Fast 50 Jahre sind vergangen, seit in DIN 24420 Ersatzteillisten normiert wurden. Man sollte meinen, dass sich diese Form des Datenaustauschs dadurch erledigt hat. Einmal dazu gedacht, Hilfestellung bei Ersatzteilbüchern zu geben, sind letztere doch technisch längst überholt.

Auch wenn Ersatzteilbücher immer noch vorgeschrieben sind

Elektronische Ersatzteilkataloge ersetzen Excel immer noch nicht

Tatsächlich ist es so, dass moderne elektronische Ersatzteilkataloge auf der Anbieterseite heute meist einen hohen Grad an Integration bieten. Das muss durchaus nicht nur das ERP-System sein. Vielmehr erfolgen Zugriffe auch auf PIM und Konstruktionssysteme.

Daten werden dabei längst dynamisch präsentiert. Änderungen der Materialstämme finden so automatisch ihren Weg in den Katalog. Auch Ersetzungen werden ganz direkt transparent.

Zusätzlich pflegen Service-Techniker die kundenindividuellen Stücklisten, wenn sie Auf- und Nachrüstungen anbauen.

Zumindest gehören solche Szenarien nicht mehr der Zukunft an. Vielmehr werden sie in vielen Fällen bereits durchgängig gelebt.

Aber das betrifft in der Regel nur die Anbieterseite. Eine Online-Anbindung der Nutzer-Seite gehört auch heute immer noch zu den Exoten. Daher pflegen Instandhalter "ihre" Anlage in ihrem System separat. Und damit benötigen sie mindestens zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme Daten für den Import.

Genau hier kommt Excel ins Spiel

Kunden-Anforderung bei Anlagenbestellung:
Ersatzteillisten zum Daten-Upload

Oft findet sich die Forderung nach Ersatzeillisten schon in der Ausschreibung. Dadurch vereinfachen Instandhalter sich später die eigene Datenpflege. Dabei ist Excel als Format gängige Praxis.

Bei den Inhalten gehen die Anforderungen auseinander. Um der Hochpreispolitik von Herstellern zu entgehen werden nicht selten auch die Original-Hersteller der Komponenten gefordert. Dazu deren Artikelnummern. In Zeiten geringer Fertigungstiefen drückt dies naturgemäß auf die Ersatzteil-Umsätze.

Gleichzeitig kann jedoch auch gefordert sein, dass eine Erstbevorratung ausgewiesen sein soll. Hier drohen zwar Margenverluste. Aber Lieferfähigkeit garantiert zumindet einen ersten Umsatz.

Was gehört in eine Ersatzteilliste?

Mit einer Ersatzteilliste, egal in welcher Form, haben Sie die Chance, Kunden Angebote zu machen. Natürlich bilden Ersatzteile den Kern der Liste:

• Ersatzteile,
• Baugruppen, anstatt oder zusätzlich zu den Teilen,
• Zubehöre,
• Verbrauchsmaterial (Lacke und Öle sind eben keine Teile),
• optionale Anbauteile,
• Sonderwerkzeuge,
• Handbücher,
• und gerne auch Merchandising Artikel.

Datenhaltung der Ersatzteillisten im ERP

Es gibt bestimmt noch Unternehmen, die ihre Stücklisten in Excel pflegen. Eine konsistente Datenhaltung ist so jedoch kaum möglich. Spätestens, wenn Ersetzungen kommen, laufen die vorhandenen Dateien auseinander.

Daher macht es Sinn, ebenso wie in der Produktion Stücklisten zu verwenden. Diese dienen jedoch nicht der Produktion, sondern lediglich der Information. In Kombination mit Explosionszeichnungen bilden sie das Rückgrat von Ersatzteilbüchern.

Mit Stücklisten gelingt nicht nur die vollständige Integration mit den Materialstamm-Daten. Gleichzeitig bilden Ersatzteile Baugruppen ab, die wiederum in übergeordneten Sichten aufgehen:

• Basis,
• Elektrik,
• Hydraulik,
• Antrieb.

Außerdem sind Versionierungen möglich, ebenso wie zeitliche Eingrenzungen. Bestimmte Komponenten wurden im Zeitraum von - bis eingesetzt. Damit bringen Stücklisten im ERP auch Transparenz, wenn es zu Obsoleszenzen kommt.

