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Stammdatenmanagement: Unsexy, aber lebenswichtig

Hohe Anforderungen: Ersatzteil-Stammdaten

Stammdatenmanagement führt in der IT-Strategie vieler Unternehmen das Dasein einer grauen Maus. Zu Unrecht. Ohne eine vernünftige Datenqualität scheitern zumindest in Logistik und Außenwirtschaft Digitalisierungsbemühungen schon im Ansatz.


Gutes Stammdatenmanagement merkt man nicht, schlechtes ...

Es gibt viele Wege, wie sich ein IT-Manager für (noch) höhere Aufgaben empfehlen kann. Die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems etwa oder ein strategisch relevantes Digitalisierungsprojekt.

Die Etablierung eines hochqualitativen betrieblichen Stammdatenmanagements gehört eher nicht dazu. Das ist schade. Denn das Stammdatenmanagement liefert einen entscheidenden Wertbeitrag für das Unternehmen. Ohne konsistente Stammdaten fehlt der gesamten digitalen Transformation mit Industrie 4.0, Logistik 4.0 und anderen digitalen Geschäftsmodellen damit ein wichtiges Fundament. „Digitalisierungsprojekte ohne eine hohe Datenqualität sind zum Scheitern verurteilt“, schreibt das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk in der Studie „Revival der Stammdaten – Behindert mangelnde Datenqualität die digitale Transformation?“. Eine Umfrage von Lünendonk aus dem Jahr 2016 unter 155 deutschen Unternehmen ergab, dass sich lediglich 15 % im Stammdatenmanagement sehr gut aufgestellt sehen. Weitere 60 % stufen ihr Stammdatenmanagement zumindest noch als mittelmäßig ein.

Die wichtigsten Stammdaten

Welche Daten spielen im Außenwirtschaftsbereich eine Rolle?
Nachstehende Auflistung zeigt eine Auswahl an typischen Stammdaten für den Export:

  • Adressdaten von Kunde, Lieferant, Dienstleister, Anmelder
  • Materialien, Produkte, Artikelbezeichnungen, Warenbeschreibung
  • Angaben zur Warentarifierung (z. B. Warennummern)
  • Klassifizierung (z. B. AL-Nummer, ECCN)
  • Ursprung (handelsrechtlich, präferenziell)
  • Codierte Unterlagen
  • Gewichtsangaben
  • Rechtliche Grundlagen/Rahmenbedingungen (z. B. Bewilligungen)
  • EORI-Nummer/Zollnummer

Bereits diese Auflistung unterstreicht den Umfang und damit auch die Komplexität von Stammdaten. Für die Unternehmen ist daher ein geeigneter Erfassungs- und Freigabeprozess notwendig, der die unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen mit einbezieht. Denn erst nach vollständiger Pflege der Daten können darauf basierend entsprechende Vorgänge und Meldungen ausgelöst werden – zum Beispiel die Erfassung eines Kundenauftrags, die Abgabe einer Zollanmeldung oder Daten für die Intrahandelsstatistik.


Was ist der beste Weg zu einem zielführenden Datenmanagement

Am Anfang steht das Thema Bewusstsein. Klingt naheliegend – und ist es auch. Ohne das Verständnis, welche Rechtsfolgen oder wirtschaftlichen Nachteile sich aus einem unvollständigen Stammdatenmanagement ergeben, ist eine Implementierung entsprechender Prozesse nicht möglich.
Bezogen auf den Außenwirtschaftsbereich hat dieses Verständnis in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Als wesentliche Treiber sind sicherlich die Entwicklungen rund um die Themen Exportkontrolle und Digitalisierung zu sehen. Die Rechtsfolgen aus falsch bzw. nicht klassifizierten Ersatzteilen können erheblich sein. Daneben müssen durch die verstärkte elektronische Abwicklung von Zoll- bzw. Außenwirtschaftsprozessen (ATLAS, ELAN-K2) Daten durchgängig bzw. zentral verfügbar sein. Gleiches gilt für die Vernetzung von Systemen – zum Beispiel die Koppelung von internen Systemen zwischen Logistik und Außenwirtschaft oder die Anbindung an externe Systeme zwischen Dienstleistern und Verladern. Zusätzliche, vorgangsbezogene Erfassungen in den jeweiligen Systemen gehören der Vergangenheit an.
Mit der Digitalisierung wird die Koppelung von Prozessen vorangetrieben. Damit steigt das Erfordernis, Daten in entsprechender Qualität und Umfang zentral zur Verfügung zu stellen.

