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Natürlich könnte man ein ERP-System mit Excel abbilden. Der Nachbau von Tabellen und die Verknüpfung sind einfach machbar. So ließen sich im Ersatzteilmanagement Bestände verwalten. Bei der Gelegenheit ließen sich auch aufwändige Pflege-Prozesse für Stammdaten extrem schlank umgehen. Doch wie funktioniert dann eine Verknüpfung mit der Buchhaltung? Oder mit dem Einkauf?

Allerdings wird damit auch klar:

Revisionssicher wird so ein Ansatz wohl kaum

Und dann wäre da noch die Benutzung durch mehrere Bediener. Einer nach dem anderen klappt.

Doch mehrere Benutzer gleichzeitig in einer Excel-Datei?

Damit ist aber auch durch diese Restriktion ein möglicher Einsatz umrissen. Wenn nur ein Mitarbeiter mit der Anwendung arbeitet, könnte es gehen.

Sie können Excel als Datenbank nutzen. Das geht ganz einfach. Excel bietet auch Möglichkeiten, Fehleingaben (fast) zu vermeiden. Und so können Sie eine Bestandsverwaltung für Ersatzteile aufbauen. Durch die Trennung von Eingaben (Ein- und Auslagerungen) lassen sich Buchungsfolgen nachvollziehen. Dadurch könnten sogar versehentlich gelöschte Zeilen vermieden werden.

Doch spätestens, wenn Sie protokollieren wollen, was wann durch wen geändert wurde, wird es schwierig. Bei entsprechenden Makro-Kenntnissen könnte selbst das gelingen. Allerdings verlassen Sie jetzt den Bereich einfacher Anwendungen.

Da ist es doch besser, gleich auf vorhandene Lagerverwaltungen zugreifen zu können. Diese sind als Cloud basierte Anwendungen bei kleinen Umfängen sogar kostenlos.

Es gibt keine Software, die alle Wünsche erfüllt. Manche dieser Wünsche oder Anforderungen können Sie vorrangig mit Excel füllen. Für ein Ersatzteillager kann das die operative Personaleinsatzplanung sein.

Das können aber auch Prognosen sein über

• Bestände,
• Füllgrade,
• oder auch zu erwartende Materialbewegungen
  (Kundenaufträge oder Verbräuche).

Und schließlich können komplizierte Service Level Agreements zu Problemen bei der Ermittlung der Liefertreue führen. Das gilt sogar für die Auswertung der Liefertreue bei SAP.

Hierbei stehen nicht die Auswertungen im Vordergrund, sondern die Abbildung von Annahmen in kpi.

Aber auch bei Projekten im Ersatzteillager klappt die Integration in die physische Logistik. Barcodes und QR-Codes, von Excel bereitgestellt, reduzieren Fehlerquoten merklich.

Auch 2024 ist nur ein Bruchteil aller Unternehmen durch EDI-Schnittstellen miteinander verbunden. Selbst in Konzernen sind kleine Vertriebsgesellschaften oft nur dürftig an die zentrale Ersatzteil-Organisation angebunden. Mit Excel gibt es zumindest ein Format, das den leichten Austausch von Stammdaten ermöglicht. Aber auch Preislisten für Kunden, Ersetzungen, Materialstammdaten aller Art werden nicht selten als Ersatzteilliste bereitgestellt. Hier zahlt sich der geübte Download von Daten aus dem ERP aus.

Eine nur selten genutzte Anwendung ist die Erstellung von Ersatzteil-Katalogen durch Excel. Als Austausch-Format können Sie immerhin auch Bilder integrieren. Für das richtige Look-and-Feel sorgt, wenn Sie dabei das passende Corporate Design nutzen.

Keine besonders glückliche Konstellation. Dafür aber mit minimalem Aufwand umsetzbar.

Der große Vorteil:
Text-Elemente und Zahlen (Preise !) können über erneuten Download sehr einfach auf neuen Stand gebracht werden.

Manchmal geht es darum, zum Beispiel von einem Werk zu einem anderen Daten zu transferieren. Die Daten sind dann möglicherweise nicht exakt gleich. Aber wenigstens sollte ein Regelwerk existieren, mit dem aus A ein B wird. Selbst, wenn das nur unter bestimmten Bedingungen zutrifft, können Sie so Ihre Einträge steuern.

