Bevor Ihr Lager an seine Grenzen stößt, gilt es, zu planen. Natürlich bietet jedes Lager immer noch interne Reserven. Aber wenn

• das Tagesgeschäft immer hektischer wird,
• Not-Maßnahmen Ihre Zeit fressen,

dann wird es allerhöchste Eisenbahn. Um einen Aus- oder Umbau planerisch anzugehen, brauchen Sie allerdings Lagerkennzahlen.

Ohne Lagerkennzahlen geht es nicht

Aber auch im ganz normalen Betrieb helfen Lager-Kennzahlen. Denn die Optimierung eines Ersatzteillagers nur auf der Basis von Gefühl scheint doch recht dürftig. Auch ein Vergleich gegenüber Best Practice-Lägern wird ohne konkrete Zahlen nicht möglich sein.

Ist-Zustand im Ersatzteillager ermitteln

Wie jedes andere Projekt auch steht am Anfang der Ist-Zustand. Je genauer Sie Ihren Betrieb in Lagerkennzahlen ausdrücken können, desto genauer lassen sich daraus Ziel-Szenarien entwickeln. Nehmen Sie nichts als selbstverständlich an. Jedes Lager ist anders. Nicht nur baulich. Während ein Ersatzteillager meist sehr viele Lagerleichen beherbergt, geht es bei einem Hub eines Transportdienstleisters darum, abends alle Stellplätze geräumt zu haben. Entsprechend unterschiedlich legen die Betreiber ihre Läger auf die Lagerkapazität aus.

Auch die Bewegungen im Lager können völlig unterschiedliche Ausprägungen aufweisen. Ein Produktionslager kann auf effizientes Picken für jeweils eine Maschine ausgelegt sein, deren Teile nah beieinander liegen. Ganz im Gegensatz dazu weist ein Lebensmittel-Lager baulich unterschiedliche Temperaturzonen auf. Die Ware muss in diesen Zonen separat gepickt werden, selbst die Bereitstellung in der Versandzone darf nur in temperaturgeführten Transportbehältern erfolgen.

Bestand im Ersatzteillager: was lagern Sie eigentlich?

Die in der Regel am einfachsten zu erfassenden Lagerkennzahlen ergeben sich aus der Anzahl der Artikel und den benutzten Stellplätzen. Diese lassen sich herunterbrechen nach

• Lagerbereichen,
• Größe und Gewicht,
• Behälter-Typen,
• Lagerungsbedingungen,
• Chargen-Führung,
• Brandgefährdung,
• Gefahrstoff-Anforderungen,
• FiFo-Anforderungen.

Die Aufzählung ist ganz sicher nicht abschließend.
Je nach Ziel-Szenario sind aus dem Bestand an Informationen durch intelligente Ableitung neue Kennzahlen anzunähern. Hierdurch kann der Aufwand für eine Lagerplanung deutlich steigen.

Materialbewegungen Ihrer Ersatzteile

Lagerplätze und Bereiche für Wareneingang und Warenausgang wollen verknüpft sein. Darum sind die Warenbewegungen in Kennzahlen auszudrücken. Wie viele Teile und wie viele Behälter werden pro Zeit in welchen Bereichen transportiert? Und welche Transporte übernimmt eine Fördertechnik? Was wird mit zum Beispiel Gabelstaplern bewältigt?

Je genauer Lagerkennzahlen hierüber Auskunft geben, desto präziser können Sie planen. Fragen Sie sich aber auch, ob Ihre Transportmethode heute wirklich zur Ware selbst passt. Wenn zum Beispiel Kleinteile im Rahmen der Kommissionierung auf Paletten transportiert werden, steht Netto zu Tara in einem unguten Verhältnis. Und das können Sie in Excel zwar wunderbar darstellen, Sinn machte es jedoch nicht.

Sie sehen hier ein Beispiel für einen umfassenden Kennzahlen-Katalog. Diesen können Sie natürlich auch für ein anderes Lager verwenden. Dabei ist nicht die Erhebung der Lagerkennzahlen wichtig, sondern deren Nutzung. So ist es verständlich, dass Sie Mitarbeitern vor allem die täglichen Kennzahlen zeigen. Denn diese sollen ja genau die taggenaue Auslieferung umsetzen.

Die Spalten t, w und m stehen für ein tägliches, wöchentliches und monatliches Reporting.

Tagesablauf in Ihrem Ersatzteillager:
wie sieht er konkret aus?

Die in Lagerkennzahlen zu erfassenden Informationen für einen Ausbau umfassen auch das Geschehen im Laufe eines Tages.

Typische Fragestellungen sind

• wie viele Schichten werden gefahren?
• an wie viel Tagen in der Woche?
• welche zeitlichen Anforderungen ergeben sich aus dem Bestell-Verhalten der Kunden?
• wie lange ist ggf. in Wareneingang und/oder Warenausgang zu puffern?
• welche Durchlaufgeschwindigkeiten müssen gewährleistet werden?
• welche Termin-Restriktionen sind für die Ablieferung der Ware vorhanden?

