Ersatzteilbeschaffung lebt von gut gepflegten Stammdaten
Hohe Verfügbarkeit ist das wichtigste Kriterium, warum Kunden Ersatzteile beim OEM kaufen.
Aber dann gibt es noch die Teile, die Sie nicht unmittelbar ab Lager liefern können
Dann spielt die Lieferzeit für Fehlteile aus Sicht Ihrer Kunden die herausragende Rolle. Hierfür sind jedoch gut gepflegte Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung als Teil Ihres Stammdatenmanagements unerlässlich.
𝗦𝗲𝗶𝘁𝗲𝗻𝗶𝗻𝗵𝗮𝗹𝘁 (aufklappbar)
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Fehlteile reduzieren durch gute Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung
Wenn Sie bei Auftragseingang erst einen Lieferanten suchen müssen, verliert Ihr Kunde unnötig Zeit. Ihre Kunden erwarten allerdings einen hochklassigen Kunden-Service. Meist erwarten Kunden sogar, dass Sie sofort liefern. Und wenn nicht, dann gehört auch dazu, dass Sie mitteilen, wann Ihr Kunde mit Lieferung rechnen muss. Und was das Teil kostet.
Diese Informationen können Sie automatisiert aus den Stammdaten der Beschaffung ziehen. Das allerdings setzt voraus, dass diese Daten einigermaßen gepflegt sind.
Zeitverlust zwischen Bestellvorschlag und Bestell-Auslösung
Misst man die Zeit, die zwischen der Auslösung der "Banf" (SAP für "Bestell-Anforderung") und der Umwandlung der Bestellung liegt, dann werden die Zeitfresser sichtbar. In der Regel ist diese Verzögerung Unklarheiten bei der Umwandlung geschuldet. Fehlende Orderbuch-Einträge und/oder unvollständige Infosätze bedürfen der individuellen Klärung durch den Disponenten für viele Teile.
Dass dies durchaus mit den handelnden Personen zusammenhängt, zeigt das folgende Bild:
Zwischen der taggleichen Umsetzung von Banfen und Bestellungen von Einkäufer A und Einkäufer H liegen immerhin 10 Prozentpunkte
Im nächsten Bild werden weitere Unzulänglichkeiten der Ersatzteil-Disposition sichtbar. Wieder auf Ebene der Disponenten sehen Sie durchschnittliche Lieferzeiten und Verspätungen. Einkäufer 8 liegt danach bei Lieferzeiten etwas unter Durchschnitt. Terminlich kriegt er allerdings Punktlandungen hin. Im Gegensatz dazu warten Kunden bei Einkäufer 1 nicht nur überdurchschnittlich lange. Zusätzlich liegt die Pünktlichkeit der Anlieferungen im Mittel um 1 1/2 Wochen daneben.
Genauer gesagt:
die Kunden warten außerdem im Mittel lange
Massendaten mit Infos vom Lieferanten pflegen
Ein Grund für lange Lieferzeiten oder auch Verspätungen wird in Ihren Stammdaten liegen. Ist der Einkaufspreis mit dem Lieferanten strittig, kann es zum Mail-Ping-Pong kommen. Das kostet Zeit. Und Zeit ist in der Ersatzteillogistik ein knappes Gut.
Gleiches gilt, wenn Ihr Lieferant raten muss, was Sie eigentlich haben wollen. Ursache: Sie haben die Lieferanten-Materialnummer nicht oder falsch gepflegt. Geradezu der Klassiker sind Bestelldaten in Langtexten. Denn Langtexte entziehen sich der systematischen Pflege.
Damit kennen wir 3 Fehlerarten bei den Stammdaten
- fehlende Daten
(fehlende Preise, Lieferzeiten, Lieferanten-Materialnummern, Losgrößen für die Bestellmengenrechnung), - zu viele Daten
(gleicher Lieferant mit mehreren Nummern oder Artikel-Dubletten), - falsche Daten
(hier insbesondere falsche Lieferantennummern und natürlich mangelhafte Daten der Ersatzteil-Disposition).
Zunächst einmal sollte Ihr Ersatzteileinkauf diesem Zustand noch von Start-of-Production begegnen. Denn dann besteht noch Verhandlungsmacht. Eine Stammdaten-Checkliste vereinfacht den Stammdaten-Austausch ungemein:
Stammdaten-Checkliste Ersatzteileinkauf
Durch Verfahren der Massendatenpflege lässt sich der Pflege-Prozess aber auch im Nachhinein beschleunigen. Die relevanten Daten können Sie hoffentlich einfach von Ihrem Lieferanten erfahren. Und mehr. Denn Ihr Lieferant kennt dessen Teile besser als Sie. Damit können Sie die Lücken im Materialstamm auch gleich schließen. Hierdurch können Sie dann auch elegant Dubletten finden. Und sogar eliminieren.
