Irgendwann ist Schluss. Sie stellen fest, dass Sie bestimmte Ersatzteile seit n Jahren nicht mehr verkaufen. Womöglich kennen Sie Ihre Maschinenpopulation. Instandhalter setzen statt dessen auf zugeordnete Assets:

die ist in beiden Fällen Null

Auf der Basis Ihrer Ersatzteillisten bzw. Ersatzteil-Bücher können Sie damit ableiten, ob es überhaupt noch eine Verwendung geben könnte.

Falls es keine Verwendung mehr gibt:
Der End-of-Service ist erreicht

Jetzt geht es für Sie an die Bestands- und Daten-Bereinigung.

Daneben existiert der erzwungene End-of-Service. Durch Abkündigung eines Lieferanten kommt es genau für dieses Ersatzteil zu einer Obsoleszenz .

In unserer schnelllebigen Zeit kann dies insbesondere im Bereich der Elektronik auftreten. Dort finden wir Lebenszyklen, die drastisch unter denen des Maschinen- und Anlagenbaus liegen.

Zu guter Letzt kennen wir noch die ungeplanten Ersetzungen. Zum Beispiel wegen eines sicherheitsrelevanten Updates. Auch hier ist sofort Schluss mit dem ersetzten Teil.

Anmerkung:
Statt vom End-of-Service wird im Lebenszyklus häufig auch von End-of-Life (eol) gesprochen.

Doch seit 2021 ist einiges anders geworden. Denn mit der Ökodesign-Richtlinie der EU ist es zumindest in einigen wenigen Produktbereichen zu Änderungen gekommen. Ersatzteile dafür müssen mindestens sieben Jahre lang verfügbar sein, nachdem das letzte Gerät des jeweiligen Modells auf den Markt gekommen ist. Betroffen sind vor allem Elektrogeräte. Wegen des großen Volumens stehen bisher allerdings eher haushaltsnahe Geräte im Vordergrund.

Für alle anderen Ersatzteile legen Sie ja weiter die Basis für die überaus profitablen Margen im Ersatzteilgeschäft. Durch eine exzellente Ersatzeilversorgung.

Was das konkret bedeuten kann, zeigt Geberit für den Bereich der Sanitär-Industrie. Geberit garantiert für das Spektrum an austauschbaren mechanischen Teile eine Liefergarantie von 50 Jahren.

• bestimmte Rohstoffe werden verboten,
• das Ende der Haltbarkeit wird erreicht (Ablaufdatum, fehlende Konservierung),
• Obsoleszenz: es gibt keinen Lieferanten mehr,
• es ist kein Werkzeug mehr zur Bearbeitung vorhanden (bei Rohmaterial).

Machen Sie es sich zur Regel:

Einmal im Jahr wird verschrottet

Damit reduzieren Sie Ihren Lagerbestand. Gleichzeitig verringern Sie die Zahl zu pflegender Artikel.

Sie müssen auf eine Verschrottung nicht zwingend die vermeintlichen 10 Jahre warten. Bei entsprechender Regelmäßigkeit kommt auch eher Routine bei der Datenpflege auf.

Wenn Sie bei der Verschrottung genau die dafür vorgesehene Buchungsart verwenden, herrscht auch später jederzeit Transparenz. Leider sind solche Einzelbuchungen oft mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden.

Beim Einsatz automatisierter Anlagen kann es vorkommen, dass selbst die Auslagerung separat gebucht werden muss. Eleganter ist da die Erstellung eines Lieferscheins. Hier arbeiten Sie bis zur "Auslieferung" im Standard. Allerdings mit einige Haken:

• in der Buchhaltung kommt ein Materialverbrauch an statt einer Verschrottung,
• die Ausgangsbuchung erzeugt einen "Verbrauch", der womöglich eine Nachbestellung anstößt,
• ein "Kunde" weist Absatz aus, jedoch keinen Umsatz. Dadurch verzerren die Margen.

Nachdem Sie ausgelagert und abgebucht haben, sind Sie nicht fertig. Denn auch Schrott bringt Geld. Ihnen, indem Sie zum Beispiel Stahlschrott verkaufen. Oder pfiffigen Schrotthändlern, die Ihre Teile in einen grauen Markt einbringen. Deshalb sollte Sie Verschrottetes zerstören oder zumindest eindeutig kenntlich machen.

Natürlich hängen Verschrottung und Stammdaten-Anpassungen zusammen. Allerdings nur bedingt. So lassen sich in der Regel Ersatzteile erst dann auf die eine oder andere Art inaktiv setzen, wenn es keine Bestände mehr gibt.

