6 Maßnahmen für effektive Stammdatenpflege bei Ersatzteilen umsetzen
Stammdatenpflege für Ersatzteile ist undankbar. Das Ersatzteilwesen muss die gesamte Historie im Griff haben. Zusätzlich werden zugekaufte Baugruppen aufgelöst in einzelne Teile. Damit fallen für Verkauf, Lagerung und Beschaffung massenhaft Stammdaten an, und nicht nur Artikelstämme. Denn auch Beschaffungsdaten und -Preise bedürfen der Pflege. Ebenso wie Lagerungsdaten.
Diese Ersatzteil-Stammdaten gilt es zu pflegen. Selbst dann, wenn sie gerade nicht gebraucht werden.
Demgegenüber fertigt die Serienproduktion immer nur den aktuellen Stand eines Produkts. Außerdem setzt die Montage Maschinen aus möglichst wenigen Baugruppen zusammen.
Inhaltsverzeichnis
Der Ersatzteil-Fülle durch elegante Stammdatenpflege begegnen
Umsetzung der Stammdatenpflege als Herausforderung?
Eine typische Klassifizierung auf der Ebene zentraler After Sales Organisationen zeigt, dass 40 % aller in 12 Monaten verkauften Artikel nur ein einziges Mal laufen.
Alles in allem eine Herausforderung für Ihr Stammdatenmanagement.
1. Daten-Qualität anheben
Die meisten Unternehmen des Maschinenbaus blicken auf eine lange Tradition zurück. Aber selbst junge Unternehmen in neuen und virulenten Märkten verfügen schnell über einen ansehnlichen Fundus an Teilen für den After Market. Damit lassen sich Gruppen ähnlicher Teile oft erst im Nachhinein erkennen. Einmal definiert bilden diese dann das Rückgrat von Warengruppen. So zusammengefasst gelingt auch eine Normierung von Bezeichnungen. Damit legen Sie zugleich die Basis für in sich stimmige Preise. Bei Varianten-Teilen können Sie Verkaufspreise aus ähnlichen Varianten ableiten. Dafür müssen Sie nicht schon bei der Produkt-Entstehung alle Details kennen. Analoges gilt für Zoll-Daten, wie
- Herkunft,
- Warentarif,
- Dual Use.
Auch sie sind häufig innerhalb einer Warengruppe für Teile mit gleicher Bezeichnung identisch.
Ein schlanker IT-Prozess weist Ihre Mitarbeiter im Wareneingang auf fehlende Gewichte hin. Fotos der Ersatzteile, ebenfalls im Wareneingang geschossen, ergänzen die Dokumentation. So wächst die Qualität Ihrer Ersatzteil-Stammdaten kontinuierlich.
Wie lässt sich nun die Qualität selbst, und natürlich deren Steigerung, messen?
Bevor wir diese Frage beantworten, sollen wenigstens die 3 gängigen Fehler bei den Stammdaten genannt sein, nämlich
- fehlende Daten,
- zu viele Datensätze (Dubletten),
- falsche Daten.
Jede dieser Fehlerarten verlangt allerdings nach einem anderen Ansatz bei der Behebung. Mit diesem andersartigen Herangehen sind dann auch zwingend andere Qualitätsmessungen verbunden. Nur, wenn es Ihnen gelingt, Stammdaten in Form von Listen auszuwerten, werden daraus sinnvollen Informationen zum Pflegezustand entstehen.
Die Anteile der gepflegten After Sales Artikel an allen sind wichtige Kennzahlen. Diese kpi können Sie weiter herunterbrechen in die verschiedenen Bereiche
Werden diese kpi zusätzlich auf der Basis der Gängigkeit abgebildet, lebt der Pareto-Gedanke. Hierbei ermittelt ein automatisierter Prozess die Gängigkeit und hinterlegt sie im System.
2. Daten-Quantität für Ersatzteile durch Stammdatenpflege ausbauen
Natürlich macht Pareto Sinn. Die perfekte Stammdatenpflege für Ersatzteile, die nie verkauft werden, war im Nachhinein vergebliche Liebesmüh'.
