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Natürlich können Sie in Excel festhalten, was eigentlich Ihre Ersatzteile sind. Das ist jedoch weder sicher, noch können Sie Änderungen gezielt nachhalten. Daher empfiehlt es sich, mindestens ein Feld im ERP zu nutzen.

Wenn Sie damit anfangen, würde meist ein einfaches Ja/Nein-Feld reichen. Dann merken Sie jedoch schnell, dass eine qualitative Aufteilung mehr Sinn macht:

• Verschleißteil,
• "echtes" Ersatzteil,
• Zubehör,
• Verbrauchsmaterial,
• Werkzeug,

um nur einige zu nennen.

Natürlich gibt es zur Definition von Ersatzteilen auch Normen. Unten finden Sie Auszüge nach DIN und VDI. Die helfen Ihnen jedoch zum Start eher nicht.

Für Instandhalter ist es einfach: mit jedem Asset liefert der Hersteller Daten der Ersatzteile.

Oder auch nicht

Damit sollten eigentlich die Maschinen- und Anlagenbauer Ihre Ersatzteile kennen. Aber das ist leider längst nicht überall der Fall.

Also tasten wir uns an die Definition der Ersatzteile von der praktischen Seite heran. Danach können Sie Ersatzteile definieren, indem Sie

• Ihre Ersatzteilbücher oder Ersatzteillisten (elektronisch) auswerten,
• bisherige Aufträge analysieren:
  welche Teile haben Sie in den letzten 5 Jahren benötigt bzw. verkauft?
  Diese Daten finden Sie ggf. in Ihrem Vertriebscontrolling.
• was haben Ihre Service-Techniker eingesetzt?
  Und welche Artikel haben die im Fahrzeug-Bestand?
• bestimmte Nummernkreise durchforsten.

Eine weitere Quelle können Ihre Produktionsstücklisten sein. Die beinhalten zwar zu viele Komponenten, vor allem Rohmaterial. Aber Streichen ist einfacher als Hinzuschreiben.

Und zu guter Letzt haben Sie natürlich Ihre Konstruktion. Oder auch Ihr Product-Information-Management System (PIM).

Die so gefundenen Materialnummern konsolidieren Sie vorläufig in Excel oder Access. Denn die unterschiedlichen Formate der Informationen können durchaus Aufwand bei der Aufbereitung und Normierung verursachen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie diesen Einmal-Aufwand nicht bei jeder neuen Konstruktion wiederholen.

Als Perspektive sollten Sie einen regulären Prozess der Daten-Bereitstellung bereits in der Konstruktionsphase anstoßen. Bei der Konsolidierung Ihrer Daten werden Sie um eine manuelle Durchsicht nicht herumkommen. Natürlich helfen Kennzeichen aus dem Materialstamm und alle Formen der Klassifikation.

Vermutlich werden Sie bei dieser Gelegenheit auch feststellen, dass die Bezeichnungen Ihrer neu definierten Ersatzteile einem gewissen Wildwuchs unterliegen. Optimierungen an dieser Stelle haben jedoch noch Zeit.

Sie müssen nicht alle Materialien ungeprüft übernehmen. Zum einen geht es darum, ob Baugruppen und/oder deren Komponenten in die Definition Ihrer Ersatzteile einfließen sollen.

Zum anderen können Sie schon früh im Bereinigungsprozess auf Dubletten prüfen. Gerade bei zugekauften Baugruppen finden sich meist C-Teile, die Sie ohnehin unter Ihrer eigenen Nummer kennen.

Mit eigenen Nummernkreisen für Ihre Ersatzteile können Sie zwei Ziel verfolgen:

1. die Original-Artikelnummer eines Lieferanten bewusst preisgeben.
   Dies macht Sinn, wenn Sie diese Komponenten weder verfügbar halten können, noch (international) verkaufen wollen.
2. Verschleierung Ihres Gleichteil-Einsatzes.
   Damit erhält ein Ersatzteil vertrieblich mehrere Artikelnummern, je nach Endprodukt. Sie reduzieren hierdurch den Wettbewerb durch Dritte.

Allerdings handeln Sie sich beim 2. Punkt auch deutlichen Aufwand ein. Denn jede Umwandlung von einer internen Nummer in eine Vertriebsnummer will verwaltet sein.

Es genügt nicht, wenn Sie in Excel Ersatzteile definieren. Die so gewonnenen Erkenntnisse sollten jetzt den Weg zurück in Ihr ERP-System finden. In fast allen ERP-Systemen befinden sich eine Fülle von Feldern genau hierfür. In der Regel sind die meisten ungenutzt.

Sie haben ein Ziel verfolgt, als Sie Ersatzteile definieren wollten. Das kann sein, dass Sie

• Kunden Ersatzteillisten zur Verfügung stellen wollen
• oder dass Sie Ihren Ersatzteil-Verkauf steigern wollen
• oder auch nur, dass Sie ein eigenes Ersatzteillager anstreben.

Mit der Implementierung in Ihrem ERP, und womöglich einer ersten Klassifikation, haben Sie einen wichtigen ersten Schritt gemacht.