Bestände und Kosten finden sich eigentlich in völlig unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen. Wenn daher jetzt von Bestandskosten die Rede ist, dann geht es um Kosten, die die Bestände verursachen.

Und zwar nicht nur im Lager

Der Hebel zur Senkung dieser Kostenart liegt dabei primär in der Senkung des Bestands. Die Schwierigkeit:
die durch Bestand ausgelösten Kosten finden sich originär nicht in der Bilanz wieder

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Bestandskosten sind insbesondere die Kosten, die durch

• Lagerung,
• Schwund,
• Wertverlust,
• Verwaltung von Beständen

entstehen.

Damit sind es mindestens im Ersatzteilwesens nicht mehr nur die Kosten des Lagers. Zumal von diesen Kosten hohe Anteile eben nicht linear vom Bestand abhängig sind.

Dadurch ist bereits klar, dass die Fokussierung auf das Ersatzteillager zu kurz greift. Denn selbst bei einem outgesourcten Lager finden sich zum Beispiel Abschreibungen nicht in der Rechnung des Kontraktlogistikers wieder.

Bestandskosten sind nicht nur eine theoretische Größe. Vielmehr bilden sie eine Basis, um Business Cases aufzubauen. Daneben kann ein regelmäßiges Reporting die Fortschritte in Prozessen erleichtern.

Zusätzlich verantworten Bestände nicht selten einen Anteil an den vermeintlich fixen Kosten. Knappe Lagerkapazität, die Investitionen erforderlich macht, gehört in diese Kategorie.

Zusätzliche Kosten entstehen, wenn Sie für Slow Mover externe Läger anmieten. Diese verursachen nicht nur Mietkosten, sondern auch erhöhte Transportkosten.

Neben diesen gebuchten Kosten stehen Bestandskosten jedoch auch für erhöhte variable Kosten. Hierzu zählen insbesondere die Kosten für längere Wege. Diese können Sie zwar durch eine wegeoptimierte Lagerung beschränken. Allerdings sind dem Grenzen gesetzt. Außerdem kostet jede Reorganisation im Lager selbst Zeit, und damit Geld.

In Ware-zum-Mann Anlagen finden sich oft automatisierte Reorganisationen. Hier verstecken sich Kosten dann zum einen in größeren Anlagen. Die verursachen erhöhte Abschreibungen auf Anlagen. Daneben stehen auch hier selbst nach der Reorganisation längere Wege. Und damit auch eine gesteigerte Abnutzung. Hierdurch steigen die Wartungskosten.

Solche Kostenelemente herauszufinden verlangen nach einem tiefen Verständnis der Lagerprozesse. Deshalb werden sie oft vernachlässigt. Und das, obwohl Personalkosten, wie erwähnt, üblicherweise den größten Kostenblock stellen.

Allgegenwärtig ist die Klage über zu hohe Bestände. Davon betroffen ist insbesondere der Ersatzteilbestand. Am Wert der Bestände orientiert sich die Höhe der Versicherung. Deren Kosten können Sie in der Regel recht einfach feststellen. Das gilt selbst, wenn alle Bestände in einer Versicherung erfasst sind.

Selbst bei Ersatzteilen im Maschinenbau kommt es zu Kosten durch Verderb. Allerdings geht es hier nicht um faules Obst. Stattdessen

• kann falsche Lagerung zu Rost führen,
• verursacht die Säure auf der Haut Rostflecken,
• altern Gummiteile,
• verspröden Dichtungen mit der Zeit.

Eine weitere Komponente der Bestandskosten wird durch den Ablauf von Verfallsdaten verursacht. Dies betrifft insbesondere Serviceteile, die Lösungsmittel beinhalten. Typische Vertreter sind

• Farben und Lacke,
• Kleber,
• Reinigungsmittel.

In allen Fällen stehen Kosten für Entsorgung und Verschrottung an. Es soll vorkommen, dass erst Kunden die Unbrauchbarkeit von Service- und Ersatzteilen merken. Dann kommt zu erhöhten Kosten für eine Ersatzlieferung noch der Ärger mit den Kunden.

Selbst eine Bestandsoptimierung kann Wertberichtigungen nicht vollständig verhindern. Dazu sind die Anforderungen an exzellente Servicelevel zu hoch. Gleichzeitig erschwert die geringe Gängigkeit bei den meisten Teilen eine verlässliche Prognose.

Daher stehen in allen Ersatzteil-Organisationen in jedem Jahr Abschreibungen auf den Bestand an. Diese können Sie in der Regel als prozentualen Anteil auf den Bestand den Bestandskosten zuordnen.

Oft vernachlässigt, und doch relevant: de Bestandskosten in der Lieferkette. Dies können einerseits Kosten bei Lieferanten sein. Dann nämlich, wenn diese Vormaterialien lagern. Oder aber, wenn Sie Abnahme-Verpflichtungen vereinbart haben, und diese nicht umsetzen wollen.

Andererseits können Bestände bei Händlern, Niederlassungen und Servicetechnikern Bestandskosten verursachen. Ein Beispiel hierfür sind Kosten für Retouren. Aber auch hier kann es um Rücknahme-Verpflichtungen gehen, die Sie ablösen müssen.

Eleganter ist es jedoch oft, ein virtuelles Ersatzteillager aufzubauen. Dann bleiben die Lagerleichen in der Lieferkette. Über ein Ersatzteil-Pooling werden Bedarfe allerdings dann nicht bei Lieferanten, sondern bei Kunden gedeckt.

Immer noch findet man in der Literatur einen Ansatz, der der Realität im Ersatzteilwesen nicht gerecht wird:

Bestandskosten [€] = Bestandswert [€] x Lagerkostensatz [%]

Dabei soll der Lagerkostensatz ermittelt werden über

Lagerkostensatz [%] = kalkulatorische Zinsen [%] + Lagerkosten [%] / mittlerer Bestand [€]

Vor dieser vereinfachten Darstellung und deren Verwendung kann nur gewarnt werden. Denn Bestandskosten im Ersatzteilwesen können sich aus deutlich mehr Komponenten zusammensetzen. Außerdem wird vernachlässigt, dass der größte Kostenblock, die Personalkosten, eben kaum vom Bestand abhängig ist. Deren Einsatz, zum Beispiel in der Bestellmengenrechnung, bedarf also einiger Vorbereitung.

Gleichzeitig gilt auch für derartige Kosten die Grundregel:

• erst vermeiden
• dann reduzieren

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