Beispiel Ausfuhrabwicklung von Ersatzteilen:
Bei einem größeren Ausfuhrvolumen streben viele Unternehmen einen hohen Automatisierungsgrad an. Dieser wird nur erreicht, wenn die Ausfuhranmeldung neben dem Zugriff auf die logistischen Daten auch mit entsprechenden Stammdaten automatisiert angereichert wird. Stimmt die Datenqualität, können Ausfuhranmeldungen rein maschinell erstellt werden. Das Ergebnis ist ein deutlicher Effizienz- und Performancevorteil.

Jahreswechsel nutzen

Zum Jahreswechsel häufen sich Umtarifierungen, insbesondere wenn alle fünf Jahre die umfassenden HS-Reformen anstehen. Hier bieten das Statistische Bundesamt und Content-Provider sogenannte Korrelationstabellen an. Mit diesen lassen sich alle Artikel automatisiert aktualisieren, bei denen eine alte zu genau einer neuen Warennummer (1:1-Beziehung) bzw. mehrere veraltete Warennummern zu einer neuen zusammengefasst wurden (n:1-Beziehung). Für Warennummern, die in mehrere neue gesplittet wurden (1:n-Beziehung), muss der Anwender über die Warennummern entscheiden.


Alles eine Frage der Organisation

Eine zentrale Frage bei der Organisation ist dabei:
Sollen die Daten eher „zentral“, also durch die Zollabteilung, oder eher „dezentral“, zum Beispiel durch das Produktmanagement oder den Einkauf, eingepflegt werden? Dabei sind zwei Zusammenhänge zu beachten: Je komplexer, desto dezentraler und je größer, desto hybrider.

Zeichnen sich die Produkte durch eine hohe technische Komplexität aus (insbesondere Ersatzteile), übernimmt das Produktmanagement zumeist die Tarifierung und Klassifizierung. Bei zugekauften Teilen hilft eine Rücksprache mit dem jeweiligen Lieferanten.
Die Zollabteilung hat in diesem Fall eher eine Gesamtverantwortung für die Prozesse und nimmt zusätzliche Maßnahmen zur Qualitätssicherung wahr. Die operative Verantwortung liegt jedoch an anderer Stelle. Größere Unternehmen gehen tendenziell dazu über, Stammdaten im Außenwirtschaftsbereich zentral zu pflegen.

Auch innerhalb von Konzernstrukturen dominiert eine zentrale Stammdatenpflege bezogen auf die außenwirtschaftsrechtlichen Daten. Oftmals werden zentrale Shared Service Center eingerichtet, die für die außenwirtschaftsrechtlichen Stammdaten zuständig sind.

Die Herausforderung ist nicht zu unterschätzen, da bei bestimmten Stammdaten umfangreiche Kenntnisse lokaler Rechtsgrundlagen erforderlich sein können. So ist ein und derselbe Artikel gemäß Warenverzeichnis bzw. EU-Taric ggf. anders einzureihen als gemäß der schweizerischen Nomenklatur. Erschwerend kommt hinzu, dass es selbst innerhalb eines Rechtsraumes, beispielsweise der EU, zu unterschiedlichen Rechtsauffassungen bezüglich Tarifierung kommen kann.
Abhilfe schafft in diesem Fall eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA).