Was in verteilten EDV-Systemen nicht immer einfach zu ermitteln ist

Bei End of Service stellen Sie auch durch die Stammdaten sicher, dass

• nicht (nach-)bestellt wird,
• keine Retouren mehr angenommen werden,
• keine Kundenaufträge mehr angenommen werden,
• die kommunizierte Preisliste bereinigt wird,
• eine Datenpflege eingestellt wird.

Damit ist nicht nur ein Materialstatus zu pflegen, sondern gleich eine Fülle weiterer Datensätze. Und zwar in umgekehrter Reihenfolge: erst die Beschaffungsstammdaten (z.B.), dann der Materialstatus. Sonst laufen Sie Gefahr, nachgelagerte Daten eben nicht mehr pflegen zu können.

Daher ist es sinnvoll, die zu pflegenden Tabellen aufzulisten. Dazu kommen die anzupassenden Felder. Das Master Data Management kann damit ganz in Übereinstimmung mit ISO 9000 Verfahrensanweisungen erstellen, die den Prozess nachvollziehbar vorgeben.

Dieser Punkt ist hier eigentlich nur der Vollständigkeit wegen erwähnt. Schließlich gibt es zu Material-Ersetzungen einen eigenen Beitrag. So geht es hier lediglich darum, auf die Notwendigkeit einer Bestandsbereinigung hinzuweisen. Oft liegt der Bestand eines ersetzten Artikels über Jahre am Lager. Dadurch steigt dessen Wert allerdings nicht. Er kostet nur, zumal, wenn er bei einem Dienstleister liegt. Nur entschlossenes Handeln

• Verschrottung,
• Rückgabe an den Lieferanten,
• Umbau

entlasten das Lager (und das Gewissen). Sonst fragt eines Tages womöglich erst ein Wirtschaftsprüfer, was es mit den hohen toten Beständen auf sich hat.

Ja. Dieser Ansatz ist eigentlich zu einfach. Manchen Mitarbeitern ist er geradezu peinlich.

Doch wer nicht fragt, hat schon verloren

Manchmal ist ein Lieferant sogar erfreut, wenn er alte Artikel zurückkaufen kann. Schließlich könnte er andere Kunden haben, die er bisher nicht mehr hat bedienen können. Das kann sogar für angebrochene Einheiten gelten. Denn warum sollte Ihr Lieferant 500 exotische Schrauben selbst beschaffen, wenn nur 50 benötigt werden?

Manchmal sind Kunden aber auch pfiffiger, als wir das erwarten. Dann bauen Techniker gerade in Ländern der 3. Welt aus Ihrem Schrott Brauchbares. Auch wenn Sie nicht damit gerechnet haben. Es gibt eben in dieser Welt nicht nur die EU mit ihren hohen Anforderungen an Perfektion. So viel zum End of Service ...

Bevor Ersatzteile "in der Tonne" landen, sollten erfahrene Mitarbeiter noch einmal 'drüber schauen. Manchmal sehen diese die Zusammenhänge, die im Büro einfach fehlen.

Dann kommt es vor, dass einfaches Ablängen aus einem Schrott-Teil etwas Gängiges macht. Oder dass die Demontage Ersatzteile mit einer hohen Gängigkeit erzeugt. Dummerweise fallen solche Ansätze vor der Verschrottung dem hektischen Alltag zum Opfer. Wir stecken eben sehr viel mehr Aufwand in die Neu-Entwicklung als in die Reste-Verwertung.

Das ist auch nichts, was in operativen ERP-Systemen unterstützt würde. Bei End of Service sterben Artikel nun einmal einen leisen Tod.

Kennen Sie die Händler, die

• Ihre unbrauchbaren Ersatzteile kaufen,
• Ihnen eine Rückkaufgarantie geben,
• und ansonsten auf eigene Rechnung versuchen, aus solchen Ersatzteilen Geld zu machen?

Nein?

Sollten Sie aber

Denn letztlich handelt es sich um Ihre Chance, auch mit Schrott noch außerordentliche Erlöse zu erzielen. Natürlich sind solche Händler vornehmlich am dritten Punkt interessiert. Wenn Sie also hochwertige Maschinenbau-Teile (Pumpen, Motoren, Lager, ...) loswerden wollen, sollten Sie vor der Verschrottung den Markt prüfen.

Hier gelten allerdings die gleichen Anmerkungen, wie schon zur Verschrottung per Lieferschein. Es handelt sich jetzt um einen Verkauf, mit allen Konsequenzen für die Disposition.