Ersatzteileinkauf: Kosten ganz anders senken als im Serieneinkauf
Der Teilepreis ist längst nicht alles im Ersatzteileinkauf. Denn dafür ist das Spektrum der hochvolumigen Teile einfach viel zu klein. Stattdessen treten "Neben"kosten in den Vordergrund.
Denn wie sieht es aus mit dem kostengünstigen Bezug der vielen nur sporadisch benötigten Ersatzteile?
Ohne das Denken in Prozessketten bleiben die Sparpotenziale unsichtbar. Und zwar über das eigene Unternehmen hinaus.
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Einkaufskosten für Ersatzteile minimieren: der Lebenszyklus entscheidet die Ziele im Ersatzteileinkauf
Die Zeitspanne großer Einkaufsvolumen im Ersatzteileinkauf dürfte allenthalben ziemlich kurz sein. Bis zum Ende der Serienproduktion (EoP) dominiert der Serieneinkauf das Geschäft. Nur bei regelmäßigem Bedarf (zum Beispiel für Wartung) existieren danach noch sinnvoll verhandelbare Einkaufspreise.
Und die sind logischerweise das Betätigungsfeld des Ersatzteileinkaufs
Nicht, dass danach die Preise egal wären. Aber bei klein(st)en Losen bestimmen schnell die Bezugskosten die Gesamtkosten. Damit liegen eher dort die Potenziale.
Aber auch schon vor dem Start-of-Produktion kann, soll, muss der Ersatzteileinkauf aktiv sein. Zumindest mittelbar, denn ohne Anforderungskataloge und Checklisten würden die Interessen des After Sales schnell untergehen.
Ersatzteileinkauf als Bestandteil des Sourcings
Es gibt also nicht ein "Schema F" für den Einkauf von Ersatzteilen. Dieser Beitrag nimmt sich daher längs des Lebenszyklus von Ersatzteilen der Aufgaben des Ersatzteileinkaufs an.
Arbeitsgemeinschaft Ersatzteillogistik der AWF: Machen Sie mit
Sie können zu allen Themen der Ersatzteillogistik im Rahmen einer Arbeitsgemeinschaft mit Gleichgesinnten lernen. Best Practice bleibt so nicht etwa graue Theorie. Stattdessen haben Sie die Chance, an den Beipielen der anderen zu partizipieren.
Und zwar persönlich und vor Ort
Die Arbeitsgemeinschaft Ersatzteillogistik wird am 06. Dezember 2024 gegründet.
Die Gründungssitzung findet online statt und ist KOSTENLOS und UNVERBINDLICH.
Hier können Sie das Programm als pdf herunterladen
Über die AWF
Die AWF – Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Fertigung ist ein Netzwerk für den überbetrieblichen Erfahrungsaustausch in der verarbeitenden Industrie. Hierzu dienen Arbeitsgemeinschaften sowie Veranstaltungen zur beruflichen Aus- und Weiterbildung wie Kompakt-Seminare, Inhouse-Trainings und Aktiv-Workshops.
Konditionen der Ersatzteil-Beschaffung schon im Entwicklungs-Prozess fixieren
Die Belange des Ersatzteileinkaufs fallen erfahrungsgemäß während des Maschinendesigns oft genug unter den Tisch. Zunächst geht es nur um den Serienpreis. Doch damit entgleitet die Verhandlungsmacht für den After Sales dem Einkauf. Denn nur vor der Festlegung extern beschaffter Bauteile und Baugruppen können Sie auf den Lieferanten Druck ausüben.
Nachträgliche Forderungen sind für den Verkäufer eher lästig. Auch wenn der das so nicht formulieren würde.
Da der Ersatzteileinkauf oft noch nicht einmal über Vergaben informiert wird, müssen die Anforderungen des Ersatzteileinkaufs vorher bekannt sein.
Das beginnt natürlich mit der Maßgabe, dass der Lieferant das Ersatzteillager auch separat zu Serien-Konditionen beliefert. Und zwar möglichst mit der Losgröße 1, und auch nach End-of-Production (EoP). Das betrifft jedoch "nur" den kommerziellen Teil.
Die Anforderungen sind jedoch deutlich höher. Hier hilft Ihnen eine ausführliche Checkliste:
Stammdaten-Checkliste Ersatzteileinkauf
Zusatzleistungen durch Ersatzteileinkauf vereinbaren
Das Ersatzteilwesen will jedoch nicht nur beschaffen, sondern auch verkaufen. Ein Garant für hohe Preise im Ersatzteilgeschäft betrifft die Exklusivität. Durch Reduzierung des Wettbewerbsdrucks
Und das klappt, wenn der eigentliche Hersteller des Teils nicht (mehr) erkennbar ist. Ergänzend kommt ein eigenes Branding hinzu. Das kann Ihr Ersatzteillager erledigen, aber eben nicht immer. Besser ist es, wenn Ihre Marke sich integriert im Bauteil wiederfindet.
