Wenn es gilt, vom Standard abweichende Angebote zu machen, müssen Ihre Mitarbeiter die Informationen dann aus

• Zeichnungen,
• diversen Excel-Files
• Ersatzteillisten
• Ersatzteilbüchern
• Ersatzteillisten

Und scheitern Sie an Mehrsprachigkeit?

Etwa schon deshalb, weil jedes Ersatzteil mit einem hohen Maß an Kreativität anders bezeichnet ist?
Und das in ein und derselben Artikel-Familie?
Oder stehen Sie an dem Punkt, dass Sie erst noch Ersatzteile definieren müssen?

Dann ist der Punkt gekommen, Ersatzteil-Bezeichnungen zu normieren. Darauf aufbauend lassen sich standardisierte Übersetzungen einsetzen. So gelingt es,

• den Preisdruck zu reduzieren,
• die Abwanderung zum Wettbewerb zu unterbinden,

und

• gleichzeitig den Kundennutzen zu steigern,

wenn Sie Artikeltexte klaren Regeln unterwerfen.

Im Rahmen des Produktmanagements lassen sich zusammengehörige Ersatzteile in Warengruppen klassifizieren. Technisch relevante Informationen werden in vorhandenen oder neuen Feldern im ERP hinterlegt. Damit können Sie die Zahl der in der Bezeichnung erforderlichen Zeichen reduzieren. Die zugehörige Parametrisierung ist je nach Warengruppe verschieden. Beides, die Bildung von Warengruppen und die Parametrisierung in separaten Feldern, ist ein dauerhafter Lernprozess. Den kann Ihnen keine Software abnehmen.

Hier ist die Erfahrung und die Kreativität Ihrer Mannschaft gefragt. Beides sollte sich an den Bedürfnissen Ihrer Kunden orientieren. Zusätzlich kann dies die Preisbildungsregeln für Ihre Ersatzteile unterstützen. Wenn innerhalb der Bezeichnung der aussagefähigste Begriff an erster Stelle steht, haben Sie sichergestellt, dass Ihre Ersatzteil-Bezeichnungen auch in verkürzter Fassung noch verständlich bleiben.

Dieses Vorgehen brauchen Sie zum Beispiel bei gedruckten Formularen. Dort kann es passieren, dass diese aus Platzgründen möglicherweise nicht den gesamten Artikeltext zeigen. Damit geht einher, dass Bestandteile der Bezeichnung mit abnehmender Relevanz nach hinten rutschen. Es versteht sich von selbst, dass Kunden- und Lieferanten-Namen tabu sind. Außerdem dürfen die Artikelnummern der Lieferanten und deren Bezeichnungen nicht zu sehen sein.

Was fehlt ist die Umsetzung: die schlanke Aufarbeitung von extrahierten Datensätzen. Klassische meist vorhandene Werkzeuge sind Excel oder Access. Als Alternative bietet sich jedoch auch spezialisierte Software wie die von netwyk an.

Diese Programme vorausgesetzt, geht es eigentlich nur noch darum, Mitarbeiter zu finden und zu schulen, die sich der

• Ergänzung,
• Aufarbeitung
• Verknüpfung vorhandener Quellen

annehmen. Mit diesen Methoden lässt sich der Aufwand für die Datenerfassung klein halten. Zumindest wird er deutlich reduziert gegenüber einer Erfassung einzelner Datensätze unmittelbar im ERP. Massen-Ersetzungen von Bezeichnungen, das Umstellen von Begriffen innerhalb der Bezeichnung, die Anreicherung der Bezeichnung aus externen Quellen sind mit diesen Verfahren schlank zu bewerkstelligen. Jedenfalls ungleich schneller, als im ERP selbst. Dies setzt allerdings voraus, dass Downloads und Uploads ohne großen Aufwand erfolgen können. So besteht auch die Möglichkeit, Datenquellen einfach miteinander zu verknüpfen sind.

Kleine Kniffe, wie die Normierung der Zahlen-Darstellung durch Verwendung definierter Vor-(!) und Nachkommastellen, helfen ungemein. Sie können so durch Sortierungen mehr Übersicht schaffen.

