Die Stammdaten-Qualität von Ersatzteilen ist überall ein Thema. Und zwar ein Dauerthema.
Dubletten stehen dabei für eines der Übel:

• der gleiche Artikel liegt 2x am Lager,
• wird 2x beschafft,
• oder ist nicht verfügbar, obwohl er unter einer anderen Materialnummer im Bestand liegt.

Doch mit einigen handfesten Methoden nähern Sie sich einer Lösung.

Das zugehörige Whitepaper finden Sie am Ende dieses Beitrags

Natürlich macht es nur begrenzt Sinn, auf gut Glück im Lager nach Dubletten zu suchen. Obwohl auch Ihre Mitarbeiter im Ersatzteillager manchmal ganz gute Hinweise geben können.

Tatsächlich ist es wesentlich einfacher, wenn Sie bei der Dublettensuche mit EDV-Daten anfangen. Das setzt jedoch voraus, dass Ihre Artikel-Stammdaten gepflegt sind.

Dabei ist die Datenqualität Ausgangs- und Endpunkt der Suche nach Dubletten gleichermaßen. Denn mit der systematischen Arbeit an den Artikelstammdaten wächst einerseits die Chance, dass Sie fündig werden. Andererseits steigt mit der Massendaten-Pflege auch Ihre Data Quality.

Diesen eher iterativen Prozess können Sie allerdings in den seltensten Fällen im ERP-System selbst umsetzen.

Daher benötigen Sie effiziente Wege des Downloads und es Uploads von Daten:

• Filtern,
• Sortieren,
• Daten-Anpassungen,
• Ergänzungen

erledigen Sie daher besser in Excel. Oder mit einer spezialisierten Ersatzteilmanagement Software.

Allerdings erlebe ich immer wieder, dass kaum aussagefähige Daten-Extrakte existieren. Und wenn sie existieren, generieren sie oft keine konsistenten Daten. Auch mit dem Upload betreten After Sales Organisationen regelmäßig Neuland.

Daher steht die Schaffung einer tragfähigen Datenbasis am Anfang eines Consulting-Projekts.

Alle Formen der freien Händler (Landmaschinen-Handel, freier Automarkt) haben mit einer besonderen Herausforderung zu kämpfen. Deren Teiledienst verarbeitet in der Werkstatt praktisch keine Serie, dafür aber unterschiedlichste Hersteller. Kein Hersteller benennt seine Ersatzteile wie der andere. Um zumindest den Hauch einer Chance zu haben, müssen Bezeichnungen daher bearbeitet werden.

Gut gepflegte Bezeichnungen sind eine tragende Säule für die Suche nach Duplikaten. Das setzt allerdings voraus, dass Sie Benennungen von Ersatzteilen normieren. Dieses Herangehen hilft natürlich nicht nur bei Duplikaten. Auch Übersetzungen für das internationale Geschäft gestalten sich so deutlich einfacher. Der Weg führt damit weg von Abkürzungen nach Belieben. Diese Abkürzungen sind oft historisch entstanden, weil die entsprechenden Felder (noch) nicht zur Verfügung standen.

Ich habe es mir im Bild leicht gemacht. Denn mit der Verwendung von Normteilen ist das Prinzip normierter Bezeichnungen schnell einsichtig. Prinzipiell funktioniert eine Sortierung nach Bezeichnung allerdings auch für Fenster oder Halter oder auch Pumpen. Nur sollte in solchen Fällen die Bezeichnung auf das unbedingt Notwendige beschränkt bleiben. Dann bleiben immer noch die Abkürzungen, Leerzeichen und Tippfehler.

Diese sind allerdings in Excel super schnell

• erkennbar,
• anzupassen,
• zu systematisieren.

Dabei gibt es ganz einfache Tricks. So finden Sie bei der Schraubenlänge ein Leerzeichen für alle Schrauben unter 100 mm. Dadurch lassen sich die Schrauben der Länge nach sortieren.

