Fragt man im Controlling, ist der Bestand an Ersatzteilen immer zu hoch.

Geht man auf Kunden zu, ist nie das richtige da. Oder zu wenig davon. Und überhaupt dauert es immer zu lange, wenn Fehlteile auftreten.

Ihr Beschaffungsmanagement nimmt sich der Aufgabe an, in diesen Konflikt Ordnung zu bringen.
Lesen Sie hier mehr dazu.

Zunächst einmal stellt sich die Frage danach, ob Ersatzteile überhaupt in einem Produktionslager geführt werden sollen. Und schon diese Frage ist schließlich nicht allgemeingültig zu beantworten.

Denn natürlich können im selben Lager die Artikel von zwei Organisationen liegen. Wenn Ihre Lagerverwaltung das hergibt. Dann bliebe nur zu klären, ob ein Produktionslager die von Kunden geforderte Flexibilität zeigt. Dabei geht es zum Beispiel um Bedarfsspitzen, weil ein Material "out of stock" war. Aber eben auch um Öffnungszeiten. Denn oft liegen die Bedarfsspitzen für Ersatzteile am Nachmittag. Aber die im Maschinenbau oft nur einschichtig laufende Produktion hat da schon Feierabend. Und damit auch deren Lager.

Hinzu kommt auch noch die Verantwortung für Bestände. Klar ist jedenfalls, dass die Disposition für Produktions- in Ersatzteil-Bevorratung deutlich unterschiedlich sind. So plant die Produktion den Komponentenbedarf auf der Basis von Vertriebs- und Produktionsplan meist lange im Voraus.

Ganz anders im Ersatzteilgeschäft:
Bedarf entsteht, und will unmittelbar befriedigt werden

Und wenn dann die Seriengröße 1 auch im Maschinen-Absatz dominiert, sieht die Lösung eben anders aus, als bei Serienfertiger.

Eigentlich eine ganz einfache Frage: wer liefert an das Ersatzteillager bei Bedarf? Ist es das Serienlager, um dadurch möglichst große Bestell-Lose zu generieren? Hierdurch können Sie durchaus den Preis für die Komponenten reduzieren.

Oder ist es der Hersteller oder Händler, der jetzt zwei Kunden im gleichen Haus bedient? Damit erreichen Sie mitunter immerhin eine Verpackung, wie sie der After Sales Service benötigt.

Ein zielgerichtetes Beschaffungsmanagement beantwortet Ihnen diese Frage. Aber erwarten Sie an dieser Stelle bitte nicht die Antwort, wie Sie Knappheit von Ressourcen regeln. Denn für Fehlteile , gleichzeitig in Produktion und After Sales und beim gleichen Lieferanten, gibt es eben auch keine pauschale Antwort.

Natürlich können Sie versuchen, Ihr Bestandsmanagement in Excel statt im ERP umzusetzen. Das ist allerdings wegen

• unklarer Aktualität,
• mangelndem gleichzeitigen Zugriff,
• unsicherer Handhabung

oft nicht zielführend. Ich empfehle daher immer die Nutzung des ERP als zentralem Ort der Datenhaltung. Das gilt nicht nur für das Bestandsmanagement. Auch das Beschaffungsmanagement mit den Einkaufs-Stammdaten muss zweifelsfrei auf eine einzige Datenbasis zugreifen. Das gilt für die Klassifizierungen ebenso, wie für die Klassiker: die Abgrenzung von Make-to-Stock von Make-to-Order, Bestellverfahren, Mindestbestände, Bestellmengen. Und auch eine Bedarfsprognose hilft wenig, wenn sie nur außerhalb Ihres ERP existiert.

Wieso geht es noch um Beschaffungsmanagement, wenn überhaupt kein Bestand gewollt ist?

Auch Kundenbedarfe für Exoten-Ersatzteile wollen Sie bedienen. Die Herausforderung in diesen Fällen lautet Geschwindigkeit. Ihre Prozesse müssen Sie dann auf minimale Durchlaufzeit ausrichten. Das gilt für alle Stufen Ihrer Supply-Chain:

• aktuelle Bestandstransparenz in Ihrer Organisation,
• Verlässlichkeit Ihrer Einkaufsstammdaten ohne Rückfragen,
• Bestell-Auslösung und Freigabe,
• ggf. Direktlieferung vom Lieferanten an den Kunden oder Techniker,
• Fehlteil-Information für den Wareneingang,

und natürlich für Ihre Ersatzteil-Logistik ab Wareneingang. Aber an dieser Stelle hören die Verantwortlichkeiten Ihres Beschaffungsmanagements dann doch auf.