Die so in die Bezeichnungen gesteckte Arbeit hilft Ihnen aber auch an anderer Stelle. Denn so können Sie sehr schnell Dubletten finden.

Auf allen an den Kunden gerichteten Ausdrucken, wie

• Werbe-Unterlagen,
• Angeboten,
• Ersatzteillisten,
• Ersatzteil-Handbuch,
• Lieferscheinen,
• Kommissionier-Belege,
• Rechnungen,
• Zoll-Unterlagen

werden die sprachabhängig gesteuerten Vertriebstexte eingesetzt. Das gelingt nur bei vereinheitlichten Ersatzteil-Bezeichnungen.

Ganz am Rande: je nach Produktspektrum kann ein erster schneller Schritt zur normierten Bezeichnung darin bestehen, die Zollbezeichnungen zu verwenden. Diese liegen für jede Warentarifnummer in beliebig vielen Sprachen vor. Nicht schön, aber eindeutig. Und Teil Ihres Stammdatenmanagements.

Durch die Trennung von Ersatzteil-Bezeichnung und Vertriebstext können Sie intern Transparenz erreichen. Aber ein Zuviel an know how in zu informativen Bezeichnungen, einmal beim Kunden, kann dessen Suche nach alternativen Quellen vereinfachen. Das würde Ihren Umsatz torpedieren. Letztlich ist genau diese Transparenz unerwünscht, um die Preise im After Sales auf hohem Niveau halten zu können. Sonst wird es schwierig, Ihre Hochpreispolitik für Ersatzteile zu verteidigen.

Für den Einsatz von Webshop- und Ersatzteil-Katalog-Anbietern hat der VDMA einen Leitfaden herausgegeben. Wenig verwunderlich hat er dem Thema Datenqualität ein eigenes Kapitel gewidmet. Aus der Beteiligung von Software-Anbietern sind die Erfahrungen eingeflossen, die nicht selten eine erfolgreiche Einführung mindestens erschweren.

Den VDMA Leitfaden Elektronische Ersatzteilkataloge können Sie über die Webseite von Noxum anfordern (ca. Mitte der Seite).

Im Rahmen eines Projekts, dessen Laufzeit sich durch Einsatz erfahrener Berater deutlich kürzen lässt, können Sie

• die vorhandenen Stammdaten aufarbeiten,
• Mitarbeiter an Warengruppen und Verfahren schulen,
• die erforderlichen Tools aufbauen,
• die Regeln ermitteln, die zukünftig angewandt werden sollen,
• Verfahrens- und Arbeitsanweisungen erstellen (lassen).

Insbesondere der letzte Punkt ist von großer Bedeutung. Gilt es doch, im tagtäglichen Geschäft die jeden Tag neu geborenen Ersatzteile mit genau diesen Regeln im ERP zu pflegen. Werden die Ersatzteilbücher dann noch bei Start of Production (SOP) aus dem ERP heraus erstellt, können Sie den Grad der Daten-Integrität hoch halten. Damit erreichen Sie Transparenz nach innen. Und gleichzeitig genau so viel Transparenz nach außen, dass Ersatzteile nicht beim Wettbewerb identifizierbar sind. Das unterstützt die Steigerung Ihres Umsatzes. Schließlich verhindert es, dass Ihre Ersatzteile nicht ohne weiteres extern angefragt werden können.

Klassisch verkauft das Ersatzteilwesen Ersatzteile zum Ersatz von defekten Teilen. In der einfachsten Form stände damit der Absatz fest. Mit den Methoden des Parts Marketing lässt sich jedoch mehr daraus machen. So geht es darum, dass Sie

• durch gezieltes Produktmanagement Warengruppen verkaufsfähig machen
• Distributionskanäle verschlanken, um Kosten (für Kunden) zu reduzieren
• mit der Preisgestaltung Margen hochhalten, und wo erforderlich doch wettbewerbsfähig anbieten
• durch Nutzung moderner Medien Kundennutzen generieren