Ersatzteillager Optimierung

6 erfolgversprechende Maßnahmen zur Optimierung Ihres Ersatzteillagers

6 erfolgversprechende Maßnahmen zur Optimierung Ihres Ersatzteillagers

4. November 2019
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Oft sind die Lagerstrukturen gewachsen, die Prozesse vom Produktionslager übernommen. Doch die Ersatzteillogistik "tickt anders". Daher bieten die meisten Ersatzteilläger viel Raum zur Optimierung.

Ein Ersatzteillager konsequent am Kunden ausrichten: jedes Lager ist anders

Das eine Erfolgsrezept gibt es nicht. Denn die Anforderungen der Kunden sind von Branche zu Branche verschieden. Außerdem erfordert die Belieferung nach Australien andere Voraussetzungen als die an einen deutschen Service-Techniker. Hinzu kommen die sehr unterschiedlichen Anforderungen aus

  • Gängigkeit,
  • Größe,
  • Mengen,
  • physischen Eigenschaften

der Ersatzteile.

Sie interessieren sich für die Optimierung Ihrer Ersatzteillogistik?
Weitere und vor allem neue Beiträge können Sie ganz einfach in der Seitenleiste suchen. Individuell mit Ihren eigenen Suchbegriffen oder über die Stichwort-Suche, zum Beispiel mit "Ersatzteillager".

Damit ist es entscheidend, zu verstehen, was "der Kunde" wirklich will.
Hinzu kommt, was "Ihr Produkt" eigentlich sein soll. Wollen Sie Ersatzteile verkaufen? Dann sind Sie austauschbar, und zudem über den Preis vergleichbar. Aber eigentlich wollen Sie Zeit verkaufen. Das kann zum Beispiel reduzierte Stillstandszeit sein. Oder auch Prozesszeit bei Ihren Kunden. Daran müssen Sie auch Ihr Lager messen.
Denn was hilft die beste Verfügbarkeit Ihrer Teile, wenn Sie diese nicht umgehend ausliefern?
Orientieren Sie sich dabei an Amazon. Und messen Sie, wie oft Ihr Ersatzteillager Ihre Kunden eben nicht taggleich beliefert hat. Die Optimierung eines Ersatzteillagers ist jedenfalls nicht, dass Sie 95 % Lieferzuverlässigkeit erreicht haben. Sondern vielmehr, was die fehlenden 5 % ausmacht. Denn hier werden Sie Prügel beziehen.


1. Kennzahlen messen als Schritt 1 bei der Optimierung des Ersatzteillagers

Natürlich können Sie oft eine Fülle von Maßnahmen schon durch kritische Betrachtung finden. Doch in der Regel reicht das nicht.
Manchmal liefert ein ERP oder ein Lagerverwaltungssystem (LVS) erste aussagefähige Kennzahlen. Diese, als Dashboard verarbeitet, helfen oft, Tendenzen zu erkennen. Ob die Werte allerdings "gut" sind im Sinne einer Optimierung, sagt Ihnen nur der Vergleich mit anderen Ersatzteillägern.
Darüber hinaus reichen die im Standard vorhandenen Kennzahlen in den seltensten Fällen. Die Prozesse gerade in Ersatzteillägern sind so vielfältig, mehr Transparenz der Daten notwendig wird. Allerdings bieten in Zeiten der Digitalisierung die meisten Systeme Möglichkeiten des Daten-Downloads. Aus solchen Massendaten können Sie mit vorhandenen Mitteln, wie Excel oder Access, schnell Kennzahlen bilden. Denn tausende Datensätze alleine erlauben schließlich noch lange nicht die gewünschte Transparenz.

Damit ist die Basis geschaffen, um Zusammenhänge zu erkennen. Außerdem erlauben Kennzahlen Ihnen eine Priorisierung von Maßnahmen im Rahmen einer Optimierung des Ersatzteillagers.