An dieser Stelle verweise ich gerne auf den Podcast von Frank Sundermann.
Wenn es um die Güte von Stammdaten im Einkauf, meint er
"Schaffen Sie die Rolle des Stammdaten-Managers im Einkauf !"
Wenn Sie Ihrem Lieferanten dann auch noch Ihre gepflegten Daten übermitteln, geben Sie ihm die Chance, dessen ERP-System ebenfalls zu aktualisieren. Damit sprechen wir über einen typischen Einsatz von Excel im Ersatzteilmanagement.
Um zum Bild zurück zu kommen: Einkäufer 6 erkauft eine durchschnittliche Verspätung durch drastisch zu lange Lieferzeit-Vorgaben. Bei doppelt so langen Lieferzeiten wie der Durchschnitt stellt sich durchaus die Frage: wie häufig hätten Lieferanten früher liefern können? Wenn es um Fehlteile geht, sind solche Daten sicher kein Beitrag zur Kundenzufriedenheit.
Qualität der Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung schlägt je Lieferant zu
Die Termintreue von Lieferanten ist für die Bestätigung Ihrer Liefertermine an Ihre Kunden relevant. Die avisierten Ersatzteile müssen mit einem Techniker-Einsatz koordiniert werden. Bei vielen Fehlteilen können Sie die Ankündigung einer Lieferung durchaus automatisieren. Aber nur, wenn der Termin auch wirklich passt.
Besonders unangenehm ist, dass sich unter den Top 6 der Verspätung zwei eigene Werke befinden. Dieser Umstand war in der Disposition dieser Werke nicht bewusst.
Mit den eigenen Konzern-Lieferanten spricht eben niemand
Einfluss der Lieferanten auf kurze Ersatzteil-Wartezeiten
Selbstverständlich darf auch die Qualität der Lieferanten auf das Niveau Ihrer Fehlteile nicht vergessen werden. Schlechte Qualität lässt sich nicht durch gute Stammdaten wett machen. Wenn Sie Ihren Ersatzteil-Kunden automatisiert Liefertermine avisieren, sollte der Termin passen. Häufige zu frühe Lieferungen eines Lieferanten (hier Lieferanten 16 bis 18) sollten Sie allerdings in Ihren Stammdaten abbilden. So wird die Wartezeit auf Fehlteile verkürzt.
Sind die Lieferzeiten allerdings im Mittel eine Woche und mehr überschritten nützt eine Anpassung der Stammdaten nur der Statistik. Ihren Kunden ist damit nicht gedient. Denn die wollen überhaupt nicht warten. Schon gar nicht, wenn Ihre Ersatzteile nicht verfügbar sind. Deshalb helfen nur gezielte Gespräche mit diesen Lieferanten.
Lange Wartezeiten auf Ersatzteile infrage stellen
Wenn das Ersatzteilwesen lange auf Ersatzteile aus eigenen Werken warten muss, müssen auch Ihre Kunden warten. Bei eigengefertigten Teilen darf durchaus die Frage nach den Prioritäten gestellt werden. Bei Fremdbezug des liefernden Werks hilft ggf. schon die Umstellung des Lieferanten. Statt aus dem Werk bezieht das Ersatzteilwesen direkt. In diesem Fall wird nicht nur die Durchlaufzeit durch das Produktionslager vermieden. Auch der damit verbundene Aufwand geht zurück.
Generell gilt, dass Gespräche mit allen Lieferanten ohne Schuldzuweisungen eher Erfolg versprechen. Niemand verzögert bewusst. Meist ist der Umstand langer und unzuverlässiger Lieferzeiten dem Lieferanten unbekannt. Dann bewirkt Transparenz oft Wunder.
Der Blick hinter die Kulissen ist bei einem eigenen Werk nicht schwierig. Dadurch können Sie die "richtigen" Mitarbeiter ansprechen
Wie die wenigen Grafiken zeigen, lassen sich viele Ursachen für unzuverlässige Prozesse recht genau einkreisen. Die Stammdaten der Ersatzteilbeschaffung spielen für die Verlässlichkeit eine herausragende Rolle. Damit findet sich hier der Spiegel für Ihre Service-Versprechen gegenüber Ihren Kunden.
Abschließend noch der Hinweis darauf, dass lange Lieferzeiten sich auch auf die Höhe Ihres Ersatzteil-Bestands auswirken können. Schließlich müssen Sie die Zeit zwischen Auslösen einer Bestellung und dem Wareneingang durch Bestand absichern. Und so stehen die Stammdaten im Zentrum jeder Bestandsoptimierung von Ersatzteilen.
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Andreas.Noll@no-stop.de