.

Sie müssen allerdings eine Ziel-Verfügbarkeit vorgeben. Diese sollte das Ergebnis Ihrer Zielmatrix sein aus

dem Teile-Wert,
der Kritikalität für den Maschinenbetrieb,
der Bedeutung für den Umsatz.

Gerade für den letzten Punkt kann die ABC-Analyse auf den Ersatzteil-Umsatz angewendet werden. Der Teile-Wert sollte ohnehin regelmäßig klassifiziert werden. Plastisch formuliert: Extrem teure Teile werden besser in kurzen Zyklen mit Bestellmenge 1 beschafft. Die Zielverfügbarkeit braucht wegen regelmäßiger Benachschubung nicht hoch zu sein.

Die Bestellmengenrechnung, Teil jeder Bestandsoptimierung

Wir kennen die Bestellmengenrechnung aus zwei Blickrichtungen:

dispositiv wird eine Bestellmenge gewünscht,
lieferantenseitig werden Mindestmengen oder Losgrößen vorgegeben.

Die Bestellmenge bestimmt sowohl die operative Last der Beschaffung wie auch die des Wareneingangs. Die noch so rudimentär ausgebildete Sägezahnkurve definiert über die Bestellmenge bis zur Hälfte des mittleren Bestands. Damit muss die Bestellmengenrechnung am Teilewert festgemacht werden. Die früher oft verwendete, ja sogar vorgeschriebene, Andler Formel greift oft ins Leere. Darüber hinaus führt sie zu weiteren zu pflegenden Parametern. Und schließlich beinhaltet sie keine Betrachtung mehrstufiger Lieferketten.
Die ebenfalls beliebte Auffüllung bis zum Höchstbestand will gepflegt sein. Denn sie beinhaltet unmittelbar mit dem Höchstbestand den nächsten zu pflegenden Parametern.

Lieferanten wollen mehr verkaufen, als Sie brauchen

Eine wichtige Vorbemerkung: auch die eigene Produktion ist Lieferant. Dummerweise mit den gleichen Ambitionen, wie externe Lieferanten. Nämlich mehr zu "verkaufen", als benötigt. Denn auf der Lieferantenseite werden oft erst Mindestbestellmengen "lohnend". Damit werden Fixkosten in der Abwicklung abgedeckt. Das macht für das Ersatzteilwesen in den seltensten Fällen Sinn. Speziell mit Kleinteilen lässt sich spielend eine Reichweite gegen Unendlich aufbauen. Dann fressen die Kosten für die Lagerung den Wert der Schrauben und Muttern. Hier hilft im Zweifel nur die Wahl eines spezialisierten Lieferanten für Kleinmengen.
Ein anderer Aspekt sind Staffelpreise, die in der Serie durchaus Sinn machen können. In der Ersatzteil-Beschaffung erhöhen Staffelpreise lediglich die Komplexität. Darum ist der Einkauf gut beraten, den Fokus eher auf die Mindestmenge 1 zu richten. Zusätzlich ist eine langfristige Bindung von Preis und Mindestmenge von Interesse. Und natürlich eine Vorverpackung mit eigenem Branding. So unterstützt der Ersatzteil-Einkauf die Ersatzteillogistik nachhaltig. Für die Bestandsoptimierung sind Staffelpreise wegen zusätzlichen Pflegeaufwands eher nachteilig.

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