Gerade für Ersatzteile passen Bestand und Bedarfe aus dem laufenden Geschäft oft nicht zusammen. Denn Bestand, einmal falsch aufgebaut, fließt nicht von alleine ab. Daher gilt es, sowohl an der Disposition anzusetzen, wie auch am Abbau vorhandener Überbestände.

Denn "optimaler Bestand" darf keinesfalls nur eine theoretische Größe sein.

Was heißt eigentlich optimal, wenn es um den Lagerbestand von Ersatzteilen geht?

Oft sind Bestände gewachsen, ebenso, wie Bestellverfahren. Jahrelang dachte niemand über eingefahrene Prozesse nach. Bis eines Tages dann doch ein Anstoß kam. Das Lager läuft über oder die Staubschicht auf den Ersatzteilen wird nur durch die alljährliche Inventur beschädigt. Natürlich gibt es auch das Gegenteil, wenn Kunden sich über viel zu langwierige Reparaturen beschweren, weil die Teile nicht beikommen.

Aus betrieblicher Sicht muss ein "optimaler Bestand" daher gleich mehreren Herren genügen:

• Kunden erwarten kurzfristige Ersatzteilversorgung,
• das Ersatzteillager darf nicht "überlaufen",
• das gebundene Kapital muss so gering wie möglich sein,
• Bestellwesen und Wareneingang dürfen nicht täglich die gleiche Schraube verarbeiten müssen,
• Mengenrabatt soll genutzt werden, wenn sinnvoll.

Damit befinden wir uns bereits mitten in einem nicht ganz einfachen Zielkonflikt. Um den aufzulösen grenzen wir zunächst ab, welcher vorhandene Bestand überhaupt genutzt haben könnte.

Nicht genutzter Bestand kann schwerlich optimal sein

Ohne eine Analyse Ihres Bestands auf der Basis Ihrer Verbräuche können Sie genutzten und ungenutzten Bestand nicht trennen. Um daher abzuschätzen, wie sich der aktuelle Bestand zusammensetzt, brauchen Sie 2 Daten-Auszüge aus Ihrer EDV:

• den Bestand pro Ersatzteil,
• die Bedarfe pro Artikel.

Manche ERP-System bieten allerdings solche Auswertungen auch bereits fertig an. Dann müssen Sie den Umweg, zum Beispiel mit Excel, nicht machen.
Je nachdem, wie Sie diese Daten exportieren, müssen Sie diese in eine lesbare Form bringen. Wertfelder in Euro sollten beispielsweise immer mit 2 Nachkommastellen erkennbar sein. Ein Tausender-Punkt schadet auch nicht.

Anschließend verdichten Sie diese Daten so, dass pro Ersatzteil

• nur noch ein Bestand
• nur noch eine Bedarfssumme pro Jahr

übrig bleibt.

Schließlich kombinieren Sie beide Tabellen. Damit kennen Sie für jedes Ersatzteil,

• wie viel Stück,
• mit welchem Wert,
• und den Verbräuchen pro Jahr

Ihr Ersatzteil Service an Lager liegen hat.

Diese Übersicht zeigt, dass fast 60% des Bestands eher nicht so gut sind. Lediglich 41,8% des Bestandswerts umfassen Artikel, die in 2019 auch verkauft wurden (oder in der Werkstatt benötigt wurden). Da scheint einiges an Arbeit zu schlummern.

Welcher Bestand darf nicht in diese Betrachtung einfließen?

Wir wollen nicht das Kind mit dem Bade ausschütten. Der betrachtete Ersatzteil-Bestand ist nämlich der von heute (oder gestern, jedenfalls ein aktueller). Der Ersatzteil-Bedarf ist allerdings der einer vergangenen Periode.
Also muss die erste Frage lauten:

Gab es diesen Artikel überhaupt schon im Betrachtungszeitraum?

Denn wenn der Artikel erst jüngst angelegt wurde, kann er auch logischerweise keine Bedarfe zeigen. Das passiert gerne einmal, wenn eine Werbe-Aktion vor der Tür steht. Dann wurden Ersatzteil-Artikelstämme angelegt, ein erster Bestand aufgebaut, um Kunden auch über die Theke bedienen zu können.

Damit müssen Sie zweierlei prüfen:

Erstens, wann der Artikel angelegt wurde. Und zweitens, wann Sie denn diesen Bestand gekauft haben. Möglicherweise wollen Sie gerade saisonal werben. Ob das mit diesem Bestand funktioniert hat, wissen Sie erst nächstes Jahr.

Und dann gibt es noch den Bestand, den zum Beispiel Ihre Werkstatt genau jetzt braucht. Sie hatten also "gestern" den Wareneingang. Aber Sie haben es noch nicht geschafft, dieses Ersatzteil einzubauen. Damit ist das, was Sie an Lager haben, zumindest für diesen Artikel ein optimaler Bestand. Denn selbstverständlich erwartet jeder Monteur in der Werkstatt eine zügige Ersatzteilversorgung.