Diese Anforderungen bestimmen eine Auslegung auf Spitzenlast im Lagerbetrieb.

Schließlich ist es ein Unterschied, ob 1.000 Positionen in 2 Stunden oder 2 Schichten zu picken sind. Wo im manuellen Betrieb zusätzliche Mitarbeiter mehr oder weniger schnell umgeschichtet werden können, kommt eine Mechanisierung oder Automatisierung womöglich an die Grenzen der Auslegung.

Kosten Ihres Lagerbetriebs?

Die Kosten für den Betrieb eines Lagers definieren sich zu weit über 50% aus Personalkosten. Darum steht am Anfang jeder Kosten-Betrachtung die Personal-Stärke. Begleitende Prozessschritte gehören im Einzelfall hinzu, wie

• Buchung von Wareneingängen,
• Qualitätskontrolle,
• Produktion im Lager,
• Versand- und Zoll-Abwicklung,
• Transport-Disposition,
• Behältermanagement,
• usw.

Je nach Ziel der Planung sind nicht nur die Leistungen zu erfassen, sondern eben auch die Mitarbeiter.

Im Kern des Lagerbetriebs finden sich allerdings die klassischen Prozessschritte, wie

• der Wareneingang,
• die Einlagerung bis auf den Stellplatz,
• die Kommissionierung,
• ggf. eine Auftragskonsolidierung,
• die Verpackung.

Das alles ist nicht ohne Aufwand. Wenn Sie es allerdings schaffen, diese Prozessschritte zu bewerten, haben Sie sich eine solide Basis geschaffen. Damit können Sie Investitionen bewerten.

Ansonsten finden sich in der Kostenbetrachtung natürlich auch die anderen Elemente. Kosten für die Liegenschaft (Gebäude, Fahrwege, Sicherung) sollten bekannt sein. Dazu kommen die Kosten für den Betrieb, die Wartung und die Abschreibung auf Anlagen. Ein eigenständiger BAB für das Lager sollte diese Lagerkennzahlen einfach verfügbar machen. Denn auf dieser Basis können Sie Projekte zur Kostensenkung im Lager initiieren und auch verfolgen.

Wie kommen Sie vom Ist zum Plan?

Eine Fülle an Lagerkennzahlen zu haben, ist das eine. Für eine Lagerplanung oder auch ein Outsourcing sind diese allerdings hochzurechnen. Ohne schriftlich fixierten Annahmen wird dies nicht gehen.

Können Sie ableiten, wie sich Ihre Lagerkennzahlen in der Vergangenheit verändert haben?

Alte Bestandslisten sind immer eine gute Grundlage. Besser ist allerdings eine Kultur der tagtäglich benutzten Kennzahlen. Hierzu gehört insbesondere durch ein Lager-Dashboard.

Sauber aufgebaute Modell-Rechnungen erlauben es, mehrere Szenarien alternativ abzuschätzen. Dass allein das Thema "Mehr Lagern" beachtliche Komplexität erlangen kann, ist im Beitrag "Bestandsentwicklung planen" aufgezeigt. Mehr Lagern kann zusätzlich bedeuten, dass die Kommissionierwege länger werden. In diesem Fall ist nicht nur die Zahl der Stellplätze betroffen, sondern es steigen auch die Personalkosten.

Welche Reserven sind erforderlich?

Ihre Planung bedarf eines zeitlichen Horizonts. Brauchen Sie noch einmal 2 Jahre, vor einem großen Umzug? Oder geht es um 10 Jahre, um einen Standort zu sichern?

Damit birgt eine solche Hochrechnung Risiken. Schon der Zeitraum vom Start Ihrer Planung bis zur Umsetzung wird nicht ohne unvorhergesehene Ereignisse ablaufen. Deshalb sind Puffer unerlässlich. Schließlich wollen Sie das Ersatzteillager als Kern Ihrer Ersatzteillogistik nicht alle Jahre wieder neu planen.

Selbstverständlich führt die Umsetzung einer Hochrechnung mit Puffer zu ungenutzten Ressourcen unmittelbar nach der Umsetzung. Mitarbeiter ohne Bedarf einzustellen verbietet sich ohnehin. Zusätzliche Stapler lassen sich jederzeit bei Bedarf beschaffen. Ob z.B. alle Regale vollständig aus der Planung beschafft und aufgestellt werden, ist im Einzelfall zu prüfen.

Ein Management-Consultant mit Erfahrung bei der Einführung von Lagerkennzahlen reduziert Ihren Aufwand für ein Projekt. Einmal gefundene Quellen für kpi (key performance indicators) erlauben in mittelgroßen Organisationen die Delegation der Datensammlung und -aufbereitung an Mitarbeiter. In größeren Lagerbetrieben vereinfachen Business Warehouses diese Aufgabe durch Automatisierung.

Wenn es um Ausbau-Planungen geht, können Fehlplanungen schnell unangenehme finanzielle Auswirkungen haben.
Mit dem richtigen Partner bewegen Sie sich auf solidem Grund.