Typische Beispiele hierfür sind beispielsweise Feste Lieferanten. Wenn Sie bei Start-of-Production (SOP) die Stammdaten der Beschaffung aus dem Produktionswerk kopieren wollen, werden die Lieferanten nicht immer passen. Denn bei Eigenfertigung wird der Lieferant in aller Regel das produzierende Werk sein. Oder aber Ihr Kleinteile-Lieferant ist ein anderer als der der Produktion. Eben weil Sie vorverpackte Ware erhalten wollen. Dann wird auch der Einkaufspreis ein anderer sein.

Aber auch der Transfer von Stammdaten zu Kunden ist ein typischer Anwendungsfall für die Nutzung von Excel. Wenn Sie dann noch so ein anwenderfreundliches Portal wie Velux einsetzen, freuen sich auch Ihre Kunden.

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Daher müssen Sie Ihre Stammdaten auch nicht auf einen Schlag vollständig optimieren. Manchmal hilft Pareto. Die ersten 20 % gepflegter Daten bringen 80 % des Ersatzteilmanagements nach vorne. Und nicht selten setzt damit ein Lerneffekt ein. Jetzt werden im Tagesgeschäft Strukturen merkbar. Dann kann es passieren, dass zum Beispiel Klassifikationen in Warengruppen zunächst zu grob sind. Oder zu fein. Als nächstes hilft ein neuer Anlauf mit frischen Daten. Mit diesem Ansatz optimieren Sie dann nicht nur die ersten 20 %, sondern ergänzen die bereits gepflegten Daten.

Ein derartiger Ansatz hilft Ihnen einerseits kurzfristig. Andererseits erlaubt dieses Vorgehen die Nutzung kurzer freier Zeiten.

2020 schlägt Covid zu. Die Märkte brechen ein, aber eben nicht alle. Sogar innerhalb eines Ersatzteil-Portfolios kann sich der Bedarf sehr unterschiedlich entwickeln. Bei der Clusterung von Teilen in verschiedene Bedarfs-Modelle hilft Excel sicherlich. Doch die große Stunde kommt, wenn Sie das Demand Planning manuell an das jeweilige Modell anpassen. Denn zum Beispiel einen Rückgriff auf länger zurückliegende Bedarfe erlaubt zunächst einmal kein Automatismus. Die früheren Zeiten sind jedoch die, die noch unverfälscht vom Konjunktur-Einbruch waren.

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Und Excel verhilft uns zu solchen Bildern. Denn eine nackte Zahl sagt zunächst wenig aus.

Nur gelegentlich werden die zugrunde liegenden Daten bereits so aufbereitet, wie sie gebraucht werden. Daher müssen Sie solche Daten oft nachbereiten, bevor Sie sie in Grafiken einbauen. Ein typischer Vertreter einer solchen Nachbereitung ist der Ausschluss bestimmter Daten. Da wird es dann mit der Voll-Automatisierung kompliziert.

Daneben steht die Daten-Verdichtung. Tausende an Einzel-Umsätzen werden verdichtet zum Monats-Umsatz. Damit schaffen Sie die Basis für ein aussagefähiges Vertriebscontrolling (diese Zahlen sollten aber unbedingt zum Umsatz aus dem Finanz-Controlling passen). Aber auch Ihre Absatzanalyse mit Excel können Sie nutzen, um Preis-Effekte bei der Beurteilung von Märkten auszublenden.

Damit das schlank erfolgt, werden gerne Templates benutzt. Auf der einen Seite "kippen" Sie die extrahierten Tabellen hinein. Auf der anderen Seite kommt eine fertig formatierte Grafik heraus. Excel bietet über "Eigene Vorlagen" alle Möglichkeiten dazu. Durch die Benutzung des Corporate Design als Design-Vorlage in Office sieht das Ganze dann auch gleich schick aus.

Bleibt die Frage:
Wie kommen Sie an die Excel-Kenntnisse?

Den wohl besten deutschsprachigen Youtube-Kanal zu Excel bietet Andreas Thehos.

Alternativ zum Selbststudium können wir auch einen Excel-Workshop bei Ihnen durchführen.