Saubere Daten als Basis jeder Optimierung eines Lagers

Eigentlich ist es eine Selbstverständlichkeit. Nämlich, dass die Bestände stimmen. Gleiches gilt für die speziell in den Prozesses eines Ersatzteillagers erforderlichen Stammdaten, wie

  • Gewicht (erforderlich für Zoll und Maximal-Lasten in Regalen),
  • Vorzugslagerbereich,
  • Gängigkeit,
  • Fassungsvermögen in Behältern oder Fächern,
  • Maximal-Gewicht pro Fach / Regal-Ebene,
  • erforderliche Vorverpackung,
  • Beipackzettel und Flyer zur Ware
  • Gefahrstoff-Eigenschaften,
  • Größe und Gewicht von Verpackungsmaterial,

um nur einige zu nennen. Im Rahmen eines Wareneingangs erfolgt der Hinweis, wenn Stammdaten fehlen. Oder das Fassungsvermögen eines Behälters oder Fachs wird automatisch angepasst, wenn eine größere Menge als bisher bekannt eingefüllt wird.


2. Optimierung durch organisatorische Ausgliederung des Ersatzteillagers

Wie eingangs erwähnt unterscheiden sich die Anforderungen von Produktions- und Ersatzteillägern deutlich. Ab einer gewissen Mindestgröße sollte dem auch Rechnung getragen werden.

Separierung der Ersatzteil- von den Produktions-Beständen schafft Transparenz

Ab einer bestimmten Größe macht es Sinn, die Produktionsbestände von den Ersatzteilen zu trennen. Natürlich bedeutet das noch mehr Pflege-Aufwand für ohnehin nur mäßig gepflegte Stammdaten. Und auch operativ führt das zu zusätzlich zu buchenden Bestands-Transfers.
Aber nur so können Sie die konkurrierenden Bedarfe trennen. Und dann darauf zielgerichtet reagieren. Immerhin sind die Grundsätze der Disposition für Produktions- und Ersatzteile völlig verschieden. Während Produktionsteile auf konkreten Bedarfen beruhen, nämlich der Vertriebs- und/oder Produktionsplanung, existieren für Ersatzteile fast immer nur historische Verbräuche. Daraus resultieren unterschiedliche Verfahren der Disposition für das selbe Teil.
Gilt das immer?
Nein, natürlich nicht. Nehmen wir zum Beispiel den Anlagenbau mit einmaligem Projektgeschäft. Hier liegt die Wiederhol-Häufigkeit von Teilen meist bei Null. Damit lohnt eine parallele Lagerung einfach nicht die zusätzliche Kapitalbindung. Denn letztlich ist eines klar: eine Bestandsoptimierung von Ersatzteilen begünstigt auch immer eine Lageroptimierung.

Arbeitszeiten im Ersatzteillager im Rahmen der Optimierung anpassen

Ihr Produktionslager orientiert sich an den Arbeitszeiten der Produktion. Denn das ist deren Kunde. Möglicherweise startet das Lager dann etwas früher, als die Produktion selbst. Oft genug sind die Arbeitszeiten aber auch nur einschichtig startend um 6 Uhr.
Aber das reicht für ein Ersatzeillager nicht. Nicht nur, dass Kundenaufträge über die gesamte Arbeitszeit der Kunden eintreffen. Das können externe Händler und Endkunden sein, oder eigene Niederlassungen und Service-Techniker. Außerdem schöpfen Sie durch ein frühes Arbeitsende auch noch die Zeit nicht aus, die eine späte Abholung durch Express-Dienstleister ermöglicht. Das kann, je nach Lage im Bundesgebiet, sogar eine Abholzeit nach 21 Uhr sein. Diese ungenutzten Stunden bis zur Cut-Off-Zeit gehen auf Kosten Ihrer Kunden. Denn so kurz können Ihre Durchlaufzeiten im Ersatzteilcenter garnicht sein.
Die Orientierung der Arbeitszeiten geht jedoch über den einzelnen Tag hinaus. Internationale Kunden erwarten nämlich auch eine Belieferung an Feiertagen. Jedenfalls an solchen, die sie selbst nicht kennen. Webshops und EDI machen die Bestellung möglich, warum also nicht liefern?
Gleiches gilt für die rein regionalen Feiertage. Der Hamburger Kunde hofft trotz Allerheiligen auf die Auslieferung Ihrer Ersatzteile. Meist kann ein Lager mit reduzierter Mannschaft arbeiten. Die Aussagen hierzu liefert eine durchdachte Planung des Personaleinsatzes.
Und dann bleibt da noch der Notdienst. Ein Lager im 3-Schicht-Betrieb tut sich damit naturgemäß leichter, als eines mit nur einer Schicht. Aber optimaler Kundendienst durch das Ersatzteillager besteht genau darin, auch solche Kundenerwartungen zu übertreffen.


