Die XYZ-Analyse ist gewissermaßen der kleine Bruder der Klassen nach ABC. Denn die Clusterung nach X, Y und Z betrifft die Häufigkeit von Bedarfen bzw. Verbräuchen. Die Klassifizierung nach ABC gliedert dagegen in der Regel nach monetären Kriterien:

Wenige Ersatzteile der Klasse A machen den höchsten Umsatz. C-Teile sind dagegen finanziell wenig relevant.

Solche und analoge Erkenntnisse können Sie für Ersatzteil-Einkauf und -Verkauf treffen. Sie können aber auch Ihre Kunden so einteilen. Damit stellt die ABC-Klassifizierung die Umsetzung des Pareto-Prinzips dar.

Dagegen verspricht die Einteilung nach XYZ eine Reduzierung des Aufwands. Denn die gängigen Artikeln (X) liegen in Lagerbereichen ganz in der Nähe der Konsolidierung oder der Packplätze. Im Ersatzteillager reduzieren Sie so Wegstrecken.

In der Grafik oben sehen Sie beispielhaft eine umgesetzte XYZ-Analyse. Diese Ersatzteil-Organisation bedient Service-Techniker, Niederlassungen und Händler gleichermaßen. Allerdings sehen Sie einen beachtlichen Teil des Ersatzteil-Portfolios nicht:

• Ersatzteil-Bestand ohne Bewegung (Lagerleichen),
• Ersatzteile ohne Bestand und ohne Bewegung (Neuteile bei SOP).

Daher kann nur ein Projekt mit Ihren konkreten Daten aus Verbräuchen und Bedarfe die Grenzen der XYZ-Klassen ermitteln. Hierzu gehört auch die Frage nach dem Bezugszeitraum für die Auswertung. Was zunächst trivial klingt, relativiert sich nach den Strukturbrüchen durch Covid 2020. Denn eine Betrachtung der letzten 12 Monate schreibt nicht nur im Demand Planning verzerrte Daten fort. Daher kann es je nach Modell der Bedarfe lohnen, andere Bezugszeiträume für Analysen herzuziehen.

Nicht selten verfügen selbst einfache Lagerverwaltungssysteme über eine eigene XYZ-Auswertung. Tatsächlich können die Klassengrenzen durchaus von der Ersatzteil-Disposition im ERP abweichen. Das Lager muss schließlich auch Teillieferungen abbilden. Sofern sie häufiger vorkommen. Zusätzliche Verbräuche resultieren zum Beispiel aus dem Kitting. Denn dann stellen Fertigungsverbräuche einen Teil der Bedarfe. Daher ist die Basis für Analyse im Ersatzteillager eher die Verbrauchs-Häufigkeit.

Eben diese XYZ-Analyse findet sich dann oft auch auf Stellplatz-Ebene wieder. Damit ermöglicht das Lagerverwaltungssystem eine Reorganisation: die Wege-Optimierung ist oft bereits ohne Eingriffe in die Programmierung möglich.

Die Laufwege, gleichgültig, ob Mann-zur-Ware oder Ware-zum-Mann, können Sie hierdurch mit hinreichender Qualität auslegen. Denn Feinheiten, wie in der Disposition, spielen keine so herausragende Rolle. Typische Anwendungsfälle sind insbesondere die

• Anordnung von Schnelldrehern (X) in unmittelbarer Nähe zum Pack- oder Konsolidierungsplatz,
• Schaffung von Lagerkapazität durch Auslagerung von Langsamdrehern (Z) in ein Außenlager,
• Rückstandsauslieferung über einen zentral angeordneten Cross Docking Stellplatz,
• Schichtung bei mehrfach tiefen Stellplätzen: X-Artikel im direkten Zugriff, Z-Artikel erst nach Freiräumen zugänglich.

Derartige Sortierungen des Bestands im Ersatzteil-Lager setzen Sie darüber hinaus auch innerhalb jedes Lagerbereich um. Natürlich können Sie auch Ausnahmen machen. Bestes Beispiel hierfür sind Schubladenschränke. Diese weisen bei Kleinstteilen (Norm- oder auch C-Teile) eine extrem hohe Lagerdichte auf. Damit macht eine Sortierung wenig Sinn.

Eigentliches Ziel des Marketings für Ersatzteile ist die Steigerung der Bekanntheit selten laufender Artikel. Und damit das Anheben der Y- und Z-Klassen auf ein höheres Niveau.
Doch zunächst erst einmal die Frage, wieso man für Ersatzteile überhaupt werben sollte. Denn Ihr Kunde braucht doch genau dieses Teil.

