Mit der Stammdaten-Pflege im Ersatzteilgeschäft ist das so eine Sache.

Meist reicht die Zeit dazu nicht

So ist es wenig verwunderlich, dass hierunter auch die Dispodaten leiden

Das zugehörige Whitepaper finden Sie am Ende dieses Beitrags

Dabei sind die Auswirkungen falsch gepflegter Daten auch für Kunden spürbar. Denn einerseits führen zu kurze Wiederbeschaffungszeiten sowieso schon zu Fehlteilen. Und damit zu einer schlechten Verfügbarkeit. Gleichzeitig erhalten Kunden bei Unterdeckung und ad hoc Bestellungen beim Lieferanten späte Liefer-Avise.

Und das, obwohl früher hätte geliefert werden können. Alles nur, weil die Planlieferzeit zu lang ist.

Letztlich ist die Crux mit den Lieferzeiten nur ein Teil des Problems. Denn die Frage nach der Aktualität der Einkaufspreise stellt sich durchaus ähnlich. Beide Stammdaten werden auf absehbare Zeit nicht durchgängig gepflegt werden können.

Und doch gibt es Methoden, die bei der Pflege helfen

Nehmen wir an, Ihr Portfolio umfasst 30.000 Ersatzteile. Davon verkaufen Sie in 12 Monaten 11.000 verschiedene Artikelnummern. Hinzu kommen einige wenige Komponenten, die Sie für die Produktion von Kits benötigen. Von diesen 11.000 Ersatzteilen weisen 7.000 Teile eine einigermaßen brauchbare Wiederholhäufigkeit auf. Die hier genannten Verhältnisse sind durchaus reell für ein mittelständisches Unternehmen des Maschinenbaus.

In der Definition oben finden Sie auch die Bearbeitungszeit des Einkaufs und die Wareneingangsbearbeitungszeit. Beide Zeit-Elemente verlängern die Lieferzeit zum Kunden, wenn Fehlteile auftreten. Daher muss es Ziel der Operations sein, auch hier schnell und schlank zu agieren. Mit diesem Ziel kommen Sie um eine Messung eigentlich nicht herum. Denn die Verfügbarkeit ist immerhin der #1-Grund, beim OEM zu kaufen. Wenn diese Messlatte gerissen wird, dann müssen Sie die Lieferzeit minimieren.

Der Aufbau einer Artikeldatei, die unterschiedlich zu pflegende Segmente enthält, ist das Ergebnis eines oder mehrerer Downloads aus dem ERP. Trotz Klassenbildung bleiben es allerdings viele Artikel. Die neuen Wiederbeschaffungszeiten könnte man manuell im ERP pflegen. Das macht jedoch wenig Sinn. Besser, weil schneller, ist der Upload aus Excel. Hierdurch verliert die Datenpflege auch ihren Schrecken. Denn manche Ersatzteil-Gruppen lassen sich zu -zig in Excel pflegen, und dann importieren.

Aber auch, wenn Sie bei Lieferanten anfragen, können Sie die Arbeit vereinfachen. Das klappt schon dadurch, dass Sie abfragen, was lagerhaltig ist. Denn hierfür sind gerade bei ungängigen Ersatzteilen sehr schnell Zeiten der Beschaffung abzustimmen.

Auf ein Segment Ihrer Ersatzteile haben Sie unmittelbar Zugriff: die eigene Produktion. Selbst für diese Ersatzteile können Sie eine weitere Unterteilung vornehmen. Denn es ist eines, wenn Sie auf den Produktions-Lagerbestand zugreifen. In dem Fall dürfte die Planlieferzeit eine fast vernachlässigbare Größe darstellen.

Im Fall der für das Ersatzteilwesen herzustellenden Artikel sieht es ganz anders aus. Je nachdem, ob es sich um ein Teil aus laufender Produktion handelt oder um ein reines Ersatzteil erhalten Sie unterschiedlich schnell Antworten. Denn hier beginnt die Arbeit für Ihre Kollegen. Deshalb ist an dieser Stelle Augenmaß angesagt. Das Ersatzteilwesen kann eine umfangreiche Liste angefragter Artikel in einer Stunde erstellen. Die Beantwortung könnte jedoch Tage in Anspruch nehmen. Ob das für Ersatzteile lohnt, die ohnehin nie wieder gebraucht werden? Auf jeden Fall können Sie die Arbeit erleichtern. Nämlich dadurch, dass Sie zum Beispiel den Materialstatus mitliefern.

Auch für die eigene Produktion gilt: Sie müssen zur Planlieferzeit die Bearbeitungszeit des Einkaufs und die Wareneingangsbearbeitungszeit addieren. Die weichen jedoch je nach Prozess vom Fremdkauf ab.

Sofern Sie mit Einzel-Bestellungen arbeiten, lohnt die Ermittlung der Wiederbeschaffungszeit. Oft sind alle Elemente aus dem ERP zu ermitteln.

Das gilt zum Beispiel für die Zeit von der Erstellung einer Bestellung bis zum deren Eintreffen beim Lieferanten. Manchmal ziehen sich Workflows zur Freigabe in die Länge. Oder die Übermittlung scheitert an Krankheit und Urlaub. Oder die Zeichnung war falsch. Zumindest einen Teil dieser Verzögerungen können Sie ebenfalls messen. Das gilt insbesondere für die Zeit zwischen Auslösen einer Bestell-Anforderung (BANF) bis zur erstellten Bestellung im Einkauf. Hieran können Sie die Qualität der Stammdaten der Ersatzteil-Beschaffung ablesen.

Aber auch beim Empfang der Ware treten reale Durchlaufzeiten auf. Dies lässt vermeintlich die Lieferzeit in die Höhe schnellen, obwohl der Lieferant darauf keinen Einfluss hat. Deshalb arbeiten moderne ERP-Systeme mit hinterlegten Wareneingangs-Bearbeitungszeiten. Die können allerdings im wahren Leben auch variieren. Bestes Beispiel hierfür ist eine Qualitätskontrolle im Wareneingang.

Daher muss die Messung der tatsächlichen Elemente der Lieferzeit im eigenen ERP wohl überlegt sein. Sonst übernehmen Sie vollautomatisch völlig falsche Wiederbeschaffungszeiten.

Fehlteile sollen schon einmal vorkommen. Gut gepflegte Wiederbeschaffungszeiten erlauben Ihnen eine aktive Liefer-Avise an Ihre Kunden. Diese können Sie sogar automatisieren. Da jedoch gerade die selten nachgefragten Teile meist auch schlecht gepflegt sind, sollten Sie einen Filter einbauen. Das kann zum einen die Abfrage des letzten Pflege-Datum sein. Da dieses jedoch nicht immer eindeutig mit der Planlieferzeit verknüpft ist, eignet sich auch ein separates Feld hierzu. Denn ob Sie im Rahmen einer Massendatenpflege ein oder zwei Felder aktualisieren, bleibt einerlei. Damit haben Sie die Chance, einen Customer Touch Point positiv zu gestalten.

Ein solches Vorgehen ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn die Rückstandsauflösung zur Erzeugung von Lieferungen schnell erfolgt. Ein Stellplatz "Bypass" zum Cross Docking im Wareneingang ist hierzu die ideale Kombination.