Sie kennen die Situation:
Ihr Kunde braucht ein Ersatzteil für eine Uralt-Maschine. Aber Sie haben keinen Bestand.

Trotzdem könnten Sie dem Kunden helfen. Wenn Sie denn die Bestände in Ihrem Netzwerk aus Händlern, Niederlassungen und Kunden kennen.

Diese Ersatzteil-Bestände wollen Sie allerdings keinesfalls physisch zentralisieren. Es reicht doch völlig, wenn Sie mit Unterstützung Ihres ERP wie auf ein virtuelles Lager zugreifen können:

das ist Ersatzteil-Pooling

Das zugehörige Whitepaper finden Sie am Ende dieses Beitrags

In solchen Situationen kann ein Pool aus Ersatzteilen elegant für Verfügbarkeit sorgen. Dazu müssen Sie "nur" wissen, welche Ersatzteil-Bestände in Ihrem Netzwerk aus Händlern und Niederlassungen vorhanden sind. Die sind allerdings dynamisch. Und nicht jede Ersatzteil-Organisation verfügt über durchgängige IT-Systeme über die gesamte Lieferkette.

Diese Frage taucht überhaupt nicht auf, wenn Ihr ERP alle Bestände kennt. In einem weltweiten Vertriebsnetz ist dieser "Luxus" eher "den Großen" vergönnt. Gerade mittelständische Maschinenbauer sind nicht selten mit zersplitterten EDV-Landschaften konfrontiert. Gleichzeitig sind es gerade sie, die wegen ihrer innovativen Lösungen hohe Anforderungen an das Ersatzteilwesen haben.

Schließlich will doch jede neue Maschine trotzdem im After Sales versorgt sein.

Eigentlich ist der Vorgang einfach. Sie konsolidieren virtuell den gesamten Ersatzteil-Bestand in Ihrer Lieferkette. Das können Bestände in den vorgelagerten Stufen (Produktion, Lieferanten) sein. Ganz sicher sind es die Ersatzteil-Bestände Ihrer Händler und Niederlassungen. Und das können sogar die dezentralen Bestände in Ihren Service-Vans sein.

Doch Ihre erste Frage lautet:
macht das Sinn, wo diese Bestände doch ständig schwanken?

Zur Beantwortung greifen wir auf die eingangs gestellte Situation zurück: es gibt offensichtlich bestimmte Konstellationen, für die es sich lohnt. Es sind eben nicht alle Bestände dynamisch. Einige Ersatzteile liegen tot im Lager. Aus der Klassifizierung Ihrer Teile können Sie diese mindestens aus Sicht eines zentralen Ersatzteillagers bestimmen. Außerdem wissen Sie doch, was nicht mehr im Zentrallager lagert. Mit dem Ziel zu senkender Bestände wollen Sie diese Artikel allerdings nicht in Ihrem übergeordneten Lager haben. Ganz davon abgesehen, dass die Verlagerung operative Kosten verursacht.

Also geht es darum, das Ersatzteil-Pooling virtuell umzusetzen

Meist gibt es eine gewisse Zurückhaltung bei Händlern, dem OEM Einblick in den Bestand der Ersatzteillogistik zu gewähren. Das gilt ganz besonders, wenn er unter der Artikelnummer des OEMs Ersatzteile womöglich aus anderen Quellen gekauft hat. Das soll vorkommen, dass die Markenloyalität nicht überall gegeben ist ...

Im Falle des Ersatzteil-Poolings können Sie allerdings eine Win-Win-Situation herstellen. Wenn ein Ersatzteil im Zentrallager schon nicht gängig ist, so ist es in der Regel beim Händler erst recht tot. Ihr Händler wird froh sein, wenn er dieses Teil loswird. Schließlich musste er es mittlerweile sogar wertberichtigen.

Mit dieser Argumentation können Sie eine Liste des Ersatzteilbestands generieren, die sich aus Artikelnummer, Menge und Standort zusammensetzt. Für eine solche Übersicht sollte in der Regel Excel ausreichen.

In der einfachsten Konstellation bedienen sich Ihre Disponenten manueller Hilfestellungen: sie nutzen diese Liste und arbeiten operativ mit Retouren.

Der Haken:
Keiner Ihrer Disponenten wird sich im Bedarfsfall an diese Liste erinnern

Im Massengeschäft treten schließlich jeden Tag Rückstände auf. Also hilft insbesondere der Import der relevanten Daten in Ihr ERP. Sie könnten zum Beispiel den Ersatzteilbestand in Ihrer Lieferkette einpflegen. Unbewertet natürlich. Dann haben Sie zwar keinen ERP-gestützten Prozess. Dafür sind die Bestände nun transparent.

Eleganter ist es, wenn Sie stattdessen diese Liste in Ihre Beschaffungsstammdaten importieren. Ihr Kunde wird zum Lieferanten. Wenn Sie ein Ersatzteil ohnehin nicht mehr aus Ihrer ursprünglichen Quelle beziehen können, wird eben Ihr Kunde zum festen Lieferanten. Ab diesem Punkt läuft alles weitere vollautomatisch und im Standard. Das setzt allerdings voraus, dass Sie auch einen Bezugspreis festlegen können. Das sollte allerdings durch Ihre Retouren-Richtlinie gewährleistet sein.

Von welcher Dynamik sprechen wir denn bei toten Teilen? Der Ersatzteilbestand bei Ihrem Händler wird sich so lange nicht ändern, so lange dieser nicht verschrottet. Damit reicht Ihnen eine Aktualisierung einmal im Jahr. Ersatzteil-Pooling kann also durchaus einfach funktionieren.

Es gibt gelegentlich allerdings eine Ausnahme: Ihr Kunde hat sich bei einem gängigen Ersatzteil verdisponiert. Jetzt sitzt er auf (lokal) deutlichen Überreichweiten. Wäre es nicht schön, wenn Sie im Falle des Falles, dass Ihr Ersatzteil-Bestand auf Null fällt, auf eine solche Reserve zurückgreifen können?

An dieser Stelle sei noch vermerkt, dass dieses Vorgehen auch Einfluss auf die Verkaufspreise genau dieser Artikel hat. Denn um dem Ruch der "Apotheke" zu entgehen, dürfen die Aufschläge nur mehr moderat sein. Schließlich sind im Gegensatz zum üblichen Ersatzteilgeschäft beim Bezug über den Ersatzteil-Pool Ihre Einkaufspreise transparent.

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