Oder eben nicht

Aber über die gleiche logistische Schiene werden eben auch Zubehöre verkauft. Die kauft kein Kunde, der nicht davon weiß.
Und natürlich gibt es Alternativen zwischen Ersatzteilen. Sie können sich in verschiedenen Qualitätsstufen unterscheiden. Oder auch austauschbare Ersatzteile für unterschiedliche Anwendungsbereiche.

Schließlich existieren in weiten Bereichen der Investitionsgüter-Industrie noch Optionen zur Maschine selbst. Die können im After Sales Service verkauft werden.

Zu guter Letzt bringen auch Nach- und Aufrüstungen für Ersatzteil-Kunden und -Anbieter gleichermaßen Vorteile. Auch hier gilt: das muss Ihr Kunde erst einmal wissen. Deshalb ist Ersatzteil-Marketing so wichtig.

Zusätzlich könnten Sie auch Ihre Kunden nach XYZ einteilen. Ein sporadisch auftauchender Kunde ist in der Regel weniger interessant als der kontinuierlich einkaufende. Ziel des Marketings ist es jedoch genau, Kunden zu entwickeln. Möglicherweise ist das Potenzial beim X-Kunden bereits ausgeschöpft. Dann erreichen Sie mit Ihren Werbe-Aktionen nicht mehr viel. Deshalb verspricht eine gezielte Ansprache sporadischer Kunden gelegentlich positive Überraschungen.

Die elektronischen Möglichkeiten tragen dazu bei, alle Kunden einfachst zu erreichen. Auch Z-Kunden. Sofern Sie deren Zustimmung zur Kontaktaufnahme haben, Stichwort Datenschutz-Grundverordnung

Zur Anwendung der XYZ-Analyse heißt es bei Wikipedia, dass "die Z-Klasse solche Artikel beinhaltet, deren Verkauf sehr unregelmäßig oder sogar stochastisch verläuft (wie z. B. Ersatzteile)". Da wären wir. Wegen des hohen Anteils stochastischer Verbräuche im Ersatzteilgeschäft taugt die einfache XYZ-Analyse eigentlich nicht.

Und doch macht eine Analyse nach Gängigkeit unbedingt Sinn. Denn ein hoher Einmal-Umsatz hat keinerlei Aussagekraft für die Zukunft. Hier trifft ein A-Ersatzteil auf die Gängigkeit Z.

Ganz anders viele kleine Umsätze eines Ersatzteils. Hier ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass weiter so verkauft wird. Deshalb finden sich diese Überlegungen in der Materialwirtschaft wieder. Denn mit der Gängigkeit steigt auch die Prognosegüte in der Ersatzteil-Disposition.

Auch bei der Pflege Ihrer Ersatzteil-Stammdaten ist ganz sicher effektiver, zunächst die X-Teile anzupacken. Denn diese Ersatzteile werden eben regelmäßig verkauft. Damit brauchen Sie auch deren Stammdaten öfter.

Deshalb beschäftigt sich ein eigener Beitrag ausschließlich mit dem Aufbau einer einfach nutzbaren Klassifizierung für Ersatzteile. An dieser Stelle zumindest in Kürze die dabei verwendeten Klassen. Der Auswertungs-Zeitraum beträgt ein Jahr:

• F(ast): mindestens wöchentlicher Verbrauch, >50,
• G(ood): mindestens monatlicher Verbrauch, >12,
• M(iddle): mindestens ein Verbrauch pro Quartal, >4,
• S(low): mindestens 2 Verbräuche,
• U(nique): ein Verbrauch,
• W(ithout): ohne Verbrauch.

Hiermit bilden Sie nicht nur sprechende Klassen. Außerdem sind diese Klassen in aufsteigender Reihenfolge.

Wegen der hohen Bedeutung der Disposition machen Kompromisse in vorbereitenden Prozessen wenig Sinn. Indem Sie nur X, Y, Z als Klassen verwenden, beschränken Sie Ihre Umsetzung in der Ersatzteil-Disposition. Obwohl 3 Kundenbedarfe im Jahr nach sehr wenig klingt, betrifft es doch sehr viele Artikel. Dementsprechend hoch ist die Bedeutung für Ihre Verfügbarkeit. Erst durch die Analyse Ihrer Bedarfe können Sie feststellen, wie viel Verfügbarkeit Sie durch die Vernachlässigung von 3 Bedarfen verlieren.

3 Bedarfe wollen Sie jedoch sicher anders disponieren, als 7. Folgerichtig sollte sich dies in unterschiedlichen Klassen abspielen. Infolgedessen wählen Sie

• das Dispositionsverfahren,
• den Sicherheitsbestand,
• die Bestellmengen,

unterschiedlich aus. Diesem komplizierten Umstand widmet sich ein eigener Beitrag zur Bestandsoptimierung.