Fast 50 Jahre sind vergangen, seit in DIN 24420 Ersatzteillisten normiert wurden. Man sollte meinen, dass sich diese Form des Datenaustauschs dadurch erledigt hat. Einmal dazu gedacht, Hilfestellung bei Ersatzteilbüchern zu geben, sind letztere doch technisch längst überholt.

Auch wenn Ersatzteilbücher immer noch vorgeschrieben sind

Lesen Sie hier, wie Sie Ersatzteillisten einsetzen können. Und was sie enthalten sollten

Tatsächlich ist es so, dass moderne elektronische Ersatzteilkataloge auf der Anbieterseite heute meist einen hohen Grad an Integration bieten. Das muss durchaus nicht nur das ERP-System sein. Vielmehr erfolgen Zugriffe auch auf PIM und Konstruktionssysteme.

Daten werden dabei längst dynamisch präsentiert. Änderungen der Materialstämme finden so automatisch ihren Weg in den Katalog. Auch Ersetzungen werden ganz direkt transparent.

Zusätzlich pflegen Service-Techniker die kundenindividuellen Stücklisten, wenn sie Auf- und Nachrüstungen anbauen.

Zumindest gehören solche Szenarien nicht mehr der Zukunft an. Vielmehr werden sie in vielen Fällen bereits durchgängig gelebt.

Aber das betrifft in der Regel nur die Anbieterseite. Eine Online-Anbindung der Nutzer-Seite gehört auch heute immer noch zu den Exoten. Daher pflegen Instandhalter "ihre" Anlage in ihrem System separat. Und damit benötigen sie mindestens zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme Daten für den Import.

Genau hier kommt Excel ins Spiel

Oft findet sich die Forderung nach Ersatzeillisten schon in der Ausschreibung. Dadurch vereinfachen Instandhalter sich später die eigene Datenpflege. Dabei ist Excel als Format gängige Praxis.

Bei den Inhalten gehen die Anforderungen auseinander. Um der Hochpreispolitik von Herstellern zu entgehen, werden nicht selten auch die Original-Hersteller der Komponenten gefordert. Dazu deren Artikelnummern. In Zeiten geringer Fertigungstiefen drückt dies naturgemäß auf die Ersatzteil-Umsätze.

Gleichzeitig kann jedoch auch gefordert sein, dass eine Erstbevorratung ausgewiesen sein soll. Hier drohen zwar Margenverluste. Aber Lieferfähigkeit garantiert zumindet einen ersten Umsatz.

Eine Ersatzteilliste ist mehr als nur eine technische Kommunikation. Eine solche Minimalversion finden Sie zum Download weiter unten. Die Liste ist aber auch ein wesentlicher Customer Touch Point. Damit können Sie Werbung machen, damit sollten Sie Werbung machen.

Welche Felder in Ihre Liste kommen, bestimmen Sie. Es gibt Teile, die wollen Sie verkaufen. Hier geizen Sie mit Informationen, damit Kunden nicht zu einfach fremd kaufen. Bei lukrativen Ersatzteilen dürfen Sie auch auf die relevanten Normen verzichten. Nicht jedoch auf die Stückzahl.
Das heisst aber nicht, dass Sie selbst solche Informationen nicht von Ihren Lieferanten einfordern. Es macht Sinn, wenn Sie Ihrem Einkauf Ihre umfassenden Daten-Anforderungen in Form einer Checkliste mitgeben.

Und dann gibt es die Teile, die Sie eher nicht verkaufen wollen. Hierzu gehören insbesondere einfache Normteile wie Schrauben und Muttern. Bei solchen C-Teilen sind die Kosten der Kommissionierung immer höher als die Erlöse.
Aber es gibt womöglich auch weitere Artikel, die Sie nicht verkaufen wollen. Gefahrstoffe, zum Beispiel. Was spricht dagegen, dafür Ihre Bezugsquelle oder den Original-Hersteller anzugeben? Zusammen mit dessen Artikelnummer. So ersparen Sie sich die eher aufwändige Lagerhaltung und auch die Transport-Dokumentation.

Mit Stücklisten gelingt Ihnen nicht nur die vollständige Integration mit den Materialstamm-Daten. Gleichzeitig bilden Ersatzteile Baugruppen ab, die wiederum in übergeordneten Sichten aufgehen:

• Basis,
• Elektrik,
• Hydraulik,
• Antrieb.

Außerdem sind Versionierungen möglich, ebenso wie zeitliche Eingrenzungen. Bestimmte Komponenten wurden im Zeitraum von - bis eingesetzt. Damit bringen Stücklisten im ERP auch Transparenz, wenn es zu Obsoleszenzen kommt.

Zu guter Letzt helfen Ihnen Stücklisten als Basis für Ersatzteillisten dabei, für die involvierten Ersatzteile Stadien im Lebenszyklus zu bestimmen.

Welche Ersatzteile werden nicht mehr benötigt, weil die letzte Maschine außer Betrieb ging?

Was mit Stücklisten jedoch nur selten gelingt ist die Vertriebs-Orientierung. Mehrsprachigkeit kann eine Forderung von Kunden sein.

Eigentlich ist dies bei der Verwendung normierter Bezeichnungen kein Problem. Damit werden Übersetzungen stark vereinfacht. Und, wir sind bei der Datenhaltung für Ersatzteillisten, damit können Vertriebstexte problemlos im ERP gespeichert sein.
Bis zu diesem Punkt gibt es keine Unterschiede zwischen interaktiven Ersatzteilkatalogen und Ersatzteillisten.

Die Datenhaltung in strukturierter Form ist eines. Etwas anderes ist die Datenübertragung an Kunden. Dabei schadet es nicht, auf eine DIN verweisen zu können. Hierzu ist Excel durchaus nicht unüblich.

Tatsächlich bieten ERP-Systeme Datenauszüge in Excel schon lange an. Allein deren Formatierung entspricht eben nicht der DIN. An dieser Stelle kommt eine Vorlage für Excel ins Spiel. Die gewährleistet nicht nur ein immer gleiches Aussehen. Außerdem kann die Vorlage dafür sorgen, dass manuelle Nacharbeit der Daten auf ein Minimum beschränkt bleibt.

Ganz nebenbei kann eine solche Ersatzteilliste als Ausdruck ein wichtiger Customer Touch Point sein. Damit erbringt eine gute Excel-Vorlage auch einen Beitrag zur Markenloyalität. Denn, anders als ein ERP-Auszug, bietet eine Excel-Vorlage den Einsatz des Unternehmens-Designs (CD) an.

Gerade wenn Kunden Excel-Listen zum Upload in deren ERP einsetzen wollen, geht es um Aktualität einerseits, und gebündelte Handhabung andererseits. Je nach Volatilität des Ersatzteilgeschäfts ist die Bereitstellung der Daten je Quartal, je Halbjahr oder auch nur einmal im Jahr angesagt. Das ist dann jedoch nicht mehr wirklich aktuell.

Zur einfachen Handhabung können Ersatzteillisten angeboten werden

• mit Neuerungen,
• bei Änderungen, insbesondere als Preisliste,
• für Ersetzungen,
• sowie bei Abkündigungen bzw. Obsoleszenz.

Darüber hinaus benötigen Kunden immer wieder auch Ersatzteillisten mit dem gesamten aktuellen Angebotsumfang. Dabei macht eine Trennung nach Zweck mehr Sinn als die Steuerung per Kennzeichen in einer einzigen Tabelle.