Die Bestände in Ersatzteil-Lägern stehen in vielen Unternehmen für einen beachtlichen Teil des gebundenen Kapitals. Und das bei einem geringen Lager-Umschlag. Diese Kombination lässt daher nicht zufällig Sparpotenzial vermuten.

In diesem Beitrag werden Ihnen Methoden vorgestellt, wie Sie nicht nur Potenziale zu reduzierter Kapitalbindung identifizieren. Im Folgeschritt geht es dann allerdings um die Implementierung besserer Prozesse.

Denn nur so vermeiden Sie Strohfeuer-Effekte

Das zugehörige Whitepaper finden Sie am Ende dieses Beitrags

Das Bestandscontrolling ist der entscheidende Baustein in der Kette von der Erkenntnis einer zu hohen Kapitalbindung bis zur Reduzierung der Bestände.

Denn nur verbesserte operative Prozesse verhindern unnötigen Bestands-Aufbau und sichern Ihre Liquidität. Ein derartiges konsequentes Vorgehen vermeidet zukünftige Wertberichtigungen .

Aber auch für konkrete Bestandsreduzierungen bietet das Controlling die Ansätze an.

Bestände sind Aufgabe des Ersatzteilmanagements. Schließlich wird Ihr ständig zunehmender Lagerfüllgrad sicher nicht durch Ihre Buchhaltung reduziert. Dafür bedarf es Ihrer ständigen Beobachtung. Relevant sind Ihre daraus abgeleiteten steuernden Maßnahmen.

Bei tausenden an Ersatzteilen im Bestand ist es müßig, eine Liste aller Teile von oben nach unten durchzugehen.

Jetzt ist Pareto gefragt:

Klassische Maßnahmen sind beispielsweise

• die Demontage, wenigstens in einige verkäufliche Ersatzteile,
• der Umbau,
• die Ersetzung eines ähnlichen Ersatzteils durch diese hochwertige Bestandsposition,
• die Montage zu einer gängigen Baugruppe.

Außerdem können Sie verkäuferische Maßnahmen anwenden. Immerhin könnte ein ehemaliger Kunde Interesse zeigen. Oder aber ein Kunde, der die zugeordnete Maschine verwendet.

Und abschließend könnte auch eine Rückgabe an den Lieferanten gelingen. Sicher eine selten erfolgreiche Variante. Aber einen Versuch bei so wenigen Bestandspositionen ist es wert.

Eine Zitrone kommt allerdings noch. Solche Maßnahmen verbieten sich nämlich, wenn es um den Allzeit-Bestand nach End-of-Production (EoP) geht.

Diese sehr begrenzten Maßnahmen zeigen, dass kurzfristig generierter Cash Flow eher nicht zu erwarten ist. Daher muss es um die grundsätzlichen Wege zur Bestandsoptimierung gehen.

Der Ersatzteileinkauf verhandelt nicht nur Preise. Vielmehr geht es die ganzheitliche Senkung der Kosten. Dazu gehören eben auch die Nebenkosten.

So ist es durchaus möglich, dass der Lieferant erforderliche Rohlinge selbst beschafft. Dadurch werden nicht nur Transportkosten gesenkt. Auch die interne Kommissionierung entfällt, ganz abgesehen von allfältigen Problemen durch Zählfehler. Sogar auf eine eigene Inventur beim Lieferanten für Ihre Beistellteile können Sie verzichten.

Und ganz nebenbei haben Sie die Bestände nicht mehr in Ihrer Bilanz.

In den vielen Ersatzteil-Organisationen hapert es vor allem an Transparenz. Denn die schiere Masse an Ersatzteilen blockiert oft den Blick für das große Ganze. Wie wir oben gesehen haben, liegen tatsächlich 80 % des Bestands über 17.000 Positionen verteilt an Lager. Damit rückt für den operativen Betrieb die Massendaten-Verarbeitung in den Fokus.

Das Bestandscontrolling kann die Optimierung des gebundenen Kapitals unterstützen durch Kennzahlen, wie

• die Reichweite des Bestands,
• den gesamten Wert des Bestands,
• den durch sogenannte kritische Ersatzteile gebundenen Bestand,
• den Wert des Bestandes nach Wertberichtigung.

Indem diese kpi um Klassen wie oben ergänzt werden, wird operativ der Fokus für die nächsten Schritte geschärft. Das kann allerdings sauber aufgesetzte Projekte zur Datenpflege nicht ersetzen.

Solche Überlegungen bilden oft den Startpunkt für Verbesserungsprojekte. Mit Unterstützung durch die spezialisierte Managementberatung no-stop.de definieren Sie zügig anstehende Maßnahmen.

In einer modernen Ersatzteil-Organisation liegen die weitaus meisten Ersatzteilbestände im Zentrallager. Eine schnelle Distributionslogistik ersetzt umfangreiche Lagerhaltung in anderen Teilen der Supply Chain.

Niederlassungsläger beschränken sich dabei auf hochgängige Ersatzteile. Nicht mehr benötigte Ersatzteile werden schon nach kurzer Bündelung an das Zentrallager retourniert. Auch die Bestände auf Kundendienst-Fahrzeugen beschränken sich auf das, was der Techniker wirklich benötigt.

Aber ist das wirklich so?

Bei einer sehr großen Zahl an Technikern muss eine regelmäßige Bestandskontrolle erfolgen. Dabei sind die Methoden die gleichen, wie oben beschrieben. Nur bedarf es einer ziemlichen Hartnäckigkeit, um tatsächlich alle Kundendienst-Fahrzeuge von Ballast zu befreien. Das liegt nicht zuletzt daran, dass schlechte Erfahrungen bei der Ersatzteilversorgung zum Horten führen.

Gerade langjährige Händler führen oft ein beachtliches Sammelsurium an längst vergangenen Ersatzteilen im Sortiment. Eine Rücknahme verbietet sich nicht nur aus Gründen der Kapitalbindung. Außerdem würde jede Retoure Kosten generieren für

• Transport,
• Kontrolle,
• Lagerung,
• und womöglich Zoll.

Daher bietet sich hier eher die Bildung virtueller Läger an. Mit der Übersicht der Bestände in der Lieferkette, dem virtuellen Ersatzteil-Pool, werden die "alten Kamellen" nur im Bedarfsfall gehandelt.