Ihre Organisation ist durch Zukäufe gewachsen?

Hierdurch ist Ihr Ersatzteilwesen dezentral aufgestellt?

Damit versorgt jedes Werk immer noch "seine" Kunden, obwohl die doch längst einen Mix aller Endprodukte im Einsatz haben?

Das zugehörige Whitepaper finden Sie am Ende dieses Beitrags

Dann ist ein Ersatzteilmanagement gefragt, das durch Zentralisierung der Supply Chain

• die Sicht der Kunden einnimmt,
• Potenziale zu harten Einsparungen hebt,
• die Qualität von Prozessen durch Zentralisierung auf eine neue Stufe hebt,

aber auch

• die Vorteile dezentraler Beschaffung zu nutzen weiß.

Eines ist klar:

die Verlagerung von Verantwortung aus den dezentralen Einheiten wird nicht ohne Widerstand ablaufen. Um so wichtiger ist eine saubere Vorbereitung eines solchen Schritts. Aber eben auch die Einbeziehung aller Beteiligten schon in einem frühen Stadium eines solchen Projekts.

Wie sehr Ihre Kunden "ihren" Ansprechpartner zu schätzen wissen, bleibt im Einzelfall zu klären. Wenn jedoch mit der Zentralisierung nicht nur der persönliche Draht zum Kunden verschwindet, sondern auch die Kompetenz in der

• Auftragsabwicklung, und speziell im grenzüberschreitenden Verkehr,
• Kenntnis des Einsatzes der Ersatzteile,
• schnellen Beschaffung jenseits "des Dienstweges",

wirkt dies für Kunden geradezu wie eine Einladung zur Beschaffung bei alternativen Ersatzteil-Anbietern.

Daher sind Ersatzteil-Planer in herstellenden Werken auch bei einer zentralisierten Organisation häufig anzutreffen. Trotzdem muss es Ihnen gelingten ehemals dezentrale Auftragsabwickler in die Organisation nach Zentralisierung einzubinden. Damit sind wichtige Schritte für Kontinuität getan. Je früher Sie Verantwortung für Führung in einer solchen Matrix annehmen, desto wahrscheinlicher wird Ihr Erfolg. Und den brauchen Sie, denn Sie wollen Ihre Ersatzteillogistik ja weiterentwickeln.

Meist ergibt sich mit einer Zentralisierung der Beschaffung auch die Chance, die bisher verteilten Zuständigkeiten für einen Lieferanten zusammenzufassen. Diese Chance geht Hand in Hand mit der Reduzierung persönlicher Reibungspunkte durch bisher überlappende Kompetenzen.

An dieser Stelle darf das Change Management nicht versagen. Letztlich hängt Ihre Verfügbarkeit davon ab. Außerdem vereinfacht eine zentrale Organisation eine Bestandsoptimierung drastisch.

Um vorhandene Distributionskanäle nutzen zu können, macht es Sinn, die Bestände im Zentrallager zusammenzuführen. Hierbei wird ausreichende Lagerkapazität im neuen Zentrallager vorausgesetzt. Das sollten Sie aber vorab im Detail prüfen.

Verzicht auf eine Verlagerung können insbesondere begündet sein durch

• physische Restriktionen (Teile zu groß/zu schwer oder nur unter speziellen Bedingungen zu lagern),
• vollständig ungängige Ersatzteile, die zum Beispiel in einem virtuellen Ersatzteillager geführt werden,
• ein sehr hoher Anteil an Ersatzteilen, die unmittelbar aus der Produktion geliefert werden müssen.

Können die Lagerleichen in einem Ersatzteil-Pool bleiben, lassen sich erhebliche Kosten sparen. Genau das ist zu prüfen, wenn der bisherige Standort ohnehin weiter betrieben werden soll. Wenn auch noch lokale Lager-Möglichkeiten verbleiben, vereinfacht das Ihre Entscheidung.

Vorsicht ist erst recht geboten, wenn das zentrale Ersatzteillager durch einen Kontraktlogistiker betrieben wird. Dann kostet jeder Stellplatz jeden Monat.

Mit der Zentralisierung geht die Anforderung einher, einen schlanken Prozess der Benachschubung zu definieren. Auch die Regeln für dauerhafte Intercompany Preisregeln sollten vorab klar sein.

Die eigentliche Umlagerung ist kritisch für die kontinuierliche und zeitnahe Belieferung von Kunden. Daher ist eine schriftliche Detailplanung geradezu Pflicht. Betriebswirtschaftliche Eckpunkte (Transferpreis, Transportkosten, Übertragung von Wertberichtigungen) können lange vorab geklärt werden. Damit stehen sie der Übertragung der Bestände nicht mehr im Weg.

Trotzdem bleibt mehr als genug Regelungsbedarf, wie

• Verpackung und Beschriftung (Barcode) der Ersatzteile,
• Reihenfolge der umzulagernden Ersatzteile,
• Umgang mit Bestandsdifferenzen,
• Erfassung der Stammdaten bei Verpackung (Fotos, Gewicht, Maße),
• Umgang mit Qualitätsmängeln,

und natürlich

• die Personalplanung.