Im Bild oben sehen Sie auch 2 Teile, die nicht zu 100 % identisch sind. Nur eine der beiden Schrauben ist rostfrei. Erkennbar ist das am nachfolgenden "SS" in der Bezeichnung (für Stainless Steel). Sofern die Festigkeit der rostfreien Schraube ausreicht, kann diese problemlos das rostende Exemplar ersetzen. Allerdings sollten Sie solche funktionalen Ersetzungen mit Ihrer Entwicklung abstimmen. Sogar, wenn es nur um unterschiedlich verzinkte Versionen der gleichen Schraube geht. Gelb verzinkt ist eben nicht blau verzinkt.

Im Beispiel oben erreichen Sie durch die Ersetzung der rostenden Schraube durch ein rostfreies Exemplar sogar noch einen Neben-Effekt:

zukünftig wird niemand mehr aus Versehen eine rostende Schraube im feuchten Umfeld einsetzen.

Heute werden immer mehr Maschinen aus zugekauften Baugruppen montiert. Damit befinden OEMs sich in der gleichen Situation wie Instandhalter. Zur Verfügung stehen dann nämlich meist nur die Information aus den Ersatzteil-Büchern oder Ersatzteillisten. Dummerweise wurden früher selbst diese Daten nicht vollständig übernommen. Daher kann ein Blick in die Original-Unterlagen durchaus lohnen. Denn selbst die Einordnung in Kapitel hilft gelegentlich, um die nächste Stufe in der Klassifikation zu nehmen.
Außerdem finden sich gelegentlich auch Zusatztexte und Ersetzungen, die die Aufnahme in Ihr ERP lohnen.

Manchmal ist es ganz einfach. Ihr Lieferant liefert Ihnen ausgezeichnete Stammdaten frei Haus, nämlich in Form von Verpackungen. Gerade bei reiner Handelsware verpacken Lieferanten nicht immer um. Möglicherweise finden sich auf den Ersatzteilen auch noch Aufkleber mit den Original-Daten des Herstellers.

Da Sie ein eigenes Branding Ihrer Ersatzteile durchführen, kann Ihnen so etwas nicht passieren.

Oder doch?

Die so erhaltenen Daten müssen Sie allerdings dann auch erfassen. Damit stehen sie Ihnen nicht nur für die Dublettensuche zur Verfügung. Sie können außerdem direkt beim Hersteller anfragen. Oder Sie prüfen im Internet im Rahmen einer Preiskontrolle, ob sich nicht noch günstigere Preise finden. Damit treten Sie vor dem nächsten Kauf an Ihren Lieferanten heran. Dann haben Sie zwar keine Dublette gefunden, aber doch etwas für Ihr Ergebnis getan.

Einmal gefunden, drängt sich für gleiche Teile die Ersetzung geradezu auf. Normalerweise ersetzt das gängige Ersatzteil das wenige gängige. Damit reduzieren Sie das Risiko, durch den Anstieg der Bedarfe letztlich Fehlteile zu generieren.

Mitunter übernimmt eine Ersetzungs-Logik die Übertragung der historischen Bedarfe. Dadurch sollte die Disposition eigentlich funktionieren. Bevor Sie jedoch solche Fakten schaffen sollte zumindest jemand die beiden Artikel einmal nebeneinander gesehen haben.

Neben der Entwicklung als Quelle des Übels kommt in den letzten Jahren die Zentralisierung hinzu. Ehemals selbstständige Unternehmen werden gekauft. Dann muss deren Datenbestand übernommen werden. In dem Fall bietet sich meist ein weites Feld für die Vermeidung von Duplikaten.

Die Ausführungen zeigen: die Dubletten-Bereinigung hat oft genug Projekt-Charakter. Trotzdem ist sie auch ein kontinuierlicher Prozess. Der kann durch Software unterstützt werden. Mit geeigneten Bordmitteln, z.B. Excel, können Sie diese Anforderungen allerdings auch bewältigen.