Beschaffungsmanagement für Ersatzteile

Beschaffungsmanagement für Ersatzteile optimieren

Beschaffungsmanagement für Ersatzteile optimieren

23. Mai 2019
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Fragt man im Controlling, ist der Bestand an Ersatzteilen immer zu hoch.
Geht man auf Kunden zu, ist nie das richtige da. Oder zu wenig davon. Und überhaupt dauert es immer zu lange, wenn Fehlteile auftreten.
Das Beschaffungsmanagement nimmt sich der Aufgabe an, in diesen Konflikt Ordnung zu bringen.

Beschaffungsmanagement fängt mit der Aufbau-Organisation an

Zunächst einmal stellt sich die Frage danach, ob Ersatzteile überhaupt im Produktionslager geführt werden sollen. Und schon diese Frage ist schließlich nicht allgemeingültig zu beantworten.
Denn natürlich können im selben Lager die Artikel von zwei Organisationen liegen. Wenn Ihre Lagerverwaltung das hergibt. Dann bliebe nur zu klären, ob ein Produktionslager die von Kunden geforderte Flexibilität zeigt. Dabei geht es um Bedarfsspitzen, weil "out of stock" war. Aber eben auch um Öffnungszeiten. Denn oft liegen die Bedarfsspitzen am Nachmittag. Aber die im Maschinenbau oft nur einschichtig laufende Produktion hat da schon Feierabend.

Hinzu kommt auch noch die Bestandsverantwortung. Klar ist jedenfalls, dass die Dispositionsgrundsätze für Produktions- in Ersatzteil-Bevoratung deutlich unterschiedlich sind. So plant die Produktion den Komponentenbedarf auf der Basis von Vertriebs- und Produktionsplan meist lange im Voraus.
Ganz anders im Ersatzteilgeschäft: Der Bedarf entsteht, und will unmittelbar befriedigt werden.

Sie interessieren sich für das Bestandsmanagement von Ersatzteilen?
Weitere Beiträge können Sie ganz einfach in der Seitenleiste suchen. Individuell mit Ihren eigenen Suchbegriffen oder über die Stichwort-Suche, zum Beispiel mit "Disposition".

Wenn allerdings die Seriengröße 1 auch im Maschinen-Absatz dominiert, sieht die Lösung eben anders aus, als bei Serienfertiger.


Lieferantenauswahl: intern oder extern sourcen

Eigentlich eine ganz einfache Frage: wer liefert an das Ersatzteillager bei Bedarf? Ist es das Serienlager, um dadurch möglichst große Bestell-Lose zu generieren? Hierdurch können Sie durchaus den Preis für die Komponenten reduzieren.
Oder ist es der Hersteller oder Händler, der jetzt zwei Kunden im gleichen Haus bedient? Damit erreichen Sie mitunter immerhin eine Verpackung, wie sie der After Sales benötigt.
Ein zielgerichtetes Beschaffungsmanagement beantwortet Ihnen diese Frage. Aber erwarten Sie an dieser Stelle bitte nicht die Antwort, wie Sie Knappheit von Ressourcen regeln. Denn für Fehlteile in Produktion und After Sales beim gleichen Lieferanten gibt es eben auch keine pauschale Antwort.

Warum Produktions-Lieferanten nicht zwingend Ersatzteil-Lieferanten sind

Gehen wir nun einen Schritt weiter. Die Ersatzteil-Beschaffung vermeidet den Konflikt mit der Produktion. Dazu wird extern bestellt. Gerade bei Handelsware existieren mitunter viele Lieferanten.

Jetzt bestimmt das Beschaffungsmanagement die Prioritäten. Dominiert der Preis? Geht es eher um kleine Losgrößen? Ist Vorverpackung schon vom Händler gefordert? Garantiert der Lieferant einen schnell abrufbaren Bestand?
Dementsprechend kann der Lieferant durchaus von der Serie abweichen. Schon hierdurch lassen sich manchmal Versorgunggsenpässen zumindest verringern.
Damit fällt die Definition solcher Prioritäten in den Bereich des Beschaffungsmanagements. Bei wachsenden Organisationen kommt es deshalb auch immer wieder zu Lieferanten-Wechseln. Weil sich eben die Anforderungen an die Belieferung verändern.
Oft trifft man auf Einkäufer, für die es geradezu ein Paradigmenwechsel ist, nicht nur über den Preis zu verhandeln. Gerade darum ist es wichtig, darüber zu sprechen. Gekauft wird eben nicht nur ein Ersatzteil. Der Service-Gedanke muss bereits beim Lieferanten anfangen. Allerdings kostet auch das Geld.