Doch was wird im After Sales verkauft, was nicht?
Grundsätzlich sollte gelten, dass das, was der Kunde im Ersatzteilbuch sieht, auch in Ihrer Supply Chain abgebildet ist. Indem das Ersatzteilbuch aus dem ERP generiert wird, lässt sich bei Start of Production (SOP) eine hohe Zahl an Ersatzteilen sicherstellen.
Außerdem gelingt so eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Ersatzteilbüchern auf Basis der Stammdaten des ERP:
Sie gewährleisten damit Datenkonsistenz
Jetzt erst kommt der Pareto-Ansatz zum Tragen. In vielen Fällen lohnt eine Bepreisung aller Artikel von Stunde 1 an nicht. Erst recht sind damit auch nicht alle Artikel im Lager. Was gepflegt, aber nicht gebraucht wird, kostet zunächst nur unnötig. Immerhin ist damit eine gute Basis geschaffen, um im Falle des Falles auch das exotische Teil zügig durchpflegen zu können. Die sinnvollste Stammdatenpflege gehört den A-Teilen, ganz im Sinne der ABC-Analyse.
Aber es gibt auch das exakte Gegenteil des Ausbaus der Daten-Quantität. Denn für Dubletten sollten Sie keine Daten pflegen. Einmal identifiziert sollten Sie sie schleunigst ersetzen. Gute Stammdatenqualität hilft eben auch dabei, Ihre Datenmenge zu verringern.
3. Daten-Konsistenz sicherstellen
Man sagt "viele Köche verderben den Brei". Ganz ähnlich ist es mit der Stammdatenpflege. Nur geht es hier weniger um die beteiligten Akteure. Vielmehr spielt hier die Zahl der IT-Systeme zur Datenhaltung die Hauptrolle. Je größer die Zahl der Quellen für Ihre Stammdaten, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit der Abweichung eigentlich identischer Inhalte.
Abhilfe schaffen Sie hier durch eine klare Hierarchie der Datenpflege durch Schnittstellen zwischen den Systemen:
- Quelle der meisten Teile ist in den meisten Fällen die Entwicklung, häufig mit einem PDM-System
- der After Sales steuert Informationen zu Service-Teilen, Zubehören, Verbrauchs-Artikeln, Werkzeugen usw. bei
- das Warenwirtschaftssystem verwaltet die Masse aller Parameter
- Lagerverwaltungs-Systeme greifen auf Maße und Gewichte zu. Die erzeugt zwar die Entwicklung. Allerdings kommen sie erst im Ersatzteillager zur Anwendung
- das elektronische Ersatzteilbuch kombiniert Zeichnungen mit Stücklisten aus dem ERP-System
- Kataloge fußen ebenfalls auf den Daten des ERP-Systems. Langtexte und Fotos finden ihren Platz in den meisten ERP-Systemen.
Eher einfach gestalten sich dagegen reine Export-Schnittstellen. Ein typischer Vertreter hierfür ist die Verteilung von Materialstammdaten und Ersatzteil-Preislisten. Daten-Empfänger sind Händler, Service-Organisationen und nicht unmittelbar angeschlossene Niederlassungen.
4. Daten-Pflege automatisieren
Die Nutzung von Schnittstellen ist der erste Schritt für eine automatisierte Stammdatenpflege. Dies sichert die Konsistenz zwischen Systemen. Darüber hinaus steigt ganz einfach die Zahl derer, die Daten pflegen. Damit kennen wir den wohl wichtigste Hebel im Datenmanagement:
Viele Hände - schnelles Ende
Fast ebenso wichtig ist allerdings die Automatisierung betriebswirtschaftlicher Informationen. Bereits erwähnt wurde die Gängigkeit (häufig auch als XYZ bekannt). Auch ohne manuelles Zutun können Sie sie berechnen und im ERP buchen. Die Segmentierung nach Wert hilft außerdem für etliche Anwendungen, zum Beispiel die Bestandsplanung.
