Stammdatenpflege für Ersatzteile ist undankbar. Das Ersatzteilwesen muss die gesamte Historie im Griff haben. Zusätzlich werden Baugruppen aufgelöst in einzelne Teile. Damit fallen für Verkauf, Lagerung und Beschaffung massenhaft Artikelstämme an. Und diese Ersatzteil-Stammdaten gilt es zu pflegen. Selbst dann, wenn sie gerade nicht gebraucht werden.

Demgegenüber fertigt die Serienproduktion immer nur den aktuellen Stand eines Produkts. Die Montage setzt Maschinen aus möglichst wenigen Baugruppen zusammen.

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Eine typische Klassifizierung auf der Ebene zentraler After Sales Organisationen zeigt, dass 40 % aller in 12 Monaten verkauften Artikel nur ein einziges Mal laufen.

Alles in allem eine Herausforderung für Ihr Stammdatenmanagement.

Die meisten Unternehmen des Maschinenbaus blicken auf eine lange Tradition zurück. Aber selbst junge Unternehmen in neuen und virulenten Märkten verfügen schnell über einen ansehnlichen Fundus an Teilen für den After Market. Damit lassen sich Gruppen ähnlicher Teile oft erst im Nachhinein erkennen. Einmal definiert bilden diese dann das Rückgrat von Warengruppen. So zusammengefasst gelingt auch eine Normierung von Bezeichnungen. Damit legen Sie zugleich die Basis für in sich stimmige Preise. Bei Varianten-Teilen können Sie Verkaufspreise aus ähnlichen Varianten ableiten. Dafür müssen Sie nicht schon bei der Produkt-Entstehung alle Details kennen. Analoges gilt für Zoll-Daten, wie

• Herkunft,
• Warentarif,
• Dual Use.

Auch sie sind häufig innerhalb einer Warengruppe für Teile mit gleicher Bezeichnung identisch.

Ein schlanker IT-Prozess weist Ihre Mitarbeiter im Wareneingang auf fehlende Gewichte hin. Fotos der Ersatzteile, ebenfalls im Wareneingang geschossen, ergänzen die Dokumentation. So wächst die Qualität Ihrer Ersatzteil-Stammdaten kontinuierlich.

Wie lässt sich nun die Qualität selbst, und natürlich deren Steigerung, messen?

Bevor wir diese Frage beantworten, sollen wenigstens die 3 gängigen Fehler bei den Stammdaten genannt sein, nämlich

• fehlende Daten,
• zu viele Datensätze (Dubletten),
• falsche Daten.

Jede dieser Fehlerarten verlangt allerdings nach einem anderen Ansatz bei der Behebung. Mit diesem andersartigen Herangehen sind dann auch zwingend andere Qualitätsmessungen verbunden. Nur, wenn es Ihnen gelingt, Stammdaten in Form von Listen auszuwerten, werden daraus sinnvollen Informationen zum Pflegezustand entstehen.

Die Anteile der gepflegten After Sales Artikel an allen sind wichtige Kennzahlen. Diese kpi können Sie weiter herunterbrechen in die verschiedenen Bereiche

• Beschaffung,
• Bepreisung,
• Lagerlogistik,
• Export.

Werden diese kpi zusätzlich auf der Basis der Gängigkeit abgebildet, lebt der Pareto-Gedanke. Hierbei ermittelt ein automatisierter Prozess die Gängigkeit und hinterlegt sie im System.

Änderungen teilautomatisiert verarbeiten

Manchmal kündigt Ihr Lieferant ein Ersatzteil ab, es wird obsolet. Mit modernen Methoden, wie der Übertragung per smartPCN erfahren Sie automatisch davon. Jetzt müssen Sie "nur" noch klären, wie Sie damit umgehen. Im einfachsten Fall ersetzen Sie das Teil.

Wenn alle wegen der Menge schlechter Stammdaten den Kopf hängen lassen, kann ein Projekt zur Stammdatenpflege Sinn machen. Durch die saubere Abgrenzung des Umfangs zerlegen Sie die Aufgabe in übersichtliche Häppchen. Das kann zum Beispiel heißen, dass Sie sich nur auf ein einziges Feld konzentrieren. das kann

• die Bezeichnung,
• eine Klassifikation,
• die Warengruppe,
• die Warentarifnummer

sein. Es kann aber auch ein Bereich sein, wie der Ersatzteil-Einkauf. Und den können Sie herunterbrechen nach Lieferanten.

Durch ein derartiges Vorgehen lohnt dann auch der Einsatz der Massenpflege. Hierdurch lassen sich deutlich höherer Geschwindigkeiten erreichen, als durch manuelle Pflege. Dabei kann schon die Nutzung von Excel kurzfristige Erfolge bringen. Bei sehr großen Datenmengen und schneller Neu-Anlage von Daten sind allerdings andere Werkzeuge gefragt. Dann, aber auch wenn die eigenen Ressourcen nicht reichen, helfen Unternehmensberater.

Es ist eines, einen großen Datenbestand im Nachhinein aufzuräumen. Durch

• Filterung und Sortierung,
• Nutzung bereits gepflegter Parameter

machen Sie Strukturen sichtbar. Und damit können Sie sie pflegen. Hier haben wir es dann mit einem typischen Fall des Einsatzes von Excel im Ersatzteilmanagement zu tun.

Aber auch die täglich anfallenden Materialien wollen zumindest mit einem Grundgerüst vertreten sein. Für den täglichen Bedarf helfen Vorlagen, zum Beispiel Muster-Artikel. Zusätzlich können Sie sich die Arbeit vereinfachen, wenn Sie Programme zum Kopieren verwenden. Darüber hinaus helfen Tabellen, damit Sie aus definierten Bausteinen nur die zulässigen wählen. Wenn Sie bereits so weit sind, solche Regeln zu kennen, können Sie die Überwachung auch an Software übergeben. Eine solche Software  überwacht dann die Einhaltung dieser Regeln. Außerdem startet sie ggf. den Workflow zur Behebung der Fehler.

Natürlich halten Sie die Arbeitsschritte für Ihre Datenpflege sinnvollerweise in Arbeits- und Verfahrensanweisungen fest.