Ein weiteres zu verhandelndes Merkmal ist die Verpackung. Auch hier kann der Ersatzteileinkauf dafür sorgen, dass die Lieferanten Ihre Marke mit Ihrer Artikelnummer an der Verpackung anbringen.
Lebenszyklus im Ersatzteileinkauf berücksichtigen
Die Sichtweise des Ersatzteileinkaufs darf nicht in der Phase der Serienproduktion stehenbleiben. Sonst tauchen nach deren Ende saftige Preiserhöhungen auf. Und noch Forderungen nach hohen Bestellmengen.
Daher ist es Best Practice für den Ersatzteileinkauf, Regeln zu vereinbaren, wie
- eine Preis-Indexierung,
- ein aktives Obsoleszenz-Management des Lieferanten,
- rechtzeitige Ankündigungen von Ersetzungen,
- bei größeren Jahresmengen den Einsatz von Lieferplänen,
- gegebenenfalls eine eigenständige Beschaffung von Rohlingen durch den Lieferanten,
- Kostengestaltung beim Transport,
- Drop-Shipment zu Ihren Kunden
(mit den erforderlichen Vereinbarungen zu nachvertraglichem Ausschluss des Wettbewerbs), - ein Kitting, wo das Sinn macht.
Schlüssel zur Kostensenkung durch Ersatzteileinkauf
Wird Ihr Ersatzteileinkauf das alles in Form einer Ersatzteilliste bekommen?
Nein, eher selten
Aber wenn Sie diese Vereinbarungen nicht einfordern, werden sie sie auch ganz sicher nicht vollständig erhalten. Und dann steigt Ihr Aufwand bei den Stammdaten, obwohl die doch eigentlich viel einfacher zu beschaffen waren. Ganz nebenbei ist das Ihr Ansatz, um Dubletten noch vor der Entstehung zu vermeiden.
Einkaufsverhandlungen: durch Clustern von Ersatzteilen vorbereiten
Der Ersatzteileinkauf kämpft mit dem gleichen Problem wie der Rest des Ersatzteilmanagements:
die Flut an kaum gängigen Ersatzteilen
Um sich auf die wichtigen Teile zu fokussieren, setzen Sie daher Methoden der Selektion und Clusterung ein. Bei der Varianz der Anforderungen ist es nicht verwunderlich, dass Excel eine wichtige Rolle spielt. Es sei denn, Ihr ERP-System ist hinreichend aussagefähig. Hier die üblichen Methoden:
Mit diesen Ansätzen gelingt es Ihnen zumindest erst einmal, Teile
- mit hohem Einkaufsvolumen
- bei hinreichender Wiederholhäufigkeit
- und großen Auswirkungen auf die Lagerhaltung
zu identifizieren. Über Ihre Stammdaten der Ersatzteil-Beschaffung können Sie Lieferanten bündeln. Und damit kann Ihr Ersatzteileinkauf dann auch über so etwas Kritisches wie Termineinhaltung sprechen.
Einkaufserfolg durch Rabatte
Den nachhaltigsten Erfolg erzielt der Ersatzteileinkauf jedoch über Rabatte. Denn je nachdem, wo der Einkauf ansetzt, umfassen die Nachlässen auch zukünftiges Einkaufsvolumen mit neuen Teilen.
Der Vorteil, Rabatte statt einzelner Preise zu verhandeln: Rabatte werden seltener infrage gestellt.
Die finanziellen Auswirkungen einzelner Verhandlungsoptionen zeigt die Grafik:
Erfolg im Ersatzteileinkauf durch Rabattformen
Lieferzeiten für den After Sales vereinbaren
Es sind nicht immer nur die offensichtlichen Kosten, auf die der Ersatzteileinkauf Einfluss hat. Bei der Fülle sporadisch nachgefragter Teile unterstützt der Ersatzteil-Einkauf auch durch Vereinbarungen zur Lieferzeit.
Die Bündelung ähnlicher Ersatzteile, und damit der Weg zur Reduzierung der Wiederbeschaffungszeit, reduziert weder Kosten noch Preise. Allerdings stellen kurze Lieferzeiten ein wesentliches Qualitätsmerkmal für Kunden dar.
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Andreas.Noll@no-stop.de