Auch Ihre Kunden erwarten eine hohe Verfügbarkeit von Ersatzteilen. Ausgelöst dadurch finden sich womöglich auch in Ihrem Ersatzteillager erhebliche Bestände. Diese aktiv zu steuern ist Aufgabe des Bestandscontrollings.

Denn nur so gelingt Ihnen die angekündigte Bestandsoptimierung.

Warum nicht einfach dadurch glänzen, dass Sie das hinkriegen?

Meist heisst das, die Bestände zu senken. Darüber hinaus sind sie aber auch ganz operativ im Lager zu handhaben. Und trotzdem gerät die Verfügbarkeit nicht aus dem Blick.

Ein Bestandscontrolling ist damit nicht nur ein Thema der Finanzbuchhaltung. Denn dort sind insbesondere Themen wie gebundenes Kapital und Wertberichtigung angesiedelt.

Bestände sind allerdings Aufgabe des Ersatzteilmanagements. Schließlich wird Ihr ständig zunehmender Lagerfüllgrad sicher nicht durch Ihre Buchhaltung reduziert. Dafür bedarf es aussagefähiger Kennzahlen (auf der Basis einer Bestandsanalyse) und auch Ihrer ständigen Beobachtung. Relevant sind Ihre daraus abgeleiteten steuernden Maßnahmen. Die Fortschreibung der Kennzahlen und deren graphische Aufbereitung helfen Ihnen hierbei.

Erforderliche Maßnahmen können Sie umso einfacher zu steuern, je durchgängiger Sie durch eine Klassifizierung die ungängigen Ersatzteile bereits im Vorfeld identifiziert haben. Hierzu vergleichen Sie die Gängigkeitsklasse eines Artikels mit einer präferierten Klasse auf einem Lagerplatz. Denn dann offenbart sich operativ das Potenzial für Umlagerungen: Langsamdreher müssen die Plätze für Schnelldreher räumen. Denn damit lassen sich Ihre Wege- und Kommisionierzeiten zu reduzieren.

Und schließlich zeigen sich Ihnen Ihre Engpass-Bereiche. Diese sind gezielt bezüglich zusätzlicher Lager-Möglichkeiten zu untersuchen. Im Extremfall kann das sogar heißen, ob bzw. wann ein neues Lager erforderlich werden sollte. Bei der dann erforderlichen Lagerplanung kennen Sie über Ihr Bestandscontrolling bereits das Artikelwachstum als eine wesentliche Größe.

Die Klassifizierung oben habe ich gewählt, weil sie für eine einfache und doch zielgerichtete Einteilung steht. Sie können statt dieser Klassen natürlich ebenso gut andere Kriterien nutzen. So wird Ihr Bestandscontrolling effektiver.

Zum Beispiel mit Klassen nach

• Umsatz aus abc-Analyse,
• Warengruppen,
• Endprodukten,
• reservierter Bestand, zum Beispiel durch einen zu hohen Auftragsbestand,
• getrennt über eine Klassifikation nach Ersatz-, Verschleiß- und Serviceteilen,
• Herkunft (das können auch Ihre Quell-Werke sein)
• Disponenten (wer schafft es bei ähnlicher Verfügbarkeit mit einer geringeren Reichweite?),
• dem Einsatz der Nachfrage-Prognose.

Darüber hinaus können temporäre Einflüsse eines separaten Bestandscontrollings bedürfen. Hierzu sind beispielhaft zu zählen

• Aktionsware, die gerade beworben wird,
• das Hochfahren neuer Produkte,
• oder auch ein Saison-Einfluss.

Jenseits von Ersatzteil-Klassen lohnt auch der Blick auf die nicht verfügbaren Bestände. Gesperrter Bestand ist das eine. Eine zügige Bearbeitung scheitert hier nicht selten an Kompetenzen im eigenen Haus. Daneben gibt es die Bestände, die prozessbedingt nicht zur Verfügung stehen. Lediglich ein Beispiel ist der Wareneingangs-Bestand. Ein zügiger Durchlauf durch das Ersatzteillager steigert die Verfügbarkeit, bei gleichzeitiger Reduzierung des Bestands.

Je integrierter die Basis-Informationen zugreifbar sind, desto schneller

• gelingt das Controlling,
• ist ein Kennzahlen-Dashboard zusammengestellt.

Als Mittel der Wahl können Sie insbesondere alle relevanten Kennzeichen im Artikelstamm des ERP unterbringen. Die manchmal angebotene ABC-Klasse genügt allerdings den Anforderungen des Ersatzteil-Managements nur selten. Aktualität solcher Kriterien stellt Ihre Materialwirtschaft durch den eleganten Umgang mit Massendaten sicher. Bevorzugt gelingt dies durch automatisierte Jobs.

Eine Alternative hierzu stellen auf Bestandssteuerung spezialisierte Programme dar. So bietet inform ein bekanntes Software-Paket mit einer umfassenden Lösung.

Wenn Sie Ihre im Controlling gewonnenen Kennzahlen dann noch in einem einheitlichen Format präsentieren, passen nicht nur die Inhalte. Natürlich bietet sich dafür Ihr Corporate Design (CD) an. Ihr Dashboard kann sich damit auch sehen lassen. Im wahrsten Sinne des Worts.

Aus der Sicht einer zentralen Organisation fallen auch die Bestände nachgelagerter Einheiten in die Zuständigkeit. So erreichen Bestände in Landeslägern und sogar auf Ebene von Fahrzeuglägern Ihrer Kundendienst-Techniker manchmal beachtliche Höhen. Jede der Einheiten kann mit den oben genannten Methoden untersucht werden.

Typische Überbestände stellen tote und nur seltenste bewegte Ersatzteile in der Lieferkette dar. Je näher der Bestand am einzelnen Endkunden liegt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit des Verkaufs. In Großunternehmen werden Multi-Echelon Systeme eingesetzt, die die Lieferbeziehungen über die gesamte Lieferkette planen sollen.

Für den Mittelstand schafft eine schnelle und schlanke Retouren-Logistik hier Abhilfe. Um die operativen Kosten durch die Rückführung von Lagerleichen nicht unnötig in die Höhe zu treiben bieten sich auch virtuelle Läger über einen virtuellen Ersatzteil-Pool an. Dies ist im Einzelfall auf Basis der Kosten für die Lagerung zu ermitteln.