Wie sieht optimaler Bestand aus Kundensicht aus?

Kein Kunde wartet gerne. Wie die folgende Grafik zeigt, kennzeichnet genau die Verfügbarkeit den Grund, warum Kunden beim OEM kaufen. Dafür sind Kunden sogar bereit, mehr zu zahlen.

Also steht das Thema "Preis" im Ranking durch Kunden nur an Platz 2. Und das, obwohl wir im B2B alle stark preisgetrieben sind. Auch beträgt der Abstand zwischen Ersatzteil-Verfügbarkeit und Ersatzteil-Preis stolze 20%. Dabei wissen alle Kunden, dass Ersatzteile eigentlich nie besonders günstig sind.

Jetzt können Kunden die Verfügbarkeit in der Regel überhaupt nicht messen. Daher gibt es eine gefühlte Verfügbarkeit, die sich insbesondere aus den Wartezeiten ergibt.

Wenn Ihr Kunde also auf die Reparatur nicht übermäßig lange warten muss, dann ist die Verfügbarkeit vermeintlich ok. Damit ist allerdings verbunden, dass Sie in Ihrer Service-Organisation zwischen Bedarf und Bestellung keine Zeit verlieren. Für die prompte Lieferung muss dann Ihr Lieferant sorgen. Ob Sie das Teil dann Ihrem Ersatzteillager entnommen haben, oder erst am Folgetag erhalten haben, merkt Ihr Kunde in der Regel nicht.

Wie gesagt, das hängt auch von der schnellen Durchlaufzeit bei Ihrem Lieferanten ab. Die allerdings sollten Sie gelegentlich messen. Nur dadurch bleibt es nicht dabei, dass Sie "ein Gefühl" haben, dass es häufig länger braucht.

Wie kann man den nicht optimalen Bestand an Ersatz- und Serviceteilen loswerden?

Die Analyse alleine genügt natürlich nicht. Die Änderung der Ersatzteil-Disposition hilft zwar. Aber eben nur sehr langfristig. Denn gerade bei Automobil-, LKW- und Landmaschinen-Händlern tauchen die Bedarfe eher in kleinster Dosierung auf. Von der Häufigkeit her sprechen wir da eher von Mini-Bedarfen.

Also geht es darum, den Ersatzteilbestand aktiv anzugehen. Sonst bleibt für Sie ein optimaler Bestand unerreichbar.

Dabei kommen vor allem 3 Möglichkeiten in Betracht:

• die Rücksendung zum Lieferanten,
• aktiver Verbrauch oder Verkauf
  ("wenn wir gewusst hätten, dass wir das an Lager haben")
• Einbringen in eine Reste-Börse oder ein virtuelles Lager

und natürlich

• die Verschrottung
  (bzw. ab ins Handlager in der Werkstatt).

Was sich sinnvollerweise anbietet, ergibt sich mindestens teilweise aus der Bestandsanalyse. Ganz viele Ersatzteil-Positionen werden C-Teile sein: Schrauben, Muttern, Scheiben usw. Die Retouren-Richtline Ihres Lieferanten wird aber meist eine finanzielle Untergrenze für Retouren vorsehen. Da bleibt dann nur das Handlager oder die Kram-Kiste. Das zeigt auch die eingangs gemachte Analyse:

Die Analyse zeigt, dass von den 7.087 Teilen im Ersatzteillager 762 weniger als 1 Euro kosten. Weitere 3.096 Ersatzteile im Bestand kosten zwischen 1 und 10 Euro. Damit sind Sie schon bei der Hälfte dessen, was Ihr Teiledienst an Artikeln in Ihrem Ersatzteillager bevorratet. Somit steht einem optimalen Bestand zunächst einmal einiges an Arbeit im Weg. Hinzu kommt, dass Ihr Lieferant bei solchen niedrigpreisigen Ersatzteile selten etwas zurück nimmt.
Je nach Aufwand bietet sich allerdings auch ein virtuelles Lager an. Das könnten Sie zusammen mit Branchen-Kollegen mit wenig Aufwand selbst betreiben. Es existieren allerdings auch gleichartig aufgebaute Teile-Börsen. Für den Landmaschinen-Handel kommt beispielsweise BartsParts infrage.

Die Aufteilung nach Wert erlaubt auch gleich die Abarbeitung. Sie fangen mit den teuren Lagerleichen an. Eventuell können Sie parallel den Kleinkram in die Werkstatt geben. Hier hilft es, wenn Sie in Ihrer Analyse-Liste gleich auch den Lagerstellplatz verarbeiten.

Doch Vorsicht: mit der Ausbuchung aus dem Bestand erzeugen Sie eine Wertbuchung. Die geht zu Lasten des Gewinns. Es sei denn, Sie haben in den Vorjahren eine Wertberichtigung für die ungängigen Ersatzteile vorgenommen.