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3. Optimierte Lagerung der Ersatzteile

In jedem zentralen Ersatzteillager liegen vor allem wenig gängige Teile. Aus Sicht eines Lagers für Fast Moving Consumer Goods (FMCG) sind es eigentlich nur tote Teile. Dadurch und durch die hohe Zahl an Ersatzteilen ergeben sich oft lange Laufwege. Eine Wege-Optimierung durch zielgerichtete Anordnung ist daher unerlässlich. Prinzipiell reicht hierfür eine XYZ-Klassifizierung. Das gilt insbesondere, wenn Sie für für tote Teile (kein Verkauf in 12 - 24 Monaten) eine Zusatz-Klasse bilden.
Als weiterer Parameter kommt die Anzahl an Lager-Behältern pro Teil hinzu. Denn in der Regel brauchen Sie auch bei gängigen Ersatzteilen nur einen Behälter im Zugriff.
Außerdem sind die physikalischen Eigenschaften zu berücksichtigen

  • für sehr schwere Teile kommt Bodenlagerung in Frage,
  • sehr lange Teile finden sich in Kragarm-Regalen oder Wannenlagern wieder,
  • schwer zu löschende Reifen lagert man besser im Freien
  • Gefahrstoffe gehören in Gefahrstoff-Schränke,

und so weiter.
Auf dieser Basis bietet sich als Maßnahme eine Zonierung nach Gängigkeit in Lagerbereichen an. Davon ausgenommen sind Kleinstteile. Denn diese können Sie platzsparend in Schubladen oder Tablarlagern unterbringen.
In Bestands-Immobilien können Sie damit bereits beachtliche Effekte erzielen. Bei einer Neuplanung eines Ersatzteillagers ersetzt dies allerdings eine Lagerplanung nicht.


4. Mitarbeiter in Lageroptimierung einbeziehen

Alle träumen vom Einsatz von Robotern im Lager. Ganz real wird dies wohl für Ersatzteilläger nie werden. Dafür sind die Aufgaben zu vielfältig, die Wiederholhäufigkeit zu gering.
Daher wird der Fokus auf den wichtigsten Leistungsträgern in Ersatzteillägern bestehen bleiben: auf den Mitarbeitern.

Mit Mitarbeitern auf dem Shopfloor die Optimierung der Lagerlogistik gestalten

Wenn Sie eine Tätigkeit tagein, tagaus verrichten werden, Sie sie wohl kennen. Sie werden auch wissen, was nicht klappt. Das gilt selbstverständlich auch für Ihre Mitarbeiter.
Darum sind Optimierungs-Workshops so wertvoll. Denn oft sind es die kleinen Dinge, die behindern. Diese sind nicht nur meist schnell abstellbar. Sie vermitteln auch das Gefühl, gestalten zu können. Das fördert die Kreativität. Und letztlich bilden auch 1000 kleine Schritte einen wesentlichen Beitrag auf dem Weg nach vorn.
Allerdings bedarf es dazu der regelmäßigen Übung. Sonst verpufft die psychologische Wirkung schnell. Die allerdings ist wichtig. Denn dadurch identifizieren sich Mitarbeiter auch mehr mit ihrem Arbeitsplatz.