Ähnlich sieht es aus, wenn Sie im Ersatzteillager z.B. maximale Behälter-Füllmengen ermitteln. Hierzu können Sie die jeweils aktuelle Ist-Mengen nutzen:
Übersteigt eine aktuelle Menge den bisherigen Maximal-Wert, so lassen Sie einfach die aktuelle Menge als neuen Maximal-Wert pflegen.
Änderungen teilautomatisiert verarbeiten
Manchmal kündigt Ihr Lieferant ein Ersatzteil ab, es wird obsolet. Mit modernen Methoden, wie der Übertragung per smartPCN erfahren Sie automatisch davon. Jetzt müssen Sie "nur" noch klären, wie Sie damit umgehen. Im einfachsten Fall ersetzen Sie das Teil.
5. Daten-Bestand aufräumen im Rahmen eines Projekts
Wenn alle wegen der Menge schlechter Stammdaten den Kopf hängen lassen, kann ein Projekt zur Stammdatenpflege Sinn machen. Durch die saubere Abgrenzung des Umfangs zerlegen Sie die Aufgabe in übersichtliche Häppchen. Das kann zum Beispiel heißen, dass Sie sich nur auf ein einziges Feld konzentrieren. das kann
- die Bezeichnung,
- eine Klassifikation,
- die Warengruppe,
- die Warentarifnummer
sein. Es kann aber auch ein Bereich sein, wie der Ersatzteil-Einkauf. Und den können Sie herunterbrechen nach Lieferanten.
Durch ein derartiges Vorgehen lohnt dann auch der Einsatz der Massenpflege. Hierdurch lassen sich deutlich höherer Geschwindigkeiten erreichen, als durch manuelle Pflege. Dabei kann schon die Nutzung von Excel kurzfristige Erfolge bringen. Bei sehr großen Datenmengen und schneller Neu-Anlage von Daten sind allerdings andere Werkzeuge gefragt. Dann, aber auch wenn die eigenen Ressourcen nicht reichen, helfen Unternehmensberater.
6. Neuteile-Daten kontinuierlich umfassend pflegen
Es ist eines, einen großen Datenbestand im Nachhinein aufzuräumen. Durch
- Filterung und Sortierung,
- Nutzung bereits gepflegter Parameter
machen Sie Strukturen sichtbar. Und damit können Sie sie pflegen. Hier haben wir es dann mit einem typischen Fall des Einsatzes von Excel im Ersatzteilmanagement zu tun.
Aber auch die täglich anfallenden Materialien wollen zumindest mit einem Grundgerüst vertreten sein. Für den täglichen Bedarf helfen Vorlagen, zum Beispiel Muster-Artikel. Zusätzlich können Sie sich die Arbeit vereinfachen, wenn Sie Programme zum Kopieren verwenden. Darüber hinaus helfen Tabellen, damit Sie aus definierten Bausteinen nur die zulässigen wählen. Wenn Sie bereits so weit sind, solche Regeln zu kennen, können Sie die Überwachung auch an Software übergeben. Eine solche Software überwacht dann die Einhaltung dieser Regeln. Außerdem startet sie ggf. den Workflow zur Behebung der Fehler.
Natürlich halten Sie die Arbeitsschritte für Ihre Datenpflege sinnvollerweise in Arbeits- und Verfahrensanweisungen fest.
Wie eilig ist die sofortige Stammdatenpflege?
Mit Start of Production (SoP) als Teil des Lebenszyklus eines Ersatzteils werden nur in den seltensten Fällen auch sofort Kunden beliefert. Durch die geringe Maschinenpopulation kann es eigentlich gar keine Nachfrage geben. Gerade durch den Versuch, Gleichteile einzusetzen, beugt die Entwicklung dem vor.
So dominieren alte Ersatzteile den Absatz. Deren umfassende Pflege können Sie durch Bündelung effizienter gestalten.
Es sei denn, die neue Maschinen-Serie ist fehlerhaft. Dann geht es allerdings nicht primär um Transparenz in den Stammdaten. Damit rückt stattdessen die Versorgung des Ersatzteilmarktes in den Vordergrund.
Aber das ist ein ganz anderes Thema
Stammdaten für neue Ersatzteile selten sofort notwendig
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Andreas.Noll@no-stop.de