Es ist schon eine Herausforderung, mit den Ersatzteil-Stammdaten auf der Höhe der Zeit zu bleiben. Zusätzlich erfordert die Planung Ihrer Infrastruktur (Lagerflächen, Stellplätze, Fördertechnik, usw.) einiges mehr an Gehirnschmalz und Arbeit. Die Basis hierfür ist allerdings Ihre Bestands-Prognose. Die sollte passen.

Ein Mix aus historischen Daten und Informationen aus der Entwicklung hilft dabei, zu agieren. Denn Sie wollen doch nicht erst auf Engpässe reagieren.

Dabei geht es nicht nur um einen weit in die Zukunft reichenden Horizont. Sondern es geht auch um eine intensive Abstimmung mit internen und/oder externen Stakeholdern. So

• verlangen viele Unternehmen eine mittelfristige Investitionsplanung,
• muss sich die Bau-Abteilung mit der Kommune schon vor konkreten Planungen abstimmen,
• wüsste Ihr Kontrakt-Logistiker gerne, auf welche Anforderungen er sich einstellen muss.

Damit ist die Bestandsentwicklung für diese Anforderungen eine wesentliche Grundlage.

Vor dem Hintergrund hoher Vorlaufzeiten ist es verblüffend, wie viele Unternehmen mangels Bestandscontrolling erst bei quasi überlaufenden Ersatzteillägern reagieren. Oft gezwungenermaßen. Selbstverständlich helfen aktiv steuernde Dispositionsverfahren. Denn auch Sie wollen den Umfang an Obsoleszenz so klein wie möglich halten. Und Überreichweiten im Zaum genauso begrenzen.

Doch spätestens bei Anmietung eines externen Lagers (für Ladenhüter) stellt sich die Frage:

wie wird die Zukunft Ihrer Bestände wohl aussehen?

Denn eines ist klar:

kein anderer Faktor bestimmt die Kosten und den Nutzen Ihrer Ersatzteillogistik so sehr, wie Ihre Bestände.

Eine solche Bestandsplanung für Ersatzteilläger besteht im Wesentlichen aus 4 Elementen:

• der Planung neu entwickelter Endprodukte,
• der Ableitung der sich daraus ergebenden neuen Ersatzteile bei SOP (Start of Production),
• der Abschätzung einer Hochlaufkurve zu lagernder Ersatzteile bei Neuanlauf von Maschinen,
• alle Arten an Zusatz-Effekten.

Hinzu kommen Übernahmen der Bestände aus der Produktion bei Ende einer Endprodukt-Serie.

Interessanterweise spielt zumindest im Maschinenbau die Abnahme zu lagernder Artikel durch fortgeschrittene Phasen des Lebenszyklus nur eine untergeordnete Rolle. Meist sind die Endprodukte deutlich langlebiger, als die Produktionszyklen der Endprodukt-Serien.

Wer wollte schließlich das Risiko einer Verschrottung von Ersatzteilen riskieren? Oft können Sie diese mangels Serienproduktion nur noch sehr teuer oder überhaupt nicht mehr beschaffen. Daher sitzen die meisten Ersatzteilläger auf sehr hohen Reichweiten. Und deshalb schaffen Verschrottungen in der Regel nur wenig und zudem allenfalls kurzzeitig Luft. Denn ein Re-Engineering von Ersatzteilen für sehr kostspielige Investitionen möchte niemand bezahlen.

Meist spielt die Zunahme zu lagernder Ersatz- und Serviceteile durch kundenspezifische Entwicklungen nur eine untergeordnete Rolle. Es sei denn, Ihr Vertrieb hat dem Kunden im Rahmen eines Service-Level-Agreements versprochen, dass diese Teile "immer da sind".

Aber schon die häufig sehr unstete Bevorratung von Aktionsware („Winter-Kit“, Jubiläums-Promotion, usw.) kann massive operative Aufwände erfordern. Erst recht, wenn die Kapazität des Ersatzteillagers überschritten wird. Darüber hinaus müssen Ersatzteilläger häufig bei Auslauf der Serienproduktion die übrig gebliebenen Serienteile übernehmen. Dazu kommt die End-Bevorratung der Allzeitbedarfe, speziell für später nicht mehr erhältliche Komponenten. Diese müssen Sie eben nicht nur beschaffen, sondern meist auch lagern.

Es gibt einen weiteren nennenswerten Fall, der es lohnt, in die zu planende Bestandsentwicklung eingebunden zu werden: die Übernahme der Bestände externer Läger.

Dies können Zentralisierungen im eigenen Unternehmen sein. Aber auch die Übernahme der Ersatzteil-Bestände zugekaufter Unternehmen. Im ersten Fall sollten alle Artikel bekannt sein. Bei einer Firmen-Übernahme stehen vor einer Bestandsplanung allerdings die Stammdaten, die vollständig neu zu generieren sind. Umfangreiche Datenpflege gehört nun einmal zu den Herausforderungen des Bestandsmanagements.

Der oben beschriebene Prozess einer Bestandsplanung ist sicher nicht ohne. Eine, wenngleich deutlich weniger genaue, ist die Fortschreibung der historischen Entwicklung. Bei bestehendem Bestandscontrolling sollte eine Basis gelegt sein. Mit einer großen Zahl früherer Bestandspunkte können Sie Trends abschätzen. Natürlich lassen sich damit Strukturbrüche nicht vorhersagen. Aber aus einer mittleren Steigerung gelagerter Artikel lässt sich eine Prognose ableiten. Zusätzlich bietet sich die Absatz-Analyse an, um zu erwartende Absätze genauer zu fassen. Zur Sicherheit können Zuschläge addiert werden. Diese sollten umso höher sein, je ungenauer Ihre Planungsbasis ist.

Reichen Ihre personellen Kapazitäten, wenn die oben skizzierten Methoden Handlungsbedarf für einen Ausbau signalisieren? In den meisten Unternehmen sind die Ressourcen knapp. So wird es oft schwierig, ein tragfähiges Datengerüst für Lagerplanungen zu erstellen. Häufig ist schon die systematische und methodische Vorarbeit mit eigenen Kräften nur schwer zu stemmen. Gerade dann bietet es sich an, durch Consulting derartige Lücken temporär zu füllen.

Nichts ist schlimmer, als bei Einzug in ein neues Ersatzteillager feststellen zu müssen, dass zu knapp geplant worden ist. Das gilt natürlich auch dann, wenn sich das Ersatzteillager bei einem Kontraktlogistiker befindet.