Mitarbeiter-Schulung als integrierter Teil einer Lageroptimierung

Mit jeder Schulung investieren Sie nicht nur in verbesserte Prozesse, in höhere Qualität. Sie investieren auch in Ihre Mitarbeiter. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Schulung intern oder extern stattfindet.
Das Schulungsangebot dürfte in Deutschland größer sein, als in den meisten anderen Ländern. Dabei geht es dann auch nicht nur um die (vorgeschriebenen) Klassiker

und so weiter. Oft werden diese Schulungen den Mitarbeitern als Aufgabe "verkauft". Damit wird Schulung zur Last.
Diese Einstellung können Sie nur dadurch umgehen, dass Mitarbeiter Schulungen einerseits als Auszeichnung verstehen. Das klappt am Besten bei einer Schulung außer Haus. Andererseits können mit einer Schulung auch mehr Verantwortung und ein interessanterer Job verbunden sein. Dann wird ein geschulter Mitarbeiter schnell zur Unterstützung bei der Lageroptimierung.


5. Durch Optimierung der Prozesse in der Lagerverwaltungssoftware Kundenorientierung festigen

In Ersatzteillägern finden sich deutlich mehr Prozesse, als nur Ein- und Auslagerungen. Eine Optimierung der Lagerprozesse wird nur in kleinsten Lägern manuell sicher gelingen.
Meist steigt mit der Größe der Läger nicht nur die Arbeitsteilung. Auch die Komplexität der Aufgaben nimmt zu. Gleiches gilt für die Anforderungen an die Zuverlässigkeit der Prozesse. Daher werden im Rahmen der Lageroptimierung in der Regel auch die Abläufe in der Lagerverwaltung angepasst.
Wegen der Fülle an Maßnahmen zur Optimierung eines Ersatzteillagers im LVS können hier nur exemplarisch einige Themen angerissen werden. Sicher werden bei Ihnen auch andere Verbesserungen im Vordergrund stehen. Was das sein kann, bleibt im konkreten Projekt zu klären.

Bestandssicherheit durch laufende Inventuren

Ersatzteilzentren lagern meist Teile für etliche Maschinengenerationen. Dadurch liegt die Anzahl vorrätiger Artikel oft sehr viel höher als in Produktionslägern. Das treibt den Aufwand für Inventuren. Natürlich können Sie diesen Aufwand auch durch Stichproben-Inventuren reduzieren.
Das alleine garantiert allerdings noch lange keine Bestandssicherheit.
Hier helfen Inventuren im Rahmen des Pick-Vorgangs. Denn oft liegen in Behältern und Fächern nur kleine Mengen. Das vereinfacht eine Zählung. Moderne Lagerverwaltungen unterstützen daher laufende Inventuren durch Maximalmengen pro Fach. Mit nur marginalem Aufwand wird eine Stückzahl 1 oder 2 bestätigt. Oder sogar ein leeres Fach. So gelingt Bestandssicherheit als Teil einer Lageroptimierung quasi nebenbei.

Optimierung durch schnelle Rückstandsauflösung bei Fehlteilen

Längst nicht alle Warehouse-Management-Systeme (WMS) sind in der Lage, eine schlanke Rückstandsauflösung umzusetzen. Das ist aber für die Optimierung der Logistik unerlässlich. Denn die schlechte Prognostizierbarkeit von oft kleinen Bedarfen führt zwingend zu Fehlteilen.
Manchmal sind aber auch gut gängige Ersatzteile betroffen. Dann wollen Sie sicher alle Rückstände sofort auflösen. Das klappt allerdings nur, wenn hierfür eine Prozess-Optimierung eingerichtet ist. Das beginnt am Wareneingang. Denn nur, wenn dort das Teil als Rückstand identifiziert wird, kann es auf einen Vorzugs-Stellplatz geroutet werden. Sowohl Ware-zum-Mann, wie auch Mann-zur-Ware Prozesse können Sie so optimieren. Man spricht hier von Cross-Docking oder auch Bypass-Steuerung.

