Oft sind Bestände gewachsen, ebenso, wie Bestellverfahren. Jahrelang dachte niemand über eingefahrene Prozesse nach. Bis eines Tages dann doch ein Anstoß kam. Das Lager läuft über oder die Staubschicht auf den Ersatzteilen wird nur durch die alljährliche Inventur beschädigt. Natürlich gibt es auch das Gegenteil, wenn Kunden sich über viel zu langwierige Reparaturen beschweren, weil die Teile nicht beikommen.

Aus betrieblicher Sicht muss ein "optimaler Bestand" daher gleich mehreren Herren genügen:

• Kunden erwarten kurzfristige Ersatzteilversorgung,
• das Ersatzteillager darf nicht "überlaufen",
• das gebundene Kapital muss so gering wie möglich sein,
• Bestellwesen und Wareneingang dürfen nicht täglich die gleiche Schraube verarbeiten müssen,
• Mengenrabatt soll genutzt werden, wenn sinnvoll.

Damit befinden wir uns bereits mitten in einem nicht ganz einfachen Zielkonflikt. Um den aufzulösen grenzen wir zunächst ab, welcher vorhandene Bestand überhaupt genutzt haben könnte.

Ohne eine Analyse Ihres Bestands auf der Basis Ihrer Verbräuche können Sie genutzten und ungenutzten Bestand nicht trennen. Um daher abzuschätzen, wie sich der aktuelle Bestand zusammensetzt, brauchen Sie 2 Daten-Auszüge aus Ihrer EDV:

• den Bestand pro Ersatzteil,
• die Bedarfe pro Artikel.

Manche ERP-System bieten allerdings solche Auswertungen auch bereits fertig an. Dann müssen Sie den Umweg, zum Beispiel mit Excel, nicht machen.
Je nachdem, wie Sie diese Daten exportieren, müssen Sie diese in eine lesbare Form bringen. Wertfelder in Euro sollten beispielsweise immer mit 2 Nachkommastellen erkennbar sein. Ein Tausender-Punkt schadet auch nicht.

Wir wollen nicht das Kind mit dem Bade ausschütten. Der betrachtete Ersatzteil-Bestand ist nämlich der von heute (oder gestern, jedenfalls ein aktueller). Der Ersatzteil-Bedarf ist allerdings der einer vergangenen Periode.
Also muss die erste Frage lauten:

Gab es diesen Artikel überhaupt schon im Betrachtungszeitraum?

Denn wenn der Artikel erst jüngst angelegt wurde, kann er auch logischerweise keine Bedarfe zeigen. Das passiert gerne einmal, wenn eine Werbe-Aktion vor der Tür steht. Dann wurden Ersatzteil-Artikelstämme angelegt, ein erster Bestand aufgebaut, um Kunden auch über die Theke bedienen zu können.

Damit müssen Sie zweierlei prüfen:

Erstens, wann der Artikel angelegt wurde. Und zweitens, wann Sie denn diesen Bestand gekauft haben. Möglicherweise wollen Sie gerade saisonal werben. Ob das mit diesem Bestand funktioniert hat, wissen Sie erst nächstes Jahr.

Und dann gibt es noch den Bestand, den zum Beispiel Ihre Werkstatt genau jetzt braucht. Sie hatten also "gestern" den Wareneingang. Aber Sie haben es noch nicht geschafft, dieses Ersatzteil einzubauen. Damit ist das, was Sie an Lager haben, zumindest für diesen Artikel ein optimaler Bestand. Denn selbstverständlich erwartet jeder Monteur in der Werkstatt eine zügige Ersatzteilversorgung.

Wenn Ihr Kunde also auf die Reparatur nicht übermäßig lange warten muss, dann ist die Verfügbarkeit vermeintlich ok. Damit ist allerdings verbunden, dass Sie in Ihrer Service-Organisation zwischen Bedarf und Bestellung keine Zeit verlieren. Für die prompte Lieferung muss dann Ihr Lieferant sorgen. Ob Sie das Teil dann Ihrem Ersatzteillager entnommen haben, oder erst am Folgetag erhalten haben, merkt Ihr Kunde in der Regel nicht.

Wie gesagt, das hängt auch von der schnellen Durchlaufzeit bei Ihrem Lieferanten ab. Die allerdings sollten Sie gelegentlich messen. Nur dadurch bleibt es nicht dabei, dass Sie "ein Gefühl" haben, dass es häufig länger braucht.

Die Analyse alleine genügt natürlich nicht. Die Änderung der Ersatzteil-Disposition hilft zwar. Aber eben nur sehr langfristig. Denn gerade bei Automobil-, LKW- und Landmaschinen-Händlern tauchen die Bedarfe eher in kleinster Dosierung auf. Von der Häufigkeit her sprechen wir da eher von Mini-Bedarfen.

Also geht es darum, den Ersatzteilbestand aktiv anzugehen. Sonst bleibt für Sie ein optimaler Bestand unerreichbar.

Dabei kommen vor allem 3 Möglichkeiten in Betracht:

• die Rücksendung zum Lieferanten,
• aktiver Verbrauch oder Verkauf
  ("wenn wir gewusst hätten, dass wir das an Lager haben")
• Einbringen in eine Reste-Börse oder ein virtuelles Lager

und natürlich

• die Verschrottung
  (bzw. ab ins Handlager in der Werkstatt).