Änderungen dokumentieren

Klingt naheliegend, wird in der betrieblichen Praxis aber immer wieder vernachlässigt. Ein Beispiel: Stellt sich bei einer Tarifierung heraus, dass ein ähnliches Material in der Vergangenheit falsch tarifiert wurde, sollte festgehalten werden, wann welcher Anwender die Änderungen vorgenommen hat.
Dies stellen IT-Systeme meist automatisiert über sogenannte Log-Dateien sicher. Zudem sollte die falsche Einreihung an sich dokumentiert werden und der Anwender einen entsprechenden Hinweis erhalten. Bei entsprechenden Außenprüfungen kann diese Nachweisführung sehr hilfreich sein.


Gastautor

Dr. Ulrich Lison ist als Mitglied der Geschäftsleitung bei AEB für die Produktstrategie rund um das Thema Außenwirtschaft zuständig. Er ist Treiber für innovative Produktideen und geht als Teil des AEB Corporate Start-ups auch mal ungewöhnliche Wege, um Zoll- und Compliance-Software auf ein neues Level zu bringen.

AEB stellt ein vollständiges Set von Business Services für die komplette Logistik auch bei grenzüberschreitenden Warenströmen zur Verfügung. So wird die Standardisierung und Automation Ihrer Geschäftsvorgänge in der Supply Chain Execution möglich.


Die IT bereitet Probleme

Eine zentrale Herausforderung im Stammdatenmanagement ist die Anforderung nach Datenkonsistenz. Damit soll sichergestellt werden, dass eine Warennummer (8-Steller) gleichermaßen in der Ausfuhranmeldung, in einer Meldung für die Intrahandelsstatistik und auf dem Rechnungsdokument verwendet wird. Die Probleme beginnen damit, dass viele ERP-Systeme nur einen reduzierten Datenkranz für außenwirtschaftsrechtliche Stammdaten vorsehen. So können in vielen Systemen keine 11-stelligen Zolltarifnummern in den Stammdaten erfasst werden, da nur 8 Stellen für die Warennummer vorgesehen sind.
Ein weiteres Beispiel: Die meisten ERP-Systeme sehen nur ein Feld vor, um den Ursprung zu pflegen. Möchte man aber den handelsrechtlichen und präferenziellen Ursprung gleichermaßen erfassen, stößt man an Grenzen.


ERP erweitern oder Systeme synchronisieren?

Als Lösung gibt es meist zwei Wege: Einerseits kann man das jeweilige ERP-System um die erforderliche Funktionalität erweitern. Der Nachteil: Dies ist mit entsprechendem Aufwand verbunden. Zudem besteht bei einem Releasewechsel die Gefahr, dass die Anpassung nicht mehr lauffähig ist. Andererseits kann man Stammdaten zwischen unterschiedlichen Systemen synchronisieren. In diesem Fall überträgt man die Stammdaten aus dem zentralen ERP-System automatisiert in die jeweiligen Fachanwendungen (z. B. für Zollabwicklung). Dann werden die jeweiligen fachspezifischen Daten in der Fachanwendung gezielt eingepflegt.
Ein Beispiel: Die wenigsten ERP-Systeme sehen vor, dass codierte Unterlagen in den Stammdaten zentral gepflegt werden. Um einen entsprechenden Automatisierungsgrad in der Zollabwicklung zu erreichen, ist dies aber erforderlich – ganz abgesehen von der Datenqualität. In diesem Fall pflegt man die codierten Unterlagen in dem Subsystem für Zollabwicklung.
Dies erschwert aber eine zentrale bzw. transparente Pflege der außenwirtschaftsrechtlichen Daten. Denn bestimmte Stammdaten können nur in den jeweiligen Subsystemen „nachgepflegt“ werden, wenn eine entsprechende Synchronisation zwischen den jeweiligen IT-Systemen erfolgt ist.


Sie können diesen Beitrag zum Stammdatenmanagement von Ersatzteilen hier kostenlos als pdf herunterladen.


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Andreas E. Noll

Am Hang 12
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