Zu guter Letzt helfen Stücklisten als Basis für Ersatzteillisten dabei, für die involvierten Ersatzteile Stadien im Lebenszyklus zu bestimmen. Welche Ersatzteile werden nicht mehr benötigt, weil die letzte Maschine außer Betrieb ging?

Was mit Stücklisten jedoch nur selten gelingt ist die Vertriebs-Orientierung. Mehrsprachigkeit kann eine Forderung von Kunden sein.
Eigentlich ist dies bei der Verwendung normierter Bezeichnungen kein Problem. Damit werden Übersetzungen stark vereinfacht. Und, wir sind bei der Datenhaltung für Ersatzteillisten, damit können Vertriebstexte problemlos im ERP gespeichert sein.
Bis zu diesem Punkt gibt es keine Unterschiede zwischen interaktiven Ersatzteilkatalogen und Ersatzteillisten.

Aufbereitung der Ersatzteilliste in Excel

Die Datenhaltung in strukturierter Form ist eines. Etwas anderes ist die Datenübertragung an Kunden. Dabei schadet es nicht, auf eine DIN verweisen zu können. Hierzu ist Excel durchaus nicht unüblich.

Tatsächlich bieten ERP-Systeme Datenauszüge in Excel schon lange an. Allein deren Formatierung entspricht eben nicht der DIN. An dieser Stelle kommt eine Vorlage für Excel ins Spiel. Die gewährleistet nicht nur ein immer gleiches Aussehen. Außerdem kann die Vorlage dafür sorgen, dass manuelle Nacharbeit der Daten auf ein Minimum beschränkt bleibt.

Ganz nebenbei kann eine solche Ersatzteilliste als Ausdruck ein wichtiger Customer Touch Point sein. Damit erbringt eine gute Excel-Vorlage auch einen Beitrag zur Markenloyalität. Denn, anders als ein ERP-Auszug, bietet eine Excel-Vorlage den Einsatz des Unternehmens-Designs (CD) an.

Wann Excel-Listen einsetzen?

Gerade wenn Kunden Excel-Listen zum Upload in deren ERP einsetzen wollen, geht es um Aktualität einerseits, und gebündelte Handhabung andererseits. Je nach Volatilität des Ersatzteilgeschäfts ist die Bereitstellung der Daten je Quartal, je Halbjahr oder auch nur einmal im Jahr angesagt. Das ist dann jedoch nicht mehr wirklich aktuell.

Zur einfachen Handhabung können Ersatzteillisten angeboten werden

• mit Neuerungen,
• bei Änderungen, insbesondere als Preisliste,
• für Ersetzungen,
• sowie bei Obsoleszenz.

Darüber hinaus benötigen Kunden immer wieder auch Ersatzteillisten mit dem gesamten aktuellen Angebotsumfang. Dabei macht eine Trennung nach Zweck mehr Sinn als die Steuerung per Kennzeichen in einer einzigen Tabelle.

Verschleissteillisten: unerlässlich für Wartung und Service

Wartungen sind Ihre Eintrittskarte zum regelmäßigen Kontakt mit Ihrem Kunden. Daher verdienen gerade Verschleissteillisten besondere Beachtung. Denn damit entscheidet sich, ob und wieviel regelmäßigen Umsatz Sie generieren.

Dabei geht es nicht einmal nur um Verschleissteile. Auch Verbrauchsmaterial, Kleinteile und Wartungsaufkleber gehören auf Ihre Verschleissteilliste. Und das, obwohl sie im eigentlichen Sinn überhaupt nicht verschleissen.

Sie müssen allerdings damit rechnen, dass die Teile Ihrer Verschleissteilliste preislich im Wettbewerb stehen. Daher ist die Bündelung von Allerweltsteilen mit Ihren Monopolteilen in einem Wartungskit sinnvoll. Das erschwert die Vergleichbarkeit und sichert Ihnen auch bei umkämpften Teilen Umsatz.

Wie Sie diese Excel-Vorlage an Ihr eigenes Corporate Design anpassen, lesen Sie im Download-Bereich bei den Publikationen.