Die Ersatzteillogistik braucht optimierte Verpackungs-Funktionen

Während Produktionsläger in der Regel an eine Linie oder auf standardisierte Plätze und Wagen liefern, verlassen Ersatzteile immer das Haus. Einzige Ausnahme ist die gleichzeitige Nutzung des Ersatzteillagers durch die eigene Instandhaltung.
Dadurch muss immer verpackt werden. Spätestens beim Export wird daraus sogar eine zwingende Vorschrift. Denn dann müssen die Mengen eines Ersatzteils pro Colli in den Zoll-Dokumenten genannt werden. Das geht auch manuell, ist aber hochgradig fehleranfällig.
Daher umfasst die Lageroptimierung im Ersatzteilgeschäft auch das Verpacken im Prozess-Fluss. Und wie bei allen Prozess-Optimierungen sind gute Stammdaten eine wichtige Voraussetzung. Denn erst mit einer geführten Auswahl des Verpackungsmaterials garantieren Sie die Qualität. Außerdem können Sie die hinterlegten Gewichte der Verpackungen für eine Inhaltskontrolle nutzten. Denn nur so können Sie das theoretische Gewicht eines Packstücks mit dem gemessenen Wert vergleichen.

Eine zusätzliche Stufe der Optimierung Ihres Ersatzteillagers erreichen Sie durch "Pick-und-Pack". Weil oft nur einzelne Positionen bestellt werden, lohnt die Kombination von Picken und Packen in einen einzigen Prozess-Schritt. Der Verzicht auf den Wechsel von Transaktionen begünstigt diesen schlanken Ablauf.
Im Bild oben sehen Sie die zugrunde liegende Analyse: 57 % aller Aufträge bestehen nur aus einer einzigen Position. Also eine typische Techniker-Belieferung. Warum wollten Sie hier auf eine maximal schlanke Buchungsfolge verzichten?
Es versteht sich von selbst, dass die Übertragung dieser Verpackungs-Daten in Richtung

  • Zoll-System
  • Fracht-System

nicht nur Prozess-Qualität garantieren, sondern auch die Arbeit der Weiterverarbeitung vereinfachen.

Interne Benachschubung und Kommissionierstrategien

Ein weiterer Hebel zur Optimierung des Lagers durch Nutzung von WMS-Funktionen liegt in den unterschiedlichen Auftragsmengen. In der Analyse unten ist zu sehen, wie oft bestimmte Mengen verkauft werden. Ersatzteile werden häufig sowohl mit der Stückzahl 1 wie auch in großen Mengen verkauft. Dann muss sich die Kommissionierung daran ausrichten. Hierfür sorgen hierarchisch greifende Kommissionierstrategien. Große Auftragsmengen werden dann zum Beispiel von Paletten gepickt. Eine Auftragsposition mit Stückzahl 1 pickt sich allerdings wesentlich schneller aus einem Greifregal.
Eng damit verknüpft ist eine interne Benachschubung. Dadurch liegt immer genug im manuell bedienten Greifregal.


6. Auch Lösungen außerhalb von ERP und Lagerverwaltungssystem (LVS) nutzen

Gerade die fortschreitende Digitalisierung bietet zusätzliche Chancen zur Lageroptimierung. Denken wir an die Wegezeiten der Mitarbeiter. Immerhin handelt es sich meist um deren höchsten Zeit-Verbrauch. Hier bieten die wenigsten Lagerverwaltungen Optimierungs-Algorithmen.
Daher kann für diesen Zweck die Anbindung spezialisierter Software merkliche Effekte bieten. Als Beispiel für eine Software, die durch intelligente Pick-Aufträge Wegezeiten minimiert, kann Lucas Engage dienen. Entscheidend für die Auswahl einer zusätzlichen Software sind hierbei die einfache Implementierung und die zu erwartenden Effekte.


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Denn als Logistikberatung mit viel Erfahrung im Maschinenbau kann ich Sie bei der Einführung von Lager-Prozessen und deren Optimierung Ihrer Lager-Struktur unterstützen.
Dabei bin ich nicht nur in Hessen und Rheinland-Pfalz unterwegs. Denn Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sowie Hamburg gehören ebenso zu meinem Gebiet. Darüber hinaus berate ich natürlich sowohl Kunden in der Schweiz, wie in Österreich.

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Diplom-Ingenieur

Andreas E. Noll

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