Fragt man im Controlling, ist der Bestand an Ersatzteilen immer zu hoch.

Geht man auf Kunden zu, ist nie das richtige da. Oder zu wenig davon. Und überhaupt dauert es immer zu lange, wenn Fehlteile auftreten.

Das Beschaffungsmanagement nimmt sich der Aufgabe an, in diesen Konflikt Ordnung zu bringen.

Beschaffungsmanagement fängt mit der Aufbau-Organisation an

Zunächst einmal stellt sich die Frage danach, ob Ersatzteile überhaupt in einem Produktionslager geführt werden sollen. Und schon diese Frage ist schließlich nicht allgemeingültig zu beantworten.

Denn natürlich können im selben Lager die Artikel von zwei Organisationen liegen. Wenn Ihre Lagerverwaltung das hergibt. Dann bliebe nur zu klären, ob ein Produktionslager die von Kunden geforderte Flexibilität zeigt. Dabei geht es um Bedarfsspitzen, weil ein Material "out of stock" war. Aber eben auch um Öffnungszeiten. Denn oft liegen die Bedarfsspitzen am Nachmittag. Aber die im Maschinenbau oft nur einschichtig laufende Produktion hat da schon Feierabend.

Hinzu kommt auch noch die Verantwortung für Bestände. Klar ist jedenfalls, dass die Dispositionsgrundsätze für Produktions- in Ersatzteil-Bevoratung deutlich unterschiedlich sind. So plant die Produktion den Komponentenbedarf auf der Basis von Vertriebs- und Produktionsplan meist lange im Voraus.

Ganz anders im Ersatzteilgeschäft:
Bedarf entsteht, und will unmittelbar befriedigt werden.

Wenn allerdings die Seriengröße 1 auch im Maschinen-Absatz dominiert, sieht die Lösung eben anders aus, als bei Serienfertiger.

Lieferantenauswahl: intern oder extern sourcen

Eigentlich eine ganz einfache Frage: wer liefert an das Ersatzteillager bei Bedarf? Ist es das Serienlager, um dadurch möglichst große Bestell-Lose zu generieren? Hierdurch können Sie durchaus den Preis für die Komponenten reduzieren.

Oder ist es der Hersteller oder Händler, der jetzt zwei Kunden im gleichen Haus bedient? Damit erreichen Sie mitunter immerhin eine Verpackung, wie sie der After Sales benötigt.

Ein zielgerichtetes Beschaffungsmanagement beantwortet Ihnen diese Frage. Aber erwarten Sie an dieser Stelle bitte nicht die Antwort, wie Sie Knappheit von Ressourcen regeln. Denn für Fehlteile in Produktion und After Sales beim gleichen Lieferanten gibt es eben auch keine pauschale Antwort.

Ihr Servicelevel:
vorbestimmt durch Ihr Beschaffungsmanagement

Was ist Ihr Service-Versprechen an Ihre Kunden? Ein Service-Level-Agreement (SLA) muss jedenfalls nicht zwingend schriftlich fixiert sein. Das kann durchaus eine gefühlte Verfügbarkeit sein. Kunden erwarten jedenfalls genau das. So lange Predictive Maintenance nicht allumfassen greift, so lange wird es ad-hoc Reparaturen geben. Damit entsteht sofort zu befriedigender Bedarf an Ersatzteilen. Dieser Anforderung müssen Sie mit Ihrem Beschaffungsmanagement genügen.

Dagegen können Sie

• angekündigte Wartungen,
• Erst-Ausstattungen,
• Lager-Auffüllungen

planen. Das hat Auswirkungen, die Sie auch im Beschaffungs- und Bestandsmanagement berücksichtigen müssen.

Sie stellen sich schließlich die Frage: "Brauche ich die Reaktionsgeschwindigkeit beim Lieferanten wirklich?" Immerhin müssen Sie dafür bezahlen.
Damit haben Sie mindestens 2 Cluster an Ersatzteilen: die mit gewünschtem Bestand, und die ohne. Wie immer im Leben gibt es aber vielerlei Wahrheiten. Daher geht es im ersten Schritt um Klassifizierungen. Denn out-of-stock ist meist gewünscht.

Schließlich verkaufen Sie die allermeisten Ersatzteile nie! Andererseits laufen manche Ersatzteile so gut, dass sie niemals zum Fehlteil werden dürfen. Und dann gibt es die dazwischen. Mit graduell unterschiedlichen Ziel-Verfügbarkeiten reagieren Sie auf diese Anforderung.

Ersatzteil-Cluster als Krücke im Bestandsmanagement

Eigentlich ändern sich die Anforderungen tatsächlich graduell. Daher ist die Clusterung von Ersatzteilen kaum mehr als eine Krücke. Aber wer von uns könnte schon mit einem n-dimensionalen Lösungsraum umgehen? Also greifen wir zu den üblichen Verfahren:

Auch, wenn in der Grafik die gängigen Clusterungen (ABC, XYZ) aufgezeigt sind: im Bestandsmanagement für Ersatzteile dominiert die geringe Gängigkeit. Daher empfiehlt sich eine spezielle Einteilung, die auch sehr seltene Bedarfe berücksichtigt. An dieser Stelle steht jetzt allerdings nicht die Bestandsoptimierung im Vordergrund. Daher nur die weiterführenden Links.

Das Beschaffungsmanagement lebt von Stammdaten

Natürlich können Sie versuchen, Ihr Bestandsmanagement in Excel statt im ERP umzusetzen. Das ist allerdings wegen

• unklarer Aktualität,
• mangelndem gleichzeitigen Zugriff,
• unsicherer Handhabung

oft nicht zielführend. Ich empfehle daher immer die Nutzung des ERP als zentralem Ort der Datenhaltung. Das gilt nicht nur für das Bestandsmanagement. Auch das Beschaffungsmanagement mit den Einkaufs-Stammdaten muss zweifelsfrei auf eine einzige Datenbasis zugreifen. Das gilt für die Klassifizierungen ebenso, wie für die Klassiker: die Abgrenzung von Make-to-Stock von Make-to-Order, Bestellverfahren, Mindestbestände, Bestellmengen. Und auch eine Bedarfsprognose hilft wenig, wenn sie nur außerhalb Ihres ERP existiert.

An dieser Stelle möchte ich gerne auf den Podcast Durch Denken vorn verweisen. Zur Güte von Stammdaten im Einkauf heißt es dort:

"Schaffen Sie die Rolle des Stammdaten-Managers im Einkauf!".

Das Beschaffungsmanagement plant manchmal sogar ohne Bestand

Wieso geht es noch um Beschaffungsmanagement, wenn überhaupt kein Bestand gewollt ist?

Auch Kundenbedarfe für Exoten-Ersatzteile wollen Sie bedienen. Die Herausforderung in diesen Fällen lautet Geschwindigkeit. Ihre Prozesse müssen Sie dann auf minimale Durchlaufzeit ausrichten. Das gilt für alle Stufen Ihrer Supply-Chain:

• aktuelle Bestandstransparenz in Ihrer Organisation,
• Verlässlichkeit Ihrer Einkaufsstammdaten ohne Rückfragen,
• Bestell-Auslösung und Freigabe,
• ggf. Direktlieferung vom Lieferanten an den Kunden oder Techniker,
• Fehlteil-Information für den Wareneingang,

und natürlich für Ihre Ersatzteil-Logistik ab Wareneingang. Aber an dieser Stelle hören die Verantwortlichkeiten Ihres Beschaffungsmanagements dann doch auf.