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Ihr Beschaffungsmanagement definiert Ihren Servicelevel

Was ist Ihr Service-Versprechen an Ihre Kunden? Ein Service-Level-Agreement (SLA) muss jedenfalls nicht zwingend schriftlich fixiert sein. Das kann durchaus eine gefühlte Verfügbarkeit sein. Kunden erwarten jedenfalls genau das. So lange Predictive Maintenance nicht allumfassen greift, so lange wird es ad-hoc Reparaturen geben. Damit entsteht sofort zu befriedigender Bedarf an Ersatzteilen. Dieser Anforderung müssen Sie mit Ihrem Beschaffungsmanagement genügen.

Dagegen können Sie

  • angekündigte Wartungen,
  • Erst-Ausstattungen,
  • Lager-Auffüllungen

planen. Das hat Auswirkungen, die Sie auch im Beschaffungs- und Bestandsmanagement berücksichtigen müssen.

Beschaffungsmanagement definiert Einkaufspolitik für Ersatzteile

Sie stellen sich schließlich die Frage: "Brauche ich die Reaktionsgeschwindigkeit beim Lieferanten wirklich?" Immerhin müssen Sie dafür bezahlen.
Damit haben Sie mindestens 2 Cluster an Ersatzteilen: die mit gewünschtem Bestand, und die ohne. Wie immer im Leben gibt es aber vielerlei Wahrheiten. Daher geht es im ersten Schritt um Klassifizierungen. Denn out-of-stock ist meist gewünscht. Schließlich verkaufen Sie die allermeisten Ersatzteile nie! Andererseits laufen manche Ersatzteile so gut, dass sie niemals zum Fehlteil werden dürfen. Und dann gibt es die dazwischen. Mit graduell unterschiedlichen Ziel-Verfügbarkeiten reagieren Sie auf diese Anforderung.

Ersatzteil-Cluster als Krücke im Bestandsmanagement

Eigentlich ändern sich die Anforderungen tatsächlich graduell. Daher ist die Clusterung von Ersatzteilen kaum mehr als eine Krücke. Aber wer von uns könnte schon mit einem n-dimensionalen Lösungsraum umgehen? Also greifen wir zu den üblichen Verfahren:

Auch, wenn in der Grafik die gängigen Clusterungen (ABC, XYZ) aufgezeigt sind: im Bestandsmanagement für Ersatzteile dominiert die geringe Gängigkeit. Daher empfiehlt sich eine spezielle Einteilung, die auch sehr seltene Bedarfe berücksichtigt. An dieser Stelle steht jetzt allerdings nicht die Bestandsoptimierung im Vordergrund. Daher nur die weiterführenden Links.


Das Beschaffungsmanagement lebt von Stammdaten

Natürlich können Sie versuchen, Ihr Bestandsmanagement in Excel statt im ERP umzusetzen. Das ist allerdings wegen

  • unklarer Aktualität,
  • mangelndem gleichzeitigen Zugriff,
  • unsicherer Handhabung

wenig zielführend. Ich empfehle daher immer die Nutzung des ERP als zentralem Ort der Datenhaltung. Das gilt nicht nur für das Bestandsmanagement. Auch das Beschaffungsmanagement mit den Einkaufs-Stammdaten muss zweifelsfrei auf eine einzige Datenbasis zugreifen. Das gilt für die Klassen ebenso, wie für die Klassiker: Bestellverfahren, Mindestbestände, Bestellmengen.

An dieser Stelle möchte ich gerne auf den Podcast Durch Denken vorn verweisen. Zur Güte von Stammdaten im Einkauf heißt es dort:
"Schaffen Sie die Rolle des Stammdaten-Managers im Einkauf !".


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Das Beschaffungsmanagement plant manchmal sogar ohne Bestand

Wieso geht es noch um Beschaffungsmanagement, wenn überhaupt kein Bestand gewollt ist?
Auch Kundenbedarfe für Exoten-Ersatzteile wollen Sie bedienen. Die Herausforderung in diesen Fällen lautet Geschwindigkeit. Ihre Prozesse müssen Sie dann auf minimale Durchlaufzeit ausrichten. Das gilt für alle Stufen Ihrer Supply-Chain:

und natürlich für Ihre Ersatzteil-Logistik ab Wareneingang. Aber an dieser Stelle hören die Verantwortlichkeiten Ihres Beschaffungsmanagements dann doch auf.


PDF-Download zur Bevorratungsstrategie (newsletterfrei)

Sie können diesen Beitrag zum Beschaffungsmanagement in der Ersatzteil-Disposition auch kostenlos als pdf herunterladen


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Warum also nehmen Sie nun nicht einfach unverbindlich und kostenlos Kontakt zu mir auf?
Denn als erfahrener After Sales Service Consultant kann ich Sie bei der Einführung von Beschaffungs-Prozessen und deren Optimierung unterstützen. Dabei bin ich auch heute nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Auch Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich auch Kunden in der Schweiz und in Österreich.

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